Как принять постоянного работника — документальное оформление приема на работу

Порядок приема на работу: общие правила

Прием на работу — стандартная процедура, через которую проходит каждый штатный сотрудник любой организации. Общие правила приема на работу в России установлены кодексом законов о труде. Этой теме посвящена вся 11 глава ТК РФ.

Стандартный алгоритм приема на работу: 5 этапов

Этап 1. Ознакомление с документами, предъявленными сотрудникомСтатья 65 ТК РФ дает работодателю право запрашивать паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, аттестаты и дипломы о полученной профессиональной подготовке, трудовую книжку и СНИЛС (если работник трудоустраивается впервые, трудовая книжка и СНИЛС заводятся кадровиком при приеме на работу). Для военнообязанных к этому списку добавляются еще и документы воинского учета, а для претендентов на отдельные специфические должности — дополнительные справки, лицензии, разрешения и т.д. в соответствии с актуальным законодательством.

Этап 2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его работеРечь идет о правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, должностной инструкции, положении об оплате труда и других ЛНА на усмотрение работодателя. Сделать это нужно до, а не после заключения трудового договора. Убедитесь, что работник поставил подпись на каждом листе ознакомления, и выдайте ему распечатанный экземпляр должностной инструкции для хранения на рабочем месте.

Этап 3. Заключение трудового договораОдин экземпляр, заверенный подписями сторон, остается у работодателя, другой выдается на руки работнику. Если принимаете на работу бывшего государственного или муниципального служащего, оставившего службу менее двух лет назад, отправьте об этом письменное уведомление по последнему месту его занятости.

Этап 4. Оформление сопутствующих документовКакие-то заполняются в обязательном порядке (например, приказ о приеме на работу или личная карточка), остальные — по ситуации. Учите, что закон обязывает государственные структуры оформлять ряд документов, необязательных для частных предприятий, например, личное дело или заявление о приеме на работу.

Этап 5. Проводится вводный и предварительный инструктаж по охране трудаТолько после этого сотрудника можно допустить к выполнению должностных обязанностей.

Каждая компания вправе установить свой порядок оформления приема на работу, расширив этот список за счет дополнительных процедур и условий. Одни работодатели проводят анкетирование соискателей или проверку на полиграфе, другие — запрашивают подробную автобиографию. А для замещения некоторых должностей приходится проходить медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Но законодательно установленный минимум действий приходится выполнять всем. Иначе процедура трудоустройства считается оформленной с ошибками, а работодателю грозит крупный штраф.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

1. Получить от работника необходимые документы:
   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

   трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);

2. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
3. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
4. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.

5. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).
6. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
7. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
8. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Шаблон приказа о приёме

9. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

   Шаблон карточки

10. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.

Оформление документов при приеме на работу

Заключить трудовой договор — всего лишь половина дела. Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, следует внести его в учетные документы предприятия, завести личную карточку, заполнить трудовую книжку.

6 документов, которые оформляют при приеме на работу

Заявление на трудоустройство. Требуется не всегда, поскольку с позиции закона этот этап не считается обязательным и многие работодатели его игнорируют. Но если данная норма закреплена локальными актами и инструкциями компании, попросите соискателя написать заявление о приеме на работу. Документ составляется в свободной форме или по предложенному работодателем образцу.

Трудовой договор. Срочное или бессрочное соглашение между работником и работодателем, дающее официальный старт трудовым отношениям. Оформляйте каждый раз, когда принимаете новичка на работу (даже если она временная, сезонная или удаленная). Прежде чем заверить договор, убедитесь, что он содержит все обязательные условия и сведения о сторонах.

Приказ о приеме на работу. Обязательный документ, издается на основании трудового договора. Заполните бланк №Т-1 или разработанную работодателем форму. Убедитесь, что содержание приказа — наименование должности, размер зарплаты, характер работы, сведения о сотруднике — в точности соответствует условиям трудового договора, и передайте на подпись руководителю организации. Ознакомьте новичка с заверенным приказом под подпись в течение трех дней после фактического допуска к работе, а если нужно — выдайте копию на руки.

Трудовая книжка. Поступая на работу, соискатель приносит ее в отдел кадров, где она в дальнейшем заполняется и хранится. Внесите запись о трудоустройстве в течение недели после выхода приказа. Чтобы избежать ошибок, придерживайтесь инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Личная карточка. Заводится в обязательном порядке на каждого нового сотрудника и ведется вплоть до его увольнения. За основу возьмите унифицированный бланк №Т-2, содержащий 11 разделов, или локально утвержденный аналог. Заполняйте его не со слов работника, а только исходя из официальных документов:

• паспорта;
• трудовой книжки;
• приказа о приеме на работу;
• СНИЛС;
• военного билета; дипломов, аттестатов и т.д.

Учтите, что работник должен заверить сведения, внесенные в разделы I-III, личной подписью. Поэтому вести карточки исключительно в электронном виде невозможно. Но никто не запрещает дублировать данные, хранящиеся на бумажных носителях, в цифровом виде и распечатывать в случае необходимости.

Табель учета рабочего времени. Отражает количество фактически отработанного персоналом времени. Внесите данные новичка в табель (унифицированная форма №Т-12 или №Т-13). Не учитывайте только сотрудников, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание:

правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Порядок приема на работу несовершеннолетних

Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.

Принимать на работу несовершеннолетних можно:

• с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
• с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
• с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.

Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.

Регламент приема на работу совместителей

Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).

У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.

В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу. Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда. Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации. Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника. Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

Оформление приема на работу с испытательным сроком

Бывает, что работник подходит по всем показателям — образование, опыт, личностные качества — но работодатель даже после нескольких собеседований не уверен, что новичок успешно справится с порученной работой. А если речь идет об ответственной должности, избавиться от сомнений вдвойне сложнее. К счастью, как раз для таких случаев Трудовым кодексом предусмотрена специальная опция — испытательный срок.

Чтобы назначить испытание при приеме на работу:

1. Убедитесь, что это не запрещено законом. Нельзя устанавливать испытательный срок беременным женщинам и матерям детей до 1,5 лет, подросткам до 18 лет, вчерашним студентам, впервые поступающим на работу по специальности, лицам, принятым по конкурсу, и некоторым другим категориям работников.
2. Определите продолжительность испытательного срока. На этот показатель влияет срок действия трудового договора и характер должности, занимаемой работником. Например, при приеме на работу по договору сроком действия от 2 до 6 месяцев продолжительность испытания не должна превышать 2 недель. Если договор бессрочный, испытание может длиться до трех месяцев, но для руководящих работников — директоров организаций и филиалов, их заместителей и главных бухгалтеров — максимальный срок увеличен до полугода.
3. Включите условие об испытании в трудовой договор. Сделать это нужно в момент составления документа: как только он будет подписан, установить испытательный срок задним числом или увеличить его продолжительность уже не получится. Если стороны заранее не обсудили и не включили в трудовой договор соответствующее условие, работник считается принятым на должность без испытания.

Комментарий к Статье 65 ТК РФ

Еще одна группа ограничений охватывает ситуации, связанные с предъявлением со стороны работодателя требований о предоставлении работником документов, необходимых для заключения трудового договора и документального оформления приема на работу. В этой связи прокомментируем статью 65 Трудового кодекса РФ, определяющую базовый перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю. К числу таких документов отнесены:

паспорт (иной аналогичный документ), удостоверяющий личность поступающего на работу;

трудовая книжка;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для военнообязанных, а также лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Вместе с тем в отдельных случаях для заключения трудового договора может предусматриваться необходимость предъявления лицом, поступающим на работу, дополнительных документов. Соответствующие требования на этот счет устанавливаются федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ исходя из специфики работы (трудовой функции), которую предполагается поручить лицу, поступающему на работу.

Требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ запрещается. В связи с последним замечанием подчеркнем, что работодатель с целью получения от лица, поступающего на работу, каких-либо дополнительных документов в связи с заключением трудового договора не вправе ссылаться на какие-либо иные нормативно-правовые акты, за исключением перечисленных выше, поскольку подобные требования не могут быть установлены ни законами субъекта РФ, ни постановлениями министерств (ведомств), ни решениями органов территориальной (местной) власти.

Следует отметить, что Федеральным законом N 90-ФЗ в комментируемую статью была добавлена часть 5, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.