Что делать продавцам, если обнаружена недостача?

На каких основаниях проводится инвентаризация

Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.
По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.

Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:

• Подозрение на хищение товаров;
• Пожар на складе;
• Продажа предприятия.

Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация может быть запланированная и внеплановая. Плановая инвентаризация проводится согласно графику, утвержденному в каждой организации. Внеплановая назначается в том случае, если для этого имеются существенные причины:

• передача дел материально ответственным лицом;
• кража, стихийное бедствие, в ходе которого страдает склад, магазин или любое другое хранилище;
• выявление каких-либо фактов, которые могут ставить под сомнение благонадежность материально ответственного лица.

Заранее необходимо издать приказ о предстоящей инвентаризации, в котором четко указывают даты начала и окончания, ответственных лиц и причину.

По результатам составляют акт с указанием полученных сведений. В зависимости от этого издаются дальнейшие приказы (о взыскании недостачи, о вынесении выговора).

Что называют недостачей

24114899

Под этим определением скрывается нехватка чего-либо, ранее поставленного на баланс предприятия, и учтенного в бухгалтерской документации. Это касается денежных средств, товаров и материалов, находящихся на ответственном хранении. Величину недостачи обычно вычитают из зарплаты ответственного лица или виновника.

Здесь нужно уточнить, что недостачей считается и недополученная предприятием прибыль. Например, если товар невозможно продать по причине его поломки. Сюда можно отнести и истечение срока годности, когда продукцию приходится реализовывать по сниженным ценам. В этом случае, недостачей будет считаться разница между реальной и предполагаемой стоимостью.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались. Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче. Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Что может послужить причиной недостачи

Здесь можно выделить такие факторы:

• Пересортица. Например, в магазине продаются краснодарские и голландские яблоки. Они похожи внешне, но отличаются стоимостью. Если вместо голландских фруктов будет по ошибке продана краснодарская продукция, возникнет недостача.
• Производственные издержки. Сюда можно отнести факт, что часть товаров может рассыпаться в процессе реализации, что также приведёт к недостаче.
• Непреодолимые обстоятельства. Например, в результате наводнения, складские помещения были затоплены, и часть продукции пришла в негодность.
• Хищение. Это вина сотрудников, которые используя служебное положение, присваивают себе денежные средства или товары компании.

Читать так же: Личная карточка работника форма Т-2

Распространенные причины недостачи

Из-за чего же появляется большая недостача в магазине? Целесообразным будет рассмотреть перечень причин, которые приводят непосредственно к ошибкам в учете реализуемой продукции, влияющим на прибыль и, как следствие, на уместность столь неприятной ситуации:

• Существенное занижение цены на реализуемый продукт. Такое может произойти, если работодатель не отладил механизм создания заключительной стоимости товара. Данная практика зачастую наблюдается при активном использовании в той или иной торговой точке системы скидок. Так, при принятии решения о подобном варианте увеличения продаж в процессе ревизии в обязательном порядке следует взять в учет разницу между изначальной и скидочной стоимостью всех единиц продукции.
• Низкий уровень внимательности кассиров к содержимому корзин и тележек. Дело в том, что покупатели, как правило, предпочитают укладывать самые тяжелые пакеты на дно корзин. Соответственно, это требует от сотрудников максимальной внимательности в процессе взимания стоимости товара, а также количественной проверки.

Как расследуется факт недостачи

Товарно-материальные ценности предприятия не бывают бесхозными, и за них несёт ответственность конкретный человек из числа сотрудников. При выявлении недостачи, у такого работника берётся объяснительная, где подробно излагаются причины произошедшего. Составляется такая записка в свободной форме, но всегда заверяется подписью лица, виновного или подозреваемого в недостаче. Объяснить причины недостачи, сотрудник обязан в 2-дневный срок с момента предъявления ему такого требования.
Степень вины работника определяет руководитель предприятия. Он же вправе применять к виновным правовые санкции. Например, взыскать сумму убытков или уволить недобропорядочного сотрудника. Если речь идёт об увольнении, виновного нужно ознакомить с соответствующим приказом в течение трёх дней.

Как оформить нарушение документально?

Оформление рассматриваемого в статье нарушения документальным образом производится в соответствии со следующими этапами:

• Проведение ревизии по инициативе работодателя, результаты которой фиксируются посредством специальных актов.
• Оформление объяснительной записки от работника, который допустил недостачу. Кстати, в данном случае работодатель нередко собирает докладные записки у иных сотрудников.
• Письменная просьба руководителя о возмещении убытков, направленная непосредственно в сторону работника.
• Оформление отдельного акта в случае, если сотрудник отказывается возмещать убытки. Кстати, на данном этапе работодатель имеет право обратиться в суд с иском.
• Представление в судебные органы правильно оформленного акта, который фиксирует итоги ревизии, а также бухгалтерской документации, где указана изначальная стоимость товаров. Более того, в суд, как правило, передается переписка с работником (письменная просьба о возмещении обнаруженной недостачи).
• Взыскание с суммы оклада сотрудника за месяц в принудительном порядке. Данная операция осуществляется через приказ руководителя либо по постановлению судебных органов. Важно отметить, что документ издается не позднее месяца с момента произведения ревизии (инвентаризации).

Оформление выявленной недостачи

При оформлении недостачи всегда учитываются её причины. В частности, убытки могут причинены в результате вины третьих лиц или непредвиденных обстоятельств. Учитывается и факт издержек производства. К каждой ситуации применяются отдельные виды бухгалтерских проводок.

Естественный убыток

Допустим, что магазин занимается продажей муки. В ходе фасовки, часть товара рассыпается, что списывается на издержки производства. Предположим, что за отчётный период , недостача составила 2 000 рублей без учёта торговой наценки в 500 руб.

Бухгалтерская проводка будет следующей:

• Дебет 94/Кредит 41 — 1 500 величина недостачи;
• Дебет 94/Кредит 42 — 5 00 размер торговой наценки за отсутствующую продукцию;
• Дебет 44/Кредит 94 — 1 500 стоимость недостачи в рамках издержек производства.

Непредвиденные обстоятельства

Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.

В отчётной документации это отображается следующим образом:

• Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
• Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
• Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.

Совершено хищение

Например, пользуясь служебным положением, кассир магазина присвоила 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычитаться из заработной платы кассира равными долями по 1 250 рублей ежемесячно.

В бухгалтерской проводке это отобразится так:

• Дебет 70/Кредит 73 — 1 250 удержание из зарплаты.

Можно ли списать недостачу

Закон предусматривает такую возможность. Например, покупатель в магазине случайно уронил с витрины две бутылки дорогого алкоголя. Это влечёт за собой недостачу, однако взыскать убытки с покупателя не получится. Здесь виновным может считаться работник магазина, который занимался выкладкой товара.
Однако по каждому виду продукции есть определённые нормы, которые называются издержками обращения. Если сумма недостачи не превышает установленных норм, она может списываться без всяких правовых последствие. Если в случае с разбитым алкоголем, издержки обращения предусматривают утрату 3-х бутылок, недостача может быть списана. Однако данный факт остаётся на усмотрение руководителя.

Удержание недостачи с виновных

Обычно материальная ответственность оговаривается при трудоустройстве. Например, кладовщик будет полностью отвечать за продукцию, находящуюся на его складе. Продавец отдела — за товары, находящиеся в его ведении. В случае выявления недостачи, убытки взыскиваются из заработной платы ответственного лица. Здесь нужно уточнить, что за недостачу в особо крупных размерах возможно привлечение к уголовной ответственности. Однако данное наказание не освобождает виновника от возмещения причинённых убытков.
Читать так же: Налог на профессиональный доход

Отметим, что материальная ответственность может быть персональной или коллективной. Второй вариант часто применяется в магазинах и супермаркетах. Например, при выявлении недостачи в колбасном отделе, размер недостачи будет покрываться всеми сотрудниками, которые здесь работают.

Сумма обычно распределяется равными долями независимо от того, в чью именно смену произошла недостача.

Особенности взыскания

Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том

случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.

Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.

Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:

• По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
• У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
• Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
• Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
• Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
• Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.

Как получить больничный в поликлинике — узнайте подробную информацию у нас! Если вас отправили в командировку в выходной день, то полезные сведения по этому вопросу вы прочтете в нашей статье. Работающим пенсионерам будет полезен наш подробный материал.

Как правильно удержать недостачу

Если убыток не укладывается в нормы издержек обращения, списать его не получится. В этом случае, применяется удержание из заработной платы виновного или ответственного лица. Чтобы всё происходило в рамках закона, соблюдаются следующие правила:

• Подготавливается сличительная ведомость и составляется акт о факте недостачи;
• Работнику выдаётся письменное уведомление, где указано, за что и в каком размере с него будет произведено удержание;
• Устанавливается форма возмещения убытков: разовый вычет или равные суммы, но не более 20% от общей суммы, которую сотрудник получает на руки.

Здесь нужно уточнить, что взыскание ущерба возможно после увольнения виновного в недостаче сотрудника. Однако такая процедура выполняется только в судебном порядке, и работодателю придётся доказывать факт виновности работника.

Недостача товара

Категория: Как обманывают, жульничают, мошенничают, воруют, грабят

Прежде чем решать проблему потерь, необходимо тщательно ее изучить и попытаться дать ей количественную оценку. Эту возможность и предоставляет нам расчет недостачи товара.

Недостача — это разница между стоимостью товара, которую вы должны иметь согласно бухгалтерским книгам, и той его стоимостью, которую вы на самом деле имеете. Существуют два метода расчета недостачи товара — метод оценки по розничной стоимости и расчет по стоимости закупки. В том в другом случае недостача товара обычно выражается в денежных единицах.

1. Метод расчета недостачи по розничной стоимости

Для расчета стоимости товара по этому методу необходимо к закупочной стоимости имеющегося на начало периода товара прибавить его розничную стоимость, а затем вычесть выручку, полученную от его реализации. Таким образом вы получаете «бухгалтерскую» цифру. Отнимая от нее стоимость товара, имеющегося в наличии, получаем недостачу.

Для последующих финансовых расчетов следует преобразовать ее в стоимость покупки, то есть в показатель себестоимости (см. пример № 1). Это делается умножением розничной цены на стоимостной коэффициент. (Стоимостной коэффициент показывает, сколько процентов от розничной цены составляет цена покупки. Определить его можно, разделив цену покупки на цену продажи).

После всех закупок и продаж в течение года у нас должно было остаться товаров на 150 000 долларов, но инвентаризация показала, что в действительности товаров осталось на сумму в 125 000 долларов. Получается, что часть товара на сумму в 25 000 долларов таинственным образом исчезла! Стоимость имеющегося в наличии товара переносится на начало следующего года.

В следующем периоде стоимостная структура расчета меняется. Магазин решает установить 60 %-ную наценку вместо 50%-ной. Таким образом, получаем стоимостной коэффициент равным 62,91 вместо 66,67 % в первом году.

Недостачу товара обычно выражают в процентах к продажам. В первый год недостача товара на сумму в 25 000 долларов составила 2,38 % от 1 050 000 (выручка от продаж). Во второй год, несмотря на то что в абсолютных цифрах она выросла (с 25 до 26 тыс. долларов), в относительных она снизилась до 2,31 %, что объясняется ростом объема продаж.

2. Метод расчета недостачи по себестоимости

При расчете недостачи товара по его себестоимости используется тот же подход, что и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается в том, что в здесь для расчетов используется не розничная стоимость, а закупочная цена товара. Этот метод часто применяется в тех магазинах, в которых все операции регистрируются с использованием особых номеров-идентификаторов для каждого вида товара. С их помощью подсчитывается и количество имеющегося в наличии товара определенного наименования.

В примере № 2 показано использование метода себестоимости для расчета недостачи (исходные данные взяты из предыдущего примера).

В этом случае недостача составляет 2 % от суммы 1 050 000 долларов (выручки от продаж). Таким образом, доля недостачи товара в магазине Б, рассчитанная по методу себестоимости, значительно ниже, чем в магазине А (2,38 %), где мы определяли ее по розничной стоимости. Выходит, магазин Б работает лучше? Однако вспомним, что в магазине А стоимостной коэффициент составляет 66,67 %. Рассчитывая с его помощью розничную цену недостающего товара, получаем долю недостачи 1,59 % (2,38 х 66,67%). Если сравнить этот показатель с аналогичным в магазине Б (2 %), то окажется, что у магазина А недостача меньше.

В приведенных расчетах необходимо разобраться для того, чтобы понять причины возникновения недостачи и сделать сравнения. Если вы знаете все необходимые для расчета данные, то сможете определить, какое влияние на увеличение недостачи оказывают то или иное событие или сделка, сравнить свои показатели с аналогичными данными у конкурентов и в целом по отрасли.

Пример № 1

Расчет недостачи товара по методу розничной стоимости

Цена недостачи товара

Недостающий товар для магазина стоит больше, чем он стоил бы, окажись на прилавке, поскольку существует еще и упущенная прибыль от потери товара. Если принять, что магазин обеспечивает себе 5 %-ную прибыль, то на каждый доллар украденного товара ему придется дополнительно продать чего-либо на 20 долларов, только чтобы компенсировать издержки.

Пример № 2

Расчет недостачи товара по методу себестоимости

Известно, что расходы бывают как постоянные, так и переменные, но для простоты демонстрации упущенной прибыли будем считать все издержки переменными.

Предположим, что из магазина украден предмет стоимостью 10 долларов. Для того чтобы вернуть эти 10 долларов, необходимо продать товара на 200 долларов (см. пример № 3).

Пример № 3

Магазин, имеющий годовой объем продаж в 500 тыс. долларов и 2 %-ную недостачу, теряет за год 10 тыс. долларов. Для того чтобы магазин имел 5 %-ную прибыль, пришлось бы увеличить объем продаж на 200 тыс. долларов, или на 40 %! Гораздо проще сократить потери, не правда ли?

С помощью рабочего листа № 1 вы сможете рассчитать недостачу товара в своем магазине и дополнительный объем продаж, необходимый для покрытия упущенной прибыли.

Рабочий лист №1

Расчет недостачи товара в магазине

Если вы пользовались методом расчета недостачи по себестоимости, то необходимо перевести остаток товара, рассчитанный по себестоимости, в розничную цену с помощью стоимостного коэффициента.

Процент чистой прибыли — это доля прибыли магазина в общем объеме продаж после покрытия всех издержек (выплат по зарплате, аренды и так далее).

Занижение цен как причина недостачи товаров

1. Общие сведения

Занижение цен — одна из основных причин недостачи товара, особенно в тех случаях, когда контроль за ценообразованием как следует не отработан. В большинстве магазинов для расчета стоимости товара используют метод оценки розничной стоимости. Если подобная практика принята и у вас, то при расчетах не забывайте учитывать все изменения цен на товары.

Уже приводился пример, иллюстрирующий возникновение недостачи. Обратимся к нему еще раз и предположим, что:

• объем розничных продаж по полной стоимости составил 975 000 долларов;

• объем розничных продаж с 25 %-ной скидкой равен 100 000 долларов;

• всего же продано товаров на сумму 1 075 000 долларов.

Итак, объем продаж составил 1 075 000 долларов, но записи кассового аппарата показывают лишь 1 050 000. Куда делись 25 000 долларов?

Когда цена, по которой продается товар, уменьшается, следует учитывать разницу между первоначальной ценой и ценой со скидкой. Это и называется занижением цены.

В том же примере мы подсчитали, что недостача в приведенном примере составила 25 000 долларов. Кажется, что товар на указанную сумму неведомым образом исчез, но так ли это на самом деле? Произошла ошибка — не было учтено занижение цены — и магазин понес большие убытки. Конечно, неправильный расчет объема розничных продаж товара может повлиять на величину недостачи только в том случае, если вы пользуетесь методом оценки продаж по розничной стоимости. Сейчас, когда во многих магазинах стоит сложное оборудование учета поступления и продажи товаров, все расчеты производятся посредством присваивания каждой группе товаров индивидуального номера, то есть методом оценки продаж по себестоимости. Необходимо отметить, что, применяя метод расчета объема продаж, основанный на цене закупки товаров, в расчетах стоимости имеющегося товара часто допускают аналогичные ошибки и в бухгалтерских отчетах.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все изменения цен (Отчет о повышениях и снижениях цен, форма № 12) и соответственно пересчитывайте стоимость товара.

Причины возникновения недостач (ошибки)

Тележки для товара

1. Общие сведения

Иногда кассиры забывают заглянуть на самое дно тележки, куда покупатели обычно кладут наиболее тяжелые товары. Вертикально расположенные пакеты в доверху загруженной тележке могут скрывать находящиеся за ними предметы.

2. Меры предосторожности

а) Проверяйте все плохо видимые места в тележках покупателей.

б) Проверяйте количество проданного товара.

Использование товара внутри магазина

1. Общие сведения

Иногда персонал магазина берет товары со склада для собственных нужд. Пока такая практика не начала приносить убытки, следует наладить учет и контроль. Списание товара в магазине прибыли не приносит, но знание о том, что же случилось с этим товаром, может принести определенную выгоду. Если предмет не был списан, то в конце года его включат в недостачу. Это может натолкнуть владельца магазина на мысль о том, что дела у него обстоят хуже, чем на самом деле, а для уменьшения убытков будут затрачены дополнительные незапланированные средства. Но если товар списан, к примеру, на внутрихозяйственные нужды, владелец магазина будет знать их величину (что немаловажно). К тому же он не будет ломать голову над причиной недостач.

2. Меры предосторожности

Фиксируйте все случаи использования товара на нужды магазина.

Поврежденный товар

1. Общие сведения

Как и в случае со списанием, поврежденный товар, не оформленный соответствующим образом, может причинить дополнительные убытки. Хотя списание негодного товара и не приносит видимой прибыли, оно позволяет избежать целого ряда ненужных ошибок.

Регистрируя повреждения, можно определить товары, с которыми постоянно что-то случается. Если в одном из изделий слишком часто обнаруживаются дефекты, следует подумать о том, стоит ли в дальнейшем закупать его у этого поставщика. Подумайте и о том, как отразится на имидже магазина продажа испорченных товаров.

Интересуйтесь у служащих причинами порчи товара — может быть, это происходит не случайно. Не являются исключениями ситуации, когда работники магазина намеренно портят вещь, чтобы потом купить ее по бросовой цене. Поэтому правом продавать такие товары должны обладать только служащие из числа управленческого персонала. Нужно вести записи о продажах негодных товаров работникам магазина. Если у кого-то из них постоянно отмечаются случаи обнаружения некачественных предметов, проведите дополнительное расследование.

2. Меры предосторожности

Регистрируйте все случаи повреждения товара (см. Бланк списания товаров, форма № 13).

Пустые упаковки

1. Общие сведения

Если в магазине обнаруживаются пустые упаковки, а товар из них исчез, нужно его списать. По возможности необходимо следить, какого рода товары пропадают наиболее часто. Это поможет определить товары, так сказать, «повышенного спроса» у похитителей, а значит, вы сумеете принять соответствующие меры предосторожности, устранить или сделать недоступными наиболее опасные в этом смысле места магазина.

2. Меры предосторожности

Записывайте все случаи обнаружения в магазине пустых упаковок (см. форму № 13).

Расчеты количества имеющегося товара

1. Общие сведения

Очень часто ошибки возникают при инвентаризации товара. Инвентаризация — неотъемлемая часть работы любого магазина. Проводят ее либо непосредственно подсчитывая имеющийся на складе и в торговом зале товар, либо расчетным путем, используя документы о поступлении и продаже товаров. Ошибки, возникающие в ходе инвентаризации, могут отражаться на показателях деятельности магазина длительное время — один-два года, а иногда и дольше.

Например, в начале года у вас имеется 50 предметов стоимостью 10 долларов каждый. За год магазин закупает еще 110 таких же предметов и продает 60. В конце отчетного периода на полках остается 100 предметов. В инвентарных записях это отражается следующим образом.

Если подсчет товара проводится неправильно, то запись может, к примеру, выглядеть так.

В следующем году показатель «Стоимость товаров на начало года» будет равняться не 1000 долларов, а 900.

Если при последующих расчетах количества товара ошибок не будет, то произойдет как бы увеличение количества имеющегося товара, что уменьшит накопившуюся за текущий год недостачу. В итоге вы так и не узнаете о проблемах, существующих в вашем магазине. При использовании метода расчета по розничной цене любая ошибка в подсчетах приведет к неправильному указанию количества имеющегося товара и, как следствие, к увеличению недостачи. Покажем это на следующем примере:

Фактическое состояние

Ошибочное состояние, зафиксированное

В первом примере бухгалтерские расчеты показали, что остаток товара составляет $ 750 — недостачи нет. Во втором случае в магазине зафиксирована недостача товара на сумму $ 67, хотя на деле это просто ошибка в записях.

Если пользоваться методом расчета недостачи товара по его себестоимости, то ошибки происходят в двух случаях. Во-первых, при простом подсчете товара работник может ошибиться и сосчитать не все предметы, находящиеся на полках. Это уже приводит к недостаче. Во-вторых, даже если подсчет произведен правильно, может быть допущена ошибка при записи номера товара или его закупочной цены. Если цена случайно окажется завышенной, то количество товара «увеличится». Однако исправить это удается только при следующей инвентаризации.

Аналогичные проблемы возникают в тех случаях, когда имеющаяся у вас информация неполна. Если все данные о поступлениях товара не будут соответствующим образом фиксироваться, вы в итоге получите неверную стоимость имеющегося товара.

В розничной торговле нередки ситуации, когда доставка новых партий товара производится непосредственно перед инвентаризацией. Если контроль за поставками недостаточно отлажен, новую партию могут просто положить где-нибудь в сторонке и не сосчитать. Тем не менее чек за этот товар был оплачен еще до проведения расчетов, поэтому в магазине возникнет недостача, а стоимость имеющегося товара будет завышена.

Особое внимание следует уделять частичным поставкам во время проведения инвентаризации. Нередко на всю партию товара предоставляется единый счет, хотя поставка производится частями и на данный момент товар получен не полностью. Руководство магазина должно знать, что составление документации о таких поставках можно доверить только самым опытным работникам, отлично понимающим происходящие процессы и осознающим всю полноту ответственности за ошибки в расчетах.

2. Меры предосторожности

а) При каждом проведении инвентаризации делайте упор на аккуратность всех расчетов.

б) Все документы, оформляемые от руки, должны заполняться четко и разборчиво.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации

Акт о проведённой инвентаризации

Акт инвентаризации образец

Акт о недостаче товара

Акт о недостаче товара

Как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

Особенности недостачи при инвентаризации

Рассмотрим особенности различных обстоятельств, послуживших причиной недостачи.

Издержки производства

Здесь учитываются следующие факторы:

• Способы транспортировки и хранения;
• Технология производства;
• Климатические и сезонные условия.

Например, если компания занимается производством бетона, то естественные убытки сыпучих материалов объяснимы и закреплены локальными актами. Пересматриваются такие нормы каждые 5 лет.

Пересортица

Здесь может использоваться взаимозачет, и недостача списывается как естественная убыль, но только по определённым видам продукции. При этом применяется понятие пересортицы далеко не всегда. Для этого нужно, чтобы продукция имела схожие характеристики, количество и наименование, при этом нести материальную ответственность за оба вида товаров должен один человек.

Технические потери

Этот аспект неразрывно связан с технологией производства, и не регулируется на законодательном уровне. Поэтому допустимые нормы определяются каждым предприятием в индивидуальном порядке. Нужно уточнить, что утверждённые лимиты должны строиться на основании расчётов, отражающих особенности транспортировки сырья и производственных циклов.

Хищение

На основании ст.22 Трудового кодекса, руководители организаций вправе привлекать своих сотрудников к материальной ответственности. Здесь факт недостачи выявляется проведённой инвентаризацией, устанавливаются причины и виновные лица. Все эти нюансы фиксируются документально, и производится удержание из зарплаты виновных.

Если виновных нет

В таких случаях, недостача сопрягается с финансовым результатом и отражается в отчётной документации.

Ответственность сотрудника

В том случае, если был оформлен акт недостачи товара, в соответствии с 243-й статьей Трудового кодекса Российской Федерации абсолютная материальная ответственность по отношению к сотруднику наступает:

• Если такого плана ответственность была предъявлена к сотруднику посредством положений трудового законодательства (ведь он занимает конкретную должность, которая так или иначе отмечена в законе) или же отдельного договора коллективного характера.
• Если нанесение ущерба было осуществлено не в процессе исполнения трудовых обязанностей (отличный пример такого рода нарушения – применение служебного автомобиля в личных целях во внерабочее время лицом, которому данное транспортное средство доверено в соответствии с его должностными обязанностями).

Из вышеперечисленного можно сделать вывод, что отвечать за недочет товарных или денежных ресурсов в магазине может лишь сотрудник, который несет материальную ответственность.

Особенности налогового учёта

Посмотрим на выявленную недостачу сквозь призму Налогового кодекса.

Налог на прибыль

На основании 265 статьи Налогового кодекса, выявленная недостача приравнивается к внереализационным расходам. При необходимости восполнения материально-производственных запасов, это учитывается в качестве расходов в том периоде, когда была выявлена недостача.

Читать так же: УСН в 2020 году