Перечень закрывающих документов для бухгалтерии

Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии — в 2020 году

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.
В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств. Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг. Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.

При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами. Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена.

Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация. Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

• распорядительные (поручения);
• выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

• комбинированные (отчет об авансе);
• строгие (талоны или билеты).

По объему:

• первичные (кассовые ордеры);
• сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

• разовые (отчеты);
• накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

• внутренние (накладные или отчеты об авансе);
• внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

• выписки из банка и кассы;
• платежные поручения;
• отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
• товарные чеки;
• накладные;
• счета;
• учеты рабочего времени;
• ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Требования к перечню документов

В настоящий момент, при инициализации процедуры закрытия ИП в 2019 году в ИФНС в обязательном порядке представляются следующие документы:

• заявление установленного законом образца;
• квитанцию с отметкой об оплате госпошлины.

Необходимо помнить о том, что в случае посещения налоговой инспекции лично предпринимателем, требуется документ, удостоверяющий личность. В данном случае это будет гражданский паспорт.

Если бумаги будут подаваться в инспекцию с помощью посредника, понадобится обязательное оформление доверенности, заверенной у нотариуса на представление интересов предпринимателя.

И, наконец, при пересылке документов по почте России заказным письмом требуется обязательная опись вложения всех документов.

Документы на закрытие ИП возможно подавать и в электронном виде, но, в таком случае, у подающего должен быть действующий ключ электронной подписи (ЭЦП).

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

• 1 год – корреспонденция об отчетности,
• 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально,
• 10 лет – балансы и описи за год,
• 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Первичные документы для ИП на УСН, договора, акты, счета, КУДИР

Для получении дохода у вас должна быть первичная документация, то есть просто так деньги вы получать не можете, должно быть обоснование.

Поначалу это очень непривычно, потому что когда работаешь, как физ лицо, этой бумажной волокиты нет, но на практике все не так сложно, как кажется.

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «как обманывают в договорах»

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Создавайте документы в три клика

Создавайте договоры, счета, акты и накладные на основе шаблонов. Сервис автоматически заполнит все нужные реквизиты документов. Будет удобнее, чем в Ворде. Попробуйте 30 дней бесплатно

Причем, там же они у меня и хранятся в заполненной форме.

Счета и акты одинаковые, для договоров же есть много различных шаблонов. КУДИР тоже веду в Моем Деле.Первичные документы для ИП — моя папкаИтак, прежде, чем выполнить какую-то работу или оказать услугу, вам нужно заключить договор, скрепленный подписями сторон и печатями (ИП может только подпись поставить, печать необязательна).

Оферта не требует подписания сторон и во время регистрации (создания личного кабинета) вы соглашаетесь с ней (акцептируете).

Документы о приеме платы

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек. Если ИП применяет ЕНВД либо покупает патент и при этом занимается розничной торговлей или работает в сфере общественного питания, вопрос с кассой решается так:

• при наличии сотрудников ККТ обязательна с 1 июля 2018 года;
• при самостоятельной работе ККТ можно не применять до 1 июля 2020 года.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2020 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Что является предпринимательской деятельностью?

В действующем Гражданском Кодексе РФ, в статье 2 закреплено понятие предпринимательской деятельности и перечислены основные признаки в соответствии с которыми можно сказать, осуществляет гражданин предпринимательскую или иную деятельность. Итак, под предпринимательской понимается деятельность:

• самостоятельная;
• осуществляемая на свой риск;
• направленная на систематическое получение прибыли.

систематичность в получении прибыли и самостоятельность. Поэтому если гражданин систематически получает прибыль, оказывая услуги, продавая товар или используя принадлежащее ему имущество, то его ждет, как доначисление налога, так и штрафы и пени. Для этого сотрудникам налоговых органов достаточно документально доказать факт ведения физическим лицом, не зарегистрированным в качестве ИП, предпринимательской деятельности.

Для того, чтобы с бизнесмена был официально снят статус индивидуального предпринимателя, налоговики требуют подать соответствующее заявление по форме Р26001.

Как работать ИП с НДС

Тем, кто планирует применить освобождение от НДС, рекомендуем ознакомиться с материалом . Организации, применяющие специальные налоговые режимы (ЕСХН, УСН или ЕНВД), не являются налогоплательщиками НДС и не обязаны оформлять счет-фактуру (п.

3 ст. 169 НК РФ). Также не составляют счета-фактуры организации, которые осуществляют операции, не облагаемые НДС согласно ст.

Отсутствующий в документах продавца НДС покупателем при этом никак не учитывается и дополнительно не исчисляется.

В документах на оплату продавцу, работающему без НДС, в поле «Основание платежа» должна присутствовать запись «Без налога (НДС)».

По окончанию отчетного квартала на основании записей из книги продаж и книги покупок он выводит разницу между входящим и исходящим налогом, получая сумму, которую необходимо уплатить в бюджет.

Среди преимуществ работы на ОСН для предпринимателя можно назвать только возможность иметь дело с крупными компаниями, что как правило, связано с долгосрочными контрактами на большие суммы.

Какая закрывающая документация необходима?

Чтобы произвести юридическое удостоверение факта проведения операции по продаже, либо оказании услуг, особенности которой обозначаются в договоре, необходимо иметь письменное подтверждение в виде закрывающего документа. К числу таких бумаг, предоставляемых в бухгалтерию, входят следующие виды:

• акт, подтверждающий проведение определенных действий/работ. В нем указывается, что обязательства по договору выполнены, и ожидаемый результат получен;
• счет-фактура.

Закрывающая документация в виде накладной должна быть составлена минимум в 2-х экземплярах, которые предоставляются каждой из двух сторон, участвующей при проведении операции. Это требуется для того, чтобы участники договорного соглашения имели возможность провести завершение сделки в своем учете. Данный тип бланка может быть использован исключительно при проведении поставок товара (купля-продажа).

Квитанция об оплате госпошлины

Следующий обязательный документ – квитанция на закрытие ИП, которая будет подтверждать оплату предпринимателем государственной пошлины. Стоимость в 2014 году – сто шестьдесят рублей, как и в прошлом. Бланк квитанции формы и оплачивается таким же образом, как любой другой платеж в бюджет.

Реквизиты для заполнения можно узнать:

• в налоговом органе;
• на сайте ФНС.

Код бюджетной классификации в 2014 году на закрытие ИП имеет следующий номер: 182 1 0800 110.

Бланки: личный или готовый

Бланк накладной для ИП можно разработать самостоятельно. Важно помнить, что есть перечень данных, которые обязательно вносят в документ.

К ним относится:

• номер документа и дата его составления;
• данные на получателя или отправителя груза;
• на основании чего (счета или договора) происходит покупка;
• сколько товара, и по какой стоимости реализуется;
• должность, инициалы того, кто отпустил товар со склада;
• печать хозяйствующего субъекта;
• если у ИП накладная без НДС, то это указывается обязательно и проставляются нули.

Часто при проверке налоговой службой спасает правильно заполненная товарная накладная для ИП. Образец заполнения можно найти в отделении ФНС или скачать в интернете. Если товар доставляет другая компания, необходимо указать ее реквизиты, наименование и номер договора.

Товарная накладная для ИП без НДС необходима, когда товар реализуется, отпускается или принимается. Заполняется формуляр так же, как и стандартный вариант документа. Образец накладной ИП без НДС можно найти на профильных сайтах вместе с инструкцией по заполнению. Для индивидуального предпринимателя документ служит основанием для определения размера налоговых отчислений.

Чтобы снизить налог за счет расходов на транспортировку, понадобится транспортная накладная ИП. Обычно заполняют существующую форму ТТН №1-Т. Некоторые бизнесмены заполняют документ в четырех экземплярах. Два предназначены для грузополучателя и грузоотправителя, а еще 2 находятся у транспортной компании.

Накладная ИП без НДС на УСН заполняется, как и обычная, в двух экземплярах. То есть, каждому участнику сделки положен один экземпляр. Образец заполнения накладных для ИП поможет оформить бланк без ошибок. Если в документе отображаются неточности, бизнесмену могут отказать в освобождении от НДС.

Если оформляется товарная накладная предпринимателя на ЕНВД, налоговые органы обычно говорят о нарушении использования спецрежима. Инспектор считает, что накладная подтверждает использование товара не в личных целях, а для предпринимательской деятельности. Значит, продавец платит не единый налог, а НДФЛ с начислением НДС.

Предпринимательская деятельность на ЕНВД может происходить без кассы. ИП по желанию покупателя выдает накладную, чтобы иметь возможность принимать от клиента наличные деньги за услугу или товар.

На видео: Документальное оформление транспортного процесса

Счет-фактура для ИП без НДС

Если вы не являетесь плательщиком НДС или освобождены от налога, счета-фактуры без НДС для ИП или компании вы можете выставить:

1. по их просьбе;
2. в силу требований налогового законодательства.

По п.

5 ст. 168 НК РФ освобожденный от НДС по ст. 145 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры без выделения суммы налога, но с указанием в нем надписи или проставления штампа «Без налога (НДС)».

В этих графах вместо числовых значений ООО «Производитель» проставило надпись «Без НДС».

Так может выглядеть образец счета-фактуры

деятельности непосредственно направленной на извлечение дохода. При этом НК РФ устанавливает для индивидуальных предпринимателей – плательщиков НДС те же правила, что и для юридических лиц.

Во-первых, ИП обязаны пройти регистрацию в налоговых органах, после чего предприниматель автоматически приобретает статус плательщика НДС, за исключением тех, кто выбрал один из специальных режимов налогообложения. Во – вторых, в случае выбора ЕСХН, УСН или ЕНВД, индивидуальный предприниматель не является плательщиком НДС.

В – третьих, предприниматель, так же как и юридические лица, может быть освобожден от обязанности уплачивать НДС в части исчисления и уплаты налога, при условии соблюдения им установленных требований НК РФ. В – четвертых, наличие у предпринимателя, предоставленного на законных основаниях освобождения от исполнения обязанностей плательщика НДС, не распространяется на операции по ввозу товаров на территорию РФ и не влияет на выполнение обязанностей ИП, как налогового агента по НДС! Кроме того, все случаи, когда индивидуальный предприниматель может быть признан налоговым агентом по НДС, перечислены в статье 161 НК РФ.

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

• акт;
• счет-фактура;
• накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Счет-фактура

Сложности в подготовке документов

Можно с уверенностью констатировать тот факт, что у бизнесмена, который сдает вовремя отчетность и оплачивает все необходимые платежи, процедура сбора документов не вызывает сложностей. Главное, чему следует уделить внимание – выполнение всех требований по заполнению заявления на закрытие ИП и безошибочное оформление реквизитов квитанции. Поэтому рекомендуется внимательно следовать представленным образцам, или же проконсультироваться в территориальном отделе налоговой службы.

Как уже было сказано, необходимо внимательно проверить квитанцию на закрытие ИП, так как наиболее частой ошибкой является неверное проставление номера КБК из-за его частого изменения. В прочих вопросах сложностей возникнуть не должно, конечно же, в том случае, если бизнес велся открыто и в соответствии с законодательством

Рассмотренный перечень документов для закрытия ИП является обязательным и одинаковым для всех.

Дополнительные советы по процедуре

С недавнего времени были проведены реформы, благодаря которым закрытие ИП проводится гораздо легче. Процедура возможна даже при образовании долгов у предпринимателя. Но надо помнить о том, что задолженность никуда не девается, она так и числится за гражданином, пока тот не расплатится. Вид задолженности определяет правила проведения ликвидации.

1. Долг перед ФСС.
2. Долг перед ПФР.
3. В адрес кредиторов, сотрудников.

Допустимо гашение долгов уже после того, как предприниматель закончит с ликвидацией. Но после этого обязанность расплатиться переходит к физическому лицу. Заинтересованные лица имеют право подать в суд, если станет заметно, что средства не перечисляются.

Закрытие ИП в онлайн режиме допустимо, если у гражданина имеется так называемая цифровая подпись. Перечень документов и требования стандартны, просто подаются они не лично, а через официальный сайт организации. После получения заявки налоговые инспекторы высылают ответы по электронной почте. На последнем этапе гражданину выдают выписку из ЕГРИП, которая подтверждает отсутствие официального статуса предпринимателя. На этом этапе взаимодействие с ИФНС заканчивается.

Можно ещё воспользоваться почтовыми услугами, когда требуется прекратить деятельность. Подготовленная документация просто подаётся в форме заказного письма. Но в данном случае понадобится обратиться к нотариусу, чтобы дополнительно удостоверить подпись, подтвердить её подлинность. В заверенном виде подаётся также копия документа, удостоверяющего личность. После этого остаётся только подождать, пока не придёт ответ.

Выше были рассмотрены бумаги, которые сдаются в ИФНС каждым предпринимателем, закрывающим свой бизнес. Как уже было отмечено ранее, на список документов для закрытия ИП влияет конкретная ситуация, начиная от обстоятельств прекращения предпринимательской деятельности, заканчивая ее спецификой. Поэтому бизнесмен должен учесть все эти тонкости при сборе документов.

Перечень необходимых бумаг может быть расширен за счет документов, подтверждающих сдачу лицензий и прочих документов, которые были получены бизнесменом при осуществлении определенных видов деятельности.

Также возможно потребуется обязательное подтверждение для ИФНС о снятии с учета ККМ, в том случае если она применялась в процессе работы. Банковская справка о закрытии расчетного счета подается в налоговую инспекцию только в том случае, если счет был аннулирован еще при действующем бизнесе.

В целом, ликвидация предприятия в 2020 году – процесс не очень сложный, и необходимые документы при желании можно оформить быстро.

В том случае, если бизнесмен являлся ранее работодателем для наемных работников, то перечень документов дополнится справкой из Пенсионного фонда. Если же ИП не имел сотрудников, то подтверждение отсутствия задолженности в ПФР предоставляется по желанию предпринимателя, так как, в соответствии с законодательством, рассчитаться по долгам разрешается уже будучи физическим лицом.

Налоговая служба обязана зарегистрировать закрытие ИП независимо от существования или отсутствия у него задолженностей.

Лишь после того, как обязательные и дополнительные бумаги для прекращения деятельности ИП были собраны, весь комплект можно смело подавать в регистрирующий орган.