Зачем нужен приказ по штатному расписанию
Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, дополнительно требуется издать образец приказа о штатном расписании 2020 года. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного штатного, которое утверждается новым приказом.
Описание структуры, формы документа
Приказ подтверждает, что новая версия расписания начала действовать. Или что старый документ подвергся незначительным правкам.
Заполнения требуют разделы, посвященные
Разделы унифицированной формы штатного расписания Т-3
следующим вопросам:
- заработная плата в общей сумме;
- количество сотрудников предприятия;
- дата, номер утвержденного документа;
- дата и номер приказа;
- указание конкретного подразделения компании.
У руководителей есть право на внесение в документ любой информации, которая связана с дальнейшей организацией работы. После этого всё закрепляется соответствующим приказом.
Штатные расписания составляются для всего отдела либо по структурному подразделению. Допускается вариант с разделением на отдельные категории сотрудников, такие как: рабочие и персонал по обслуживанию, управленческие отделы, кадровые отделы.
Основные разделы штатного расписания:
- Полное название вместе с кодом структурного подразделения. Приводится также сокращенная форма наименования.
- Далее, следуют должности. Надо написать обо всех, что действуют в компании.
- Следующая часть посвящена количеству единиц в штате.
- Далее, описываются оклады, с различными видами надбавок. Должны присутствовать сведения о конкретных суммах.
- Наконец, последняя графа – общая сумма всех начислений, связанная с заработной платой.
- При необходимости – пишутся различные примечания.
Пока подпись директора на приказе не стоит – документ не вступает в силу. Действительными не считаются и данные, указанные ранее.
Когда составляют приказ на утверждение
Это отправная точка, позволяющая использовать штатное расписание в учреждении. Документ необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, соответствующий определенному в «штатке».
Приказ об утверждении требуется в процессе осуществления планирования, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.
Как написать и его образец
Независимо от того, будет ли использовать ответственное лицо образец приказа об утверждении штатного расписания в 2020 году по унифицированной форме или воспользуется бланком расписания, в документе должна содержаться информация:
- о названии организации и реквизитах;
- о коде ОКУД и ОКПО;
- о номере и дате создания документа;
- о периоде действия;
- о номере приказа;
- о точной численности штата;
- о наименовании каждой должности, категории и классификации;
- об окладе каждого работника. В данном пункте необходимо указать надбавки, которые может получить человек, после чего указать конечную сумму с учетом всех надбавок;
- об общей сумме зарплаты всех работников предприятия;
- о примечании.
В некоторых видах приказа дополнительно указывается причина, по которой издается новый документ.
На следующем этапе необходимо после слова «Приказываю» изложить все распоряжения, которые должны быть выполнены, в том числе:
- о принятии в организации нового штатного расписания. Необходимо указать точное количество штатных единиц, содержащихся в документе и итоговую сумму фонда оплаты;
- о вводе документа. Здесь же необходимо указать дату, с которой новое расписание будет считаться полностью действительной. Если в приказе по какой-то причине не будет указана дата, то действие документа начнется сразу же после издания распоряжения;
- о прекращении действия прежнего расписания;
- о лице, на которое возложена ответственность по исполнению распоряжения. Чаще всего это сотрудник отдела кадров или главбух;
- о необходимости ознакомления под роспись с новым видом документа всех сотрудников, штатное расписание которых подверглось изменению.
Также в приказе нужно указать на наличие приложения, в качестве которого выступает бланк нового расписания.
В самом конце документ должен быть представлен для ознакомления и подписи руководителю и указанным в приказе ответственным лицам.
Образец стандартного типа:
В связи с увеличением МРОТ
Если производится увеличение МРОТ, то требуется составить штатное расписание нового типа, в которое уже будут внесены все поправки. Предварительно также потребуется сделать несколько бухгалтерских документов, в которых будет прописана окончательная сумма для каждого сотрудника индивидуально.
В МРОТ не входят региональные коэффициенты и надбавки за сложные условия работы, в том числе в условиях Крайнего Севера.
Перед внесением изменений в приказ требуется ознакомить каждого сотрудника с изменениями и получить его подпись. Создание нового штатного расписания при любых повышениях оклада обязательно. В противном случае на руководство будут наложены штрафные санкции.
В школе
Штатное расписание в школе вводится согласно приказу. Сам приказ утверждает уже обновленное расписание на основе изменения финансовых факторов или количества штатных единиц.
Созданием расписания занимается бухгалтер или заведующее бухгалтерией лицо. Чаще всего расписание на каждую школу составляют в главной бухгалтерии регионального органа, который контролирует образовательные учреждения.
Утверждение идет по стандартному плану. Предварительно все сотрудники должны познакомиться и расписаться в получении информации. Далее уже составляется приказ, который утверждает штатное расписание.
Для ИП
Для ИП с наличием сотрудников потребуется в обязательном порядке составлять штатное расписание, а также утверждать его при помощи приказа. В документах прописываются тарифные ставки, должности, а также количество штатных единиц такого плана и структура организации.
За отсутствие штатного расписания и приказа, которым оно утверждено, последует административный штраф.
Как составить
Образец приказа об утверждении нового штатного расписания оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается:
- количество работников;
- фонд оплаты труда;
- дата, с которой расписание вводится в действие.
Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Приказ подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.
Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации штатное расписание, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году
Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.
Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.
Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.
В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.
Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.
К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.
Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.
Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.
Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.
Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.
Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.
Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.
После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.
Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.
Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.
Когда составляют приказ на изменение штатного расписания
Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить нововведения:
- исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
- ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
- сократить единицы;
- поменять оклады;
- изменить названия должностей или целых подразделений.
Оформить подобные изменения можно:
- разработав приказ по изменениям;
- утвердив новое штатное расписание.
Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.
ВАЖНО!
Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.
Кто подписывает
Независимо от того, кто составлял документ (юрист, секретарь, сотрудник отдела кадров, бухгалтер), в конце его необходимо передать на подпись уполномоченному лицу, которое по уставу назначено на пост руководителя деятельностью организации, как правил это директор, гендиректор или председатель.
Кроме этого, после составления приказа с ним должны ознакомиться ответственных за его исполнение лиц и работников, чьи интересы были затронуты в связи с внесением изменений в штатное расписание. Также Постановление Госкомстата №1 обязывает главбуха и начальника отдела кадров поставить подписи на последней странице штатного расписания.
Как составить распоряжение об изменении штатного расписания
Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект приказ следует включить:
- дату введения изменений;
- названия новых подразделений или должностей;
- новое количество штатных единиц;
- размер оклада, доплаты и надбавки.
Изменения вводят:
- с даты издания приказа;
- с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.
Это значит, что изменения вводятся позже: к примеру, дата издания приказа — 10.06.2019, а изменения — с 01.07.2019.
Приказ подписывает руководитель.
Как часто требуется утверждать новое расписание
Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависеть от выделенного бюджета.
При введении нового варианта старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Прик. Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) по месту разработки и утверждения, имеют постоянный срок хранения.
Срок хранения документа
Любые приказы, касающиеся внесения изменений или утверждения штатного расписания, должны быть переданы после подписи ответственного лица в отдел кадров. Там они подшиваются к папке, специально предназначенной для приказов по изменению состава персонала.
Документ в течение 5 лет должен храниться в несгораемом сейфе предприятия, после чего перемещен в архив. По истечении 75 лет документ должен быть утилизирован в соответствии со всеми требованиями нормативных и законодательных актов.
