Как составить приказ о направлении работника в командировку

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Как оформить приказ на командировку

Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.

Составляя свою форму и образец приказа на командировку в 2018 году, не забудьте включить следующие данные:

• наименование работодателя с указанием кода его ОКПО;
• номер и дата распоряжения;
• Ф.И.О. направляемого сотрудника, должность (подразделение, где он работает, табельный номер);
• место направления (страна, город, населенный пункт, название принимающей организации);
• количество дней с указанием даты начала и окончания;
• цель деловой поездки;
• основание направления (например, «служебка» непосредственного руководителя);
• на чем отправляется (личный транспорт, например);
• источник оплаты служебных расходов (непосредственно работодатель либо третье, заинтересованное лицо);
• должность и подпись руководителя;
• отметка об ознакомлении работника (подпись и дата ознакомления).

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

На каком основании оформляется

До 2020 года работодателя на законодательном уровне обязывали составлять служебное задание. На данный момент этот документ не входит в число обязательных. Если задание закреплено в локально-нормативных документах, то руководителю следует оставлять его в документообороте фирмы.

Кроме этого, в качестве оснований для поездки может выступать служебное задание и записка, а также распоряжение от самого руководителя или вышестоящей инстанции. После этого на сотрудника оформляются все документы, в том числе приказ о командировке.

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

ВАЖНО!

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Кто вправе отказаться ехать в командировку?

Существуют некоторые категории работников, которые имеют право отказаться от предложения руководства организации отправиться в командировочную поездку, в частности:

• сотрудники, которые в одиночку занимаются воспитанием детей;
• работники, которые имеют детей в возрасте до трех лет;
• служащие, имеющие на иждивении родственников.

В вышеперечисленных случаях у работника необходимо получить его согласие на поездку.

Согласно нормам российского законодательства, служащего может направить в командировку:

• непосредственно руководитель организации;
• уполномоченное им лицо.

Основанием для направления служащего в командировку может быть приказ (список других локальных документов предприятия).

Порядок заполнения форм

Бланки по формам Т-9 и Т-9а имеют несколько пунктов, которые должны быть прописаны в соответствии с требованиями:

• Дата оформления приказа с присвоением индивидуального номера. Здесь же нужно указать данные организации, в т.ч. ОКПО.
• Данные командируемого: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение.
• Пункт назначения. Если ранее было составлено служебное задание, то место следования должно ему соответствовать. В случае командировки за границу необходимо указать страну, если предполагается поездка по России, делать этого не требуется.
• Сроки поездки. Началом считается день выезда из города, окончанием – день возвращения. При этом, даже если сотрудник вернулся вскоре после полуночи, к примеру, в час или два ночи, в число командировочных дней вписываются сутки полностью. Этот аспект важен и часто вызывает путаницу среди кадровиков. Срок указывается цифрами.
• Цель поездки. Она напрямую связана со служебным заданием. Прописывается кратко.
• Средства, за счет которых планируется командировка. Этот раздел не обязателен, заполняется по необходимости.
• Подписи руководителя и сотрудника с расшифровками, дата подписи. Указывается в следующем порядке: день, месяц, год – цифрами.

Здесь вы можете бесплатно формы Т-9 и Т-9а, а также образец заполнения документа

После того, как все пункты заполнены, приказ регистрируется, ему присваивают номер с буквами. Обычно используют индекс «ск». Регистрационный номер кадровик пишет от руки.

На какие моменты обратить особое внимание?

После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно:

I. Целями поездки в командировку, которые могут быть:

1. Общие:

• ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
• освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
• поиск поставщиков товаров;
• заключение новых договоров (контрактов);
• проведение переговоров (например, с контрагентами);
• участие в симпозиумах;
• покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
• получение навыков и новых знаний.

2. Узкопрофильные:

• обслуживание оборудования в подразделениях организации;
• проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
• передача знаний молодым кадровым специалистам.

II. Основание для поездки работника:

• сохранение служебного задания – отражают в локальном акте организации (на усмотрение руководства фирмы) и по желанию указывают его реквизиты в графе «основание»;
• сохранение служебного удостоверения работника – по желанию руководителя, также прописывают во внутренней документации организации.

III. Сроки командировки (должны быть рассчитаны со дня отъезда до дня возвращения служащего из поездки):

К примеру, если сотрудник выехал в командировку в 23:55, то это будет засчитано в первый день поездки. При возвращении служащего в 00:05 также будет считаться как день поездки.

IV. Документы, которые подтверждают факт пребывания работника в служебной поездке (чеки, билеты, квитанции):

• проездные документы;
• чеки о заправке топлива (личного или служебного автомобильного транспорта);
• счет из гостиницы (о том, что там проживал работник);
• непосредственно приказ о направлении в командировку.

Не забывайте, что документы, которые подтверждают командировочные расходы, необходимо сохранять. Они понадобятся служащему по возвращении из командировки для предъявления в бухгалтерии. На основании предъявленных документов работнику будут возмещены расходы в поездке.

V. Составление и подписание приказа:

1. Составлением документа занимается:

• главный бухгалтер предприятия;
• или инспектор кадровой службы.

2. Приказ подписывается:

• руководителем;
• уполномоченным лицом.

Добавим, что в соответствии с ГОСТом, нет необходимости ставить печать на приказе о направлении служащего в командировку, в связи с тем, что это внутренний документ организации и в дополнительном подтверждении не нуждается.

Порядок направления в командировку

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

В настоящее время приказ о командировке остается основным обязательным для заполнения документом при отправлении работника в служебную поездку. С 2015 года организация может не составлять служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение. Их применение оставлено на усмотрение компании, и если эти документы используются, информация об этом должна быть отражена в соответствующем внутреннем акте.
На больших предприятиях существует также планирование предстоящих командировок на текущий год, которое оформляется в виде утвержденного графика.

За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами предприятия. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить приказ на командировку. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки. Поэтому для избежания недоразумений, желательно все же составлять документальное обоснование, которое будет содержать все эти сведения.

На основе полученного распоряжения инспектор отдела кадров составляет приказ о командировке и доводить его содержание до сведения направляемого в служебную поездку работника. Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника. После ознакомления сотрудник, как правило, составляет служебную записку с предварительным расчетом предстоящих затрат на поездку, на основе которой ему выделяются денежные средства.

Командировка в табеле учета рабочего времени отмечается специальным буквенным кодом «К» или цифровым «06». В данное время за работником сохраняется его рабочее время и средний заработок.

На усмотрение руководства в организации могут составлять командировочное удостоверение, в котором в день отъезда делается отметка о выбытии сотрудника. Также, если это установлено внутренними правилами документооборота, то при отбытии и прибытии сотрудников кадровый работник может делать отметки в журнале регистрации командированных работников.