Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны. Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ТОП-10 вопросов про онлайн-кассы), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: соблюдение кассовой дисциплины всегда строго контролируется государством.
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Общие положения и нюансы
Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.
Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:
- фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
- ИП.
И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).
Вопрос: Сколько кассовых книг при совершении кассовых операций должна вести организация, если у обособленного подразделения зарегистрировано пять аппаратов ККТ и оно расположено в другом регионе РФ? Посмотреть ответ
Учет наличности состоит из:
- учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
- хранения наличности;
- установления и соблюдения лимита кассы;
- заполнения кассовой книги (ф. КО-4);
- сдачи наличных денег в банк.
Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.
Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.
Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.
Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.
Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?
При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).
Книга учета денежных средств
Номер документа по Общему классификатору 0310005. Книгу учета денежных средств ведет старший кассир предприятия. В данной документации фиксируются кассовые операции, проведенные между старшим кассиром и его младшими коллегами на протяжении одного рабочего дня. Но если компания маленькая, то от ведения подобной книги вполне можно отказаться.
Порядок действий с книгой учета денежных средств:
- Перед началом рабочего дня старший кассир или иное уполномоченное приказ руководителя лицо выдает наличные средства младшим кассирам. Деньги выдаются строго под роспись.
- После трудового дня все оставшиеся в кассе деньги отдаются также под роспись в книге учета. Если необходимо часть средств отдать в качестве зарплаты сотрудникам, то уполномоченное лицо должно отчитаться за них до того, как истечет проставленный в ведомости срок.
Все оставшиеся на конец дня денежные средства старший кассир перекладывает в специальный конверт. На нем работник пишет точную сумму остатка, а потом передает под расписку. В случаях, когда по окончанию срока, указанного в платежной ведомости, сохраняется какой-либо остаток, он полностью возвращается в центральную кассу. При этом в книге учета обязательно надо сделать запись о совершенной операции.
Как правило, ответственность за оформление и контроль книги учета поручается главному бухгалтеру. Но зачастую в компаниях обязанности передаются другим сотрудникам. Индивидуальным предпринимателям разрешается поручить ведение книги учета себе лично или же другому работнику, который пользуется особым доверием у руководителя.
Как считать лимит кассы
В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:
- по объему поступления наличности в кассу;
- по объему выдачи наличности из кассы.
Формулы расчета такие:
- L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
- L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».
Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.
Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.
550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.
Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.
Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.
Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:
- выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
- выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).
Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.
Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.
Как небольшой фирме организовать учет наличных денег?
Проводки
Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.
Приход:
- 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
- 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
- 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
- 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.
Расход:
- 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
- 70/50 – выдана наличными зарплата.
- 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
- 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
- 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
- 75/50 – дивиденды выплачены наличными.
При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:
- 50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
- 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
- 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).
Оплата платежными картами
Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.
Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.
Рисунок 32. Путь по меню — Операции по платежным картам
По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.
Рисунок 33. Выбор варианта документа
Заполняем документ, здесь все довольно просто.
Рисунок 34. Заполненный документ Операции по платежной карте
Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.
Рисунок 35. Проводки по документу Операции по платежной карте
Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.
Рисунок 36. Создание документа Поступление на расчетный счет
Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.
Рисунок 37. Заполненный документа Поступление на расчетный счет
Смотрим проводки.
Рисунок 38. Проводки по документу Поступление на расчетный счет
Операции по онлайн-кассе
1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.
Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.
Правила наличных расчетов, установленные Центральным банком РФ.
На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:
- актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
- журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
- отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).
Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):
- отчеты об открытии/закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- кассовый коррекционный чек;
- подтверждение оператора и др.
Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.
Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.
Тезисно
- Бухучет кассовых операций ведется на счете 50, в корреспонденции со счетами учета прихода и расхода по кассе.
- Основные документы БУ кассы – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга.
- С введением в хозяйственный оборот новых технических средств – онлайн-касс, учет кассы не претерпел существенных изменений, но возможности учета наличности расширились.
- Для сферы малого предпринимательства и ИП законодатель предусматривает возможность не устанавливать лимит кассы, а предприниматели могут не вести кассовые документы. Это возможно, если в целях НУ они ведут учет показателей, необходимых в учете НУ – физических или денежных.
