Реформа поэтапного перевода бизнеса на онлайн-кассы не всеми предпринимателями была изначально принята, многие в этом видели неоправданные издержки для своей деятельности. Время же убедило в полезности нововведения. Один из положительных аспектов проявляется в упразднении части отчетов по онлайн-кассам.
В статье разберем, какие отчеты формирует онлайн-касса, особенности каждого вида и порядок хранения кассовой документации.
Решим любые проблемы с вашим оборудованием!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Отчеты по онлайн-кассам: виды, понятия
Кассовые устройства последнего поколения создают фискальные документы и дистанционно отправляют их в Инспекцию по налогам и сборам. Память фискального накопителя хранит отчеты по онлайн-кассе, где отражены:
- регистрация и перерегистрация кассового устройства;
- кассовая смена;
- кассовые чеки или бланки строгой отчетности;
- исправление ранее проведенных расчетов;
- замена фискального накопителя;
- состояние расчетов в момент времени;
- подтверждения оператора.
Распечатка отчетов по ККМ и хранение их на физических носителях ушли в прошлое, в настоящее время все хранится в электронной версии, рассмотрим их подробнее.
- Техническое сопровождение на 12 мес.
6 000 ₽
6000
https://online-kassa.ru/kupit/tehnicheskoe-soprovozhdenie-na-12-mes/
ЗаказатьПодробнееЕсть в наличии
- Техническое сопровождение на 3 мес.
1 800 ₽
1800
https://online-kassa.ru/kupit/tehnicheskoe-soprovozhdenie-na-3-mes/
ЗаказатьПодробнееЕсть в наличии
- Техническое сопровождение на 6 мес.
3 300 ₽
3300
https://online-kassa.ru/kupit/tehnicheskoe-soprovozhdenie-na-6-mes/
ЗаказатьПодробнееЕсть в наличии
Отчет о регистрации и об изменении параметров ККМ
Федеральным законом 54-ФЗ регламентирована обязательность регистрации кассового аппарата, до этого начинать работать на ней запрещено. После постановки на учет в ИФНС, единожды выводится отчет о регистрации онлайн-кассы, в котором отображаются сведения о субъекте хозяйствования, модель устройства, адрес установки ККТ (для интернет-магазина это веб-ресурс), а также отражен режим работы и наименование оператора фискальных данных. Наряду с этим прописывается порядковый номер, фискальный признак с датой и временем его получения.
Следует помнить об установленных временных ограничениях для передачи отчета в контролирующий орган: в течение одного рабочего дня после представления от ФНС регистрационного номера. При этом пока сводка не выведена, использовать аппарат нельзя. Подача отчета возможна путем непосредственной передачи распечатки в налоговую службу или онлайн через профиль на странице ОФД, а также через личный кабинет на официальном сайте ФНС. Если предприятие отчитывается посредством Интернет, то дата предоставления отчета приравнивается ко времени его размещения.
Если у налогоплательщика поменялись какие-либо условия, которые он заносил при регистрации устройства, тогда создают отчет об изменении параметров. Для этого в настройках ККМ редактируются значения с указанием причин поправок, далее проводится перерегистрация.
Существует способ для самостоятельного исправления совершенных ошибок в ходе регистрации ККТ — через вышеупомянутый отчет, но в рамках одного рабочего дня.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Кассовые чеки, как разновидность отчета по онлайн-кассе
Кассовый чек — это фискальный документ, выдаваемый при расчете с покупателями. На законодательном уровне утверждены обязательные реквизиты, которые прописываются в чеке. Выделена категория хозяйствующих субъектов, например, в сфере оказания услуг населению, которые вправе оформлять свои торговые отношения с покупателями через бланк строгой отчетности. Он представляет собой правомерную замену кассового чека.
Тем же законом, упомянутым выше, определено наличие основных реквизитов, при этом заполнение его от руки или использование шаблона, отпечатанного в типографии, скоро будет недопустимо. Со второго полугодия 2020 года разрешено использовать только бланки, напечатанные на специальной автоматизированной системе.
Порядок формирования X-отчета онлайн-кассы
Отчет, отражающий сведенные данные по суммам продаж, проведенных за текущую смену, используемый предприятием для отслеживания выручки, называется X-отчетом. По нему не определены ограничения: когда и как часто снимать показатели. Управляющему персоналу или кассирам доступен просмотр его по мере надобности неограниченное число раз.
Х-отчет онлайн-кассы не входит в реестр обязательных подотчетов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой. Это документ, являющийся своего рода проверочной ведомостью, по которой можно убедиться, верно ли выводится дата, время и реквизиты организации. Это позволяет своевременно устранить нарушения, а значит и предотвратить наложение взыскания на предприятие и должностных лиц. Он не является документом закрытия смены, соответственно, не производится гашение выручки.
Внутренним распорядком организации определяется порядок и периодичность выборки Х-отчета. Информация о том, какое количество раз делалась выборка за день, нигде не фиксируется. Сам отчет не сохраняется, а данные его не вносятся в кассовые документы.
Из Х-отчета можно извлечь:
- время и дату;
- сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период времени;
- общий итог по продажам;
- продажи за смену в количественном выражении;
- в разрезе вида платежа (оплата наличными деньгами и безналичными);
- справку по возвратам: отражаются количественные и суммарные показатели;
- число напечатанных чеков.
Х-отчет можно снять только на текущую смену, получить справку за предыдущие смены нет возможности.
Как отмечалось ранее, кроме проверки корректности внесения информации, Х-отчет помогает проводить аналитику товарооборота предприятия и выручки как укрупненно, так и детально, по каждой товарной позиции.
На основе Х-отчета можно получить следующие разновидности отчетности:
- по оформленным чекам за смену или остатку наличности в кассе;
- объединение показателей по конкретному кассиру: анализируется выручка, число отпущенных покупателей;
- конкретизация по отделам;
- товарные остатки.
Условия, когда еще практикуется снятие отчета:
- проверка закрытия прежней смены;
- печать чека при перепаде напряжения в сети или отключения электричества: проверяется проведение и передача чека;
- по запросу руководителя;
- и прочее.
Расходные кассовые ордера (РКО)
Для РКО в программе есть отдельный журнал документов:
Аналогично предыдущему типу документов, здесь тоже две закладки:
При создании РКО следует заполнить тип операции — выберем Оплата поставщику
:
Первым делом указываем кассу и получателя:
Дальше укажем объект расчетов (те документы/договоры, которые мы оплачиваем). Если аванс — поле оставляем пустым.
В данном случае покажу, как одним ордером оплатить несколько объектов расчетов:
В появившемся окне программа самостоятельно определила подходящую для оплаты операцию (самый старый долг):
Однако при необходимости пользователь может подобрать оплачиваемые документы самостоятельно:
В результате заполняется табличная часть ордера Расшифровка платежа
:
Теперь заполняются сведения для корректной печати РКО:
В журнале РКО вторая закладка пустая, несмотря на то, что оформлены и заказы поставщику, и документы приобретения, по которым еще не было оплат:
Причина — сюда попадают только значения документов Заявка на расходование денежных средств
(будем рассматривать в следующих уроках).
Z-отчет онлайн-кассы: определение
В условиях поэтапного перехода предпринимательства на онлайн-кассу Z-отчет потерял свою актуальность и назначение, т.к. он выводится на кассовом аппарате предшествующего поколения с ЭКЛЗ. Поэтому для большинства представителей бизнеса вопрос «нужен ли z-отчет при онлайн-кассе» с 2020 года не стоит.
Этим отчетом ежедневно закрывается смена и сдается выручка уполномоченному должностному лицу (старший кассир или администратор) для ее инкассирования, при этом обнуляя все параметры по кассе. Отчет являлся предметом контроля со стороны ФНС.
При помощи Z-отчета в журнал кассира-операциониста (КМ-4), являющегося унифицированной формой первичной учетной документации, вносятся: нумерация и дата, сумма денег на начало и конец смены; итоговая сменная выручка; возвраты и оплата по денежному переводу. Затем необходимо составить справку-отчет (КМ-6), которая вместе с журналом сдается в бухгалтерию. На их основании бухгалтером или кассиром вносятся записи в кассовую книгу. Законодательное требование к Z-отчету — неизменное его составление в конце рабочей смены и хранение на бумаге.
Нормативные реквизиты законодательно не были определены, поэтому за отсутствие одного из них, административная ответственность в виде штрафов не наступала.
В правовых документах было определено хранение Z-отчетов сроком до 5 лет.
Назначение:
- подведение итоговой выручки текущей смены и обнуление параметров;
- сохранение сведений о продажах в блок ЭКЛЗ;
- для вывода данных о возвратах, количестве аннулированных чеков и скидках;
- первичная ведомость на основании которой заполняются кассовые документы;
- для налоговых инспекторов выступал в качестве документа-обоснования, который в ходе очередной проверки сверялся с бухгалтерскими данными.
К его хранению не применялись особые требования, не нуждался в отдельной подшивке. Z-отчет обычно подклеивался за верхний уголок или крепился степлером к справке-отчету кассира.
Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? Обобщая вышенаписанное: в учетной системе онлайн-кассы нет Z-отчета, кассовые аппараты, использующие бумажные контрольные ленты, ушли в историю, а Постановление N 470, регулирующее применение этих устройств, утратило свою правовую силу. Поэтому ранее применяемый порядок, в отношении создания Z-отчета, сильно устарел, в реалиях современной законодательной системы нет нужды в самом отчете, не говоря о выводе его на печать.
Вам будет интересно: Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать
Расходование выручки, поступившей в кассу
В части расходования наличных денежных средств, поступивших в кассу ИП, в том числе применяющего онлайн-ККТ, следует руководствоваться, прежде всего, Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У “Об осуществлении наличных расчетов” (далее – Указание № 3073-У). Данный документ не разделяет участников наличных расчетов (к которым отнесены и ИП) в зависимости от применяемой ими системы налогообложения.
Так, в п. 2 Указания № 3073-У определено, что участники наличных расчетов не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги (в валюте РФ) за проданные ими товары (выполненные работы и (или) оказанные услуги), а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:– на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;– на выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;– на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;– на выдачу наличных денег работникам под отчет и проч.
То есть расходовать наличные денежные средства, поступившие от покупателей в виде выручки (без сдачи выручки на расчетный счет), ИП может только на перечисленные цели, включая личные (потребительские) нужды ИП, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.
В п. 4 письма от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 ФНС России напоминает, что в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в том числе, в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности. Однако здесь же отмечается, что контрольные мероприятия в данной части не проводятся в отношении индивидуальных предпринимателей, ведущих в соответствии с налоговым законодательством учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, ИП, применяющий общую систему налогообложения, вправе самостоятельно определить формы первичных документов, которыми будут оформляться выдача из кассы денежных средств, в частности, в подотчет работникам и на выплату заработной платы, а также возврат подотчетных средств (учитывая при этом необходимость контроля за сохранностью денег и понимая, что в случае возникновения спора он должен будет доказать, например, факт выплаты заработной платы работникам). В качестве таких документов могут быть использованы ПКО и РКО. Также ИП может определить, будет ли он вести кассовую книгу для учета таких документов, или нет.
Между тем мы полагаем, что выдача из денежного ящика ККТ наличных денежных средств до их оприходования и оформления соответствующими кассовыми документами (включая разработанные ИП и определенные для использования им в собственной деятельности) влечет существенные риски (п.п. 34-44 Административного регламента исполнения ФНС России государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н).
Таким образом, перед выдачей денежной наличности из ящика ККТ, по нашему мнению, следует оформить ее оприходование соответствующими документами, например на основании такого фискального документа, как “отчет о текущем состоянии расчетов” (п. 1 ст. 4, п.п. 1, 4, 5 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ, п. 23 Приказа ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]). Во всяком случае, установить такой порядок, как мы полагаем, в интересах самого ИП для ограничения свободного (бесконтрольного) доступа работников (продавцов) к кассовой наличности.
Ответ подготовил: Гильмутдинов Дамир, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе: особенности формирования, отличие
С внедрением в торговую деятельность ККТ с фискальным накопителем взамен Z-отчету пришел отчет о закрытии смены на онлайн-кассе, где предусмотрена передача параметров в Федеральную налоговую службу в режиме реального времени. Благодаря этому сократилась бумажная документация, отпала надобность в некоторых отчетах, теперь обязанности кассира не предусматривают дублирование данных в соответствующие унифицированные формы. При этом на правовом уровне не запрещено продолжать вести привычную отчетность, если для предпринимателя есть такая потребность. Законом этот документооборот не регламентируется, он остается инструментом внутреннего контроля предприятия, ведение которого допускается в свободной форме.
Теперь предприниматели вправе не передавать сведения в налоговую инспекцию на бумажных или электронных носителях, как раньше. После формирования отчета, зашифрованные параметры фиксируются в фискальной памяти и сразу направляются на обработку оператору фискальных данных, который перенаправляет их в ФНС.
Назначение документа:
- отчетность предприятий перед контролирующим органом;
- архивирование кассовых операций в фискальной памяти;
- перенос данных в систему бухгалтерского учета.
Закрытие смены аналогично Z-отчету, но включает в себя некоторые отличия. Во-первых, теперь оно регулируется законодательными нормами (Приказ ФНС No 229 от 21.03.17 года), при этом определен перечень реквизитов. Во-вторых, добавилась информативность за счет включения ряда дополнительных сведений:
- адрес организации;
- количество выданных чеков, бланков строгой отчетности;
- количество не переданных сведений оператору фискальных данных, с указанием времени сбоя;
- проведенные операции за смену.
Понятие о длительности кассовой смены осталось прежним — 24 часа, при этом не ограничивается одним днем. То есть может открываться в обед одного дня и длиться до вечера другого дня. Если смена не была вовремя закрыта, то ККТ станет выдавать чеки без отображения фискального признака, что есть грубое нарушение работы с ККМ. В этом случае на организацию накладывается штраф в размере 5—10 тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя или ответственное лицо — 1,5—3 тысячи рублей. В законодательной практике имеются случаи, когда юридическому лицу удавалось привести доводы о непреднамеренных действиях, повлекших за собой нарушение и тем самым избежать выписки штрафа. Рекомендовано самостоятельно извещать налоговые органы о допущенной ошибке до того, как ОФД проинформирует ФНС. Если же продолжительность смены составила более суток, но сделки по кассе не были проведены, такое нарушение считается незначительным.
Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
В существующих правовых нормах организации должны обеспечить хранение фискальных накопителей, а значит и всего электронного архива в нем, до 5 лет с момента окончания срока использования в комплекте ККМ. В связи с этим, отчеты онлайн-кассы не нужно хранить в распечатанном виде, ведь одной из причин перехода на кассовые аппараты нового поколения был отказ от хранения документации на бумажном носителе.
Онлайн-кассы для любых видов бизнеса! Доставка по всей России.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
