Как правильно снять кассу с учета в Федеральной налоговой инспекции

Главная • Блог • Онлайн-кассы и 54-ФЗ • Закрытие фискального накопителя

Закрытие фискального накопителя — обязательная процедура перед окончанием его эксплуатации. Правильно проведенный процесс обеспечит сохранение хранящихся на чипе шифрованных данных об операциях, которые были осуществлены на кассе во время всего периода работы. После успешного формирования и отправки отчета о закрытии фискального накопителя, нужна будет перерегистрация кассового оборудования согласно установленным правилам законодательства.

Как самостоятельно закрыть ФН, не сделав ошибок, мы рассмотрим в нашей статье на примере самых популярных касс. Следуя рекомендациям, процедура не отнимет много времени и избавит от дополнительных расходов на обращение в специализированные компании. Вместе с тем, если вы не уверены в собственных знаниях и навыках — лучше воспользоваться комплексными услугами, которые предоставляют специалисты Мультикас.

Перерегистрация онлайн кассы в Налоговой

Закажите и получите услугу замены фискального накопителя за 1 руб. и скидку 50% на подключение к ОФД.
ПОЛУЧИТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Фискальный накопитель представляет собой микрочип, который устанавливается в кассовый аппарат. Начиная с 2020 года, он заменил устаревшую ЭКЛЗ. ФН выполняет несколько функций:

память устройства — хранит все сформированные чеки за время работы в ККМ;
шифрует информацию крипто-кодом для ее защиты от изменений;
передает информацию оператору фискальных данных, как того требует законодательство.

Любая онлайн касса без фискального накопителя не работает. Также кассовый аппарат без ФН нельзя зарегистрировать в Налоговой, а в случае использования кассы без ФН, можно получить штраф. Любое вмешательство в работу чипа грозит блокировкой не только ему самому, но и кассовой технике в целом, вследствие чего остается только приобретать новую деталь и регистрировать аппарат заново.

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Сроки действия ФН

Фискальные накопители бывают двух видов по сроку действия: 15, 36 месяцев. Их применение зависит от налогообложения и сферы деятельности предпринимателя:

Накопитель на 36 месяцев

Предоставление услуг;
Использование налоговых режимов: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН.

Накопитель на 15 месяцев

Продажа подакцизных товаров;
Совмещение своего налогового режима и ОСН;
Сезонный бизнес;
Касса в автономном режиме.

Те, кто зарегистрирован на ОСН, могут применять любой ФН, главное, чтобы модель была в перечне разрешенных налоговой службой. Стоит учитывать некоторые нюансы, которые могут привести к блокировке накопителя:

данные не передавались в ОФД более 30 дней — блокировка снимается сразу после отправки информации;
ФН перерегистрировался более 11 раз — это максимум, который предусмотрен законом. В случае превышения лимита, придется устанавливать новый чип.

Читайте также: «Фискальный накопитель 13 и 36 месяцев. Какой использовать?»

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Когда необходимо закрытие фискального накопителя: инструкция

Существует несколько причин для закрытия ФН, которые указаны в пояснениях к нововведениям:

вышел срок — в отчете о закрытии смены появится информация о том, что оставшийся ресурс составляет меньше месяца;
закончилась память — в Z-чеке выводится строка о заполненной памяти. Она появляется при наполнении чипа на 99%;
смена владельца ККТ — если изменена информация о собственнике оборудования, накопитель не может работать по предыдущей регистрации;
ККТ снимается с учета — на это бывает множество причин, например, торговая точка прекращает работу.

Отчет о закрытии не требуется в случае кражи или полной блокировки устройства, т.е. в тех случаях, когда сделать это не представляется возможным.

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

пронумеровать все листы;
прошить все листы;
на последней странице указать общее количество листов;
поставить печать (сургучную или мастичную);
подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

Закрытие фискального накопителя АТОЛ

На примере одного из самых популярных брендов рассмотрим, как снять отчет о закрытии фискального накопителя.

Первым делом, нужно закрыть смену на кассе. Независимо от бренда и модели ККМ, как уже упоминалось выше, важно проверить полную отправку в ОФД всех данных потому, что при дальнейших операциях и командах, техника будет выдавать ошибку. Информацию можно найти в Х-отчете. Если все проверили и отправили, можно приступать к последовательным действиям:

ШАГ 1. Запуск приложения регистрации кассового устройства АТОЛ.
ШАГ 2. Выбор из появившегося меню пункта с командой о закрытии архива фискального накопителя.
ШАГ 3. Синхронизация кассового аппарата с компьютером. Обязательно проверьте, чтобы даты и время совпадали на обоих устройствах.
ШАГ 4. Выбрать выполнить закрытие архива ФН
ШАГ 5. На данном этапе производится архивирование, важно дождаться его окончания. На экран выведется соответствующее сообщение.
ШАГ 6. Отчет о закрытии фискального накопителя в АТОЛ сформируется автоматически.

После этого высветится сообщение, требующее отправки изменений в ОФД. Убеждаемся, что чек о закрытии фискального накопителя ушел в ОФД. В итоге у вас должен получиться чек «Отчет о закрытии фискального накопителя».

При допущении ошибки на каком-либо из этапов, она будет выведена в качестве оповещения. Это значит, что закрытие не состоялось и все предыдущие действия аннулированы. Ни в коем случае нельзя доставать накопитель, пока процедура не будет завершена. Повторите действия снова, тщательно проверяя каждый шаг. При успешном получении отчета, можно извлекать ФН и устанавливать новый. Далее, если планируете использовать кассовое оборудование, нужно будет перерегистрировать его в ФНС.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Закрытие фискального накопителя Эвотор

Не меньшей популярностью на рынке кассовой техники пользуется кассовая техника Эвотор, поэтому рассмотрим пошагово, как сделать отчет о закрытии фискального накопителя на устройствах этого бренда.

ШАГ 1. Для начала нужно закрыть смену на кассе: главное меню — отчеты — кассовые отчеты — закрыть смену — распечатать отчет

ШАГ 2. Для выявления неотправленных данных оператору ФД, нужно войти в систему под именем администратора в личный кабинет, а после выбрать настройки по обслуживанию кассы. В соответствующем разделе, информирующем об оставшихся данных без отправки, должен стоять ноль. Это значит, что вся информация передана в службу и можно совершать дальнейшие действия.
ШАГ 3. Выбрать пункт ОФД, а затем внизу строку «Заменить ФН».
ШАГ 4. На этом этапе лучше перерегистрировать кассу в налоговой. Для этого нужно войти в личный кабинет ФНС и заполнить соответствующее заявление.
ШАГ 5 .В меню кассы активировать пункт закрытия архива фискального накопителя. Если в это время на устройстве не закрыта смена, ККМ предложит это сделать. Когда причиной замены микрочипа служит окончание его срока действия, в таком случае нужно выставить дату и время последнего пробитого чека в ручном режиме.
ШАГ 6. Подтвердив намерения, помните, что теперь касса не сможет продавать товар, пока не будет установлен новый чип. Поэтому стоит подготовить его заранее.
ШАГ 7. После этого Эвотор распечатает отчет о закрытии фискального накопителя, с отправкой информации оператору.
ШАГ 8. Для оформления новой регистрации в ФНС кассовый аппарат потребует ввести некоторые данные из чека. Какие именно сведения нужно внести, отобразится на экране. Как правило, это основные реквизиты и фискальный признак.
ШАГ 9. На этом закрытие архива завершено, нужно перезапустить устройство и устанавливать новый фискальный микрочип.

Сразу же, не выходя из меню, можно продолжить заполнять заявление на новую регистрацию. Отметим, что по закону, владелец может самостоятельно выполнять все эти действия, однако, лучше заранее проверить условия договора поставщика оборудования. В нем могут быть указаны нюансы по вскрытию устройства, после которого вы можете утратить гарантию.

Правила оформления кассовой книги

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

вкладные — заполняются шариковой ручкой;
отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Что дальше?

Установка нового фискального накопителя

В каждой модели онлайн кассы фискальный накопитель может быть расположен по-разному, поэтому необходимо отыскать место его установки:

откройте крышку, достаньте старый чип и вставьте в разъем новый;
старый ФН необходимо хранить в течение пяти лет, т.к. его может потребовать налоговая;
закрыть отсек и подключить модель к сети.

Выполнить перерегистрацию ККТ

Для этого необходимо ввести номер отчета о закрытии фискального накопителя, а также отраженный в чеке фискальный признак.

Осуществить регистрацию нового накопителя в личном кабинете ОФД

Рекомендуется хранить все вышеперечисленные документы, отчеты и накопители, обеспечив оптимальные для этого условия — соответствующую температуру, влажность и технику безопасности.

Нужна помощь в закрытии фискального накопителя?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем заменить ФН и перерегистрировать кассу.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

одна остается в книге;
вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так: