Как зарегистрировать кассу для ИП в налоговой: пошаговая инструкция

1 июля 2020 года — срок перехода большинства предпринимателей с обычных ККМ на кассы, передающих информацию в ФНС онлайн. С начала февраля налоговые инспекции перестали регистрировать кассовые аппараты старого образца, нельзя обновлять и ЭКЛЗ (ленту контроля).

В связи с этим, для предпринимателей и руководителей организаций весьма актуален вопрос регистрации онлайн-касс. Разберем подробно, как пройти эту процедуру шаг за шагом.

Преимущества заблаговременного перехода на онлайн-кассы

Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2020 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.

Почему этим вопросом лучше озаботиться заранее? Предприниматели, решившие модернизировать кассовый учет заблаговременно, получают следующие преимущества по сравнению со своими менее расторопными коллегами:

«добровольный» период нововведений позволяет получить временную фору для подготовки, внедрения и налаживания новых систем и операций;
в вопросе приобретения нужных моделей аппаратов еще нет ажиотажа;
если срок службы очередных ЭКЛЗ подходит к концу, нет смысла покупать новые ленты, ведь их вскоре уже нельзя будет применять.

Регистрируем онлайн кассу в налоговой: действующие изменения в законодательстве

Поправки, внесенные в Федеральный закон № 54, в некоторой степени меняют не только порядок работы с фискальной техникой, но и регистрационный процесс ККТ в налоговой. Бизнесмены и предприниматели, которые раньше освобождались от приобретения и регистрации онлайн кассы в связи с видом деятельности, в обязательном порядке должны приобрести и зарегистрировать в ФНС ККТ до 1 июля текущего года.

Просто приобрести онлайн кассу и в дальнейшем поставить ее на учет в инспекцию недостаточно. Обратить внимание следует на то, что поправки в 54-ФЗ предусматривают приобретение наряду с ККТ кассовой программы, а также специального устройства – фискального регистратора. Начиная с 1 июля 2020 года применять онлайн кассу без накопителя невозможно, однако, здесь есть свои исключения.

Ранее для того чтобы поставить на учет онлайн кассу, предпринимателю необходимо было обращаться в отделение ФНС и обратиться к одному из инспекторов. Сегодняшние правила предоставляют возможность пройти процедуру дистанционно через интернет. Сделать это не так сложно, как кажется: вам потребуется лишь некоторое количество времени и доступ в интернет.

Модифицировать или заменять кассовые аппараты

Прежде чем перейти к общей модернизации кассового учета, предпринимателю нужно решить вопрос о том, приобретать ли новые модели кассовых аппаратов или вложить средства в модернизацию уже имеющихся.

Для решения этой проблемы необходимо рассмотреть имеющиеся модели на предмет их возможной модернизации. Для этого необходимо проверить, входят ли данные модели в реестр оборудования, которое можно модернизировать, а также уточнить, до какого года будет правомерным их использование. На основании полученных данных можно принять решение о целесообразности модернизации.

Регистрация в ФНС

Подать заявку на регистрацию кассы в ФНС можно при личном посещении контролирующего органа. Но удобнее это сделать онлайн, на официальном сайте налоговой службы.

Процедура состоит из следующих этапов:

1. Подача онлайн-заявки в разделе «Учет ККТ».
2. Присвоение регистрационного номера после рассмотрения заявки контролирующими органами.
3. Фискализация ККТ. На кассе вводятся данные, полученные от ФНС, и другие данные. В результате формируется отчет о регистрации. Информация, содержащаяся в нем, указываются в разделе «Завершить регистрацию».
4. Получение регистрационной карточки.

В конце нужно передать регистрационные сведения ОФД, с которым заключен договор. Также зарегистрировать кассу можно через личный кабинет оператора фискальных данных.

При самостоятельной регистрации кассы важно не допустить ошибок. Ошибка регистрации может привести к блокировке фискального накопителя. В таком случае, останется только покупать его заново. Именно поэтому мы рекомендуем доверить процесс специалистам. В Мультикас вы можете приобрести онлайн кассу с фискальным накопителем, подключением к интернету и ОФД, а также с регистрацией в ФНС. Доступна также услуга технической поддержки и обучения работе на ККТ.

Нужна помощь в подборе онлайн кассы?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую онлайн кассу.

На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

«проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Какую онлайн-кассу приобрести?

Приобретение онлайн кассы — задача не простая. Прежде всего, необходимо решить, какую онлайн-кассу выбрать. Выбор зависит от многих факторов:

набора интерфейсов — нужно понимать, с чем вы будете работать: сканер штрих-кодов, весы, банковский терминал и др.;
возможности работы без подключения к электрической сети, что актуально для курьеров, при разъездной торговле — для мобильной торговли, доставки лучше выбрать мобильную кассу с встроенным аккумулятором и принтером чека;
производительности (скорость работы) — важно при непрерывном потоке клиентов;
интеграции с ЕГАИС и ГИС МТ «Честный ЗНАК» — при условии работы с алкоголем и маркированными товарами, и прочих;
совместимость — не все кассы и оборудование «дружат» между собой, важно, чтобы выбранный аппарат работал с другими компонентами, программным обеспечением. Если нужна товароучетная система, скажем, вы используете 1С, касса должна поддерживать интеграцию с программой.

Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу

Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.

Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации территориальной налоговой).
Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.

Можно ли воспользоваться привычным регламентом регистрации

Закон разрешает использовать прежнюю процедуру регистрации ККТ, прописанную в старой редакции ФЗ № 290 до конца 2020 года. Однако, этот порядок будет действителен с некоторыми серьезными оговорками, на которые прямо не указано в законодательстве, но на них обращают внимание налоговики:

регистрировать до обозначенного времени можно только кассы устаревшего образца, новые модели к регистрации по старой схеме не принимаются;
модели ККТ, модернизированные под работу онлайн, а также новые модели придется регистрировать по обновленному регламенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 февраля 2020 года, согласно п. 4 ст. 7 ФЗ № 290, для постановки нового аппарата ККТ на фискальный учет необходимо заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД), услуги которого будут платными. Выбрать одного из нескольких поставщиков таких услуг можно на сайте ФНС РФ.

Что нужно для работы с онлайн-кассой

Прежде всего, необходимо определиться с выбором модели кассового оборудования. Его функционала должно быть достаточно для удовлетворения запросов бизнеса.

Кассу можно купить или арендовать. Для малого или микробизнеса, а также новичков, предпочтительнее второй вариант. Он позволит сэкономить и определиться с моделью перед окончательной покупкой.

ККТ нового образца работает с фискальными накопителями и оборудована модулем для подключения к интернету. Поэтому придется купить кассу с ФН или приобрести его отдельно. Срок действия фискального накопителя зависит от режима налогообложения и специфики бизнеса. ФН на 13 месяцев подходит ИП и ООО на ОСН, торгующим подакцизными товарами, выполняющим функции платежных агентов, работающим в автономном режиме (без передачи данных ОФД) или при ведении деятельности посезонно. Остальные категории налогоплательщиков могут выбирать накопитель на 36 месяцев.

Получение усиленной КЭП — обязательное условие. Без электронной подписи невозможно вести ЭДО, а также зарегистрировать кассу в ФНС удаленно.

Заключение договора с ОФД — этап, предшествующий постановке онлайн-кассы на регистрационный учет. Разрешается выбирать любого оператора фискальных данных из доступного перечня.

Пошаговая инструкция для регистрации онлайн-кассы

Любой способ регистрации из двух рекомендованных содержит несколько общих первых шагов, которые и нужно реализовать, прежде чем окончательно сделать выбор в пользу бумажного или электронного заявления.

Что необходимо для начала регистрации

Успешная фискализация нового или модернизированного аппарата контрольно-кассового контроля в налоговом органе предусматривает наличие трех обязательных компонентов:

касса соответствующего образца с активным фискальным накопителем (необходимо знать их номера);
заключенный договор с оператором фискальных данных;
КЭП (квалифицированная электронная подпись): УЭП (усиленная электронная подпись) – для индивидуальных предпринимателей и КСКПЭП (квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи) для юридических лиц.

К СВЕДЕНИЮ! Если вы затрудняетесь определить номера ККТ и фискального накопителя, эта информация содержится в паспортах данных устройств, а также отображается на диагностическом чеке, выбитом на кассовом аппарате.

Предварительные процедуры перед регистрацией ККТ

КЭП. Проверка наличия или оформление электронной подписи (КЭП). Квалифицированная электронная подпись руководителя организации необходима для легализации кассового аппарата, и не только. Если ее уже получали ранее, например, с лицензионным пакетом 1С-бухгалтерии, она вполне подойдет. Если подписи не было, ее необходимо оформить.
Заключение договора с ОФД. Нужно выбрать 1 компанию, предоставляющую услуги оператора фискальных данных, из 5 рекомендованных, список которых содержится на сайте ФНС, и заключить договор о предоставлении услуг.

ВАЖНО! Удобно взаимодействовать с операторами с помощью электронного сервиса «1С-ОФД», который входит в комплект услуг официального договора. Тогда ответственность за подключение разделят Центры компетенции, являющиеся официальными партнерами системы 1С.

Регистрация с помощью заявления на бумажном носителе

Сложность этого способа регистрации состоит в том, что форма заявления пока не является утвержденной Министерством Финансов, а значит, обязательной к применению. Однако, некоторые налоговые органы рекомендуют использовать форму и порядок процедуры, предложенные в виде проекта в Минфине РФ. Если предприниматель решит воспользоваться именно этим способом, ему нужно будет последовательно выполнить следующие шаги:

Заполнить карточку заявления о регистрации ККТ в 2 экземплярах. Это достаточно сложный процесс, предусматривающий правильное заполнение данных в нескольких разделах карточки. Это необходимо делать:
без пропусков в каких-либо разделах;
без коррекции, исправлений;
на одной стороне бумажного листа;
отдельно на каждую единицу ККТ.
Заполненное заявление направляется в налоговый орган:
по почте (с описью);
Налоговый орган регистрирует поступившее заявление, возвращая один экземпляр с соответствующими отметками подавшему.
Проверка данных, указанных в заявлении, специалистом-налоговиком (в случае недостоверности предоставленных сведений в регистрации будет отказано).
Налоговая выдаст регистрационный номер, присвоенный ККТ.
Полученные цифры номера нужно ввести в кассовый аппарат в соответствии с алгоритмом производителя, после чего касса сможет распечатать отчет о регистрации.
После завершения регистрационных действий можно в письменном виде попросить налоговый орган выдать карточку регистрационного учета (она будет распечатана и передана заявителю с пометкой «Копия верна»).

Регистрация ККТ с помощью личного кабинета онлайн

Провести регистрацию ККТ нового образца через Интернет для многих пользователей оказывается удобнее, чем через личное посещение. Как говорилось выше, для этого необходимо иметь расширенную версию КЭП (электронной подписи). Зарегистрировать ККТ на соответствующей странице Личного кабинета сайта ФНС не очень сложно. Это может сделать не сам руководитель, а любое лицо по его поручению, у которого будет вся полнота соответсвующих данных для заполнения необходимых полей.

Авторизация пользователя кабинета на сайте ФНС. Первая услуга предоставления электронного ключа – платная, ее нужно заказать в специальном удостоверяющем центре. Электронный ключ будет действительным 1 год.
Сначала нужно перейти на страницу, где можно произвести регистрацию. Для этого на главной странице выбираем «Учет контрольно-кассовой техники».
Нажимаем «Зарегистрировать ККТ», после чего выбрать пункт, который предусматривает ручное внесение параметров регистрируемой ККТ, а именно:
место, где она будет установлена (офис, магазин и т.п.);
модель кассового аппарата (нужно выбрать из предлагаемого перечня, обязательно указание заводского номера);
модель фискального накопителя и его номер;
назначение ККТ (для автономного режима, для мобильной торговли, бланков строгой отчетности, оплаты Интернет-услуг и др.);
Выбор из перечня оператора фискальных данных, с которым у организации заключен договор.
Проверить введенную информацию, поставить электронную подпись и отправить сформированное заявление.
Нажать ссылку «Информация о документа, направленных в налоговый орган», выбрать регистрационный номер своей заявки (РНМ) и затем кнопку «Завершить регистрацию».
Получив регистрационный номер, нужно ввести его в кассовый аппарат, как того требует инструкция производителя, и распечатать «Отчет о регистрации».
Данные из распечатанного отчета не позже следующего дня после получения номера ввести в соответствующие поля:
номер полученного документа;
фискальный признак (уникальный регистрационный номер, который будет неизменным все время службы кассового аппарата).

ВАЖНО! Если предприниматель не смог самостоятельно завершить фискализацию (распечатать чек-отчет), нужно обратиться в техническую поддержку производителя ККТ.

Карточку регистрации можно распечатать, открыв вкладку «Список документов, направленных в налоговый орган».

Особенности регистрации на самом кассовом аппарате

Речь идет о п. 7 – формировании «отчета о регистрации», данные из которого нужно внести в регистрационное поле не позже 1 дня после получения фискального признака – регистрационного номера. Процедура может незначительно отличаться в зависимости от модели ККТ, в случае сложностей лучше проконсультироваться у производителя и следовать его инструкциям. Обычным порядком распечатка отчета о регистрации проходит по следующей схеме.

На кассовом аппарате выбрать в меню пункт «Настройка».
Проследовать по пунктам «ОФД», а затем «Регистрация».
В разделе «Регистрация» вводим следующую информацию:
место осуществления расчетов (адрес);
ИНН организации или ИП;
регистрационный номер кассового аппарата.
Указать систему, по которой осуществляется налогообложение организации.
Выбрать из предложенного списка оператора фискальных данных, с которым был заключен договор.
Проверить заполнение всех полей и нажать кнопку «Регистрация».
Касса распечатает чек-отчет, данные из которого должны завершить фискализацию ККТ.

Регистрация кассы ИП

Если регистрация кассы нужна ИП, то важно помнить, что существует несколько вариантов регистрации. В любом случае вам понадобятся документы и сам аппарат. При электронной регистрации важно оформить электронную подпись. Тип и порядок получения можно уточнить в удостоверяющем центре. Сама по себе процедура регистрации онлайн кассы ИП не занимает много времени, однако, ввиду отстутвия нужных специалистов, лучше доверить оформление сторонней организации. При самостоятельной регистрации всегда есть риск ввести некорректные данные или совершить другую ошибку, которая может повлечь блокировку фискального накопителя и самого устройства. В таком случае вам придется тратить лишние средства на повторную покупку чипа и все-равно обращаться в сервисный центр.

Для тех, кто все же решил провести процедуру самостоятельно, мы привели подробную инструкцию о том, как зарегистрировать кассу пошагово.

Регистрация кассового аппарата для ИП в 2020: новый порядок и сроки

Новая законодательная база требует от большинства бизнесменов внедрения в деятельность онлайн-касс. До 1 июля 2020 года ИП должны успеть зарегистрировать технику нового образца, в противном случае не избежать штрафных санкций.

Поскольку вводится новая система взаимодействия с налоговой службой, в цепочке между хозяйствующим субъектом и ФНС появилось дополнительное звено — оператор фискальных данных. ОФД отвечает за прием от предпринимателей и предприятий информации о продажах, ее обработку и последующую передачу в инспекцию.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса! Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Как оформить кассовый аппарат

Перед тем, как оформить кассовый аппарат для ИП, предприниматель выбирает модель (самая простая онлайн-касса). ККМ нельзя купить в магазине электроники или с рук. Кассовое оборудование продают организации, которые получили разрешение Государственной экспертной комиссии по ККМ. Эти же компании ремонтируют и обслуживают технику.

Установлен список ККМ, которые могут использовать предприниматели. В каталоге 112 моделей, данные обновляют каждый год. Предприниматель сверяется со списком, выбирает и покупает ее.

Если ИП раньше работал с кассой, он может модернизировать аппарат. Усовершенствовать можно не все ККТ. В брошюре налоговой есть список моделей, с которыми можно работать после апгрейда.

Предприниматель может купить подержанный аппарат, если технике не больше семи лет. Предыдущий владелец снимает кассу с учета и передает данные техцентру. Там проверяют работоспособность аппарата и продают другому ИП. У кассы должен быть фискальный накопитель.