Если вы задаетесь, какая онлайн-касса лучше, то определенно эта статья для вас. Каждый хочет иметь оптимальный для себя вариант, удовлетворяющий определенным требованиям, в том числе соотношению цены и качества. Этот вопрос с каждым днем становится все более актуальным. Мы решили отобрать семь лучших, на наш взгляд, онлайн-касс для индивидуальных предпринимателей по отзывам пользователей. Рассмотрим их характеристики более подробно, а также дадим советы по выбору. Желаем приятного прочтения!
Фискальные регистраторы
Что это за кассы
Фискальные регистраторы — это онлайн-кассы, которые управляются внешней кассовой программой. Их выбирают, когда владелец бизнеса уже приобрёл необходимое кассовое ПО для своей сферы бизнеса. И чтобы продавать по закону, ему не хватает только принтера для печати чеков — который не только печатает, но и отправляет эти чеки в налоговую через ОФД. Это и есть фискальный регистратор.
Что они умеют
У фискальников ограниченная функциональность. Это кассы, на которых нет кнопок и экрана — они работают с устройством, на котором есть кассовая программа. Они умеют печатать и отправлять чеки по 54-ФЗ с помощью фискального накопителя. Но сигнал о любых действиях фискальному регистратору посылает кассовая программа, которая установлена на компьютере, ноутбуке или другом устройстве.
Так что получается, что для выполнения продаж кассир работает с этой программой. А уже в самом регистраторе установлен фискальный накопитель, который даёт ему возможность хранить данные о продажах, печатать чеки и отправлять их в налоговую через ОФД.
Фискальные регистраторы имеют разную скорость печати и рассчитаны на разную нагрузку. Плюс в том, что есть из чего выбирать — можно найти подходящий регистратор для своего бизнеса. Их можно разделить на две сферы применения: для сетевого ритейла или ресторанов и для малой розницы или сферы услуг.
В фискальниках для крупных сетей скорость печати в разы быстрее — например, Вики Принт 80 плюс Ф печатает 300 мм и 10 позиций в секунду. Также у таких фискальных регистраторов есть отрезчик чеков. Всё это нужно, чтобы быстро обслуживать покупателей и сокращать очереди. Как правило, эти фискальники печатают чеки на широкой ленте 80 мм — на ней отображается большое количество проданных товаров. Но это нужно не только супермаркетам. Также это полезно там, где чек содержит рекламную информацию: например, ресторанам или брендовым магазинам.
Фискальники для малой розницы и сферы услуг такие же, но без отрезчика чеков и с более низкой скоростью печати — да и чек у них чуть уже. Например, Вики Принт 57 Ф печатает 100 мм и 5 позиций в секунду. Но всего этого хватает, чтобы продавать товары и услуги в точках, где нет большого потока покупателей.
Сколько стоят
Средняя стоимость фискальников с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 15 000 ₽ до 40 000 ₽. Она зависит от скорости печати регистратора и наличия отрезчика чеков.
Где не стоит использовать
Фискальные регистраторы не подойдут для курьерских доставок, торговли на рынках, а также для точек, где мало места — например, ларьков. Не подходят мобильной торговле, потому что работают от розетки и вай-фая или интернет-кабеля, а маленьким точкам — потому что ноутбук, компьютер или устройство с кассовой программой занимает много места.
Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт и Фискальный регистратор Вики Принт 57 Ф
Купите со скидкой 30% до 1 сентября 2020 года.
Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса
Выбирая ККТ, важно обращать внимание на несколько ключевых моментов: много ли клиентов проходит через кассу и стационарная или выездная торговля. Разберем этим моменты подробнее.
Величина клиентского потока
Если вы работаете на базе крупного ТЦ, в ваших интересах купить онлайн-кассу с производительным процессором и высокой скоростью печати чеков: клиенты охотнее идут туда, где нет постоянных очередей. Также важно обратить внимание на скорость замены кассовой ленты, чтобы кассир мог моментально привести технику к рабочему состоянию.
Если же вы владелец небольшого магазинчика «у дома», вам хватит аппарата со средней скоростью печати. Быстрая замена расходных материалов упростит работу кассира, и все же в этом случае не будет фактором, определяющим решение в пользу той или иной модели. Важнее обратить внимание на возможность интегрировать кассу с периферийными устройствами на случай, если вы решите расширить функционал или внедрить элементы автоматизации.
Локация торговли
Для стационарной и выездной работы требуется разная техника. Для тех, кто продает на базе магазина, подойдет касса с питанием от сети, а при выездной торговле обязательный параметр оборудования — это наличие аккумулятора и возможность работать с беспроводным интернетом. Также для тех, кто производит расчеты клиентов на улице, важен большой диапазон рабочей температуры: зимой из-за мороза техника может подвисать, и потому важно предупредить такой исход событий.
Тип подключения к сети Интернет
В соответствии с требованиями 54-ФЗ информацию обо всех расчетных операциях следует отправлять в ОФД в режиме онлайн. Для этого необходимо иметь доступ к Сети. Для стационарных расчетов подойдет обычное проводное соединение или Wi-Fi, если же ваша торговля носит разъездной характер, озаботьтесь приобретением онлайн-кассы с мобильным интернетом.
Автономные кассы
Что это за кассы
В понимании многих участников рынка автономка — это удобная кнопочная касса, которая не требует подключения к компьютеру, работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. Ей не нужны розетка и вай-фай.
Увы, это практически единственное её преимущество. Потому что прежде всего автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров и не помогает бизнесу расти.
Что они умеют
Автономки лучше фискальных регистраторов только в нескольких пунктах.
Встроенный пользовательский интерфейс.
В отличие от фискальных регистраторов у автономок есть экран и кнопки. На автономках можно выполнять все кассовые операции.
Автономность.
Если магазин или другая точка находится в месте, где перебои с электричеством или интернетом, с такой кассой всё равно можно работать и продавать по закону — у автономок есть интернет-модем и аккумулятор, и вай-фай или проводной интернет ей не нужны.
Цена.
Автономные кассы — одни из самых бюджетных решений на рынке. Если нужно просто отвечать требованиям новой реформы и отправлять чеки в налоговую через ОФД, можно сэкономить и купить такое устройство.
Простота для микробизнеса.
Если на точке пробивается до 10 товаров или одна услуга, новые товары не заводятся, номенклатуры не добавляются, а бизнес не требует автоматизации и развития, аналитики продаж — автономка подойдёт.
А что они не умеют
В целом, у автономок один большой минус — эта касса заранее запрограммирована так, что в неё не внести никакие изменения самостоятельно. Для этого требуется помощь инженера или поездка в сервисный центр: это стоит денег. Такую кассу сложно модернизировать — а в законе постоянно появляются изменения, и бизнесу нужно под них подстраиваться. Да и сам бизнес обычно не стоит на месте и развивается. Для понимания можно рассмотреть всю эту историю с автономками на примере игровых приставок.
Есть современные приставки — те, в которые здорово поиграть одному или компанией. Они обновляются, имеют много возможностей для игроков, удобны и просты, синхронизируются с интернетом.
А есть старые приставки — те, в которые вставляются игровые картриджи, у которых очень ограниченный функционал и с железом которых ничего не сделать. Это и есть автономки. Они существует где-то очень далеко от прогресса — и это притом, что выпускаются они последние несколько лет.
Чтобы защитить читателя от неэффективной покупки, подробнее расскажем о минусах автономок для владельцев бизнеса, бухгалтеров и кассиров.
Маленькая память.
В автономку можно загрузить от 30 до 30 000 товаров — в зависимости от конкретной кассы. Может показаться, что этого достаточно, но у ходовых магазинов с проходимостью от 100 покупателей в день база очень быстро растёт и меняется. Какие-то товары выходят из ассортимента, другие появляются. Все эти шаги заполняют и износят ограниченную память автономки.
А ещё при работе с маркированноым товаром нужно будет хранить и передавать дополнительную информацию о каждой единице продаваемого товара и все его наименования. Например, 300 наименований могут сократиться до 100 из-за нехватки памяти.
Маленький экран.
Почему это плохо: это просто неудобно. Длинное наименование товара на экране не помещается. Например, в магазине продаётся печенье «Вкуснокрошкино Клубничное с желе» и «Вкуснокрошкино Клубничное с шоколадом». На экране высветится только слово «Вкуснокрошкино», а какое именно печенье пробивается — непонятно. Кассиру постоянно приходится напрягаться и вчитываться, чтобы понять, что написано на экране, и не ошибиться. Когда в магазине очередь, это ещё больше задерживает покупателей.
Неудобная загрузка товаров.
Загрузить товары прямо на кассе можно, но только через специальную таблицу кодов — что совсем не просто. Плюс для загрузки товаров через компьютер необходимо закрыть смену на кассе, подключить её к компьютеру и использовать специальную программу, в которую через таблицу товары забиваются вручную. Все названия надо подогнать под формат этой программы.
А загружается всё медленно — от получаса до нескольких часов. Всё то время, когда касса подключена к компьютеру, она не работает. Смена закрыта, бизнес стоит. И в любом случае для работы с товарами кассу необходимо подключить к компьютеру или ноутбуку — загрузить товары зачастую удалённо нельзя.
Также нужных для товаров полей в автономке очень мало. Когда нужно добавить марки, срок годности, размеры или тип товара услуги — всё это нельзя сделать на автономке.
Работа по сумме.
Из-за почти невозможной загрузки товаров на таких кассах часто работают в суммовом режиме — прямо как на калькуляторе. Когда кассы работают по сумме, они не идентифицируют товар и не списывают его по базе данных. В суммовом режиме кассе всё равно, что продавать: банку кукурузы или колбасу. Всё, что забивается в чек — стоимость товара.
Из-за того, что при суммовом режиме не отследить движение товара, бизнес терпит убытки и риски. Так, если товара нет на кассе, владелец магазина не сможет гарантировать, что кассир его продал, а не забрал домой или не продал втридорога самостоятельно. Инвентаризация с суммовым учётом просто невозможна: разве только с тетради кассира. Плюс, когда касса работает по сумме, она не может работать с маркировкой товаров — а именно она становится обязательной в 2020 году. А с 2021 года обязательно вводить наименования всех товаров — не только маркированных.
Неудобное подключение оборудования.
Некоторые автономки вообще не работают с дополнительным оборудованием. У других есть порты USB — но и туда не подключить любую модель, которая понравится. У третьих — один-два порта, и нельзя, например, одновременно использовать банковский терминал и сканер штрих-кодов. Некоторые производители выпускают к своим автономкам дополнительные устройства —ещё их называют «хаб». Они стоят дороже кассы в два-три раза — и уже к ним можно подключить оборудование. В любом случае, получается дорого и неудобно.
Неспособность работать с акциями.
Сложная операция — это задача, которая делается на кассе во время продажи — например, расчёт скидок, создание акций, поиск товара. Такие операции недоступны на автономке. Зато доступны ручные скидки. Но это значит, что все проведения акций на кассе зависят от того, помнит ли о них продавец и делает ли он скидки, когда нужно.
Нет автоматизации бизнеса.
Автономка подходит только тем, у кого мало товарных позиций и база по которым не обновляется, и у кого мало расчётов с покупателями. В автономке нельзя наладить учёт товаров, работать с бухгалтерскими программами, интернет-магазинами, собирать статистику продаж, отчёты и анализировать бизнес.
Касса Ф автоматизирует бизнес и закрывает все вопросы законодательства одной покупкой
Современная полнофункциональная кнопочная касса, сервис для аналитики продаж, фискальный накопитель и 15 месяцев ОФД в комплекте.
Сколько стоят
Средняя стоимость автономки с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 15 000 ₽ до 20 000 ₽.
Где не стоит использовать
Бизнес, где больше 30 наименований товаров или услуг.
Резюмируя всё сказанное выше: на автономке сложно пробивать товары и заносить их в базу, подключать сервисы и дополнительное оборудование — например, сканер штрих-кодов. Также автономку сложно обновлять.
ЕГАИС.
Только некоторые производители делают автономки, которые умеют продавать крепкий алкоголь. Но и здесь есть свои трудности.
Их автономки не поддерживают подключение 2D-сканера, идентификацию товара и установку УТМ — а всё это обязательно для ЕГАИС. Когда пользователи понимают, что касса не может работать с ЕГАИС, производители предлагают купить к автономке дополнительный компьютер. Уже с ним возможны подключение сканера, отправка, сравнение и учёт данных для ЕГАИС, приёмка алкоголя. Такая покупка стоит времени и денег.
Маркировка товаров.
Для борьбы с контрафактом правительство вводит глобальную маркировку товаров. Мы писали о ней в нашем блоге.
Самое главное, что требует маркировка — это наличие наименований всего маркированного товара, что есть в магазине, на кассе. Если продаётся маркированный товар, нельзя пробить абстрактный товар за 100 рублей — надо продать конкретное наименование и считать уникальный код маркировки.
Пока неизвестно, будут ли работать автономки с маркировкой товаров. Возможно, через дополнительные платные сервисы или устройства — как с ЕГАИС. Даже если автономки смогут продавать маркированный товар, делать это будет сложно и неудобно — и вот почему:
- Загрузка товаров.
Как писали выше — загружать товары на автономки трудно. А придётся, если магазин будет продавать маркированный товар. Нужно будет каждую номенклатуру вводить вручную, закрывать смену для загрузки товаров на кассу, всё перепроверять.
Сканер штрих-кодов.
Не все автономки работают со сканером — а он обязателен для продажи маркированного товара.
Система для приёма накладных.
Непонятно, где владельцу бизнеса работать с накладными: у автономок таких сервисов не реализовано.
Идентификация товара
И ещё для ЕГАИС и маркировки есть обязательный момент — это идентифицикация товара. Разберём на примерах.
Как идентифицируется товар на онлайн-кассах.
Например, у предпринимателя есть магазин, касса от Дримкас и Кабинет Дримкас. Пока кассир работает в магазине, в офис приезжает товар — пусть это будут 15 видов печенья. Товар приходит с бумажной накладной.
Чтобы добавить эти товары, надо подключить сканер штрих-кодов к компьютеру или ноутбуку, нажать в Кабинете Дримкас «Добавить товар» и начать сканировать коды в накладной. Кабинет сразу находит товар — остаётся выбрать только его тип, выставить цену и процент НДС. И так с каждым товаром.
Делается это очень быстро, а за минуту товар уже оказывается на кассе. Кассиру не надо ничего добавлять самому.
Если товар приходит не в офис, а в магазин, где нет компьютера и стоит только касса. В этом случае кассир берёт сканер штрих-кодов, сканирует коды на кассе — и устройство само находит в облаке товаров название товара. Когда кассир продаст товар, он сразу появится в Кабинете Дримкас.
Как идентифицируется товар на автономках.
Товар приходит в магазин с бумажной накладной. Кассиру надо взять эту накладную, сесть за компьютер, подключить к нему кассу и вбивать товары вручную. Обычно это делается вечером после закрытия магазина, потому что во время загрузки товаров смена закрыта. Так можно продавать товар не по сумме, а по наименованиям.
Если магазин хочет продавать товар по сумме, здесь проблем нет. Но тогда не видно, что именно продаётся, не провести нормально инвентаризацию. О проданных товарах продавец рассказывает по тетрадке — и только на основании этого делается заказ, что очень ненадёжно.
Помните
Если вы приобретаете автономную кассу, вам нужно будет докупить компьютер для учета товаров и подключения сканера. Это сложнее и дороже, чем купить онлайн-кассу, которая готова ко всем изменениям в законе.
Если магазин будет продавать контрафакт и не учитывать товары с обязательной маркировкой, будут санкции и штрафы.
Что требует ФЗ №54
Федеральный закон, согласно которому торговать без онлайн-касс уже нельзя, вступил в действие в 2020 году, в нем предусмотрены отсрочки по переходу на новые модели ККТ для некоторых категорий предпринимателей до 2020 года.
Наименование «онлайн-касса» не является официальным, так назвали новую ККТ потому, что она будет подключена к Интернету, благодаря чему:
- информация о сделке (кассовый чек) будет моментально передана через оператора в налоговую службу;
- покупатель сможет получить копию чека на свою электронную почту.
ВАЖНО! Даже в случаях перебоев с сетью интернет работа онлайн-кассы не останавливается: все данные пробитых в этот период чеков сохраняются в фискальном накопителе и при возобновлении работы сети передаются по назначению.
Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:
- записывает и сохраняет данные для налоговой;
- у него есть фискальный накопитель;
- формирует бланки строгой отчетности (кассовые чеки);
- обеспечивает их поступление через оператора ОФД в налоговую;
- при необходимости может их распечатать в бумажном виде.
Продавцам придется купить новую кассу или модернизировать старую (это не во всех случаях возможно и целесообразно).
Моноблоки
Что это за кассы
Это онлайн-кассы для малого и среднего бизнеса. В эти кассы встроены принтер чеков, кассовая программа, экран кассира, клавиши или сенсорный экран. Все операции можно выполнять с них — компьютер не обязателен. Поэтому такие устройства — полноценное рабочее место кассира.
Что они умеют
Моноблоки работают с дополнительным оборудованием и сервисами, легко обновляются, позволяют проводить сложные операции на кассе и анализировать продажи. А ещё они подстраиваются под изменения в законе.
Но все моноблоки разные. Одни работают с ЕГАИС и продают крепкий алкоголь, другие интегрируются с интернет-магазинами. Проще всего эти кассы по сферам бизнеса.
Кассы для ресторанов
Кафе и ресторанам подходят сенсорные кассы с большим экраном. Такой экран позволяет быстро забивать позиции в чек из плиток товаров и выдавать пречеки — именно их в виде счёта официанты приносят клиентам. Как правило, с помощью таких касс можно указывать номера столов и заказов в чеке. А сам пречек можно передавать на кухню поварам.
Кассы Вики для ресторанов и кафе
Позволяют работать в перчатках, быстро добавлять блюда и напитки в чек, сортировать заказы и анализировать продажи.
Кассы для интернет-торговли
Кассы для интернет-торговли работают без участия кассира. И хотя у многих из них есть экран и пользовательский интерфейс, они автоматически закрывают и открывают смены, интегрируются с CMS для управления интернет-магазином и помогают соответствовать всем требованиям законодательства.
Касса Ф для интернет-магазинов
Подходит для интернет-магазинов с точкой выдачи и без неё. В стоимость уже включен ОФД на 15 месяцев. Работает с популярными CMS-системами.
Кассы для курьеров и торговли на рынках
Здесь всё просто: это мобильные кассы, которые работают от аккумулятора и которым не нужен проводной интернет — внутри есть слот для сим-карты. С такими устройствами могут работать продавцы на рынках и в деревнях, курьеры и владельцы ларьков.
Не стоит путать эти кассы с суммовыми автономками: мобильные, как и другие онлайн-кассы, работают с наименованиями товаров, синхронизируются с их базой. Кассиру они позволяют быстро продавать, а владельцу бизнеса — анализировать продажи. Автономки тоже работают от аккумулятора и не нуждаются в проводном интернете, но работать с ними трудно.
Кассы для малой розницы
Касс, которые подходят для торговли в магазинах и продажи услуг, больше всего в реестре. Эти кассы бывают кнопочными и сенсорными. С сенсорными кассами просто добавлять товары в чек и удобно продавать товары без штрих-кодов. А кнопочные привычнее для кассиров и продавцов.
Некоторые из этих касс работают с ЕГАИС — на них можно пробивать крепкий алкоголь. Другие умеют работать с маркированными товарами — например, табаком, который по закону обязательно маркируется с 1 марта 2020 года. А ещё наши решения имеют множество интеграций и бесплатный сервис для аналитики продаж и автоматизации бизнеса — Кабинет Дримкас.
Сколько стоят
Средняя стоимость моноблоков с фискальным накопителем на 15 месяцев — от 25 000 ₽ до 35 000 ₽.
Где не стоит использовать
Моноблоки не справятся с большим потоком покупателей — таким, как в большом сетевом ритейле.
Видео — виды онлайн-кассовых аппаратов
При выборе стоит помнить о специфике деятельности. Для услуг подходит одно оборудование, для товаров – другое. Учитывать нужно, есть ли в матрице продукции те разновидности, которые попадают под ЕГАИС. Наличие сотрудников и курьеров тоже влияет на выбор.
Немаловажен объем чеков, которые предстоит выдавать ежедневно. Терминал с медленной скоростью печати будет создавать очереди. Если объем продаваемых продуктов большой, имеет смысл ставить ПК и подключать программы для анализа и мониторинга остатков. Это поможет минимизировать затраты и прочие расходы. Мы рекомендуем изучить ассортимент Cleverence.
POS-системы
Что это за кассы
Это комплект для любых крупных сетей — например, гипермаркетов. Они долго служат, бесперебойно работают и быстро обслуживают клиентов. Несмотря на комплектацию и название, POS-система — обычная касса, только для крупного ритейла и большого потока покупателей.
Что они умеют
Обычно в такой системе есть системный блок и клавиатура, монитор кассира и дисплей покупателя, денежный ящик и фискальный регистратор. Умеют печатать и отправлять чеки в налоговую. Работают с помощью кассовой программы и кассового сервера.
Кассовая программа установлена на самой кассе, она учитывает товар, помогает кассиру принимать оплату и рассчитывать стоимость.
Кассовый сервер автоматизирует работу магазину. Он помогает загружать на кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавлять акции, распродажи и скидки. Сервер собирает аналитику и статистику по всем продажам со всех касс и помогает управлять ими удалённо.
POS-система рассчитана на высокую нагрузку: до 600 более чеков в сутки. Производители таких систем продают запчасти к ним даже после снятия с производства. Они стоят дорого, но обладают самой низкой стоимостью владения в перспективе от 5 лет.
Покупка POS-системы — хорошее вложение денег для крупного ритейла. К тому же она очень гибкая: если в законе появятся изменения, её несложно обновить и сделать так, чтобы она работала по новым правилам.
Сколько стоят
Средняя стоимость POS-систем — от 100 000 ₽ до 150 000 ₽.
Где не стоит использовать
POS-система работает отлично, но стоит дорого. Для розницы и услуг есть другие, более бюджетные решения на рынке. Поэтому советуем использовать систему только для крупного ритейла.
Кассовые программы
Что это за кассы
Кассовая программа — это мозг онлайн-кассы, её неотъемлемая сущность. Она ведёт кассира за собой: подсказывает ему, что он должен сделать, чтобы продать товар и выбить чек. Это спасает кассира от ошибок и помогает ему сделать всё быстро и правильно. Она же и формирует чеки, посылает сигналы, что нужно печатать и какие данные записывать.
Что они умеют
Кассовая программа устанавливается на ноутбук или встроена в ПО самой кассы. У неё море возможностей — каждый пользователь и владелец бизнеса выбирает то, что ему нужно. Все программы разные, но главное, что они умеют:
- формировать чеки,
- посылать данные на фискальный накопитель,
- отправлять чеки в ОФД,
- обновляться,
- работать с товарами.
Помогают работать кассиру. Управляют открытием и закрытием смены, формируют фискальные документы, устанавливают цены. Большинство из них умеют хранить базу товаров, искать артикулы, работать со сторонними сервисами для автоматизации бизнеса, интегрироваться с товароучётными системами.
Помогают пробивать товар без штрих-кода, рассчитывать сдачу, проводить ручные и автоматические акции и скидки, работать с авансами, предоплатой, возвратами. Работают с наличными и безналичными расчётами.
