Онлайн-касса и БСО: как правильно применять по закону

Командированному работнику не с руки тратить для перемещения по чужому городу собственные деньги. Он с полным правом рассчитывает на то, что работодатель возместит его расходы. Но работодателю для этого требуется квитанция такси для бухгалтерии от Яндекс.Такси или иной службы, которой пользовался сотрудник. Этот документ нужен организации, чтобы отнести понесенные затраты на расходы в целях налогообложения. Без квитанции это сделать невозможно, и оформляться она должна по определенным правилам.

Работа вне кассы: кому можно

Бланки строгой отчетности – альтернативный способ учета оплаты наличными или с помощью карты, когда не применяется ККТ. П. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» разрешает такой учет некоторым категориям индивидуальных предпринимателей или организаций. Использовать БСО вместо чеков имеют право те, кто занимается определенной деятельностью, а именно:

• торгует прессой и сопутствующими товарами в киосках (газеты и журналы при этом должны составлять более половины ассортимента);
• реализует ценные бумаги;
• продает лотерейные, проездные билеты на городской транспорт;
• обеспечивает еду ученикам и студентам, а также работникам обучающих заведений;
• занимается торговлей в специально отведенных для этого местах, таких как рынки, ярмарки, выставочные комплексы и др. (отдельно стоящие внутри таких мест павильоны, магазины, палатки и т.п. подчиняются другим требованиям);
• торгует вразнос или с тележек (кроме сложной техники и скоропортящихся пищевых продуктов);
• предлагает чай и подобную продукцию в вагонах поездов;
• дает возможность приобрести лекарства в фельдшерских пунктах в сельской местности;
• продает мороженое с лотков, безалкогольные напитки, пиво, масло и т.п. вразлив из цистерн, живую рыбу и овощи вразвал;
• принимает стеклотару и утиль (кроме металла);
• предлагает купить религиозную продукцию и литературу в специально предназначенных местах (храмах, церковных лавках и т.п.), оказывает услуги по отправлению культа;
• продает марки по их номинальной стоимости.

ДОПОЛНИТЕЛЬНО. Разрешено не использовать ККТ, применяя вместо чеков БСО, тем предпринимателям, кто осуществляет свою деятельность в труднодоступных местностях (их перечень утвержден региональным законодательством).

Кто и как проверяет наличие бланков

Если вы недавно начали работать таксистом, вы можете подумать, что бланк строгой отчетности Яндекс Такси — не слишком важная деталь. Это ошибочное мнение. Получить или скачать и заполнить шаблон документа обязательно нужно.

Наличие образцов БСО в салоне машины защитит вас от блокировок в сервисе и от многих конфликтов с пассажирами. Клиент по завершении поездки может затребовать БСО при любом варианте оплаты. За отказ предоставить пассажиру чек, вы рискуете получить от него негативный отзыв. Последствия — снижение рейтинга в системе агрегатора.

Для отчетности в Яндекс Такси наличие БСО у водителя — обязательное условие. Таксист должен возить экземпляры бланков с собой и выдавать, по закону, за каждую поездку. Невыдача чека карается штрафом: для водителя — 1000 руб., для должностного лица — 10 тыс. руб., для организации — 30 тыс. руб.

Помните: выдача пассажиру пустого бланка — это тоже нарушение. Отдавайте в руки клиенту только заполненные по всем правилам квитанции, даже если пассажир просит вас об обратном.

Квитанцию нужно не только предлагать пассажирам по завершении поездки. БСО также могут потребовать сотрудники ДПС. В случае отсутствия бланка вас могут оштрафовать.

БСО также пригодится вам для прохождения фотоконтроля через Таксометр. Вам нужно раз в несколько дней фотографировать машину, ее салон, документ финансовой отчетности. Частое игнорирование этого требования негативно повлияет на вашу водительскую репутацию. Вас могут временно заблокировать в Таксометре и лишить возможности принимать заказы.

Для прохождения фотоконтроля подойдет только оригинал бланка строгой отчетности. Яндекс Такси не принимает снимки копий при проверке. То же самое касается и водительского удостоверения.

Законодательное урегулирование

П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.

Федеральный закон от 03 июля 2020 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.

В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:

• старые формы БСО признаются неактуальными и применяться не могут;
• предприниматели должны сами разработать новые формы БСО (кроме отдельных видов деятельности, для которых утверждены типовые);
• БСО должны содержать некоторые реквизиты в обязательном порядке;
• нужно указывать типографские данные, если БСО печатались таким способом.

БСО в бухгалтерии

Все формы расчетных документов, которые используют ИП или юрлица в коммерческой деятельности, утверждаются в Министерстве Финансов РФ и ГМЭК. Это относится и к бумагам строгой отчетности. Если предприниматель создает документ самостоятельно и хочет использовать его в расчетах с клиентами, необходимо издать Приказ и зарегистрировать форму в ИФНС.

Бухгалтерский учет имеет право работать только с официальными, утвержденными в органах исполнительной власти счетами, актами. Если документ используется только внутри предприятия, то регистрировать его не нужно. В Приказе юрлицо указывает перечень созданных документов и сотрудников, ответственных за ведение отчетов. Такие обязанности возлагаются на бухгалтерию.

Юрлицу или ИП следует сразу утвердить документы свободной формы в ИФНС, если они используются при работе с физлицами. В противном случае налоговая «нагрянет» с аудитом бухгалтерии и наложит штраф за применение незарегистрированных расчетных бумаг.

Нюансы оформления бланков

Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).

К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.

Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:

• название, уникальный номер из 6 знаков и серия из двух прописных букв (назначается предпринимателем произвольно);
• название организации или имя ИП;
• для юридических лиц – адрес исполнительного органа;
• ИНН;
• вид и стоимость оказываемой услуги (в деньгах);
• сумма к уплате;
• дата оплаты и заполнения;
• данные лица, заполнявшего документ, подпись, печать (если она применяется);
• дополнительные реквизиты услуги.

ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.

Как выглядит квитанция

Если перевозчик готов выдать требуемый документ, и он, и пассажир должны иметь представление, как выглядит образец чека такси, чтобы бумага подошла бухгалтерии. Ситуация осложняется тем, что для таксомоторов на законодательном уровне не утверждена форма проездного билета, как это предусмотрено для регулярных перевозок. Каждый перевозчик самостоятельно утверждает бланк, который в дальнейшем таксисту разрешено заполнить от руки. У такого БСО, напечатанного типографским способом, обязательно указаны серия и номер, поскольку организации и ИП обязаны вести учет таких документов.

При осуществлении расчета в бланке обязательно указывают:

• название компании-перевозчика или Ф.И.О. предпринимателя с указанием всех реквизитов (ИНН, адрес, номер телефона);
• дату поездки и выдачи БСО таксистом;
• цену услуги и стоимость поездки;
• Ф.И.О. водителя, который осуществил расчет, его подпись.

К необязательным реквизитам относят пример заполнения показаний таксометра в квитанции, наличие «мокрой» печати.

Если все требуемые Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 данные есть, человек получил «правильный» БСО, и у него есть квитанция, которая подойдет бухгалтерии для подтверждения расходов.

Образец заполнения квитанции на оплату пользования легковым такси

Как заполнять БСО

Положение зафиксировало ряд требований к заполнению данного документа:

• четко, разборчиво, без разночтений;
• исправления не допускаются;
• не менее чем в двух экземплярах.

Что делать, если БСО испорчен

Допустили ошибку в документе строгой отчетности? Выбрасывать этот документ нельзя, поскольку он номерной. Положено перечеркнуть испорченный бланк, а в конце рабочего дня сдать его вместе с выручкой и актуальными БСО (копиями и корешками). Они будут прикреплены к Книге учета БСО.

Иногда случается, что бланк заполнен правильно, но клиент в последний момент отказался от услуги, следовательно, не заплатил за нее. С таким БСО следует поступить так же, как с испорченным: перечеркнуть и сдать в конце дня в полной комплектности: 2 экземпляра с одинаковым номером (или копию и корешок).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если бланки не типографские, а сформированные автоматизированной системой, то напротив испорченного бланка следует поставить о. Выведенные на печать недействительные БСО подлежат учету и уничтожению обычным порядком.

Требования к БСО

Расчетные бумаги, которые выдаются взамен кассового чека, должны соответствовать ряду правил. Несоблюдение порядка изготовления и оформления не позволяет использовать документ в торговле.

Основные требования:

• Бумага изготавливается официальной типографией. Это предусматривает наличие реквизитов, тиража, номера и даты исполнения заказа.
• Расчетный документ состоит из двух частей. Основная передается клиенту после оплаты услуг, корешок остается продавцу для отчета.

Электронная форма выпускается только авторизованными системами. Такие программы обеспечивают высокий уровень защиты, позволяют вести учет расчетов по этим документам в течение пяти лет. Допускается использовать форму без основной части и корешка, если её не удается создать в типографии. В этом случае юрлицо или ИП выдает клиенту оригинал, а себе оставляет копию.

Как учитываются бланки строгой отчетности

Заниматься учетом, хранением и утилизацией БСО должно материально ответственное лицо (с работником заключается соответствующий договор либо руководство берет эту функцию на себя). Поступление бланков из типографии отражается в акте приемки, подписанном комиссией.

Дальнейшая динамика ведется в Книге учета БСО.

Книга учета БСО

Форма этого обязательного учетного документа не утверждена, предприятие или ИП может ее разработать самостоятельно. Основные требования:

• листы следует пронумеровать, сброшюровать, скрепить прошивку печатью;
• они должны содержать подпись руководителя или главбуха;
• бланки учитываются по названиям, сериям, номерам.

Книга делится на несколько частей: отдельно отражают поступившие бланки и переданные для использования, выводится остаток по каждому виду бланков (он должен совпадать с инвентаризационными данными). Предусмотрены такие графы:

• дата поступления (передачи);
• количество бланков;
• кто передал;
• на основании какого документа.

Учет, хранение, выдача и списание

Документы используются в отчетах для налоговых органов. Поэтому нужно четко понимать: как вести бланки, чтобы ИФНС не оштрафовала компанию, предпринимателя. Со всеми нюансами можно ознакомиться в постановлении Правительства №359 от 6 мая 2008 года.

Здесь же мы укажем на основные моменты:

• Для учета и контроля бумаг строгой отчетности заводят отдельную книгу. Все страницы прошивают и заверяют печатью компании, подписями материально-ответственных лиц.
• Реквизиты полученных, использованных документов записывают в книгу учета. Данные допускается вносить в свободной форме. Основной момент здесь – информация об использовании бумаг в денежных расчетах с клиентами.
• Выдачей, составлением отчетов занимается ответственное лицо компании. Если это ИП, то учет может вести и сам предприниматель. В обязанности такого лица входит контроль за использованием, наличием, сдачей, выдачей расчетных бумаг.
• Складировать корешки или копии документов следует в отдельном месте, которое защищено от несанкционированного проникновения.

Период хранения корешков – 5 лет. К списанию и ликвидации бумаг приступают через 1 месяц после обозначенного срока. Этот процесс заносится в специальный акт. Все расчетные документы с истекшим сроком хранения обязательно измельчаются и только потом выбрасываются. Для измельчения можно использовать шредер.

Ревизия БСО

Необходимо время от времени осуществлять инвентаризацию бланков. Обычно это делается одновременно со сверкой денежных средств по кассе. Бланки проверяют по номерам и сериям, отдельно по каждому месту хранения и ответственным за них лицам. Сверяют фактическое наличие с записями у учетной документации.

Результаты отражаются в инвентаризационной описи, форма которой (ИНВ-16) утверждена постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1998 года. Опись оформляется в двух экземплярах, а если материально ответственные лица менялись – в трех.

БСО для такси: что это такое

Отчетность такси может вестись с помощью кассовых чеков или БСО — бланков строгой отчётности. Эти документы подтверждают факт совершённой поездки и должны содержать информацию о службе и о заказе. Каждый пассажир имеет право получить либо чек, либо БСО по завершению заказа.

По закону 259-ФЗ (статья 31 пункт 5) служба такси обязана выдавать чеки или квитанции в форме бланков строгой отчётности, иначе получит штраф. Водитель, который не выдаст пассажиру квитанцию, по закону 69-ФЗ (статья 3) заплатит штраф в 1000 ₽, должностное лицо — 10 000 ₽, юридическое — 30 000 ₽.

Таким образом, бланк строгой отчётности для такси — это альтернатива кассовому чеку. Однако его можно использовать не всем службам.

Хранение БСО

Хранить бланки необходимо в сейфах или специально оборудованных помещениях, откуда их нельзя будет похитить и где они не испортятся. В конце каждого рабочего дня места хранения нужно опечатать или опломбировать.

Использованные документы о принятии денег (копии, корешки) нужно сберегать в течение еще 5 лет. Для этого их следует уложить в мешки, которые опечатываются.

По истечении 5-летнего срока утратившие актуальность БСО уничтожаются по протоколу, аналогичному уничтожению документации (на основании акта комиссии).

Зачем БСО таксисту?

Ты ни раз задавал себе этот вопрос. Правда? Давай будем честны хотя бы перед собой. Ты идешь в магазин, покупаешь пачку сигарет, бутылку воды, хлеб, покушать домой. Ты каждый день заправляешь машину и везде тебе дают чек. Ты можешь поспорить, сказать, что ты покупаешь товар, а такси – это услуга. Но ведь когда ты покупаешь билет на самолет или поезд, тебе дают чек вместе с билетом. А это услуга. Тогда почему ты не должен выдавать квитанцию для такси? Это нормально. Так работает весь цивилизованный мир. Да, надо платить налоги. Не будем говорить о политике и разводить демагогию. Не хочешь платить 13 процентов, как частное лицо? Открывай ИП, плати 6% с оборота или 15% с дохода. Тебе кажется и эта сумма большой? Покупай патент. И не плати больше ничего.

Надеюсь, мы разобрались. Пойдем дальше.

Простота

Не нужно никаких бумажных договоров и это полностью законно. Мы всегда рядом, а Вы — всегда уверены при проверках!

Наши клиенты

Наша гордость — наши клиенты, печатающие бланки строгой отчётности у нас. Это реальные компании, которые Вы можете проверить по ИНН, и которые используют БСО-123. Вы можете связаться с ними, чтобы узнать как им работается с нами, например.

ИП Ярошевич Галина Андреевна

Телефон: +7 (921) 626-1240 ИНН: 101501990787

ИП Мандрик Валерия Константиновна

Телефон: +7 (901) 641-6882 ИНН: 380128337871

ООО Арт Центр

Телефон: +7 (812) 310-2995 ИНН: 7838002175

НПК Уральский центр компетенций

Телефон: +7 (908) 928-6968 ИНН: 6617026835

ИП Сорокина Ольга Павловна

Телефон: +7 (921) 232-1888 ИНН: 353001338670

ИП Соколова Алена Николаевна

Телефон: +7 (928) 840-7840 ИНН: 026814402030

ИП Иванов Иван Иванович

Телефон: +7 (901) 123-1231 ИНН: 123123123123

Здесь лишь малая часть, больше в общем списке.

Блог

• С Новым Годом! [ 5 февраля 15:51 ]
• Живём! [ 26 февраля 2020 11:36 ]
• Принят закон о продлении БСО-123! [ 9 января 2020 09:35 ]
• С наступающим Новым 2018-м Годом! [ 30 декабря 2020 16:48 ]
• БСО-123 остаётся с Вами до июля 2020 года [ 22 ноября 2017 17:09 ]

Перейти в Блог

Выводы

Бланк строгой отчетности считается аналогом обычного кассового чека. Он выдается клиенту индивидуального предпринимателя или юридического лица в момент продажи какого-либо товара или предоставления определенной услуги.

Бланк можно заказать в типографии или изготовить самостоятельно. Его проверка осуществляется Налоговой инспекцией. При типографском БСО необходимо вести Книгу учета, при собственном – все фиксирует автоматизированная система.

Бланк может иметь бумажный или электронный вид. Если клиент требует первый вариант, его необходимо предоставить.

Невыдача БСО или оформление этого документа задним числом является административным правонарушением и карается наложением штрафа, а при повторной махинации продавец теряет право работать в данной сфере, ИП не может осуществлять свою деятельность на время, определенное законом.

Обязательные формы бланков

Однако существует несколько видов деятельности, предполагающих применение бланков строгой отчетности именно по форме, утвержденной законодательством на федеральном уровне. В таких случаях единая форма БСО обязательна для всех фирм и ИП, работающих в этих отраслях на территории страны. К таким видам деятельности отнесены туризм, страхование, перевозки пассажиров и некоторые другие.

Так, к утвержденным законом формам БСО можно отнести:

• документы для междугородних перевозок пассажиров, в том числе авиа- и ж/д билеты;
• пассажирские билеты при перевозках другими видами общественного транспорта;
• квитанции на провоз багажа и ручной клади пассажира;
• туристические и экскурсионные продукты;
• квитанции о принятии на сохранение, выдаваемые ломбардами;
• билеты и абонементы в театры и кино.

Что есть БСО

Документ строгой отчетности – это официальная бумага, которую можно выписывать клиенту вместо кассового чека при получении платы за услуги.

Имейте в виду: БСО применяют при оплате гражданами выполненных именно для них работ и услуг организацией либо ИП. Денежные расчеты фирм (ИП) между собой оформлять выпиской строгой отчетности запрещено.

Единой установленной формы для бланков строгой отчетности, в целом, не предусмотрено. Ведь в каждой сфере бизнеса существуют свои нюансы, предполагающие необходимость в БСО определенного вида, отличного от других. А по закону, документы строгой отчетности можно применять при оказании любого вида услуг гражданам. Чаще всего, в их роли выступают квитанции о предоставлении услуг.

Пожалуй, единственный общий элемент для всех форм бланков – это наличие основной части. Она предназначена для передачи клиенту. И корешка (либо копии), который остается в организации или у ИП.

Строгую отчетность изготавливают путем заказа в типографии нужного числа экземпляров. Более того, на каждом документе должны быть реквизиты типографии и данные о заказе. В том числе – номер и тираж заказа, год его выполнения.

Стоимость изготовления самокопирующихся бланков строгой отчетности (БСО), руб.:

Печать бланка строгого учета — черным цветом. Стандартный срок печати БСО — 3 рабочих дня. Тиражи от 100 до 500 бланков могут быть изготовлены за 2 рабочих дня или быстрее. Для крупных тиражей необходимо больше времени. При печати с двух сторон применяется коэффициент 1,25, но не менее 500-00. Для тиражей до 2000 А4 (в пересчете на А4 формат) цвета слоев бумаги используются из тех, которые есть в наличие в типографии. Начиная с 2000 А4 мы готовы приобрести самокопирующуюся бумагу необходимых цветов.

Нумерация (отдельная услуга без печати БСО)

Мы производим 1-7-значную нумерацию на автоматическом нумераторе. Возможна одновременная нумерация 4-мя нумерационными головками. Максимальный формат — А3 (297х420 мм). Минимальный — а5.

Внимание! Обычно на бланке располагается 1 номер. Если необходимо сделать нумерацию в 2-х местах, стоимость бланка немного увеличится, поэтому перед тем, как заказать БСО, проверьте эту позицию. Полная стоимость печати БСО = стоимость изготовления + стоимость нумерации.

При заказе БСО образец бланка ниже поможет Вам выбрать необходимый или на основе представленных образцов БСО мы можем разработать индивидуальный тип для Вас.

Основная область применения бланков БСО на услуги населению — для ИП и ООО — оказание услуг. Клиенту выписывается вместо товарного чека бланк БСО — квитанция, один из слоев бланка строгого учета.