Обособленное подразделение юрлица – как его правильно открыть, вести деятельность и закрыть

Что такое обособленное подразделение

Определение и текущее понятие обособленного подразделения закреплено в статье 55 ГК РФ. Это структурное отделение или представительство юридического лица, которое располагается вне основного места нахождения компании. Обособленное отделение наделено полномочиями представлять и защищать интересы головного учреждения.

Выделенное структурное подразделение не становится новым юридическим лицом. Оно не имеет соответствующих прав и полномочий, не наделяется имуществом. Руководителя филиала назначает дирекция головного учреждения. ОП действует на основании устава и положений, утвержденных от имени юридического лица.

Статья 11 НК РФ устанавливает, что обособленным признается любое структурное подразделение фирмы, в котором созданы стационарные рабочие места (сроком более 1 месяца).

Создание регламентировано Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Для создания требуется решение собственников фирмы. Решение принимают путем проведения голосования. Необходимо собрать как минимум 2/3 от общего числа участников, чтобы считать решение принятым. Предусмотрен и аналогичный порядок закрытия обособленного подразделения в 2020 году путем проведения голосования.

Сообщение о закрытии ОП в ИФНC

В течение 3 рабочих дней с даты прекращения деятельности в ИФНС подаётся сообщение о закрытии обособленного подразделения (С-09-3-2). Обращаться надо в налоговый орган по месту нахождения головного офиса компании.

На первом листе формы С-09-3-2 указываются:

• основные коды юридического лица (головного офиса) – ИНН, КПП и ОГРН;
• код ИФНС по месту нахождения компании;
• количество страниц сообщения. На каждое закрытое подразделение – 2 страницы.

На втором листе формы сообщения нужно прописать:

• код причины постановки на учёт обособленного подразделения, которое ликвидируется;
• наименование филиала / представительства, если оно есть;
• адрес этого обособленного подразделения;
• дата из решения о прекращении его деятельности.

Что нужно сделать для закрытия

Инструкция, напрямую зависит от статуса обособленного подразделения. Если оно признано филиалом или представительством, и сведения о нем внесены в учредительные документы, то порядок закрытия усложняется. Если проводится закрытие ОП организации без выделенного баланса и расчетного счета, процедура проще.

Ликвидация подразделения и ликвидация организации — это кардинально разные процедуры. Например, при ликвидации деятельности назначают ликвидатора, публикуют оповещение в СМИ, работают с кредиторами по погашению долгов, сокращают работников, утверждают ликвидационный баланс. И только выполнив все обязательные условия, обращаются в ФНС с просьбой о снятии с регистрационного учета.

Основные действия, или что нужно для закрытия обособленного подразделения в 2020 году:

1. Принять соответствующее решение большинством голосов участников.
2. Издать приказ о ликвидации ОП.
3. Уведомить работников о прекращении деятельности ОП.
4. Оплатить госпошлину, если сведения о филиале или представительстве были отражены в учредительных документах.
5. Исключить информацию о филиале, представительстве из учредительной документации.
6. Подать в ИФНС уведомление о закрытии.

Но на каждом шагу есть нюансы.

Алгоритм действий при прекращении деятельности филиала или представительства

1. Подготовить решение о закрытии обособленного подразделения — образец этого документа должен составить корпоративный юрисконсульт.

2. Издать приказ.

Приказ о закрытии обособленного подразделения, образец 2020

3. Подготовить уведомление по форме №С-09-3-2. На первой странице указываются сведения о предприятии и владельце.

На второй странице содержатся сведения о филиале.

4. Уведомить работников о прекращении деятельности представительства не позднее, чем за два месяца до прекращения трудового договора (часть 2 статьи 180 ТК РФ). Уведомлять работников необходимо в письменном виде под роспись.

5. Подготовить заявление по форме № Р13001 о регистрации изменений в сведения, вносимые в учредительные документы. Для закрытия филиала или представительства нужно заполнить титульный лист формы, а также приложение на листах “К”. На титульной странице указываются идентификационные данные организации.

Лист “К” состоит из двух страниц. Для закрытия необходимо заполнить первую страницу. Здесь указывается тип ОП, причина внесения изменений, его наименование.

6. Подготовить два экземпляра устава с внесенными в него изменениями.

7. Уплатить госпошлину и предоставить квитанцию об этом.

Этап № 1 – кадровые вопросы

Из-за несоответствия по срокам все же рекомендуется начать процедуру закрытия обособленного подразделения с решения кадрового вопроса. Ведь очень важно соблюсти все требования действующего трудового законодательства, тем более что в подразделении должно быть хотя бы одно стационарное рабочее место, следовательно, хотя бы один сотрудник.

В зависимости от того, где находится структурное подразделение, будет отличаться процедура. Если офис или склад расположен в другом регионе, то работников придется уволить по процедуре сокращения, либо предложить им рабочее место по местонахождению головного офиса. В этом случае, сотрудников о предстоящем увольнении необходимо уведомить за 2 месяца, выплатить им выходное пособие в размере одномесячной заработной платы. В дальнейшем, на протяжении трех месяцев, если работник не устроится на новую работу, и встанет на учет в центр занятости, то предприятие будет ему выплачивать весь этот срок среднюю заработную плату.

Если же закрытие обособленного подразделения происходит в том же регионе, где находится главный офис, социально незащищенные слои населения не могут просто так быть уволенными. Это беременные женщины, многодетные родители, если в семье есть дети, не достигшие 3 лет, одинокие матери или отцы.

Примерный приказ о ликвидации

Составляя приказ о прекращении деятельности образования, необходимо ссылаться на документ, на основании которого и происходит ликвидация. При принудительном прекращении деятельности это решение суда, а при добровольном:

• протокол собрания учредителей;
• акт.

В приказе необходимо указать следующие данные:

• полное название головного офиса;
• наименование подразделения;
• дата приказа и его номер;
• название (о чем документ);
• суть (ликвидация);
• главное основание, по причине которого закрывается образование и происходит увольнение по ликвидации подразделения всего штата;
• сроки для совершения ликвидации;
• члены комиссии, которые будут контролировать процесс;
• их должности;
• подписи.

Права работников

Увольнение при ликвидации подразделения предприятия всего штата — неизбежность. Поэтому очень важно выполнить сокращение по всем требованиям ТК РФ.

Итак, для начала необходимо раздать всем сотрудникам уведомления об увольнении под личную подпись. Это необходимо сделать за 2 месяца до прекращения деятельности образования. Если сотрудник отказывается подписывать уведомление, то необходимо составить специальный акт, где будет указано об отказе. Подписать такой акт должен сотрудник отдела кадров.

Кроме этого, руководство подразделения обязано уведомить весь сокращающийся штат о существующих вакансиях в других образованиях или в головном офисе. Стоит отметить, что при наличии свободных ставок, предпочтение отдается именно сокращенным сотрудникам. Если сотрудник принимает предложение о работе, то руководство подразделения обязано обеспечить гражданину переезд и трудоустройство в другом городе или регионе (в случае, если филиал располагается в удаленной местности).

Увольнение «декретниц» и других льготных сотрудников

Как известно, некоторых сотрудников, которые относятся к льготной категории, просто так уволить нельзя. Однако это правило не действует, если происходит ликвидация подразделения предприятия. Увольнение женщин, которые находятся в декретном отпуске, также можно осуществить, если образование прекращает свою деятельность.

Кроме этого, к льготным сотрудникам можно отнести:

• женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам;
• сотрудников, которые в этом периоде находятся в официальном отпуске;
• женщин, которые еще не ушли в декретный отпуск, но уже находятся в интересном положении;
• сотрудников, которые в момент ликвидации находятся на больничном;
• женщин, которые воспитывают маленьких детей в возрасте до 3-х лет.

Стоит отметить, что все перечисленные граждане также могут быть уволены в одностороннем порядке. Однако руководство подразделения обязано уведомить их, как и весь прочий штат. Более того, все они могут рассчитывать на компенсационные выплаты и предложения о имеющихся вакансиях.

Инвентаризация

Когда происходит закрытия подразделения предприятия, назначенная приказом комиссия должна провести полную инвентаризацию всего имеющегося имущества филиала или представительства, в том числе и того, которое хранится на складе. Для того чтобы провести инвентаризационную проверку, издается приказ.

При ликвидации структурного подразделения предприятия, документ должен создаваться на бланке головного офиса и включать в себя:

• Состав назначенной комиссии.
• Полный список того, что будет включаться в проверку. Это могут быть деньги, движимое имущество и прочее.
• Сроки инвентаризации.
• Причина (ликвидация).
• Сроки поступления средств в бухгалтерию для оценки.

Важно помнить, что учету подлежит абсолютно все имущество, которое числится на балансе образования предприятия.

Как провести расформирование штата сотрудников простого обособленного подразделения

Если обособленное подразделение прекращает деятельности, то потребуется провести ликвидацию стационарных рабочих мест. Во время проведения ликвидации потребуется расформировать штат сотрудников.

Для решения задачи существует два варианта:

1. В соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса оформить перевод или перемещение персонала на другую должность или работу;
2. На основании ст. 81 ТК РФ уволить персонал.

Для реализации первого варианта и перевода персонала следует провести мероприятия, соблюдая требования абзаца 2 п. 2 ст. 57 и ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса. Все мероприятия должны проводится в соответствии с существующим законодательством. Для реализации требуется наличие следующих условий:

1. Работник обязан согласиться с переводом. Согласие подтверждается письменно;
2. Происходит изменение трудовых взаимоотношений сотрудника и (или) ликвидируемое подразделение находится в другом месте, которое отличается местонахождения организации. Например, ликвидируемое подразделение располагается в Твери, а сама организация прошла регистрацию в Туле. Для продолжения потребуется изменить место работы. Работник вправе продолжать работать в организации, но для соблюдения действующего законодательства он должен оформить перевод.

При оформлении перевода требуется внести изменения в действующий трудовой договор.

Если осуществляется перемещение работника, то оформление соглашения и согласия работника в письменном виде не требуется. Но должно присутствовать соблюдение двух аспектов:

1. Подразделение и сама организация должны находиться в одной местности;
2. В существующий трудовой договор не разрешается вносить изменения.

Иногда может возникнуть ситуация, когда компания не планирует переводить персонал на новое место работы. Для соблюдения законности дальнейших действий придется прекратить трудовые взаимоотношения. Так же подобная ситуация может возникнуть, если кого-то не устраивает новое место работы или должность, и он не согласен с переводом.

Расторжение может произойти на основании следующих фактов:

1. При закрытии подразделения (если организация и подразделение находятся в разных населенных пунктах);
2. При сокращении штата сотрудников. Но при этом учитывается следующий нюанс: Головной офис и закрываемое подразделение располагаются в одном городе.

Независимо, какое основание служит основой для расторжения, организация уведомляет территориальную службу занятости о возможном увольнении. Сообщение следует направлять в письменной форме по местонахождению подразделения. Согласно общим требованиям (п. 2 ст. No 25 Закона No 1032-1 от 19 апреля 1991 года) уведомление отправляется за два календарных месяца до момента увольнения.

Если предусматривается закрытие крупного подразделения, то минимальный срок подачи уведомления увеличивает до трех месяцев.

Обоснование

В соответствии с п. 2 ст. 25 Закона о занятости, если компания собирается провести сокращение сотрудников, и количество людей попадающих под это действие окажется большим, то уведомление должно поступить не менее чем за три месяца до увольнения.
Параметры, определяющие массовость увольнений определяются в соответствии с отраслевыми или территориальными соглашениями. Многие соглашения в качестве основы определения массовости используют п. 1 Положения об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения. Указанное положение закреплено постановлением Совмина – Правительства No99 от 05.02.1993 года. Согласно указанного документа одним из порогов массовости признается сокращение пятидесяти или более человек за один календарный месяц.

Если организация приняла решение о ликвидации крупного подразделения в другом городе, и количество уволенных может превысить пятьдесят человек, то возникает риск, что большинство сотрудников потеряют работу за короткий промежуток времени. Соответственно факт увольнения большого количества можно расценивать как массовое. Факт признания увольнение массовым, требует от организации поставить в известность службу занятости за три месяца до момента увольнения.

С формой уведомления можно ознакомиться на сайте территориальной службы занятости. Если на сайте образец уведомления отсутствует, то сообщение подается в любой произвольной форме. Но даже при подобном варианте, в нем должна присутствовать информация о каждом сотруднике. В нем должны быть указаны должность, профессия и специальность каждого человека. Должна присутствовать информация о зарплате каждого работника.