Работы с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Как научиться работать на кассе

Получать доход от продажи товаров и услуг можно, даже не зная, что такое чистая приведённая стоимость проекта и как рассчитывается рентабельность: всё, что требуется от предпринимателя, — качественная продукция и корректное обращение с покупателями. Коммерческая деятельность в настоящее время осуществляется при помощи контрольно-кассовой техники, или ККТ; это могут быть как обычные, так и онлайн-кассы. Владелец магазина не обязан использовать образец какой-либо конкретной модели: в этом отношении законодатель даёт ему полную свободу.

Как показала статистика, наличие кассового аппарата само по себе позволяет поднять продажи в розничном магазине. Главное — научить ответственных сотрудников пользоваться кассой и обеспечить бесперебойную работу оборудования. Помогут в этом приведённая ниже пошаговая инструкция и несколько видеоуроков в заключительном разделе.

Кто может работать с ККТ?

Работать с контрольно-кассовым аппаратом, вне зависимости от того, планируется торговать в маленьком городе или в одной из столиц, может сотрудник, отвечающий следующим требованиям:

Он знает Типовые правила эксплуатации касс, утверждённые Письмом Министерства финансов №104 от 30 августа 1993 года. К настоящему времени приведённые в нём нормы сильно устарели и (в отдельных случаях) не имеют связи с действительностью. Однако в целом они составлены разумно и доходчиво; чтобы найти баланс между Типовыми правилами и работой с современным кассовым аппаратом, владелец или директор магазина может на их основе составить собственную инструкцию. Руководствоваться следует простым принципом: действия сотрудника не должны быть чрезмерно запутанными и отнимающими много времени: чем быстрее он обслужит каждого покупателя, тем лучше.
Он заключил с владельцем торговой точки соглашение о материальной ответственности. Составить документ не сложнее, чем узнать о дебете и кредите; основное требование к нему, прямо прописанное в статье 244 Трудового кодекса, — достижение работником совершеннолетнего возраста. Предпринимателю крайне рекомендуется подписывать документ одновременно с трудовым договором: если продавец уже приступил к исполнению обязанностей, он имеет полное право отказаться от заключения соглашения, тем более если об этом условии не было упомянуто в контракте. Включать пункт о материальной ответственности в тело договора можно, но не рекомендуется: на суде большую юридическую силу будет иметь отдельное соглашение. Пока документ не подписан, сотрудник может отвечать лишь частично — в размере, не превосходящем месячный заработок. Само собой разумеется, индивидуальному предпринимателю, не привлекающему к работе третьих лиц, никакого соглашения не требуется.
Он изучил инструкцию к кассовому аппарату используемой модели, хорошо знает порядок действий, понимает, как следует поступить в случае ошибки или выхода кассы из строя, и сдал небольшой производственный экзамен. На практике процесс обучения не так долог и по сложности не превосходит вычисления налогов ИП; рисковать, сразу отправляя новичка к покупателям, не стоит даже при недостатке в магазине рабочих рук.

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет

Совет: полезно будет распечатать небольшие памятки по работе с контрольно-кассовой техникой и разместить их на рабочем месте каждого кассира. Ситуации случаются самые разные, а человеку свойственно уставать; вовремя полученная подсказка поможет избежать очередной ошибки и связанных с ней формальностей.

Основные обязанности кассира

Должностные обязанности кассира в полном объёме перечисляются в трудовом договоре и (или) инструкции; к основным, одинаковым у всех работодателей, относятся:

приём денег и расчёт клиентов;
при пользовании наличными деньгами — оперативная выдача сдачи в полном размере;
при пользовании системами безналичного расчёта — обеспечение сохранности пластиковой карты на момент проведения операции;
решение с покупателями вопросов о возврате продукции и (или) денег;
сдача инкассации;
контроль рабочего места: недопущение присутствия возле кассы посторонних, в том числе не исполняющих свои обязанности сотрудников, своевременное обслуживание контрольно-кассовой техники и так далее;
открытие, закрытие смены и фиксирование выручки.

Совет: чтобы избежать двусмысленных ситуаций, не помешает создать для кассиров список недопустимых действий, в частности — вскрытия корпуса кассового аппарата, обработки его агрессивными химическими веществами, оставления кассы без надзора и т.д. Такой перечень может содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции; рекомендуется также распечатать его для каждого рабочего места — в составе ранее упомянутой памятки или как отдельный документ.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

внести стоимость товара;
нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
внести сумму скидки в процентах;
нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как работать с кассовым аппаратом — пошаговые действия

Прежде чем приступить к алгоритму действий, следует вкратце рассмотреть конструкцию контрольно-кассовой техники. Независимо от фирмы-производителя и модели каждый аппарат включает:

Смотрите также: Карта «Платинум» Сбербанка — преимущества, недостатки, условия

фискальную память — в ней хранятся все проведённые кассиром операции: расчёты, отказы, возвраты, ошибки, выдача наличных и другие;
клавиатуру — служит для набора кодов товаров, цен и введения иных используемых в работе данных;
ленточный блок — используется для печати кассовых чеков и нуждается в своевременной замене бумажной ленты.

Ниже приведена пошаговая инструкция по работе с кассовым аппаратом; каждое оборудование имеет свои особенности, поэтому она не является исчерпывающей — кассиру следует ориентироваться на руководство по эксплуатации, используя следующий алгоритм исключительно в качестве справочного.

Включить устройство

Перед тем как приступить к работе, контрольно-кассовую технику следует подключить к электросети. Чаще всего штепсель остаётся в розетке; продавцу достаточно воспользоваться тумблером, повернуть головку переключателя или установить ключ в позицию «Режим». Исправно работающая касса должна сразу после включения показать на экране ряд из нулей или иных специальных символов — справиться об особенностях индикации нормальной работы следует в руководстве по эксплуатации.

Важно: если кассовый аппарат ранее не использовался, обязательно нужно вставить в него резервные аккумуляторы; в дальнейшем их следует менять хотя бы раз в год.

Открыть кассу

Чтобы начать работать на контрольно-кассовой технике, продавцу необходимо авторизоваться. Сделать это можно, в зависимости от модели, введя логин (идентификатор) и пароль или используя специальную карту.

Проверить данные

Не помешает перед работой проверить правильность отображаемой на экране кассового аппарата информации, в том числе даты и времени, а также выбить один-два нулевых чека. Выявленные ошибки следует немедленно исправить; чтобы распечатать чеки, нужно, в зависимости от модели контрольно-кассового устройства, нажать на кнопку «Оплата» или «Наличные», пока на табло отображаются нули.

Произвести расчёты

Теперь касса готова к работе. Чтобы пользоваться ею, продавцу следует:

вводить (вручную или с помощью сканера штрих-кодов) информацию о каждой приобретаемой позиции;
принимать наличные деньги, открывая лоток кассового аппарата нажатием на кнопку «Оплата» или «Наличные», выдавая сдачу и кассовые чеки;
принимать пластиковые карточки, используя POS-терминал; если последний выдаёт два чека, один необходимо оставить для отчётности в магазине, а второй — отдать покупателю;
высчитывать, нажимая на кнопку «%» или аналогичную ей, действующие скидки — по карте, в рамках акций и так далее.

Смотрите также: Сколько зарабатывают программисты в России?

Закрыть смену

Когда очередной рабочий день окончен, кассиру нужно:

составить отчёт, кассовый ордер и передать документы вместе с выручкой старшему кассиру или иному уполномоченному лицу;
снять показания встроенных счётчиков и зафиксировать их в кассовом журнале;
найти значение дневной выручки, вычтя текущие показания из предыдущих, и сверить его с наличностью в лотке кассового аппарата;
обнулить показания устройства и отключить питание.

Заменить ленту

Выполнять эту операцию над кассовым аппаратом каждый день не имеет смысла, однако бумажная лента заканчивается довольно часто, и уметь ставить новый рулон должен каждый кассир. Сигнал о надвигающейся необходимости — появление на чеках полоски розового или фиолетового оттенка.

Чтобы заменить ленту в контрольно-кассовом устройстве, нужно:

поднять крышку отсека, в котором располагается рулон — аккуратно и не повреждая креплений;
достать остатки ленты, опечатать их согласно должностной инструкции, подписать бирку и отдать старшему кассиру или иному уполномоченному лицу;
отделить от остальной массы край новой ленты, развернуть рулон так, чтобы внутренней стороной размотки вниз, и зафиксировать его в отсеке (иногда лента располагается по-другому — необходимо действовать в соответствии с руководством по эксплуатации), заведя за печатающую головку;
закрыть крышку отсека и, нажимая несколько раз на кнопку «Вверх» (иногда — «ЧЛ»), добиться, чтобы край ленты вышел наружу;
оборвать излишки бумаги и приступить к работе или выключить аппарат до следующего дня.

Как применять чеки коррекции

Назначение чека коррекции — отложенная фискализация сумм, принятых от физлиц в счет оплаты товаров. То есть — совершенная несколько позже непосредственного момента расчетов. Это может быть обусловлено тем, что:

кассир, завершая смену, обнаружил в кассе не пробитые суммы (или, наоборот, недостачу);
в момент расчета с покупателем кассу по каким-то причинам не удалось использовать (например, если отключалось электричество).

Главные отличия чека коррекции от обычного кассового — в том, что:

в нем не указывается перечень отпущенных товаров (как правило, его попросту невозможно установить достоверно);
в нем возможно указание лишь двух возможных значений в реквизите «признак расчета» — «приход» (при фискализации излишка денежных средств) или «расход» (при фискализации недостачи).

Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода:

Не следует путать чек коррекции с чеком, который используется в целях исправления уже совершенных фискальных записей (такой чек часто именуется корректировочным). Чек, применяемый в целях корректировки фискальных данных, формируется, если кассир, формируя предварительный чек, забыл включить в него какие-то товары (или, наоборот, включил лишние), а затем — фискализировал операцию, приняв оплату от покупателя в большей или меньшей сумме в сравнении с той, что соответствовала фактической стоимости товаров.

Обнаружив такую ошибку, кассир должен:

сформировать чек, указав в нем реквизит «возврат прихода» и сумму, до того отраженную в неправильном чеке (то есть, по сути, аннулировав неправильный чек);
сформировать чек с реквизитом «приход» и правильной суммой.

В зависимости от того, в чью пользу совершена ошибка — магазин возвращает излишне удержанные средства покупателю или, наоборот, покупатель доплачивает разницу.

Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М»:

Отметим, что есть и чуть более простой способ исправления расчетов: если оказалось, что фискализирована сумма большая, чем требовалась (как вариант — если в чек включен лишний товар), то достаточно сформировать только чек «возврат прихода» на сумму превышения (и выдать покупателю данную сумму).

Понятно, что для совершения указанных операций, при которых применяется корректировочный чек, покупатель должен присутствовать в магазине. Поэтому, кассиру в указанных выше ситуациях нужно успеть привлечь внимание покупателя до того, как он ушел, либо дождаться следующего визита (либо связаться с ним тем или иным способом и попросить прийти в магазин).

Не считая действий, производимых непосредственно с онлайн-кассой, кассиру в силу должностных обязанностей может потребоваться поработать с рядом документов, которые применяются в сопровождение фискальных операций. Ознакомимся с ними подробнее.

Как работает онлайн-касса?

В ближайшие несколько лет планируется перевести на использование онлайн-касс всю торговлю — как крупные ритейлинговые сети и развлекательные центры, так и индивидуальных предпринимателей; последние, кроме того, должны будут до 1 июля 2020 года обзавестись указанными устройствами — за их отсутствие придётся платить штраф.

В отличие от традиционной контрольно-кассовой техники устройство нового поколения:

печатает на чеке QR-коды и ссылки на сайт торговой сети;
автоматически направляет электронные копии платёжных документов оператору фискальных данных (банку) и при необходимости клиенту;
работает с любыми зарегистрированными на территории страны операторами.

Из минусов онлайн-касс, сохраняющихся на сегодня, следует назвать периодические «зависания» аппаратов и невозможность работать при перебоях с Интернетом. В остальном такие устройства более компактны, удобны и способствуют ускорению работы продавца.

Принцип работы онлайн-кассы:

Кассир берёт у покупателя деньги или банковскую карточку, подтверждает операцию, после чего устройство выдаёт чек.
Данные о каждой операции сохраняются в фискальном накопителе и параллельно направляются оператору фискальных данных.
Оператор передаёт устройству ответное сообщение, что операция зафиксирована.
Далее ОФД отсылает информацию об оплате в Федеральную налоговую службу.
По запросу кассир отсылает электронную копию чека на указанный покупателем адрес.

Важно: ориентировочная стоимость онлайн-кассы — 20–35 тысяч рублей; за обслуживание, предусматривающее ремонтные работы и замену неисправного аппарата, придётся отдавать от трёх до пяти тысяч рублей в год.

Пример закрытия смены на смарт-терминале Эвотор

Специально открыть смену на кассе Эвотор не нужно. Она открывается автоматически после печати первого кассового чека.

Закрыть смену можно одним из трех способов:

через раздел «Отчет»;
с помощью общего гашения;
с использованием командной строки.

Через кассовый отчет

В первом варианте следует перейти в раздел «Отчеты», выбрать «Кассовый отчет» и нажать кнопку на сенсорном экране с надписью «Закрыть смену». Кликнуть «Распечатать отчет».

Через общее гашение

Второй способ предполагает переход в раздел «Настройки», выбор функции «Дополнительные операции». Нажать «Общее гашение» и подтвердить выбранное действие. Произойдет закрытие смены и начнется печать отчета.

Через командную строку

Перейти в раздел «Настройки». Выбрать «Обслуживание кассы», нажать «Дополнительные операции», «Произвольная команда». Ввести в пустом поле 56 03 00 00 00 30 и нажать «Отправить».

Затем цифры в строке стереть. В результате выполненных действий автоматически заполнятся поля «Ответ ККМ» и «Результат».

Ввести в командной строке 5а и нажать на кнопку «Отправить». Снова стереть. Смена закроется и начнется печать итогового отчета.

Нужна помощь в работе на онлайн кассе?

Не теряйте время, оформите договор на техническое обслуживание вашей кассы.

Частые ошибки при работе с кассовым аппаратом

К ошибкам, наиболее часто совершаемым продавцами, относятся следующие ситуации:

Кассир оформил покупку через терминал, но не зафиксировал её в кассовом аппарате. Сразу по обнаружении недоразумения продавец должен «добить» чек и написать объяснительную. Суть нарушения с точки зрения закона — занижение налогооблагаемой базы.
Кассир оформил покупку через терминал, а в кассу занёс её как при оплате наличными. В результате в конце дня сумма, фиксируемая в книге кассира, не сойдётся с реальным остатком в лотке. Чтобы исправить ситуацию, необходимо сделать сверку до формирования суточного отчёта; по окончании продавцу стоит написать объяснительную.
Кассир неправильно пробил чек. Если неточность выявлена до того, как документ напечатан и выдан покупателю, следует отменить в кассовом аппарате конкретную позицию или операцию в целом и ввести данные заново. Если же чек уже отправлен на печать, понадобится забрать у клиента старый (неправильный), распечатать и отдать ему новый, а по окончании рабочего дня внести данные в реестр ошибочных платёжных документов. Если же неточность обнаружена уже после того, как покупатель ушёл, печатать новый чек не нужно, как и вносить ошибочный в реестр. Вместо этого стоит сформировать по окончании дня отчёт, опять-таки не внося в него изменений, а в главах 12 и 13 кассовой книги указать фактические выручку и остаток средств в кассе, после чего написать объяснительную.
Кассир не сдал выручку или сдал её не в полном объёме. Ошибка не критическая, решается формированием отчёта, сдачей денег и написанием объяснительной. В зависимости от просрочки предприятие может быть оштрафовано, однако чаще всего этого не происходит.
Кассир отключил питание контрольно-кассового устройства во время работы. Чтобы исправить проблему, достаточно вновь его включить, проведя описанные ранее манипуляции, дождаться появления ряда нулей и распечатать нулевой чек. Некоторые кассы требуют дополнительных операций — продавцу, как обычно, следует сверяться с руководством по эксплуатации.
Кассир неправильно вставил ленту. В современных устройствах такое практически исключено, однако возможно. В этом случае необходимо остановить работу контрольно-кассового аппарата, вновь открыть отсек, снять рулон и зафиксировать его заново, после чего, нажимая на кнопки «Вверх» или «ЧЛ», добиться появления края бумаги и оборвать его.

Важно: несмотря на серьёзность предъявляемых к кассиру требований, большинство ошибок исправимы, и довольно легко. В отдельных случаях продавцу придётся доплатить из своего кармана; в других — достаточно написать объяснительную. Но избежать неприятной ситуации проще, чем разбираться с нею; вот почему кассиру важно тщательно изучить инструкцию и в дальнейшем время от времени освежать память.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые