Инкассация денежных средств: сущность, организация, особенности услуги

Когда в кассе накапливаются деньги, их сдают в банк на расчётный счёт. Иногда это делает кассир или предприниматель. Но если вы не хотите рисковать и тратить время, закажите услугу инкассации. В статье расскажем, как заключить договор с банком, как встречать инкассаторов, чтобы не платить за холостой

Что такое инкассация

• Для чего нужна
• Плюсы и минусы

Как подготовиться к инкассации

Как проходит процедура

Сколько стоит инкассация и как ее удешевить

• Классическая инкассация
• Сейф для приема денег
• Электронный инкассатор
• Самоинкассация через банкомат

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке денег или других ценностей под охраной: простыми словами, вы передаёте охранникам деньги и сопроводительные документы, чтобы они положили средства на ваш расчётный счёт.

Эту услугу оказывает банк, в котором у вас открыт счёт, или организация со специальной лицензией (закон «О банках и банковской деятельности»). Чаще всего инкассаторы отвозят наличность в банк, но возможны и другие направления: из банка, между офисами компании, в другую организацию или частному лицу.

Для чего нужна

Обычно услугу заказывают, чтобы соблюдать лимит кассы. По закону большинство организаций утверждают лимит остатка наличности — максимальную сумму, которую можно хранить в кассе. Все деньги сверх этой суммы надо отправлять на расчетный счет. Но устанавливать лимит обязан только средний и крупный бизнес, а ИП и малые предприятия могут работать без этого показателя: держать в кассе сколько угодно денег и переводить их на расчётный счёт, когда захотят.

Также инкассация нужна для безопасной транспортировки выручки и экономии времени. Вы можете и сами или с помощью кассира зачислять наличку на счёт через операциониста в отделении. Но мешок с деньгами нужно еще довезти до банка и потратить время на поездку. Вооруженные охранники в бронированной машине — более надёжный вариант доставки, хотя бы потому что они вернут вам всю сумму, если с нею что-то случится по дороге.

Плюсы и минусы

Плюсы инкассации очевидны: вы не рискуете и почти не отвлекаетесь от работы.

• Безопасность. Вооруженные люди охраняют вашу наличность и гарантируют, что деньги попадут на счёт. Вы заключаете с ними договор материальной ответственности и не беспокоитесь за свои средства. Если же вы везёте выручку в банк самостоятельно, то отвечаете за неё сами. И у вас нет автомата и броневика.
• Без простоев. С инкассаторами не придется тратить время на доставку денег и очередь в банке. Если же этой задачей занимаетесь вы или кассир, страдает бизнес: в такие промежутки вы не зарабатываете.
• Скорость зачисления на счёт. При инкассации деньги поступают на расчетный счет быстрее, чем при классической передаче операционисту, ваши обороты не падают.

Минус тоже простой — бюрократия. Чтобы периодически вызывать машину за деньгами, придётся собрать документы и подписать договор с банком или лицензированной компанией. Потом каждый раз заполнять стопку документов и упаковывать деньги в мешок.

Готовить деньги и бумаги нужно делать строго ко времени: инкассаторы работают по графику и не могут задержаться у вас даже на 10 минут. Если вы забыли оформить бумаги или посчитать деньги, придется писать отказ и платить за холостой выезд.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

• доставка наличной выручки компании в банк;
• транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
• транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
• сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
• сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
• доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
• доставка по заказу компаний разменной монеты.

Как подготовиться к инкассации

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.

1. Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.
2. Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.
3. Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги.
4. Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.
5. Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчетный счет, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба).
6. Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.
7. Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить денежные средства к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.

   Найдите свой банк для ведения счета

   Выбрать банк

   Найдите свой банк для ведения счета

   Выбрать банк

Порядок проведения

Поскольку инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является кассовой операцией, то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.

Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.

Как проходит процедура

Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.

1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»

• ведомость;
• накладную;
• квитанцию.

Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.

2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.

Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2020. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.

Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.

• Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы.

• Сейф-пакет — одноразовый пластиковый крепкий пакет. После заклеивания его нельзя незаметно вскрыть. Пакеты может выдать банк, но иногда их приходится покупать самостоятельно. Они бывают разных размеров и стоят от 5 до 20 рублей за штуку.

Положите деньги в сумку или пакет, туда же вложите заполненную ведомость и запечатайте пломбой или заклейте. После этого инкассатор проверяет, что мешок или пакет целы, пломба соответствует образцу, а оставшиеся бумаги: накладная и квитанция — тоже заполнены верно.

Если всё хорошо, инкассатор забирает сумку и накладную, ставит штамп в квитанции и расписывается в ней. Квитанция остаётся у вас как доказательство, что сумка с деньгами перешла к инкассатору, и теперь за неё отвечает он.

Если что-то пошло не так, придётся подписать отказ от инкассации денежных средств и ждать следующего выезда за наличными.

3. Ждите деньги на расчетном счету. Инкассатор отвезёт мешок с деньгами в банк, сотрудники пересчитают их, проверят на подлинность и зачислят на счёт. Если всё в порядке, вы увидите деньги в интернет-банке в течение 1—2 дней

Если банк выявит нарушения: сумма в мешке больше или меньше, чем в ведомости и накладной, нашлась фальшивая банкнота — он будет разбираться и свяжется с вами.

Сколько стоит инкассация и как ее удешевить

Классическая инкассация

Стоимость услуги складывается из закрепленной цены выезда (500—800 рублей) и процента от суммы, которую вы передаёте в банк (0,1—2%). Иногда цена услуги выглядит так: 0,5% от суммы, но не меньше 1000 рублей. Итоговая стоимость зависит от нескольких условий:

• суммы перевозки: чем она больше, тем меньший процент вы заплатите;
• сложности маршрута и удаленности вашего магазина или офиса от банка;
• частоты инкассаций: чем чаще, тем дешевле.

Тариф может быть ниже, если в этом банке у вас открыт расчётный счет, эквайринг и аренда терминала.

Сейф для приема денег

Также банки для удешевления инкассации устанавливают автоматический сейф в месте, где много точек инкассации (например, в ТЦ). Клиенты самостоятельно пакуют деньги в мешки, заполняют сопроводительные документы и вкладывают их в ячейки сейфа. Стоимость доставки денег в банк при такой системе ниже.

Электронный инкассатор

Ещё один экономичный вариант инкассации денег для малого бизнеса — установка электронного инкассатора в вашем магазине или офисе. Это устройство похоже на маленький банкомат, которое крепится к полу. Вы вносите в него деньги, и они сразу появляются на расчетном счете. После этого за инкассированную наличность отвечает банк и забирает из устройства деньги по мере наполнения. Такой терминал банки устанавливают бесплатно и назначают комиссию за внесение денег 0,3-0,5% от суммы.

Самоинкассация через банкомат

Также сегодня в большинстве крупных банков есть возможность самоинкассации, когда вы или ваши сотрудники вносите деньги на расчетный счет через банкоматы банка с помощью специальных карт. Это можно делать в любое время суток, а комиссия за внесение средств будет ниже расходов при классической инкассации (в среднем, 0,3% от суммы). Деньги появляются на счёте моментально или в течение 3 часов, в зависимости от банка. Закон не устанавливает перечень сотрудников, которые могут сдавать деньги через банкомат, обычно это поручают кассиру или бухгалтеру. Вы можете выпустить несколько карт самоинкассации для разных сотрудников и создать профили вносителей в интернет-банке, чтобы они получали sms-уведомления о внесении денег.

Итак, решите, нужна ли вам инкассация, узнайте ее стоимость в вашем банке или инкассаторской службе, посмотрите где счет дешевле, выберите выгодный вариант услуги. Останется подготовить документы для заключения договора, научиться заполнять сопроводительные бумаги и передавать деньги.