Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Кто ответственен за написание?

Следует отметить, что инициатором гарантийного письма может выступать как юридическое, так и физическое лицо.

Как правило, на предприятии ответственность за составление различного рода документации (договоров, претензий, приказов, гарантийных писем и т.д.) возложена на специалистов юридического отдела.

При этом иногда написанием гарантийных писем также может заниматься и бухгалтерия (в случае, если юридическое лицо предоставляет гарантии по выплате кредита, поставке товара и т.д.).

СПРАВКА. Нередко в малых предприятиях, где небольшой штат работников, подготовкой различной документации, в том числе и гарантийных писем, может заниматься сам руководитель организации.

Гарантийное письмо от физического лица составляется им самостоятельно.

Правила составления и содержание гарантийного письма

Обращения, имеющие характер гарантийных писем на юр адрес, пишут произвольно, разборчивым почерком от руки или распечатывают средствами современной оргтехники.

Поскольку такое заявление в налоговые органы носит официальный характер, составляется оно с учетом правил деловой переписки:

1. В правой верхней части листа оформляют так называемую «шапку» документа, уточнив, куда направляют, информацию о собственнике помещения.
2. Озаглавив документ, с новой строки переходят к текстовой части.

Суть содержания сводится к подтверждению намерения заключить арендный договор после регистрации в ЕГРЮЛ и предоставлению права пользоваться помещением.

1. Заканчивают послание подписью с расшифровкой инициалов имени отчества, фамилии лица, ручающегося за то, что помещение перейдет в законное пользование субъектом после внесения сведений в ЕГРЮЛ.

Заметим, такие поручительства вправе дать:

• физическое лицо, владеющее указанным помещением по праву купли-продажи, полученному по наследству или другим законным основаниям;
• руководитель любой формы собственности предприятий и организаций, полномочный принимать решения о сдаче объектов недвижимости в аренду или субаренду.

Особых различий при составлении письма, подтверждающего юридический адрес, нет, покажем это на приведенных образцах:

Общие требования

Следует отметить, что законодательство не содержит каких-либо требований относительно порядка и формы составления данного документа. Однако чтобы написать его, нужно все же придерживаться основных правил деловой переписки.

Итак, к оформлению данного документа предъявляются следующие требования:

1. Составляется на фирменном бланке организации (если составителем является юридическое лицо).
   Бланк должен содержать все реквизиты организации (логотип, наименование, адрес, контактный телефон).
2. Формат бумаги А4.
3. Документ должен содержать номер и дату регистрации.
4. Содержание должно быть изложено в пределах одной страницы.

При написании гарантийного письма следует соблюдать следующие требования:

1. Использовать исключительно деловой стиль переписки (не допускаются просторечные выражения, жаргоны и т.д.).
2. Содержание документа должно быть четким, ясным и кратким.
3. Обязательно должна быть поставлена подпись руководителя организации, а также печать юридического лица. Иногда также требуется подпись главного бухгалтера (в случае, если документ касается выполнения платежных обязательств, поставки товара и т.д.).
4. К документу следует приложить все бумаги, с которыми должна будет ознакомиться вторая сторона (при необходимости).
   ВНИМАНИЕ. Если документ подписывается лицом, временно замещающим руководителя организации, то необходимо приложить копию доверенности, которая будет выступать подтверждением полномочий подписавшего.
5. В тексте документа должна быть включена вся сопутствующая информация (например, если предоставляется гарантия поставки товара на конкретную дату, то необходимо указать номер и дату заключенного договора).

Как гарантийное письмо доказывает достоверность юр. адреса

Чтобы гарантийное письмо доказывало достоверность юридического адреса, собственник должен устно подтвердить своё согласие о сдаче помещения в аренду. Обязательно предупредите арендодателя, чтобы в течение трёх рабочих дней после подачи документов на регистрацию ООО в налоговую он был за связи.

В большинстве случаев сотрудник ИФНС связывается по телефону, указанному в гарантийном письме. Если владелец помещения не ответит на звонок или не подтвердит свою гарантию, то заявленный адрес признают недостоверным, а в регистрации ООО вынесут отказ.

Но кроме такой ситуации, у юридического адреса могут быть другие пороки:

• массовость – регистрация по адресу более 10 организаций;
• невозможности организации рабочего места руководителя (здание не достроено, разрушено, помещение имеет строго производственное назначение);
• по заявленному адресу находятся объекты, в которых регистрация коммерческих организаций запрещена (например, госорганы или военные части);
• неполное указание всех элементов сложного адреса (особенно характерно для бизнес-центров, тогда уточнять подробное описание надо в самой ИФНС);
• несовпадение адреса в гарантийном письме с данными, указанными в свидетельстве о собственности на недвижимость).

Это тоже важно знать:
Как составить спонсорское письмо для шенгенской визы

В таких ситуациях гарантийное письмо и устное его подтверждение не смогут помочь в регистрации ООО.

Из каких пунктов состоит?

В общем виде гарантийное письмо включает в себя следующие пункты:

• Шапку документа.
• Регистрационный номер и дату.
• Название документа.
• Текст письма – тут излагается суть принятых обязательств, представляемых гарантий, а также сроков их исполнения. В рамках данного пункта также указывается реквизиты организации, для которой готовится гарантийное письмо.
• Подписи должностных лиц, а также фирменная печать юридического лица.

Образец гарантийного письма об отсутствии задолженности

Требование его предоставить – обычное дело в банках при открытии счета. Гарантию оформляют также в налоговую службу при регистрации предприятия в новом регионе или переводе в новый статус.

Референт прописывает свои наименование, ОГРН, ИНН и юридический адрес. Собственно, гарантию можно сформулировать следующим образом:

Пошаговая инструкция по составлению

Для того чтобы лучше понять порядок составления гарантийного письма, представим пошаговую инструкцию:

1. Составление шапки документа. На данном этапе необходимо указать полные реквизиты организации, выступающей отправителем письма, а также данные об адресате (наименование, адрес, контактные телефоны).
2. Далее указывается дата и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
3. Посередине бланка указывается название документа: «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» (данный пункт не обязателен).
4. Составление текста документа. Следует отметить, что содержание гарантийного письма в каждом отдельном случае может отличаться. Так, выделяют следующие наиболее распространенные виды гарантий:
   о предоставлении юридического адреса организации;
5. о своевременном погашении кредита;
6. о перечислении денежных средств за отгруженную продукцию;
7. предоставление гарантии физическому лицу о приеме на работу и т.д.

ВАЖНО. Независимо от целей и назначения гарантийного письма оно обязательно должно содержать: основания возникновения правоотношений, какие гарантии предоставляются, срок исполнения.

8. Данный этап является завершающим. Руководитель предприятия, а также главный бухгалтер (при необходимости) должны подписать гарантийное письмо. Затем ставится печать организации.

Необходимость гарантийного письма в 2020 году

Имущество новой фирмы формируется за счет вкладов ее собственников. Однако, в самом начале деятельности крупных объектов таких, как помещение, у предприятия может не быть.

Это тоже важно знать:
Как правильно составить письмо-отказ

Поэтому при регистрации ООО, как правило, приходится заключать договора аренды с третьими лицами. Но оформить подобное соглашение компания до регистрации не может, так как не обладает соответствующими правами и обязанностями в качестве юрлица. Их предприятие получит только после постановки на учет в налоговом органе.

Если собственники компании избегают использования в качестве юрадреса своих адресов, то они могут воспользоваться возможностью, которую предоставляет им законодательство.

Согласно нормативным актам учредители могут в пакет на регистрацию в ИФНС включить письмо с гарантией от владельца, который будет в последствии выступать арендодателем, что он заключит с новой организацией соглашение на аренду помещения.

В этой ситуации данное гарантийное письмо будет являться подтверждением юридического адреса при регистрации, когда в создаваемой компании отсутствует собственный адрес. Этот документ не включается в список обязательных бланков при регистрации фирмы, но имеет важное значение. Связано это с тем, что ИФНС сможет из-за недостоверности адреса в представленных сведениях, при отсутствии такого письма отказать в постановке на учет новой фирмы.

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Важно!При этом очень важно понимать, что предоставление юридического адреса должно происходить от реально существующих собственников помещения, располагающихся в здании по нему. Данная информация проверяется со стороны представителей налоговой, которые могут позвонить или прийти посмотреть, что действительно там находится.

Предоставление письма с гарантией необходима также и в случае, когда происходит аренда юридического адреса. То есть фактически фирма будет располагаться в другом месте, но по данному адресу будет приниматься звонки и письма от имени регистрируемой компании.

Пример готового документа

ООО «Эксим»

ИНН 7734594376 КПП 776549923 ОГРН 3465444567569 ОКПО 82345648

г. Москва, ул. Ленина, д.54, тел. 8 -345-785-23-44

Генеральному директору ООО «Типар»

№ 25 от 01.11.17 г. Иванову Михаилу Сергеевичу

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Эксим» в лице Генерального директора Кольца Ивана Аркадьевича обязуется оплатить имеющуюся по состоянию на 31 октября 2017 года задолженность перед ООО «Типар» по Договору № 21 от 25 сентября 2020 года в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей не позднее 10 ноября 2020 года.

Генеральный директор Кольца И.А.

Гл. бухгалтер Свиридова Е.П.

Вот как выглядит пример документа после заполнения.

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ

Генеральному директору ООО «Специнвест» Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н 12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа р/с № ххххххххх; к/с ххххххххх; БИК ххххххх; ИНН ххххххх; КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

• адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
• обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
• должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
• реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
• любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Трудности и проблемы при оформлении

Составляя гарантийное письмо, юридическое либо физическое лицо может столкнуться с некоторыми трудностями, которые в основном касаются содержания бумаги. Рассмотрим их:

• Нечеткая формулировка содержания документа – как уже отмечалось ранее, сегодня отсутствуют какие-либо юридические нормы, которые бы регулировали правовое положение гарантийных писем, а также порядок их составления. В связи с этим зачастую «гарант» неграмотно с юридической точки зрения выражает свою волю, что влечет за собой возникновение различные спорных ситуаций и судебных тяжб.
• Наличие двойного толкования – документ должен четко отражать волю «гаранта», дабы исключить возникновение неясностей и недоразумений. Особенно это актуально в отношении финансовых обязательств.

Подводя итог, можно отметить, что самым важным моментом, на который следует обратить особое внимание при написании гарантийного письма, является его содержание. Оно должно быть максимально четкое, конкретное и в полной мере отражать все нюансы правоотношений, возникших между двумя сторонами.

Что такое гарантийное письмо на юридический адрес от собственника

Гарантийное письмо явило собой продукт эпохи валовой регистрации ООО. Несмотря на то, что по законодательству и по установке Налоговой службы ООО обязано находиться по адресу, где находится его единоличный исполнительный орган (директор), никто не отменял момент о доверенности.

Данной лазейкой быстро и качественно воспользовались собственники помещений, которые стали предлагать регистрацию компании по адресу с почтово-секретарским обслуживанием. Для налоговой было в целом все равно, сидит компания на адресе или нет, главное, чтобы регулярно сдавала отчетность, исправно платила налоги и получала «письма счастья». Однако, со временем на таких «резиновых» адресах стало находиться чрезмерно много компаний, за что Налоговая прозвала их «массовыми» и стала отказывать в регистрации.

После этого собственники стали давать гарантийные письма, что они действительно разрешают данной компании зарегистрироваться по указанному адресу, и что данное помещение действительно им принадлежит.