Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:
- подчиненным;
- коллегам;
- партнерам;
- клиентам;
- потенциальным клиентам.
На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:
- В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
- В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
- Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
- При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
- Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.
Виды писем делового назначения
Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.
К базовым критериям классификации деловых писем относятся:
- Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
- Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
- Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
- Количество получателей – один объект или группа лиц.
- Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
- Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.
Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Извещение (уведомление)
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Подтверждение намерений
Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.
Разъяснение
Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).
Напоминание
В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.
Служебные ответные письма
Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.
Письмо-отказ
Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.
Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.
Письмо-согласие
Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.
Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.
Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством
В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.
Письмо-рекомендация
Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.
Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.
Письмо-подтверждение
Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.
Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка — залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.
Письмо-гарантия
Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.
Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.
Этикетные письма
Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.
Благодарность
На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.
Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.
Поздравление
Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.
Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.
Извинение
Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.
Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.
Соболезнование
Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.
Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.
Как составить информационное письмо, чтобы его прочитали
Много написано, рассказано и отснято видео о том, как сделать красивый и эффективный шаблон, а вот тексту информационных рассылок уделяют совсем мало внимания. Давайте исправим это и раскроем небольшие секреты написания и оформления текста.
Одно письмо — одна мысль
Помните старую юмористическую сценку: » Я тут нотки принёс… Тут играть, тут не играть, а тут рыбу заворачивали» Желательно, чтобы ваш емейл не создавал такое же ощущение у клиента.
Избегайте длинных преамбул
Постарайтесь первой фразой максимально заинтересовать клиента, чтоб он продолжал читать от предложения к предложению. Каждая последующая фраза должна ещё больше усиливать интерес перейти на сайт.
Рассылка Викиума — яркий пример того, как делать нужно. Сначала идёт яркий заголовок, затем анимация и только потом шесть строк + кнопка СТА, которые разжигают любопытство.
Упрощайте структуру письма
Тем более, если вы отправляете Plain-text — эти письма чаще всего используются, когда подразумевается личная коммуникация и хорошо, если сразу понятно о чем говорит собеседник.
На обработку рекламы в популярных журналах человек тратит 1,7 секунды. Реклама в отраслевых изданиях — 3,2 сек. Плакат — 1,5 сек. Реклама в письме — 2 сек. Реклама на баннере — секунда. Очевидно, что маркетинговые сообщения нужно доносить молниеносно.
— Фил Барден
Чем проще вы объясните, что хотите от подписчика, тем выше шанс, что он выполнит целевое действие.
Пример рассылки от компании, которая занимается ювелирными изделиями. Такое впечатление, что клиенту пришло личное письмо. Оформление довольно несложное: всего одна ссылочка, подпись, все вместилось в первый экран просмотра.
Делайте предложения и абзацы короткими
В эру мобильных устройств не нужно объяснять, что много информации пользователи потребляют именно с телефонов и планшетов. Абзацы из одного-двух предложений уже становятся правилом хорошего тона.
Попробуйте расположить информацию подобным образом, как у ЛингваЛео — три абзаца / две строчки / два предложения. Особого внимания заслуживает кнопка с призывом — это лишь маленькая шалость, лёгкий акцент. Например, к первому апреля компания запустила рассылку с тем как можно майнить в их обучающем сервисе. Здорово, когда можно подшучивать с подписчиками и они готовы к этому
