Как правильно написать ознакомить с приказом под роспись

«Роспись» или «подпись», как правильно и в чём отличие?

Содержание Подпись или рос­пись ста­вит­ся в доку­мен­тах. Роспись стен и потол­ка суще­ству­ет в зда­нии, в хра­ме, на быто­вых пред­ме­тах.В рус­ской лек­си­ке отме­тим два очень похо­жих сло­ва:

1. под­пись
2. рос­пись.

Убедимся в их похо­же­сти, разо­брав по соста­ву:

1. роспись — приставка/корень/окончание.
2. подпись — приставка/корень/окончание;

Эти одно­ко­рен­ные суще­стви­тель­ные раз­ли­ча­ют­ся толь­ко при­став­кой, кото­рая вно­сит в каж­дое сло­во свое зна­че­ние, поэто­му эти лек­се­мы име­ют раз­лич­ную соче­та­е­мость с дру­ги­ми сло­ва­ми, раз­ное упо­треб­ле­ние в речи. Эти сло­ва назо­вем , сло­ва­ми, кото­рые часто достав­ля­ют затруд­не­ние в упо­треб­ле­нии.Как пра­виль­но писать:

1. озна­ко­мить с при­ка­зом под рос­пись или под под­пись?
2. поста­вить рос­пись или под­пись;
3. под­пись или рос­пись под доку­мен­том;

Чтобы выяс­нить, как пра­виль­но упо­треб­лять эти сло­ва в дело­вой речи, чет­ко опре­де­лим зна­че­ние каж­дой лек­се­мы. Только при таком усло­вии мож­но избе­жать лек­си­че­ской ошиб­ки — сме­ше­ние паро­ни­мов, когда одно похо­жее сло­во упо­треб­ля­ет­ся непра­виль­но вме­сто дру­го­го.Например, раз­ли­ча­ем слова-паронимы:

1. ;
2. ;
3. ору­дие — ору­жие.

Существительное «под­пись» обра­зо­ва­но от одно­ко­рен­но­го гла­го­ла:под­пи­сать → под­письУточним лек­си­че­ское :

• Собственноручно напи­сан­ная фами­лия под тек­стом, рисун­ком и т.п.
  в под­твер­жде­ние сво­е­го автор­ства или согла­сия с чем-либо.
• Надпись на чем-л.
  под чем-л.
• Действие по знач. гл. под­пи­сать

Т. Ф.

Ефремова. Новый сло­варь рус­ско­го язы­ка.

М., Русский язык, 2000Вот как сло­во «под­пись» упо­треб­ля­ет­ся в худо­же­ствен­ных текстах:В кон­то­ру я боль­ше ни ногой, так что при­но­си­те все бума­ги на под­пись и про­чее ко мне в номер (Джек Лондон. Две Дианы)

Ознакомление под роспись: как оформить?

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Время-не-ждет).Вот она, под­пись, кото­рой не хва­та­ло на том таин­ствен­ном пись­ме, что он полу­чил в про­шлом меся­це (Александр Дюма.

Бусидо В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют. Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая.

Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы». Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны: 1.

Своевременное исполнение поручений руководства.

Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф. 3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов. Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов: 1) по личному составу; 2) по административно-хозяйственной деятельности; 3) по основной деятельности.

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально. Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу.

Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий. Для приказов о приеме, увольнении,

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное.

5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД – приказы по основной деятельности,

ЛС – приказы по личному составу,

АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Практикум по ТК РФ: чем отличается подпись от росписи

В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись». Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.

«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.

Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст.

66 ТК РФ). Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан. А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?

Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.

Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ). Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель?

Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе?

Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана? В приказе, в журнале, в ведомости? Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2020 года машинист Иванов И.

И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А.А.»? Автор

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2020 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Ознакомление с приказом под роспись

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа.

Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Из этой статьи вы узнаете:

1. с какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись;
2. для каких документов обязательно ознакомление под роспись;
3. как происходит ознакомление с приказом о поощрении.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф.

Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Существуют три вида:

1. по административно-хозяйственным вопросам (касаются таких вопросов, как эксплуатация здания, транспорта, вопросов безопасности и пр.).
2. по основной деятельности (издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании);
3. по личному составу (отражает все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем);

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись.

Разберемся, кто является фигурантами распоряжений. Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа.

За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Виды приказов в организации

О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам

. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу

– отразить решения руководителя, касающиеся
кадровой политики организации
. Все приказы по
трудовым отношениям с работником (работниками)
, являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности

не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Ознакомление с документами под роспись в трудовых отношениях

Что означает собственноручная подпись работника в графе ознакомления?

Какие последствия подписи? Разберем в статье. Как работодателю можно подтвердить, что работник прочитал или распорядительный акт, изданный в отношении него, и понял его смысл и содержание? Ведь от того, ознакомлен ли работник с такими актами, и понятно ли ему, что хочет работодатель, зависит многое.

В частности, возможность требовать исполнения данного акта, возможность контроля результата и т.д.

Самый простой и логичный способ подтвердить факт того, что работник видел документ – заиметь его личную роспись.

Такой способ выработала практика и обычаи делового оборота достаточно давно, он успешно применяется.

При этом важно, чтобы у работодателя были доказательства, что работник поставил роспись в подтверждение именно определенного факта.

Иными словами, обычной подписи на пустом листе будет недостаточно, любой контролирующий орган, да и сам работник легко могут оспорить, что подпись поставлена в связи с иными обстоятельствами, но не в подтверждение факта ознакомления. Таким образом, ознакомление под роспись (или под – данные понятия идентичны) в трудовых отношениях означает процедуру доведения до сведения работника содержания документа и фиксация факта такого действия.

Аналогичные процедуры ознакомления применяются не только в трудовом праве.

Например, в процессуальных отношениях, где суд знакомит участников процесса с их правами, в уголовном праве, где свидетель знакомится с содержание составленного протокола, в административном праве – при ознакомлении с вынесенным постановлением, в корпоративном праве, в гражданском праве. Практически во всех отраслях, где составляются письменные документы, затрагивающие права и интересы лиц, необходима фиксация фактов доведения до сведения их содержания, т.е.

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила внутреннего распорядка;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Ознакомление с приказами под роспись: ТК РФ

› Статья акутальна на: Октябрь 2020 г.Исковое заявление об отмене приказа о дисциплинарном взыскании За ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работникам могут быть назначены дисциплинарные взыскания.

Основными видами дисциплинарных взысканий являются замечание, выговор и увольнение.

Отдельными положениями могут быть предусмотрены другие виды взысканий для отдельных категорий работников. Дисциплинарное взыскание должно быть применено работодателем на законных основаниях, должна быть установлена вина работника, обстоятельства, при которых совершено нарушение, оценена тяжесть проступка.Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно!ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Идеальное основание увольнения – Елена А.

ПономареваСтатьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)Можно ли сотрудникам отдавать ксерокопию приказа, а на ней делать ссылку в электронном виде на приложения к приказу.

При этом просить расписаться об ознакомлении с приказом? По названию? К каждому подходить лично или сотрудники должны подходить знакомиться и расписываться.

Только интересует точный ответ. Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей — ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись — одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая.Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:.

Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

Образец журнала ознакомления с коллективным договором

Для удобства в организации можно ввести единый журнал, в котором отражаются сведения об ознакомлении сотрудников со всеми внутренними документами, а не только коллективными договорами.

Его форма также не утверждена законодателем, а журнала можно по ссылке в начале статьи.

Не важно, каким образом фиксируется факт знакомства сотрудников с внутренними документами – в листе ознакомления, либо в специальном журнале. Главное, чтобы при проверке ревизорам можно было предоставить документ, подтверждающий факт того, что все сотрудники знакомы с внутренними документами. В противном случае, работодателя могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

***

Таким образом, знакомить трудящихся с коллективным договором можно как с использованием листа ознакомления, так и специального журнала. Приказ для того, чтобы осуществить процедуру издавать не требуется.

Отличный секретарь

Как правильно говорить и писать: подпись или роспись?

«Роспись», вроде бы, режет слух, хотя в многоуважаемом Трудовом кодексе предлагается знакомить работников с различными документами именно «под роспись». А на словах «под подпись», как метко сказал кто-то, «спотыкается язык».

В статье разберемся, как все-таки правильно с точки зрения русского языка. С точки зрения нормы литературного русского языка правильно говорить «подпись» и «под подпись». Во-первых, в делопроизводстве есть реквизит «подпись».

Правильно говорить «распишитесь» (предлагая поставить подпись в подтверждение получении зарплаты или иных материальных ценностей), «поставить подпись», «подпишите документы».

Таким образом, в приказах и распоряжениях рекомендуем использовать формулировку:

«ознакомить работников структурного подразделения под подпись»

Во-вторых, большой толковый словарь русского языка (например, С.А.

Кузнецова, в авторской редакции 2014 года) сообщает нам, что «Подпись – это фамилия, собственноручно поставленная под чем-либо (под текстом, под картиной, под таблицей, под рисунком и так далее). В-третьих, существительное «подпись», по мнению большинства филологов, образовалось от глагола «подписать». Подпись можно поставить в квитанциях, в договорах, в финансовых отчетах и отчетах о командировках.

Подпись – личный автограф, индивидуально стилизованное написание фамилии человека. И, кроме того, подпись служит доказательством подлинности документа и одним из немногочисленных реквизитов, придающим ему юридическую силу.

«Роспись» похоже на слово «подпись». Однако употреблять его в повседневной работе секретарю не стоит. Это слово из мастерских художников, а не из офисов.

Расписать можно стену или потолок.

Можно сделать роспись лица матрешке на деревянной болванке или расписать красиво собранную краснодеревщиком шкатулку. Именно этот образ надо вспоминать, выбирая, подпись или роспись будет ставить наш коллега в документе. В чем причина путаницы? Есть промежуточные слова, такие как: опись, расписка.

Ознакомление с приказом под роспись

Бесплатная консультация по телефону Содержание Можно ли сотрудникам отдавать ксерокопию приказа, а на ней делать ссылку в электронном виде на приложения к приказу.как вы себе представляете ссылку в электронном виде на бумажной версии приказа — чисто технически?При этом просить расписаться об ознакомлении с приказом?Можно.

С приказом он будет ознакомлен, а вот с документами, на которые «сделана ссылка» — нет.Анонимный пользователь Пишет: ——————————————————- > Ссылка в электронном виде будет содержать > наименование папи, вложенной папки и название > документа. Например: Общие > документы/Приказы/Приказы 2012/О содержании> автотранспорта.

Что тут неверно?а как определять будете содержание файла?

По названию? принт-скринами? а если сервер накроется вместе с этой папкой, как документ будете демонстрировать, с которым знакомились?

а если с течением времени произойдет перемещение папок, файлов и пр.Мазухина Анна Пишет: ——————————————————- > Один экземпляр приказа со всеми приложениями и > подписями об ознакомлении хранится в деле.

Вопрос > стоит о том, чтобы не распечатывать каждому из 10 > ознакомившихся пиложения к приказу по 20-30 > листов, а дать ссылку на место хранения в > электронном виде. > один раз распечатываете, пускаете по кругу, все по> очереди в нем расписываются.К каждому подходить лично или сотрудники должны подходить знакомиться и расписываться.

Только интересует точный ответ.

«Как договоритесь» не подходит. установите в ПВТР правила ознакомления работников с приказами (внесите дополнения, ознакомьте работников под роспись с новой редакцией), через 2 месяца сможете применять.

точно.а «в каком варианте установить» — решать вам, вы же изменения в ЛНА вносите.forum.garant.ruЕсли тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись.

Образец

Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.

Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.

В него обязательно вносятся следующие сведения:

• полное наименование компании;
• название документа;
• дата его формирования;
• номер и содержание приказа;
• номера всех сотрудников;
• ФИО работников предприятия;
• занимаемые ими должности;
• дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
• подписи всех наемных специалистов.

Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.

Составляется листок в виде удобной таблицы, в которую допускается включать другие столбцы при необходимости. Например, можно указывать, в каком именно отделе предприятия трудится тот или иной работник.

Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.

Правила оформления

При оформлении этой документации учитываются следующие правила:

• листок делается исключительно в одном экземпляре;
• для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
• вносится информация от руки или с помощью компьютера;
• требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
• отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2020 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
• листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.

Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:

Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. листа ознакомления можно ниже.

Ознакомить с приказом под роспись всех

Оглавление: Всего найдено: 33 Добрый день!

Как правильно писать ознакомить работника с приказом «под подпись» или » под роспись «. Спасибо! Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку.

Как правильно: ознакомить под роспись или подпись? Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку. Правильно ли употреблено слово «роспись» в предложении: «Работодатели обязаны до подписания трудового договора с работником ознакомить его под роспись с уставом организации».

Спасибо. Ответ справочной службы русского языка Нет, в этом значении должно быть употреблено слово подпись.

Где ставятся запятые в предложении : Приказ довести до лиц указанных в приказе под роспись и почему? Ответ справочной службы русского языка Правильно: Приказ довести до лиц, указанных в приказе, под подпись. Обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова.

Обратите внимание, что в этом значении правильно употреблять слово подпись. Ответ справочной службы русского языка Верно: .

сведения. являются строго конфиденциальными. В законах о труде РФ и Казахстана в статье о наложении дисциплинарного взыскания говорится о том, что нужно работника ознакомить под РОСПИСЬ . Раньше требовалось под расписку.

Как правильно? Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку . Здравствуйте. Согласно Словарю трудностей вашего сайта при употреблении в документах выражений «под подпись» или » под роспись » , правильным является написание «под подпись» (ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись).

Как, в таком случае, следует относиться к норме, закрепленной ,например, в Трудовом кодексе, где встречается другое (получается, что неверное) написание: приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись ; обязан ознакомить работника под роспись (ст.68)?

Ответ справочной службы русского языка Трудовой кодекс не регламентирует правила русского языка. Мы считаем, что в этом случае в Трудовом кодексе допущена речевая ошибка.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

• подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
• включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

• подписывается всеми сотрудниками фирмы;
• содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

• тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
• перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
• даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

• граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
• граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
• отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Ознакомить с приказом

Содержание Всего найдено: 33 Добрый день!

Как правильно писать ознакомить работника с приказом «под подпись» или » под роспись «.

Спасибо! Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку. Как правильно: ознакомить под роспись или подпись?

Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку. Правильно ли употреблено слово «роспись» в предложении: «Работодатели обязаны до подписания трудового договора с работником ознакомить его под роспись с уставом организации». Спасибо. Ответ справочной службы русского языка Нет, в этом значении должно быть употреблено слово подпись.

Где ставятся запятые в предложении : Приказ довести до лиц указанных в приказе под роспись и почему?

Ответ справочной службы русского языка Правильно: Приказ довести до лиц, указанных в приказе, под подпись.

Обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова. Обратите внимание, что в этом значении правильно употреблять слово подпись.

Ответ справочной службы русского языка Верно: . сведения. являются строго конфиденциальными. В законах о труде РФ и Казахстана в статье о наложении дисциплинарного взыскания говорится о том, что нужно работника ознакомить под РОСПИСЬ .

Раньше требовалось под расписку. Как правильно? Ответ справочной службы русского языка Правильно: под подпись или под расписку . Здравствуйте. Согласно Словарю трудностей вашего сайта при употреблении в документах выражений «под подпись» или » под роспись » , правильным является написание «под подпись» (ознакомить сотрудников с инструкцией под подпись).

Как, в таком случае, следует относиться к норме, закрепленной ,например, в Трудовом кодексе, где встречается другое (получается, что неверное) написание: приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись ; обязан ознакомить работника под роспись (ст.68)? Ответ справочной службы русского языка Трудовой кодекс не регламентирует правила русского языка.

Мы считаем, что в этом случае в Трудовом кодексе допущена речевая ошибка.

Как ознакомить сотрудника с документом? Возможности для предприятий

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись. И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в материале.

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так, например, согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обес­печить обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда. Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях — к приостановке деятельности. Так, в случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере к работодателю будут применены следующие санкции (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 000 до 25 000 руб.;
• на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 000 до 130 000 руб. или вынесено предупреждение;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 000 до 25 000 руб.

Таким образом, работодателю следует обеспечить обучение и инструктаж работников по охра­не труда, обучение работ­ников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих до­кумен­тах: журналах, листах ознакомления. А работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охра­ны труда, следует отстранить от работы.

Сложности организации ознакомления

Сложности с ознакомлением с до­кумен­тами возникают из-за нескольких факторов: объе­мов до­кумен­тов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работают несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: прием, увольнение, перевод и др. Если добавить еще до­кумен­ты по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющим статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 до­кумен­тов. Если вести их в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов. Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать их ознакомление с до­кумен­тами и вовсе становится ­проблемой.

Специалисты по кадрам и охра­не труда знакомят работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами по охране труда и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с до­кумен­тами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные до­кумен­ты под рукой и сотрудник расписывается вручную. Однако с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы. Все эти до­кумен­ты требуют подписи сотрудников — нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с до­кумен­том.

Законодательство для отдельных видов до­кумен­тов устанавливает пе­рио­д, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под рос­пись». Так, ста­тья 193 ТК РФ устанавливает срок в три дня для приказов о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с озна­комлением до­кумен­тов, для которых законом не установлен подобный пе­рио­д, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки до­кумен­тов, на то, когда сотрудник ознакомлен с ними. Так, например, в Апелляционном определении от 08.02.2016 по делу № 33-4253/2016 Мосгорсуд встал на сторону работодателя, поскольку все до­кумен­ты были оформлены вовремя и в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все работают в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников и многие из них работают в удаленных подразделениях.

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под роспись только с теми до­кумен­тами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ­ECM-системы (системы управления корпоративным контентом) облегчает работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Они оповещают всех сотрудников о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с до­кумен­том и расписаться в листе ознакомления. Оповещение может быть разослано в ­ECM-системе. Работники, имеющие постоянный доступ к ­ECM-системе, получают задание. В задание вложена электронная версия до­кумен­та. Работник знакомится с электронной версией до­кумен­та на своем рабочем месте, пос­ле чего подходит в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам кон­т­ролирует процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать до­кумен­ты по почте.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Среди «удаленных» работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения. Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам ­КЭП. Но, во-первых, использование ­КЭП — это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов до­кумен­тов это не разрешено (считай, запрещено).

Если подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные до­кумен­ты, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под роспись: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д. Но работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется. Работодатель может организовать ознакомление с такими до­кумен­тами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

• ­ECM-система. Сотрудник получает задание, изучает до­кумен­т, выполняет задание. Процесс строится так же, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

• Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с до­кумен­тами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ­ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. Сотрудник получает сообщение и ссылку на до­кумен­т в чат-боте, просматривает до­кумен­т на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

• Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение, например, в виде sms-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с до­кумен­том. Изучить до­кумен­т можно на экране инфокиоска. Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает до­кумен­т и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ­ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной. Специалист отдела кад­ров может отправить до­кумен­т на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит, каким способом (через чат-бот, инфокиоск или ­ECM-систему) сотрудник будет знакомиться с до­кумен­том. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости можно сформировать лист озна­комления как отчет. В отчете будут видны наименование до­кумен­та, ­ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами. Также важно, чтобы с порядком ознакомления работник был ознакомлен под роспись, например, в день его приема на работу.