Книга покупок: как вести и заполнять?

В книге покупок собирается информация о полученных от продавцов счетах-фактурах. Отражение поступившего документа в книге выполняется с помощью регистрационной записи, которые последовательно вносятся в табличную часть по мере поступления с/ф. Ведение книги обязательно для лиц, признаваемых плательщиками НДС. В дальнейшем сведения из этого журнала используются для формирования 8-го раздела квартальной налоговой отчетности по добавленному налогу. В статье рассмотрим бланк книги покупок, представим образец и инструкцию по заполнению.

Кто и как должен вести книгу покупок

Так как в бланке отражаются данные по счетам-фактурам, то обязанность по ведению книги возлагается на всех плательщиков НДС (лиц на общем режиме), кроме лиц:

• обладающих правом на освобождение от добавленного налога;
• совершающих операции, не требующие начисления налога.

Компания самостоятельно выбирает удобный для себя способ ведения книги – электронный или бумажный. Электронный формат документа утвержден ФНС от 04.03.15 приказом ММВ-7-6/[email protected], бумажный – Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14. Если книга заполняется на бумажном носителе, то на конец квартала все страницы должны иметь порядковую нумерацию. Листы должны быть прошиты, а сама книга заверена подписью руководителя.

Если книга ведется на электронном носителе, то руководитель должен заверить ее своей УКЭП.

По мере поступления документации, подлежащей внесению в книгу, необходимо совершать регистрационные записи, фиксируя основные сведения о поступившем документе в графах таблицы.

Платные версии

Файлы xml, полученные после применения конвертеров, успешно прошли проверку программой Tester — официальной программы тестирования ИФНС.

Дополнительные функции платных версий:

— доступны журналы выставленных и полученных счетов-фактур, дополнительные листы;

— отсутствуют ограничения на количество строк;

— возможна выгрузка нескольких кодов операции и платежных документов для одной счет-фактуры в книге покупок и книге продаж (как загрузить несколько кодов операции и платежных документов читайте здесь);

— во всех конвертерах — автоматическое удаление пробелов (« »), нуля («0») и знаков тире («-») в «пустых» ячейках;

— механизм проверки контрагентов через сайт ИФНС

— усовершенствованный механизм проверки таблицы (ошибка указывается не только по строке, но и по столбцу);

— усовершенствованный механизм выгрузки файла (отображается адрес неверно заполненной ячейки, вместо стандартного сообщения об ошибке);

— усовершенствованный механизм деления столбца на два по разделителю (если разделитель отсутствует, то заполняется только один столбец);

— механизм смены года в формате ХХ на 20ХХ (например дата 01.01.15 будет заменена на 01.01.2015).

Инструкция по заполнению книги

Перед внесением записей в книгу необходимо ознакомиться с содержанием Правил, утвержденных правительственным постановлением №1137. Заполнение граф книги покупок:

Пример заполнения книги покупок:

Образец заполнения книги продаж

[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Книга продаж образец заполнения рассмотрим ниже подробнее.

В верхней части регистра указывается название предприятия (полное или сокращенное), его ИНН и КПП, которые можно посмотреть в свидетельстве, выдаваемом налоговым органом в момент постановки компании на учет. Здесь же указывается дата начала и конца налогового периода, в рамках которого происходит регистрация счет-фактур.

Каждая запись в книге продаж должна иметь свой номер по порядку. Далее указывается код операции, который можно посмотреть в перечне, определенном ФНС. Потом заполняются данные о номере и дате счет-фактур, в том числе корректировочных, исправительных, а также исправлении корректированного счета-фактуры.

Потом записываются название покупателя (полное или сокращенное), его ИНН и КПП.

Для компаний, использующих услуги агентов и комиссионеров, необходимо в графах 9 и 10 указывать их наименования и ИНН с КПП.

В столбце 11 в случаях предусмотренных законодательством необходимо записывать данные платежных документов.

Графа 12 заполняется если регистрируемая счет-фактура выписана в иностранной валюте. Здесь нужно записать код валюты по ОКВ и ее название.

В столбце 13 указывается полная стоимость товаров, услуг, работ с НДС. При этом, если используются стоимостные показатели в иностранной валюте их заносят в графу 13 а, и следующем столбике заполняют их эквивалент в рублях.

Далее необходимо в соответствующей графе, согласно применяемой ставке, указать облагаемую НДС стоимость товаров, услуг, работ. Заполняя данный раздел надо помнить, что по ставке 0 записываются данные счет-фактур, для которых согласно НК РФ она предусмотрена. Если налогоплательщик оформил и применяет освобождение от НДС, то ему необходимо заполнить графу 19.

В следующих столбцах указывается сумма НДС, предъявленная покупателям по соответствующим ставкам.

По завершении отчетного периода графы со стоимостью, облагаемой НДС, и сумма налога суммируются, а их итоги заносятся в декларацию по данному налогу.

Как вести дополнительный лист к книге покупок

Дополнительный лист составляется при необходимости внести корректировки в книгу покупок при завершении квартала в связи с необходимостью:

• отменить ранее зарегистрированный в книге документ;
• добавить в прошедший квартал документ, поступивший с опозданием или с исправлением.

Данный лист имеет схожие реквизиты и является неотъемлемой частью исходной книги, дополняя ее сведения или исправляя некорректно отраженные, ошибочные данные.

Заполнение дополнительного листа аналогично оформлению самой книги. Сначала в стр.«итого» переносятся следующие данные:

• Если заполняется первый дополнительный лист – то сведения из стр. «всего» книги покупок;
• Если заполняется второй и последующие листы – то сведения из стр. «всего» предыдущего дополнительного листа.

Далее заполняются 16 граф листа сведениями из регистрируемого с/ф. В зависимости от причины внесения регистрационной записи могут быть отличия в заполнении некоторых граф:

• Если аннулируется ранее зарегистрированный документ, то в гр.15 и 16 переносятся со знаком «-» данные из гр.9 и 8 соответственно стр. «всего» с/ф. Остальные графы заполняются обычным образом;
• Если регистрируется опоздавший с/ф, то реквизиты в графы таблицы вносятся так же, как и при заполнении книги покупок.

Далее подводятся итоги в стр. «всего» с учетом значений указанных в стр.«итого» – значение со знаком «+» складываются, со знаком «-» вычитаются. После завершения заполнения дополнительного листа он заверяется подписью руководителя и подшивается к основной книге. Если ведение осуществляется в электронном виде, то лист заверяется УКЭП руководителя.

Скачать конвертеры бесплатно (бесплатные версии для Декларации по НДС до 2020г.)

Бесплатные версии имеют ограничения и создают xml-файлы для декларации по НДС до 2020г. (формат 5.04.). О том как купить конвертеры можно прочитать здесь.

Мы предлагаем бесплатно воспользоваться конвертерами книги покупок и книги продаж для загрузки в декларацию по НДС. Возможности бесплатных версий:

— создание xml-файлов;

— макрос разделения номера и даты и одного столбца в разные столбцы;

— макрос проверки заполнения обязательных реквизитов;

— макрос проверки правильности заполнения данных в таблице.

Скачать бесплатные версии (выгружает не более 100 строк из таблицы):

— Книга покупок

— Книга продаж
Книга продаж

Ошибки в заполнении книги покупок

Книга покупок – это важный документ, так как с недавних пор ее содержание используется при заполнении декларации по НДС. В связи с этим правильному оформлению документа нужно уделить особое внимание. Ошибки в регистрационных записях книги покупок могут привести к отказу ФНС в возмещении принятого к вычету добавленного налога или, по крайней мере, к требованию предъявить дополнительные пояснения в налоговую службу, что тоже весьма неприятно.

Неправильно заполненная книга может также быть причиной для возникновения проблем при составлении декларации из-за несоответствия формата данных.

Причины основных ошибок:

1. Невнимательность бухгалтера;
2. Незнание правила заполнения книги;
3. Недостаточно четко прописанные правила в отношении отдельных и нестандартных операциях.

С первыми двумя причинами бороться проще, задача бухгалтера – внимательно изучить правила заполнения и по несколько раз проверять регистрируемые сведения. Что касается третьей причины, то в некоторых случаях целесообразно обращаться за разъяснениями в компетентный орган, например, ФНС.

Уникальные возможности конвертеров от сайта «Книга-покупок.рф»

Заполнить декларацию по НДС с помощью конвертеров очень просто и очень быстро! Используйте конвертеры и вы успеете сдать отчет в срок!

• Проверка по ИНН, КПП контрагента на сайте ИФНС!
• Удобные макрокоманды для быстрого исправления ошибок!
• В таблице информация расположена именно так, как попадет в файл выгрузки. Вы полностью контролируете информацию в файле xml!
• Для создания дополнительных листов можно копировать строки из конвертера книги покупок или книги продаж в конвертер, выгружающий данные о дополнительных листах!
• Поддержка нескольких платежных документов, кодов операций для одной счет-фактуры!
• Поддержка разных версий декларации по НДС — ФОРМАТ с 2020года (версия 5.06), до 2020г. (версия формата 5.04) и с 2020г. (версия формата 5.05)!

ТАБЛИЦА ДЛЯ ПОКУПКИ КОНВЕРТЕРОВ ВЕРСИЯ ДЕКЛАРАЦИИ 2020 ГОДА (ФОРМАТ 5.06)

ТАБЛИЦА ДЛЯ ПОКУПКИ КОНВЕРТЕРОВ ВЕРСИЯ ДЕКЛАРАЦИИ 2020 ГОДА (ФОРМАТ 5.04)

ТАБЛИЦА ДЛЯ ПОКУПКИ КОНВЕРТЕРОВ ВЕРСИЯ ДЕКЛАРАЦИИ 2020 ГОДА (ФОРМАТ 5.05)