Журнал регистрации приказов по личному составу: образец учета, скачать форму (2020 год)

Оформление и ведение журнала

Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.

Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение

На титульном листе журнала указываются:

его название;
название организации;
крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

все страницы нумеруют;
книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

Не допускается:

подтирание ластиком;
использование различных канцелярских средств корректировки текста;
вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

Образец последней страницы:

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует. Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже.

В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:

номер по порядку;
раздел «Год»;
дата и номер приказа;
заголовок приказа;
краткое содержание приказа «О допуске сварщика Иванова И.И. к самостоятельной работе»;
примечания (например, срок исполнения приказа).

Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

номер по порядку очередной записи;
дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
краткое содержание распорядительного документа;
кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
примечание;
подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
могут быть и другие графы.

Хранение

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов.

При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.

В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается о.

Справка об отсутствии судимости
Сообщение о последствиях несчастного случая
Опись дел по личному составу
Маршрутный лист
Реестр почтовых отправлений

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Журнал регистрации приказов содержит реестр (перечень) приказов и распоряжений руководства предприятия. Форма журнала приказов не унифицирована, предприниматель имеет полное право купить готовый журнал и заполнять его согласно имеющимся требованиям или разработать собственную форму.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

по личному составу;
по административно‑хозяйственным вопросам;
по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

Как снять деньги с расчетного счета ООО? Все законные варианты и подробная инструкция представлены в статье.

Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут.

Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.

И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

Виды журналов

Мнение эксперта

Волков Георгий Тарасович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Если оформляется журнал регистрации приказов в свободной форме, то хранится он строго определенное время (5 или 75 лет). Сроки хранения документа зависят от его вида.

Основные виды журналов регистрации приказов:

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип I)

Журнал регистрации приказов по личному составу (тип II)

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

Журнал регистрации приказов может вестись в бумажной форме или в электронном виде.

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Внешний вид документа, описание его полей, содержание

К форме журнал приказов строгих требований не предъявляется. Обычно это амбарная тетрадь с листами формата А4, разграфленная в соответствии со стандартными правилами.

Перед использованием страницы журнала нумеруют, журнал прошивают. На последней странице нити прошивки журнала скрепляют печатью предприятия.

Под печатью делать запись о том, сколько страниц пронумеровано и прошито.

Традиционно форма журнала приказов предполагает наличие нескольких разделов:

Титульный лист.
Начальный раздел, включающий ФИО сотрудников, ответственных за ведение журнала.
Основной раздел («тело» журнала), включающий регистрационные данные о приказах.

При оформлении титульного листа указывают:

название компании, в которой ведется данный документ;
место ведения (город, поселок, ПГТ и т.п.);
название структурного подразделения (например, «административный отдел»);
название журнала;
дата начала заполнения;
дата закрытия (проставляется после завершения заполнения документа);
период хранения журнала после окончания заполнения;
номер тома (если журнал заканчивается до конца рабочего года).

Журнал учета приказов по личному составу разлинован на 8 граф:

Номер по порядку. Данная графа нужна, чтоб избежать издания приказов задним числом.
Номер регистрируемого приказа.
Дата регистрации распоряжения (приказа).
Краткое содержание документа.
Фамилия, имя, отчество и должность лица, в отношении которого издан приказ.
Должность лица, в отношении которого издан приказ.
Основания для создания приказа или распоряжения.
Примечание (дополнительная информация по документу).

Журнал учета приказов по основной деятельности разделен на 4 графы:

Дата издания приказа и индекс документа.
ФИО лица, подписавшего приказ.
Название (заголовок) приказал (распоряжения).
Пометка об исполнении решения.

Приказы издаются в хронологическом порядке и так же вносятся в журнал. Делопроизводитель учитывает при внесении дату документа и его номер, а так же имеющиеся цифровые и буквенные обозначения, принятые на предприятии.

Для удобства приказам могут присваивать индивидуальный буквенно-цифровой код, по которому его нетрудно будет найти.

Документы, касающиеся взысканий или поощрений персонала предприятия.

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации.

Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

Журнал регистрации приказов — титульный лист

Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.
Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица – чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму.

При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить.

Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Какие приказы регистрируются?

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
Обеспечение охраны коммерческой тайны.
Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
Утверждение штатного расписания.
Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
Проведение внутренних проверок и аттестаций.
Планирование основной деятельности и контроль за ней.
Вопросы финансирования.
Материально‑техническое база.
Информационно‑документальное обеспечение.

А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

порядковый номер записи
дата издания приказа
номер
наименование заголовка (краткое содержание)
Ф.И.О. (должность) подписанта
ответственный за исполнение
срок исполнения
сведения об ознакомлении
информация об исполнении

Мнение эксперта

Волков Георгий Тарасович

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию.

Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

когда человек был принят на работу;
переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

“В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
“О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
“КМ” – приказы по командировкам работников.
“К” – кадровые.
“ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
Номер приказа и его дата издания.
Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом.

Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу
Какие документы учитываются в журнале
Структура журнала
Как вести правильно
Как и сколько времени хранить журнал

Официальные постановления и функции

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
перемещение между должностями;
совмещение сотрудника;
совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
направление в командировку;
оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
простановка печати фирмы;
наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

титулка;
список лиц, ответственных за ведение Книги;
главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
дата заведения отчетной тетради;
дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности: какие виды существуют?

Отделы кадров применяют следующие разновидности документации:

Бумаги, где описывается наложение, поощрение дисциплинарных взысканий.
Текст с описанием командировок персонала.
Составление при предоставлении отпусков.
По расчёту персонала, переводе и приёме.

Основные виды распорядительных документов по предприятию.
Больше информации о том, как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете получить здесь.

Как должна вестись документация?

Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.

Правила заполнения документов

Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава. После этого решают, как и что заполнять.
Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
Распоряжение не выпускается без порядковых номеров. Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг. Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник. Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.
При издании приказам присваиваются номера. Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности. О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.
Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным. Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.
Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером. Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Журнал регистрации приказов ОАО Промтехмаш.