Многие документы должны подписываться лично ответственным лицом, иначе будут лишены юридической силы. Но директор, руководителя предприятия (фирмы) тоже человек, может заболеть, уехать в отпуск.
Сегодня подпись может ставиться собственноручно, в электронно-цифровом формате (что не всегда удобно) и факсимиле. Этот термин не имеет официального правового статуса, но с 2020 года широко используется предпринимателями в хозяйственном обороте, делопроизводстве для заключения сделок.
При качественном исполнении такая подпись, согласно нормам гражданского законодательства, ничем не отличается от собственноручной, приобретает юридическую силу. Хотя “подводные камни” имеются. На практике ее применение может оказаться рискованным или вовсе запрещенным.
Что такое факсимиле подписи
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Сходства и различия печати, штампа и факсимиле
Штамп – носитель информации, важный для компании в работе. Используется для штамповки однотипных записей в документах, но не наделяет бумагу юридической силой.
Печать – округлый, треугольный, прямоугольный атрибут с размещением информации по организации компании (ИИН, логотип, ОГРН). Заверенные ею документы становятся юридически значимыми.
Сходство факсимиле с печатью – наделение бумаги юридической силой. Отличие – сфере использования. Печать ставится на финансовой документации при подписании. Факсимиле же на них не используется.
Необходимость и преимущества использования
Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины – излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.
Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:
- ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
- возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
- обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
- отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
- быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
- упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Справка! Факсимиле делает работу бухгалтеров и предпринимателей упрощенной, ускоренной. Утверждать порядок ее использования компания или фирма при высокой загруженности, обработке для подписания большого количества документов ежедневно вправе самостоятельно. Оригинальная копия подписи ускоряет процесс документооборота, что немаловажно при частом отсутствии руководителя или его заместителя на предприятии. Она может проставляться на первичных документах (нормативные акты, инструкции, регламенты, извещения, приглашения, грамоты, счета-фактуры, договоры, товарные накладные, акты), определяющих порядок ведения делопроизводства.
Гражданско-правовые сделки
Согласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.
В соглашении необходимо четко прописывать все возможности подписания документации с помощью факсимиле либо заключать дополнительное соглашение сторон. В противном случае правовая сделка при спорах в суде может оказаться недействительной. Документ может оказаться фальсификатом, если будет подкреплен факсимиле в случаях, запрещенных законом.
Сфера применения оригинальной копии подписи руководителя – обширная, поэтому нет единой позиции по использованию с точки зрения законодателей. Согласно ст. 160 ГК РФ, подпись может применяться при гражданско-правовых сделках. Но одна из сторон должна ее принять, создав дополнительное соглашение.
Тесно сотрудничающим компаниям во избежание финансовых проблем на момент применения факсимиле юристы советуют разграничивать возможности использования для разных документов, т.е. то разрабатывать подробный перечень.
Предпринимателям же немаловажно сначала изучить судебную практику и правовые нормы, связанные с использование факсимиле. Подписывать соглашение о принятии подписи факсимиле, чтобы подобные документы при рассмотрении в суде могли стать весомым доказательством, приобретали юридическую значимость.
Спорные позиции
Случается, что суды рассматривают дела о степени правомерного применения факсимиле на документации. Конкретные случае разрешения либо запрета в законодательстве не описаны. Так, например, налоговики не принимают заявления на вычет НДС от налогоплательщиков, заявляя, что первичные финансовые отчеты должны подписываться собственноручно руководителем предприятия. Хотя заверение бумаг с помощью факсимиле не приведет к особым последствиям налогового характера.
Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.
Юридические сделки
При совершении юридических сделок законодательство не запрещает воспроизводить факсимиле. Однако порядок и случай не должен противоречить соглашению сторон и законодательным актам. Единственный вариант законного применения печати – составление соглашения сторон при заключении либо исполнении сделки.
Для возможности использования факсимиле должен составляться отдельный документ в произвольной форме либо прикладываться к основному договору полный перечь случаев с ее использованием. В тексте прописываются:
- условия;
- вся документация с возможностью использования печати;
- должности и инициалы работников с наличием права на использование оригинальной копии подписи.
Справка! Копия собственноручной подписи, равно как и печать, при разногласиях между компаниями и обращении в суд должна быть наделена юридической силой.
Первичная документация
Ставить оттиск подписи должностного лица на первичной документации в виде прямоугольного штампа не допустимо. Это запрещено законом. Бумаги должен подписывать главный бухгалтер либо руководитель фирмы лично, иначе налоговые службы по отношению к налогоплательщикам могут выдвинуть обоснованные претензии.
Чиновники часто ссылаются на Федеральный закон №129, где указано, что на первичных документах должна проставляться собственноручная подпись руководства. Налоговики в законном порядке вправе обратиться в суд, обосновать свои претензии к налогоплательщикам.
Счет-фактура
По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура – основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.
Ставить в них копию подписи недопустимо. Нужен оригинал, иначе счет-фактуры попросту не будут приниматься до вычета по НДС.
Заметка! При разъяснениях вопроса о проставлении копии подписи налоговики ссылаются на законодательные документы и нормы Налогового кодекса РФ, хотя суды нередко встают на защиту предпринимателей. Но выигрышным окажется дело только при составленном дополнительном соглашение сторон по использованию факсимиле. В НК РФ четко указано, что счет-фактура не является основанием для принятия суммы налога к возмещению или вычету, если будут составляться с нарушениями, не соответствовать установленному порядку (ст. 169 НК РФ).
Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то она должна подписываться лично его рукой с указанием реквизитов, свидетельства о государственной регистрации. Если составляется организацией, то непосредственно – бухгалтером, главным руководителем, уполномоченным лицом на основании приказа
Договор
Договор можно оформлять, подкрепляя копией оригинальной подписи. Это не противоречит законодательным нормам, но при наличии соглашения между сторонами. Главное, чтобы действительность заверения через факсимиле внушала доверие.
При составлении дополнительного соглашения рекомендуется прикладывать таблицу с образцами подписей и соответствующих оттисков данных лиц, допущенных к использованию факсимиле. Такие действия должны оговариваться между сторонами – участниками сделок.
Если дело дойдет до суда, то договор после подписания будет признан правомерным только в случае совершения ряда действий, свидетельствующих о принятии договорных условий. Если договор заверяется без предварительно составленного соглашения или присутствия ответственного лица на момент подписания, то сделка может быть оспорена в суде.
Справка! Копия подписи применяется при заключении договоров (ст. 162 ЖК РФ). Документы приобретают юридическую силу, равно как и с обычной подписью, но если контрагент соглашается на принятие факсимиле в качестве подписи. В противном случае подобный договор может быть признан судом недействительным. Контрагент останется в проигрыше при несоблюдении письменной формы сделки.
Товарные накладные
Заверять товарные накладные копией подписи-оригинала можно при составлении на то дополнительного соглашения. Хотя налоговики опять-таки могут посчитать подобное заверение неправомерным, отказать в вычете НДС. По закону товарная накладная – первичный документ, значит, должна подписываться собственноручно уполномоченным лицом.
Но вопрос – спорный. Накладные идут типовой формы, учрежденной Госкомстатом. Значит, ставить на них подпись от руки необязательно. Полный запрет на воспроизведение факсимиле отсутствует, но проставляться она может лишь на унифицированных формах товарных накладных. Если форма разработана организацией самостоятельно, то применяться уже не может.
Акты
Акты о выполненных работах составляются в свободной форме, унифицированная не предусмотрена. В них отображаются обязательные реквизиты и собственноручная подпись должностного лица.
Напомним, что факсимиле – метод производства воспроизведения ручной подписи человека. В актах для заверения выполненных работ контрагенты имеют право применять, но опять-таки при заключенном соглашении об использовании.
Выпуск в новостей, в котором указан порядок использования факсимильной подписи в счете-фактуре, представлен ниже.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон
Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:
- такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
- соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.
Спорные позиции
Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.
Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.
Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.
Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах
Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.
И вердикты различных судов разделились:
- Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
- Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.
Решение Высшего суда
Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.
Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.
Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.
Возможные риски
Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.
Эти риски формулируются в виде вопросов:
- у кого находится устройство факсимиле?
- насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
- где хранится факсимиле?
Факсимильная подпись разрешается
На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:
письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;- почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
- копии различных официальных бумаг;
- квитанция по аккредитиву;
- кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
- документы по учету сырья и материалов;
- ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
- ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
- акт приемки или передачи работ и услуг;
- удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
- наградные удостоверения;
- различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
- свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- полисы обязательного медицинского страхования.
То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности
.
Факсимильная подпись запрещается
Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.
Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:
- законы, нормативные акты;
- налоговые декларации;
- трудовой договор;
- письменное уполномочивание, доверенность;
- вексельные документы;
- различные платежные документы;
- первичные учетные документы;
- счета-фактуры;
- конкурсные документы;
- различные заявления физических и юридических лиц.
Порядок применения
Чтобы снизить риски ответственности руководителя на предприятии в соглашении важно отразить, как будет храниться и использоваться факсимиле. Соглашение для компании- документ, подтверждающий правомерность применения подписи. Руководитель предприятия должен издавать приказ, отражая в нем:
- правила, положения по внедрению копии;
- список должностных лиц с правом на факсимиле;
- перечень документации, пригодной для постановки;
- способы хранения;
- варианты доступа и ответственности за хранение.
Справка! Оттиск подписи заменяет рукописный вариант. Значит, дает возможность идентифицировать руководящее лицо. Предприниматели могут наделять такими полномочиями сотрудников с выпиской на них доверенности, но отвечающих за хранение, использование факсимиле. Другим сотрудникам подпись недоступна. В противном случае правила оформления первичной документации будут нарушены. Может пострадать документооборот предприятия в целом.
Юридическая сила факсимиле гарант-сервис г смоленск
Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц. но выражение согласия на внедрение таких копий должно быть подписано контрагентами своими руками. Портала и даю согласие на получение информационных сообщений от администрации по электрической почте.не считая того, ранее меж оао муп жкх коммунальник и ооо термическая компания был заключен агентский контракт 2а2012 от 01.
Рекомендуем прочесть: Гаражный Кооператив Оплата Налога Труженик Тыла
160 гк рф следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обыкновенной подписью. Если агентским контрактом не предвидено другое, к отчёту агента должны быть приложены нужные подтверждения расходов, сделанных агентом за счёт принципала п.
Правомерность использования
Понятие факсимиле не определено на законодательном уровне. Хотя в ГК РФ обозначено, где и как может воспроизводиться копия подписи. Правомерно ее использовать при гражданско-правовых сделках, ведь это отражено законом.
Факсимильная подпись будет вполне значимой при обращении в суд, если обе стороны при составлении договора будут дополнительно отражать в нем согласие на применение либо подписывать соглашение о принятии данного вида подписи.
Это важно для тесно сотрудничающих компаний, чтобы документация, подписанная собственноручной копией, приобретала юридическую значимость, становилась весомым доказательством при спорах.
Использование факсимиле в разных аспектах деятельности
Печать дает документам, на которые она ставится, юридическую силу. Она содержит наименование компании, ее ИНН и ОГРН. Факсимиле имеет схожие свойства. Но применять его можно не во всех случаях.
Гражданско-правовые сделки
Это, пожалуй, самая распространенная сфера применения клише печати и подписи. Закон позволяет использовать его для подтверждения договоров. Однако при оформлении документа требуется соблюсти важное условие. Стороны должны прийти к соглашению по этому вопросу и оформить его официально на бумаге.
Если при оформлении основного договора не использовалось клише и он не содержит информацию о согласии на такое использование в дальнейшем, все дополнительные соглашения, подготовленные к нему и заверенные оттиском, будут признаны в суде незаключенными.
Сделать это можно двумя способами. Во-первых, прописать условия соглашения непосредственно в договоре. Этот вариант предпочтителен, потому как в таком случае вероятность последующих споров минимальна.
Второй способ — оформить соглашение отдельным документом. В нем, помимо информации о согласии на использование клише, прописывается, кто и для заверения каких документов может его использовать. В приложении должна быть карточка с образцами подписей этих лиц.
Как мы уже отмечали выше, первичная документация оттиском заверяться не может. Это относится к любым приходно-расходным ордерам, кассовым бумагам. Товарные накладные и счета-фактуры могут подтверждаться с помощью клише по соглашению сторон. Однако это может привести к проблемам с пересчетом и вычетами налогов.
Для актов приема-передачи законодательство не устанавливает унифицированной формы. Поэтому эта бумага может быть составлена любым способом. Использование оттиска, в том числе электронного типа воспроизведения, при этом не запрещается.
Трудовые отношения
С одной стороны, трудовой и гражданский кодексы регулируют совершенно разные виды правоотношений и не пересекаются между собой. Поэтому возможность использования оттиска, закрепленная в ГК РФ, на трудовые отношения не распространяется.
С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.
Исходя из этого, работодатель может использовать в своем документообороте оттиск вместо печати, поставленной вручную. Но с условием подробного закрепления данной процедуры во внутренних актах организации, в том числе с перечнем лиц и видов заверяемых бумаг. При этом стоит помнить, что при судебных спорах правомерность использования оттиска на трудовых документах может быть оспорена.
Бухгалтерский и налоговый учет
Бумаги налогового, бухгалтерского учета оформляются только постановкой подписи в ручную ответственных лиц.Позиция по отношению факсимиле в законе о бухгалтерском учете не обозначена. Финансовые последствия могут оказаться неизбежными в случае подписания копией. Такая документация не сможет выступать доказательством в суде при вынесении решения по иску.
Налоговые органы указывают, что не может использоваться факсимильная подпись при оформлении и подписании налоговых деклараций. Факсимиле в данном случае – не альтернатива собственноручной подписи.
На какие документы можно ставить факсимильную подпись – документы, имеющие финансовые последствия
О возможности применения факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, можно сказать однозначно – проставление факсимильной подписи не допускается.
Согласно положениям Письма Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13, Письма Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, Письма МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042, использование факсимиле не допускается на платежных документах, доверенностях и иных документах, которые имеют финансовые последствия. Поэтому по данному вопросу споров возникать не должно.
Что такое факсимильное воспроизведение подписи
Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.
Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.
Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.
Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:
- направляется одной из сторон;
- оплачивается другой стороной;
- отражает в себе условия договора;
- подкреплена дополнительным соглашением.
Факсимиле на договоре
Определением Арбитражного суда Омской области от 21.07.2013 дела № А46-8034/2014 и № А46-8676/2014 в порядке статьи 130 АПК РФ объединены в одно производство для их совместного рассмотрения с присвоением объединённому делу № А46-8034/2014.
В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Рекомендуем прочесть: Учет Сумм Компенсации Депутатов На Непостоянной Основе
