В процессе производственных отношений часто возникают нестандартные ситуации, требующие выполнения работ без соблюдения параметров условий труда и его оплаты, утверждённых внутренней трудовой документацией субъекта хозяйствования. Возложение дополнительных обязанностей на работника, возможно только после получения согласия сотрудника и оформления соответствующей документации.
При этом не учитывается, имеет ли дополнительная работа квалификацию основной работы или нет.
Вменение дополнительных обязанностей к основной работе
Законодательное регулирование
Возлагая на работника дополнительные обязанности, следует опираться на действующие законодательные нормы и внутреннюю документацию по предприятию.
Перечень обязанностей каждого работника определяется условиями трудового договора, элементы которого должны быть отражены в должностной инструкции. Оформляя документацию, следует учитывать круг регламентируемых по конкретной профессии обязанностей и предъявляемые к ней квалификационные требования.
При возникшей производственной необходимости выполнения работы, не учтённой внутренней нормативной документацией, составленной по конкретной должности работника, необходимо вести в неё соответствующие изменения. Для этого необходимо откорректировать документацию, регламентирующую трудовые отношения.
Нормы законодательства
Трудовым Кодексом определены права каждого работника субъекта хозяйствования на работу в соответствии с требованиями оформленного соглашения с работодателем.
Он не уполномочен вменять дополнительные обязанности наёмным работникам без получения их согласия. Для правомерного внесения изменений в документацию, регламентирующую изменение параметров труда, необходимо уведомить работника в письменном виде о планируемых переменах, не позднее чем за 2 месяца до их внедрения. Корректировку обязанностей можно производить только после получения письменного согласия работника по истечении двух месяцев с даты события.
Стоит отметить, что если при изменении перечня работ, функциональные обязанности сотрудника не меняются, то внутренняя документация по предприятию может быть изменена без согласия работников. После оформления и введения в действие внутренней документации, сотрудников необходимо ознакомить с перечнем обязательств, изложенных в новой редакции.
Документы, регламентирующие обязанности
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства. - Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Когда необходимо возложение дополнительных обязанностей
Нестандартные производственные ситуации, требующие вменения работникам дополнительных обязательств могут быть обусловлены отсутствием на рабочем месте сотрудника, обязанности которого перекладываются на плечи других лиц. Причинами события могут быть болезни, отпуск или прохождение медицинского осмотра. Если решение производственной задачи находится в компетентности специалиста, имеющего конкретную квалификацию, специальность по которой отсутствует в штатном расписании, то такие обязательства могут быть возложены на работника, имеющего соответствующее образование и навыки.
Зависимость параметров труда и его оплаты от применяемого способа вменения дополнительных обязанностей
Увеличение объёма выпуска продукции, а также изменения производственного регламента могут потребовать выполнения дополнительных работ, ранее не предусмотренных субъектом хозяйствования. Новые обязанности могут быть возложены на сотрудника в пределах его компетенции.
Важно при этом правильно оформить дополнительные обязанности на работника, чтобы исключить впоследствии споры, касающиеся оплаты труда и некомпетентного выполнения обязанностей, о которых сотрудник может и не знать.
Как возложить на работника дополнительные обязанности
Для того чтобы на работника возложить дополнительные обязанности, необходимо действовать в соответствии с алгоритмом, выполнение которого поможет юридически компетентно решить возникшие производственные проблемы:
- Оформление уведомления о планируемых изменениях в условиях труда и его оплаты. В документе должна быть указана причина планируемых работодателем действий и идентифицирующие данные работника, в отношении которого будут проведены все мероприятия. Важно указать период, на который планируется внесение изменений.
- Предоставление документа работнику для ознакомления и подписи, которая будет свидетельствовать о его согласии работать по новым правилам.
- Внесение изменений во внутренние нормативные акты, предусматривающие порядок вменения дополнительных обязанностей.
- Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. В документе рекомендуется отразить перечень вменённых дополнительных обязательств и срок, на который они будут возложены на работника, а также порядок оплаты труда. Он может быть определён в виде выплаты фиксированной суммы или в форме процентного отношения от конкретного оклада.
- Оформление приказа.
Алгоритм действий
Как оформить временное исполнение обязанностей другим сотрудником
Шаг 1.
Определяемся со способом временного исполнения обязанностей Внимание! Работник может досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. четвертая ст. 60.2 ТК РФ) При этом необходимо иметь в виду, что если исполняющий обязанности работник освобождается от основной работы, то это является временным переводом на другую работу (ч.
первая ст. 72.2 ТК РФ). Шаг 2. Получаем письменное согласие сотрудника Шаг 3. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору Внимание!
Если руководитель никак не оформляет и не оплачивает дополнительные работы, он может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) Шаг 4. Издаем приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей Шаг 5.
Устанавливаем доплату Запомните главное Говорит: Лариса Гордеева – начальник отдела кадров ООО «Персонал-Групп Т» (г. Томск): Иван Утешев – юрисконсульт Страховой акционерной (Москва): Милана Дубровская – руководитель практики кадрового администрирования и расчетов с персоналом ООО «Адолекс» (Москва):
Дополнительные обязанности в рамках одной должности
Основным документом, регламентирующим обязанности работника, является Трудовой договор.
Законодательные нормы не определяют необходимость оформления Должностной инструкции, поэтому наличие этого документа не обязательно. Однако, уполномоченные органы рекомендуют оформление такой организационно-распорядительной документации, поскольку её наличие на предприятии упрощает организацию труда, разграничивает ответственность и снижает риск возникновения разногласий, касающихся возложенных обязательств.
Поскольку форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательством, то в документе изначально можно учесть расширенный объём функциональных обязательств. В содержании внутренней документации можно учитывать:
- квалификационные требования;
- обновлённый перечень работ, обеспечивающих хозяйственную деятельность субъекта предпринимательства;
- фактические и планируемые изменения условий труда.
Многие работодатели заинтересованы в том, как вменить работнику дополнительные обязанности без доплаты. Обычно такая процедура проводиться путём расширения перечня обязательств в рамках одной профессии.
Возложение обязанностей, не относящихся к категории квалификационных
В Трудовом Кодексе предусмотрено два способа вменения обязанностей: по внутреннему совместительству или по совмещению.
Окончательный вердикт о способе решения производственных проблем находится в компетенции работодателя. Осуществляя выбор, он ориентируется на возможность выделения дополнительного времени сотруднику для выполнения всего объёма работ. В любом случае, необходимо предварительно ознакомить специалиста с новыми условиями труда, опираясь на образец согласия работника на дополнительную работу.
Согласие работника на изменение условий труда
Совмещение
При оформлении совмещения, работник параллельно с должностными обязанностями основной работы выполняет дополнительно возложенную деятельность, выполнение которой регламентировано отдельной инструкцией.
Все работы выполняются на протяжении установленного рабочего времени, которое не увеличивается с вменением новых обязательств. Оплата труда устанавливается по усмотрению работодателя. Для придания рабочим отношениям правомерности, руководитель субъекта хозяйствования с работником должен оформить дополнительное соглашение, действие которого может быть отменено в любой момент. Обязательно оформление распорядительной документации в виде приказа.
Совместительство
При оформлении внутреннего совместительства, работник должен быть готов к увеличению рабочего времени до законодательно определённого предела в 4 часа.
Труд оплачивается пропорционально отработанному времени. Вменение дополнительных обязанностей таким способом определяет необходимость заключения ещё одного договора, в котором должен быть раздел о порядке оплаты труда. В нём необходимо указать величину доплаты к должностному окладу, которая подлежит оплате конкретному работнику. Для снятия обязанностей с работника необходимо расторгнуть договор.
Возложение обязанностей
Действующие лица процесса возложения обязанностей одного работника на другого:
- непосредственные начальники отсутствующего сотрудника и заместителя (или один начальник, если замена происходит внутри одного отдела);
- работник-заместитель;
- генеральный директор;
- кадровик.
За возложение обязанностей отвечает ст.
Приказ о замещении в данном случае также не оформляется. 151 Трудового кодекса РФ. Она короткая: Статья 151. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).
Это важно знать: Доплата до среднего заработка по больничному листу
Отпуск – вещь планируемая. Всегда заранее известно, в какие дни работника не будет на месте. Поэтому непосредственному начальнику отправляющегося отдыхать сотрудника нужно заранее написать служебную записку на имя руководства с просьбой о замене. Приведем пример текста служебной записки (картинка кликабельна): На что следует обратить внимание: Служебная записка получает положительную резолюцию генерального директора и отправляется в отдел кадров, который готовит приказ.
Аналогично оформляется возложение обязанностей на время командировки. Если работник заболел, то алгоритм действий примерно такой же.
Отличие всего одно: поскольку неизвестно, сколько будет болеть наш коллега, во всех документах пишется только дата его ухода на больничный. Пример текста служебной записки (картинка кликабельна):
Ни в коем случае не забываем знакомить работников с приказами!
Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника
Приказ о вменении дополнительных обязанностей
Форма приказа и порядок его регистрации определяется действующими нормами ведения документации на предприятии. Общими требованиями к распорядительным документам, является включение обязательной информации:
- наименование субъекта хозяйствования;
- номер, дата и место составления документа;
- причина, на основании которой возлагаются обязанности;
- подробный перечень возлагаемых обязательств;
- условия оплаты труда;
- ссылка на документ, с указанием его названия и даты регистрации, являющийся основанием для составления приказа;
- подпись руководителя;
- ознакомление сотрудника.
Готовый образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника поможет работодателю грамотно составить распорядительную документацию. Важно включить в неё необходимые разделы, отсутствие которых может привести к спорным ситуациям, решаемым в судебном порядке.
Оформляем приказ
Заметим, что компания может сама составить стандартный для себя образец приказа о замещении на время больничного. В то же время, можно применить уже утвержденным государством бланк – Т-5 либо Т-5а.
приказа по форме Т-5 на нашем сайте можно здесь.
Так выглядит пример образца приказа о замещении на время больничного:
Это важно знать: Можно ли во время увольнения уйти на больничный
Имейте в виду: возможно делать такой приказ не понадобится. Для этого загляните в основное трудовое соглашение с работником. Там может быть прямо прописано такое условие, что он выходит на замену, если его коллега берет больничный (или по другим причинам). Как правило, такой механизм действует в отношении лиц, у которых в названии должности присутствует слово «заместитель». Приказ на них, как правило. Не оформляют. Всё само собой разумеется.
Оформлению приказа о замещении могут предшествовать еще два документа: служебная записка на замещение на время больничного и/или заявление о замещении на время больничного. Указанная записка на имя высшего начальства должна исходить от руководителя/куратора подразделения, задача которого – срочно найти подмену заболевшему специалисту.
Обязательная форма этих двух внутренних документов законом не регламентирована, поэтому можно довериться принятой в компании деловой практике.
