Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М
Если вы забыли отразить человека в СЗВ-М, следует оформить корректировочную форму отчета. Для этого возьмите обычный бланк СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, и заполните его так:
- В разделах 1 «Реквизиты страхователя» и 2 «Отчетный период» укажите те же данные, что в исходном СЗВ-М, который требуется дополнить, если в этих разделах исходного СЗВ-М ошибок не было.
- В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп» — это означает, что форма подается с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за отчетный период.
- В раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» включите сведения о «забытом» сотруднике. Повторять сведения о других сотрудниках, уже отраженных в исходном СЗВ-М, не нужно.
Заполненную форму корректировочного СЗВ-М отдайте на подпись руководителю и затем отправьте в ПФР.
Новый штраф за отчет СЗВ-М (доп)
Отчетная форма СЗВ-М бывает трех типов. Их страхователь указывает при составлении отчета в поле «Тип формы». В частности, отчет может быть:
- Исходным «исхд» — первоначальные данные о работниках за отчетный период.
- Дополнительным «доп» — при необходимости дополнить сведения, ранее указанные в исходном отчете, направленном в ПФР.
- О — при необходимости полностью отменить ранее указанные в отчете данные.
Так вот, до сих пор страхователи могли сдавать дополняющие формы СЗВ-М (доп) даже после окончания срока сдачи исходного отчета. В этом случае они могли избежать штрафа за ошибки, если при заполнении первоначальной версии забыли указать работников. Теперь же штрафа получится избежать, только если дополняющая СЗВ-М (доп) будет направлена в ПФР до окончания срока сдачи отчетности, то есть до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Следовательно, ошибки в СЗВ-М теперь исправлять стало намного сложнее, и при невключении в форму одного или нескольких человек можно стразу же настраиваться на штраф, предусмотреный за ошибки. Кстати, его размер составляет 500 рублей за каждого невключенного в отчет или ошибочно указанного сотрудника.
Правда, если работники указаны все, а ошибка допущена в их данных (ФИО, СНИЛС или ИНН), то по требованию ПФР уточнить данные можно будет обойтись и без штрафа. При условии, что страхователь уложится в отведенные ему для этого 5 рабочих дней.
Пример и образец
Как применять инструкцию, описанную в предыдущем разделе, покажем на примере.
В исходном СЗВ-М, оформленном бухгалтером ООО «СпецСтройка» за январь 2020 года, содержались сведения о 48 работниках компании. Отчет был представлен 10.02.2020. После того как СЗВ-М был принят ПФР, бухгалтер обнаружил в нем неточность — в отчете не отразили работника, с которым в январе 2020 года действовал договор ГПХ.
Что делать? Срочно нужна корректировка СЗВ-М по одному сотруднику.
Чтобы дополнить сведения исходного СЗВ-М за январь недостающими сведениями, бухгалтер оформил и отправил в ПФР отчет СЗВ-М с типом формы «доп».
В раздел 4 корректировочного отчета включен только «забытый» работник. Сведения об остальных сотрудниках корректировать не требуется.
Посмотрите на примере, как выглядит корректировка СЗВ-М, если забыли одного сотрудника:
Так выглядит корректировка СЗВ-М, если нужно добавить сотрудника. А как исправить ошибку, если в исходном СЗВ-М отразили лишние данные? Об этом расскажем далее, но сначала остановимся на другом не менее важном вопросе: последует ли штраф за забытого сотрудника?
Будет ли штраф?
Первый вопрос, который волнует работодателя при выявлении ошибок в исходном СЗВ-М: можно ли добавить сотрудника корректировкой СВЗ-М без штрафа?
Если вы успеете подать в ПФР корректировочный СЗВ-М по забытому сотруднику быстро — до окончания установленного законом срока для представления исходного СЗВ-М штрафа не будет. Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц должен подаваться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если же законные отчетные сроки прошли, отбиваться от штрафа придется в суде. ПФР в любом случае выпишет его на компанию (500 руб. за каждого забытого сотрудника) и на ее руководителя (300-500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Специалисты фонда только зафиксируют нарушение в протоколе, а рассматривать его будет суд (п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). Причем для ПФР не имеет значения, что компания самостоятельно выявила и исправила ошибку (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Фонд считает, что корректировать без штрафа можно только те сведения, которые уже были отражены в исходном СЗВ-М. А забытый сотрудник — это набор новых данных, который в исходном отчете отсутствовал.
СЗВ-М дополняющая форма, штрафы
- Страхователь вправе при выявлении ошибки в ранее представленных индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации самостоятельно представить в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации уточненные (исправленные) сведения о данном застрахованном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются, и финансовые санкции к такому страхователю не применяются.
Приказ Минтруда России от 21.12.2016 N 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» {КонсультантПлюс}
- Новая Инструкция с правилами освобождения от штрафа действует совсем недавно (с 2020 г.), и судебная практика еще не сложилась. Но уже есть несколько судебных решений, в которых <8>:
— предметом рассмотрения было представление в ПФР дополняющей СЗВ-М на работников, которых забыли указать в исходной СЗВ-М, поданной вовремя за периоды 2020 г. Отделение ПФР наложило штраф, который страхователи оспаривали;
— в качестве аргументов для отмены штрафа страхователи ссылались, в частности, и на п. 39 новой Инструкции N 766н;
— судьи отменили штраф за представление дополняющей СЗВ-М.
———————————
<8> Постановления АС ДВО от 10.04.2017 N Ф03-924/2017; 11 ААС от 18.05.2017 N А72-254/2017.
Статья: Исправляем ошибки в СЗВ-М (Елина Л.А.) («Главная книга», 2020, N 15) {КонсультантПлюс}
- Вопрос: Организация в июле 2020 г. в установленный срок представила в ПФР сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М за июнь 2020 г., однако по ошибке включила в них сведения не на всех работников. После 17.07.2017, но до момента обнаружения этого нарушения территориальным органом ПФР организация представила в ПФР недостающие сведения (дополняющую форму СЗВ-М за июнь 2020 г.). Вправе ли орган ПФР оштрафовать организацию за непредставление ею в установленный срок сведений на 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое первоначально не были представлены сведения?
Ответ: Если организация в июле 2020 г. в установленный срок представила в ПФР сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М за июнь 2020 г., однако по ошибке включила в них сведения не на всех работников, а после 17.07.2017, но до момента обнаружения этого нарушения территориальным органом ПФР представила в ПФР недостающие сведения (дополняющую форму СЗВ-М за июнь 2020 г.), то, по нашему мнению, орган ПФР не вправе оштрафовать организацию за непредставление ею в установленный срок сведений на 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое первоначально не были представлены сведения. Однако исходя из судебной практики риск привлечения к ответственности существует, но у страхователя есть шанс либо на снижение штрафа, либо на полную отмену решения о привлечении к ответственности…
Согласно ст. 15 Закона N 27-ФЗ страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом ПФР…
Страхователь вправе при выявлении ошибки в ранее представленных индивидуальных сведениях в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибки территориальным органом ПФР самостоятельно представить в территориальный орган ПФР уточненные (исправленные) сведения о данном застрахованном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются, и финансовые санкции к такому страхователю не применяются.
Согласно арбитражной практике при представлении дополняющей формы по инициативе страхователя отсутствуют законные основания для привлечения страхователя к ответственности, предусмотренной ст. 17 Закона N 27-ФЗ, поскольку вина страхователя отсутствует в связи с реализацией им права на исправление недостоверных сведений (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 10.04.2017 N Ф03-924/2017 по делу N А16-1601/2016)…
Между тем в рассматриваемой ситуации нельзя исключить риск привлечения страхователя к ответственности за несвоевременное представление сведений в отношении работников, сведения по которым не были включены в исходную форму СЗВ-М. При этом самостоятельное исправление страхователем ошибки может быть учтено как одно из смягчающих обстоятельств при назначении штрафа (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2017 N 13АП-8401/2017, 13АП-9199/2017 по делу N А26-9551/2016) либо у страхователя есть шанс в целом на отмену решения о привлечении к ответственности (Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2017 N 06АП-3474/2017 по делу N А73-910/2017).
{Вопрос: …Вправе ли ПФР привлечь организацию к ответственности, если она представила дополняющую форму СЗВ-М после срока, установленного для представления исходной формы, но до обнаружения нарушения ПФР? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}
- Об ответственности за недостоверные сведения в форме СЗВ-М
А наступит ли ответственность за представление в составе формы СЗВ-М недостоверных или неполных сведений, если страхователь, обнаружив ошибку самостоятельно, сдаст в ПФ РФ дополнительную форму? …
Как показала практика, органы ПФ РФ в описанной ситуации (когда страхователь сдает дополнительные формы, самостоятельно обнаружив ошибки в исходной форме) страхователей штрафуют, однако судьи с таким подходом не соглашаются. Обоснование на примере Постановления АС ДВО от 10.04.2017 N Ф03-924/2017 по делу N А16-1601/2016 такое.
Согласно ст. 15 Федерального закона N 27-ФЗ страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом ПФ РФ. По мнению арбитров, самостоятельное устранение ошибок в ранее представленных с соблюдением установленного срока сведениях является обстоятельством, подтверждающим отсутствие вины страхователя. По общему правилу формальный подход к наложению штрафа недопустим; любая санкция должна применяться с учетом ряда принципов: виновность и противоправность деяния, соразмерность наказания, презумпция невиновности.
Изложенное соотносится с разъяснениями, представленными в ныне действующей Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах <1> (см. п. 39).
———————————
<1> Утверждена Приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 N 766н.
Статья: О формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (Герасимова Н.В.) («Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N 7) {КонсультантПлюс}
- Если ошибку обнаружили самостоятельно
Если работодатель обнаружил ошибку в ранее представленных индивидуальных сведениях в отношении работника до момента обнаружения ошибки Пенсионным фондом, то следует по такому работнику подать дополняющую форму с правильными сведениями либо отменяющую форму. Вне зависимости от того, когда были поданы исправленные сведения (даже после установленного срока сдачи формы СЗВ-М), вас не оштрафуют (п. 39 Инструкции). Правда, данную ситуацию трудно представить. Ведь программная проверка в ПФР заключается в сверке всего трех параметров: Ф.И.О., СНИЛС и ИНН. И если там есть ошибка, то программа ее точно найдет.
Если вы в исходном отчете забыли указать какого-то работника и подали на него дополняющую форму позднее установленного срока представления сведений (позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным), то, скорее всего, придется заплатить штраф. По крайней мере так считает большинство отделений ПФР. Позиция, конечно, спорная. Ведь в п. 39 Инструкции не уточнено, о каких конкретно «застрахованных лицах» идет речь: на которые уже подавали исходные формы СЗВ-М или обо всех. Можно сделать вывод, что «застрахованное лицо» — это любой работник, даже тот, на которого сведения еще не подавались.
Судебная практика. Арбитры сказали, что ст. 15 Закона N 27-ФЗ предоставляет работодателю право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах. Так что если исходная форма СЗВ-М направлена своевременно, а дополняющая форма отправлена по инициативе организации в связи с самостоятельным выявлением ошибок в ранее представленных сведениях, то отсутствуют законные основания для привлечения организации к ответственности. Ведь компания реализовала свое право на исправление недостоверных сведений (постановление АС Дальневосточного округа от 10.04.2017 N Ф03-924/2017).
Тем не менее безопасней при исправлении ошибки уложиться в законодательно отведенные сроки для сдачи формы СЗВ-М.
Если вы получили решение о привлечении к ответственности за правонарушение по ст. 17 Закона N 27-ФЗ и не согласны с ним, то имеете право в трехмесячный срок обжаловать принятое решение.
Статья: Как уточнить СЗВ-М (Косульникова М.) («Налоговый учет для бухгалтера», 2020, N 11) {КонсультантПлюс}
Шансы на судебную отмену штрафов
В суде шансы на отмену штрафа, выписанного на компанию, достаточно велики. По мнению судей, когда компания сама нашла и исправила ошибку, финансовые санкции на нее накладывать нельзя (определение ВС РФ от 08.02.2019 № 301-КГ18-24864).
Маловероятен штраф и в том случае, если ошибку нашли специалисты ПФР, а компания успела в течение 5 дней после получения уведомления из фонда представить дополняющую форму СЗВ-М (определение ВС РФ от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975).
Как в дальнейшем суды будут решать такие вопросы, сказать трудно — Минтруд подготовил проект, по которому ПФР будет законно штрафовать сотрудниках, если дополняющую СВЗ-М представили после крайней отчетной даты.
Отменить штраф, выписанный на руководителя, не получится даже в суде (постановление ВС РФ от 19.07.2019 № 16-АД19-5).
Еще больше о штрафах, в том числе за СЗВ-М, узнайте из материалов:
- «Какой штраф за несдачу отчета СЗВ-М?»;
- «Каков штраф для ООО за работу без кассового аппарата»;
- «Размеры штрафов за несдачу отчетности в налоговую».
Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М
Если в СЗВ-М включили лишнего сотрудника, тоже потребуется корректировка исходного СЗВ-М.
Подобная ситуация решается по следующему алгоритму:
- Оформите и отправьте в ПФР отчет СЗВ-М с указанием кода «о. Отчет с таким кодом будет означать, что в исходном СЗВ-М присутствуют лишние или ошибочные сведения.
- Данные для разделов 1 и 2 корректирующей формы возьмите из исходного СЗВ-М.
- В разделе 4 продублируйте только те сведения, которые оказались лишними/ошибочными.
В результате сдачи отменяющей формы СЗВ-М ранее представленные данные обнулятся (по тем сотрудникам, которых вы укажете в разделе 4 корректировочного СЗВ-М).
Покажем на примере, как исправить СЗВ-М, если в него попал лишний сотрудник.
В исходном СЗВ-М за март 2020 года, отправленном в ПФР 15.04.2020, по ошибке отражены сведения по двум сотрудникам, трудовые договоры с которыми в марте 2020 года не действовали.
Лишние сотрудники в СЗВ-М (мартовском отчете) обнаружились только в мае — при оформлении очередного СЗВ-М.
Бухгалтер ООО «СпецСтройка» сразу оформил отменяющую форму СЗВ-М и отправил ее в ПФР.
Как с помощью корректировки СЗВ-М убрать сотрудников, смотрите на образце:
Инструкции на все случаи жизни вы найдете на нашем сайте:
- «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция 2020»;
- «Пошаговая инструкция по смене генерального директора в ООО»;
- «Инструкция по заполнению формы 12-Ф (нюансы)».
Как сдать СЗВ-М без штрафа
Уточнить СЗВ-М без штрафа можно с помощью подачи в фонд еще одного отчетного документа. Основной признак корректировки отражается в разделе 3 бланка:
- ДОП – при подаче дополняющей формы. Код используется, когда сотрудника забыли указать в ранее предоставленном отчете.
- ОТМН – при подаче отменяющей формы. Этот код применяется, когда необходимо отменить ошибочные данные на специалиста.
К примеру, 29.03.2019 г. из организации был уволен менеджер Карпов А.В. При этом бухгалтер ошибочно отразил этого специалиста в исходной форме за март. Чтобы убрать сотрудника без штрафа, корректировка СЗВ-М подается за этот же период с типом ОТМН. При этом в документе приводится информация только на того работника, по которому были предоставлены ошибочные данные.
Предположим, ситуация обратная. Трудовой договор с работником был заключен 29.03.2019 г. Но бухгалтер забыл включить нового специалиста в отчет за март. Поможет добавить сотрудника без штрафа корректировка СЗВ-М за март 2020 г. Тип формы – ДОП.
Итоги
Форма СЗВ-М бывает исходной, дополняющей или отменяющей. Правильно проставляя код типа формы в разделе 3 и формируя верные (исправленные, дополненные, подлежащие отмене) персональные сведения сотрудников в разделе 4, можно корректировать сведения исходного отчета. Если ПФР решит оштрафовать работодателя за подачу корректирующего отчета, можно попытаться оспорить его в суде.
Источники:
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
- постановление Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п «Об утверждении Порядка осуществления корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет»
- приказ Минтруда России от 21.12.2016 № 766н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
