Штат персонала

Для руководства любой компании всегда важным является вопрос о том, какова должна быть численность персонала, чтобы она эффективно функционировала. Многие предприятия вынуждены сокращать работников из-за издержек, что не всегда положительно сказывается на развитии производства. Существует понятие оптимальной численности людей, при которой фирма может эффективно функционировать.

Чем выше состав и количество сотрудников компании, тем сложнее ею управлять. Поэтому определение оптимального количества работников является значимым моментом.

Численность персонала составляет одну из важнейших категорий для кадрового исследования в компании. Она не должна быть и не выше, и не ниже оптимального показателя. Рассмотрим, как ее определить.

Концепции, которые нужно принимать во внимание

Численность персонала компании является наиважнейшим кадровым показателем фирмы, который характеризует ее состояние. Данное понятие может быть конкретизировано концепцией списочного, явочного и среднесписочного количества штатных единиц.

Под категорией численности понимают статистический и экономический показатели, отражающие количество людей, которые осуществляют трудовые функции на фирме и входят в состав различных категорий работников.

Состав персонала

Под структурой понимают объединение ее сотрудников в группы и функционирующие единицы по различным признакам. Выделяют следующие группы по составу, отраженные в таблице ниже.

Группы	Характеристика	Этап классификации	Характеристика
Непромышленный	Те работники, которые непосредственно не участвуют в процессе производства продукции. Труженики социального сегмента	_	_
Промышленно-производственный	Те сотрудники, которые заняты в производственном процессе	Руководители компании	-низовой уровень (мастера); -средний (управляющие структурными подразделениями); -высший (генеральный директор, замы)
_	_	Служащие	Секретарь, кассир, табельщик, экспедитор. Все сотрудники по оформлению документации, финансово-расчетной работе
_	_	Специалисты	Инженеры, экономисты, юристы, технологи, кадровики, бухгалтера и т.д. Выполнение административных, экономических, инженерно- экономических и юридических задач
_	_	Рабочие	Те, кто непосредственно создает продукцию фирмы, производит конечный товар, оказывает услуги.

На структуру и численность персонала могут оказывать влияние следующие факторы:

Автоматизация и компьютеризация производства.
Использование современных технологий.
Применение новейших материалов.
Организация производства.

Штат персонала
Штатом персонала называется численность постоянных работников организации. Сотрудники, принятые на сезонную или временную работу, не учитываются. Организациям часто выгодно нанимать специалистов на определенный срок, в наиболее важные периоды деятельности. Пребывание сотрудника в штате означает, что работодатель обязан заботиться о социальной и юридической сторонах его трудовой деятельности. Официальное оформление и социальный пакет часто становятся обременительной статьей расходов организации, особенно если необходимость в работнике возникает эпизодически.

На помощь бизнесу в таких случаях приходят специализированные компании, которые предоставляют свой персонал на условиях лизинга. Аренда сотрудников удобна обеим сторонам и с успехом применяется во многих странах мира.

К плюсам лизинга относятся:

экономия на административных и налоговых взысканиях;
стабильность и квалифицированность штата персонала;
надёжность сотрудничества, гарантированный результат.

Услуга лизинга персонала позволяет организациям повышать продуктивность работы, не прибегая к увеличению численности работников.

В случае если число сотрудников, состоящих в штате персонала, и так слишком велико, но сокращение приведет к застою бизнеса, руководитель вправе обратиться к услуге аутстаффинга. Это вывод работников вне штата организации с целью оптимизации затрат. Аутстаффинг снимает с заказчика обязанности работодателя, при этом оставляя сотрудника на прежнем месте.

Положительными сторонами услуги являются:

уменьшение прямых расходов организации-заказчика и налогооблагаемой базы;
сокращение рабочих мест;
ослабление нагрузки на отдел кадров;
уход от трудовых споров;
экономия времени за счет передачи рабочего расписания и делопроизводства;
быстрый поиск работника на замену постоянному сотруднику.

Несмотря на очевидную разницу между услугами лизинга и аутстаффинга, обе они направлены на оптимизацию штата персонала и успешное развитие бизнеса клиента.

Аутсорсинговые компании предлагают не только эти услуги, но и профессиональный подбор штата персонала. Формирование происходит с учетом всех требований и пожеланий руководства. Самостоятельный поиск сотрудников является менее продуктивным.

Смотрите также:

Агентство по подбору временного персонала приглашает к сотрудничеству

Структура численности

В нее можно включить несколько категорий сотрудников:

Списочный состав.
Сотрудники, осуществляющие трудовые функции по гражданско – правовым договорам.
Совместители.

Списочное количество сотрудников – это полностью все работники, которые трудятся на предприятии: штатные, сезонные, временные и т. п. Принципиальным моментом является тот факт, что у всех них есть запись в трудовой книжке. Каждый такой работник учитывается в составе только одной компании. Также считаются те люди, которые не вышли на работу по любым причинам. Когда рассчитывают занятость, употребляют именно данный список. Если человек учтен в списочном составе, следовательно, он не является безработным.

Для тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам, заключаются соглашения подряда либо трудовые соглашения. Подобные работники в течение отчетного периода могут быть задействованы в нескольких компаниях и считаться полноценными сотрудниками.

Их количество не определить без учета наружных и внутренних совместителей. Наружные совместители – это сотрудники, которые обычно находятся в перечне одной компании, а на полставки (согласно законам в сфере трудовых отношений) заняты на проектах в иной организации. Внутренние совместители – это работники компании, которые добавочно выполняют оплачиваемые задачи в собственной же организации.

При подсчете среднего количества человек работу наружных совместителей учитывают по затраченному ими времени. О том, в какую подгруппу включен новый человек, сообщается в распоряжении о приеме на работу и в заключаемом с компанией договоре. Совместители и работающие на договорной основе не включаются в список для определения занятой доли персонала для того, чтобы не допустить повторного счета.

Виды договоров

С временным работником, который берется предприятием для решения конкретных задач, может заключаться одно из следующих соглашений:

Временное (срочное) соглашение. В документе оговаривается дата окончания работ или указывается ряд работ, подлежащих выполнению;
Соглашение на сезонные работы. Документ обычно составляется не более чем на 60 дней (по ст. 45 ТК РФ);
Совместительство. Сотрудник, состоящий в штате, временно обязуется выполнять дополнительную работу с прибавкой к заработной плате;
Договор подряда (гражданско-правовой договор). Бывает необходим для выполнения лицом конкретной работы, и при ее реализации прекращает своё действие.

Виды численности

Среди основных видов численности персонала выделяют следующие:

Плановая.
Нормативная.
Штатная.
Среднесписочная.
Явочная.
Фактическая.

В таблице отражены основные виды численности персонала и их характеристики.

Численность	Характеристика
Плановая	Может быть определена факторами производительности труда и спецификой организации на рынке. Показатель приближен к реальности
Нормативная	Формируется на основе норм труда в отрасли и объема работ
Штатная	Формируется из числа сотрудников, которые состоят в штате без учета сезонных и временных сотрудников
Среднесписочная	Определяют среднее число работников за период
Явочная	Только те работники, которые в данный момент находятся на рабочем месте
Фактическая	Численность реально работающих сотрудников в компании

Отчетность по штатной численности работников

Нередко на предприятиях руководство требует официального документального учета штатной численности сотрудников. Для этого составляются списочные данные, в которых учитываются нормативы для определения размера штата компании.

Данные, внесенные в эти списки, должны соответствовать количеству работников, которые включены в табель. Так можно эффективно и без лишних трудозатрат фиксировать посещаемость.

Также не стоит забывать, что при определении штатной численности работников рекомендации, разработанные трудовой инспекцией, необходимо соблюдать. Ведь от этого напрямую будет зависеть правильность ваших расчетов.

В частности, в штатное расписание необходимо заносить всех сотрудников, без исключений, с которыми заключены официальные долгосрочные трудовые договора. Также необходимо производить тщательный учет лиц, которым официально начисляется денежное вознаграждение на исполнение ими своих обязанностей.

Интересный момент, в табель необходимо вносить всех сотрудников, даже в тех случаях, когда они не являются на свое рабочее место. Причем неважно, по каким причинам — уважительным или нет. Конечные данные, имеющиеся в таблице, должны строго соответствовать тем данным, которые есть в табеле.

Методики

Анализ численности персонала организации производится в несколько этапов, отраженных в таблице ниже.

Этап	Характеристика
Сравнение численности и состава штата с организациями — аналогами в отрасли	Изучают процентное соотношение качественных и количественных категорий состава. Определяют нормативное отношение к общей численности персонала
Сопоставление темпов роста прибыли и затрат на весь персонал компании	Темпы роста фонда оплаты труда должны быть ниже темпов увеличения производительности
Пересчет иерархии в компании	Возможность определить лишние звенья в управлении
Аудит и ревизия кадров	Аналитика кадрового состава по возрасту, стажу, полу, уровню образования и т.д.

Среднесписочное количество сотрудников

Среднесписочная численность персонала может быть определена по формуле, представленной ниже:

СрЧ = (СрЧ1+СрЧ2+….СрЧ12)/12. Знаменатель — это количество месяцев в году.

где СрЧ1, СрЧ2 … — среднесписочная численность персонала по месяцам года (человек).

Для расчета показателя СрЧ1, СрЧ2 и т.д. применяют значения списочной численности по месяцам года с учетом праздничных и выходных дней.

Пример расчета представлен ниже.

Исходные данные:

Численность на конец декабря составляет 10 человек.
С 11 января принято еще 15 человек.
30 января уволено 5 человек.

Исходные данные выглядят так:

С 1 по 10 января — 10 человек.
С 11 по 29 января – 25.
С 30 по 31 января -20.

Расчет показателей численности:

((10 дней*10 человек) + (19 дней * 25 человек) + (2 дня * 20 человек))/31 = (100 + 475 + 40)/31 = 19,8 или округленно 20 человек.

Какие виды численности персонала вы можете назвать

Тема 6. Трудовые ресурсы предприятий

Что понимают под количественной и структурной характеристикой персонала предприятия?

Персонал — это полный личный состав наемных работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

Часть персонала, которая официально числится в ее штатах, называется кадрами.

Характеристики персонала:

n количественные:

n списочная численность (количество работников принятых на предприятие по документам)

n явочная численность (расчетное количество работников списочного состава, которые на данный день должны явиться на работу для выполнения производственного задания)

n среднесписочная численность (сумма численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца (включая праздничные и выходные дни) делится на число календарных дней месяца)

n структурные (состав и количественное соотношение отдельных категорий и групп работников предприятия)

На какие категории подразделяется персонал предприятия?

Разделение персонала по функциям

n Промышленно – производственный персонал (непосредственно участвует в процессе производства, а также руководит им) – персонал основных видов деятельности.

n Непромышленный персонал (прямо не связан с выпуском продукции: работники жилищно-коммунального хозяйства, культурно-бытовых и лечебно-санитарных учреждений и т.п., состоящих на балансе предприятия)

Персонал по характеру трудовых функций:

— Служащие (руководители (админ.), специалисты (экономисты, социологи, психологи и др.), другие служащие (кассиры, коменданты));

— Рабочие (основные (заняты в технологических процессах), вспомогательные (работают во вспомогательных подразделениях), младший обслуживающий персонал (дворники, курьеры и т.п.).

Классификация персонала

В зависимости от срока:

n постоянные

n временные

n сезонные

Разделение в международной практике

n работники управления (менеджеров высшего, среднего и низшего звена), инженерно-технический персонал и конторских служащих («белые воротнички»);

n рабочих, занятых физическим трудом («синие воротнички»);

работников социальной инфраструктуры («серые воротнички»).

Охарактеризуйте методы определения численности работающих на предприятии?

— Общая потребность (по объёму продаж на одного, по прибыли до уплаты налогов, по добавленной стоимости);

— Потребность по категориям (по трудоемкости, по нормам обслуживания, по числу рабочих мест, по штатному расписанию);

— Дополнительная потребность (прирост численности в связи с расширением производства, в связи с необходимостью возмещения выбывающих рабочих).

Метод определения потребности по трудоемкости работ

Q-объем ед. продукции; Нвр- норма времени на ед. продукц.

Фэф- полезн. Время работы 1го рабочего; Квн – коэффициент

Выполнения норм.

Полезное (эффективное) время работы одного рабочего определяют исходя из расчета:

n календарного фонда рабочего времени, который соответствует количеству календарных дней в году;

n номинального фонда рабочего времени, который меньше календарного на количество выходных и праздничных дней в году;

n полезного (эффективного) фонда рабочего времени, который меньше номинального на величину плановых неявок на работу (отпуск, болезни и пр.).

Какие виды численности персонала вы можете назвать.

Списочная численность (Чсп

) работников предприятия — это показатель численности работников списочного состава на определенное число или дату. Она учитывает численность всех работников предприятия, принятых на постоянную, сезонную и временную работу в соответствии с заключенными трудовыми договорами, а также работающих собственников организации, получающих в ней заработную плату.

Явочная численность

(Чя) характеризует количество работников списочного состава, явившихся на работу в данный день, включая находящихся в командировках. Это необходимая численность рабочих для выполнения производственного сменного задания по выпуску продукции. Разница между явочным и списочным составом характеризует количество отсутствующих по различным причинам (отпуска, болезни и др.). Для приведения явочной численности к списочной используется коэффициент перевода явочной численности рабочих в списочную (Ксп):

Среднесписочная численность

— численность работников в среднем за определенный период (месяц, квартал, с начала года, за год). Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца. При этом списочная численность работников за выходные и праздничные дни приравнивается к списочной численности персонала предыдущего рабочего дня.

Среднесписочная численность показывает, сколько в среднем работников ежедневно числилось в списках предприятия за рассматриваемый период. При определении среднесписочной численности работники, принятые на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (совместители) учитываются пропорционально фактически отработанному ими времени. Надомники, учитываются как целые единицы. Некоторые работники списочного состава не учитываются при определении среднесписочной численности (женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; работники, находящиеся в учебном отпуске без сохранения заработной платы, и др.).

Планирование

Под планированием численности персонала понимают процесс разработки планов по обеспечению компании требуемым количеством кадров.

Процесс решает следующие задачи:

Недостаток рабочей силы в компании.
Недостаток квалификационного состава для развития бизнеса.

Этапы планирования отражены в таблице ниже.

Этап	Характеристика
Анализ текущего положения дел	Выявление соответствия работников компании существующим требованиям
Оценка потребности в найме	При исследовании следующих направлений: -вид работы компании; -особенности рынка; -объем производства; -управленческие задачи; -финансовые ресурсы. Процесс может быть осуществлен в соответствии с тем, насколько технически оснащена фирма Читайте также: Накладная на отпуск материалов на сторону. Форма № м-14
Формирование нового состава	Непосредственно сам процесс привлечения сотрудников с помощью найма
Оценка эффективности	Расчет показателей эффективности привлечения новых сотрудников

Нормы учета трудового времени

Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.

Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.

Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.

Нормативы

Существуют разные нормативы численности персонала. Среди них нормы выработки, нормы обслуживания и т. д. Чтобы найти, сколько человек требуется для реализации определенной трудовой функции, употребляются расчеты на основании численности труда персонала.

Опора на нормативы позволяет планировать количество и состав сотрудников компании, что практически приводит к уровню продуктивности, который соответствует техническим характеристикам фирмы.

Приведем несколько вариантов расчета.

Способ 1. В согласовании с нормами выработки. Они определяются как объем работы (к примеру, число готовой продукции), который команда (либо сотрудник с достаточной квалификацией) обязана выполнить в соответствии с имеющимися организационными критериями на единицу рабочего времени.

Способ 2. В соответствии с нормативом численности. Основой для этого расчета является фиксированное количество сотрудников с определенной квалификацией, требуемое для решения управленческих либо промышленных задач. Главным недочетом использования этого норматива является не очень высокая точность характеристик. Это связано с тем, что при определении стандартов количества сотрудников учитываются лишь обычные объемы. Чем сложнее реальный рабочий процесс, чем больше он отклоняется от типового. Поэтому точность расчета уменьшается.

Способ 3. В согласовании с нормами времени. Здесь нужно учитывать количество времени, которое затрачивается на реализацию единицы промышленного процесса работником либо командой.

Способ 4. В согласовании с нормативами обслуживания. В этих расчетах основой является количество единиц промышленного оборудования (к примеру, станков, голов животных), которое группа служащих должна обрабатывать в течение определенного времени. Это правило практически такое же, как и для сотрудников, которые выполняют функции услуг. Нередко при подсчете количества работников в организации (как обычного, так и нормативного) показатели численности персонала являются дробными и требуют округления. Полученные значения употребляются в качестве доводов для принятия разных управленческих решений в области кадровой политики.

Определение штатной численности персонала

В широком смысле штатная численность работников — это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.

Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.

Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.

Оптимальное количество сотрудников

Для оптимального расчета численности персонала в области производства применяют другие методы.

Способ 1. Хронометраж. Для замеров используют секундомер и засекают, какое количество времени занимает каждый последующий шаг рабочего процесса. Потом все приобретенные значения суммируются. Способ хронометража используют в основном менеджеры производства, финансисты и нормировщики. Главным недочетом способа является его трудозатратность и продолжительность, в особенности при существенном количестве сотрудников компании.

К примеру, среднее время производства какой-нибудь детали можно вычислить лишь после 30 замеров, во время которых действия осуществляют различные рабочие. При всем этом точность измерений будет недостаточно высокой. Скорость работы понижается у сотрудников, знающих, что на данный момент за ними наблюдают. Другой минус хронометража – отсутствие гибкости. Если нужно рассчитать скорость производства тождественных деталей, которые имеют незначительные различия, сделать это можно будет лишь посредством замеров для каждой из них.

Способ 2. Сопоставление с компаниями-соперниками. Оптимизация количества сотрудников в организации производится также с помощью сравнения количества сотрудников у вас и у ваших соперников, пользующихся теми же промышленными технологиями. Это чрезвычайно быстрый способ, но он принесет свои плоды лишь в том случае, если предоставлены реальные сведения о работе конкурирующих компаний. Сопоставление также помогает осознать, какое место занимает компания на рынке, исходя из убеждений количества сотрудников и продуктивности бизнеса.

Способ 3. Микроэлементное планирование. В базе этого метода лежит предположение, что всякую рабочую операцию можно свести к некому количеству простых действий, а время, которое на них затрачивается, уже известно. Тогда для расчета норматива будет нужна лишь сумма итогов замеров. На основании этих сведений можно будет провести оптимизацию количества сотрудников в компании. Нормирование с помощью микроэлементов операций подходит лишь для тех видов работ, которые выполняются вручную и состоят из циклических действий. Чтобы применить данный способ, необходим финансист, который прошел специальное обучение.

Количество вспомогательных работников

Для расчета численности персонала в области вспомогательных операций применяют метод факторного планирования. Он достаточно трудоемкий. В данном случае используются ключевые критерии по каждому процессу и производственной операции. Определение степени влияния факторов на численность персонала происходит следующим образом: рабочий процесс делится на элементы, каждый из которых зависит от одного фактора. Результаты такого нормирования сравниваются с подобными значениями в сопоставимых подразделениях организации.