Запись в трудовой книжке о приеме на работу: примеры и образцы заполнения, оформление, порядок, правила

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

О том, куда клеить голограмму в трудовой книжке читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/4905-gde-v-trudovoi-knizhke-kleitsya-gologramma-ee-obrazets-naznachenie

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Что это такое?

Трудовая книга (ТК) – это основной документ, отражающий сведения о работе физического лица.

Предоставляется при оформлении на постоянное место работы и отражает характеристики владельца в статусе:

работника соответствующей квалификации;
специалиста, занимавшего соответствующие должности;
опытного или начинающего работника;
с наличием или при отсутствии дисциплинарных взысканий.

ТК – документ строгой отчётности, внесение записей в который может осуществляться лишь уполномоченным лицом. На протяжении всего периода работы в компании или организации, находится в ведении работодателя, который несёт за её хранение ответственность.

Она должна храниться в укромном месте, в несгораемом шкафу, ключи от которого могут иметься лишь у работодателя и уполномоченного лица и выдаваться владельцу на руки при надлежащем оформлении.

Аналогичное отношение к бланкам ТК, которые выписываются под отчёт, хранятся в недоступном для работников месте и выдаются по необходимости вновь прибывшим на работу лицам. Могут выдаваться и тем, у кого трудовая книжка утеряна.

Примечательно, что бланками трудовой книжки Российской Федерации лица обеспечиваются только у работодателя, который приобретает их у лицензированных распространителей. Самостоятельно приобретать бланк недопустимо, так как это может повлечь нелицеприятные юридические последствия – трудовая книжка РФ может быть признана незаконной.

В настоящее время используются только новые бланки ТК, они имеют одинаковый год издания – 2003. Сами трудовые могут быть двух типов.

Некоторые из них оформлены на бланках 1977 года. И те, и другие – актуальны при приёме на работу и для оформления пенсионных пособий.

Приём и выдача трудовых книжек производится в журнале движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Получение и выдача бланков трудовых и бланков вкладышей регистрируется в приходно-расходной книге.

Кроме этого, документами строгой отчётности являются вкладыши в трудовую книжку. Они вшиваются в документ тогда, когда сама трудовая книжка заканчивается, в них работодатель продолжает вносить сведения о работнике. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошита и опломбирована. Как это сделать — читайте здесь.

Как сделать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность: инструкция

Перевод работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке соответствующего работника соответствующим, а главное законным образом. К сожалению, многие работники отдела кадров осуществляют массу ошибок и предоставляют коллеге не совсем грамотную подпись.

Именно поэтому мы сегодня рассмотрим порядок внесения записи о переводе поэтапно, вычисляя различные нюансы и сложности.

Первым делом сотруднику отдела кадров необходимо удостовериться в том, что соответствующий приказ был издан. Далее, необходимо открыть личное дело работника и извлечь оттуда трудовую книжку работника. Теперь приступаем непосредственно к заполнению документа.

Откройте разворот трудовой книжки, где было указаны последние сведения о работе гражданина.
Теперь отступите сделанной записи ровно одну строчку
Поставьте арабскую цифру, которая будет соответствовать нумерации на странице.
Только после этого приступайте к написанию даты в следующем столбце. Дата должна соответствовать дню, кода была внесена запись о переводе. Дата должна быть написана в таком формате: 11.05.2015 г. Нельзя допускать фальсификацию числа ни на сутки, ведь подобное поведение наказывается административным штрафом в достаточно крупном размере.
Теперь приступаем к заполнению столбца, хранящего информацию о приеме на работу. Вам не нужно заново писать названии организации.
Уже вполне понятно, что перевод возможен только внутри одного производства. Запись делается краткой и емкой, для того, чтобы не занимать слишком много драгоценных полей.
Запись выглядит так: «Переведен должность … ». Некоторые кадровики иногда пишут причины, к примеру: «Переведен на такую то должность в связи с повышением». Эта приписка совсем не обязательна и не несет никакой полезной информации, именно поэтому стоит ограничиться первым вариантом.
В третьем столбце ставится информация о дате вынесения приказа по организации, а также о его порядковом номере. Например: «Приказ № 123 от 10.05.2015 г.».

После этого запись удостоверяется печатью организации и подписью руководителя.

На этом процедура занесения записи в трудовую книжку можно считать оконченной. Вам станет понятней, когда вы ознакомитесь с примером.

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность — образец:

Более подробно о приёме на работу и соответствующих записях в трудовой читайте здесь. Теперь стоит поговорить о нюансах, которые сопровождают процесс внесения записи в трудовую.

На основании чего вносятся подобные записи?

Как и в других случаях внесения записей в трудовой документ, основанием для подобных действий является вынесение приказа. Как правило, приказ по организации о переводе сотрудника выносят за день или за два до, непосредственно, того момента, когда в трудовую книжку будет внесена информация о переводе.

Приказ имеет свою дату и порядковый номер. Эта информация будет чрезвычайно важна при занесении данных в трудовую книгу.

Также не стоит забывать о том, что приказ издается непосредственно руководителем организации или его заместителем.

Только они наделены полномочиями по изданию подобных локальных актов. Приказ издается за подписью вышеперечисленных лиц и печатью организации.

С приказом должны быть ознакомлены все работники конкретной организации. Конечно, данный документ может быть вынесен только с согласия работника, в отношении которого готовился данный документ на перевод. В противном случае, ни приказ, не запись в трудовую книжку не имеют место быть.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность – практически всегда положительная динамика карьеры работника. Как правило, подобный перевод предзнаменует повышение. Такой перевод называют внутренним потому, что работник перемещается всего лишь по должностям внутри организации.

В связи с подобным переводом кадровики должны помнить ряд применимых правил заполнения трудовой книжки.

Во-первых, не стоит упоминать в записи о новой должности название организации. Оно и так написано строкой выше в информации о старой должности.

Во-вторых, большое внимание следует уделять наименованию новой должности работника. Многие по ошибке путают названия должностей, и запись в трудовой книжке приходится перечеркивать.

Перевод на другую должность временно

Перевод на другую должность, в том числе и временный возможен в результате замещения кого то во время болезни, долгосрочного отпуска или декрета. А может работодатель решил таким образом дать давнишнему сотруднику испытательный срок на новом месте, а после по результатам принять решение о переводе.

Данный перевод также считается внутренним. При заполнении трудовой книжки учитываются все вышеперечисленные правила. Также необходимо помнить о том, что в графе сведений о работе нужно подписать слово «временно». Таким образом, запись в трудовой будет выглядеть так: «Переведен на такую-то должность временно».

Перевод в другое структурное подразделение

Перевод в другое структурное подразделение считается внешним, так как в полном смысле этого слово изменяется географическое место работы. Конечно, записи в трудовую книжку в этом случае также видоизменяются. Если у подразделения поменялось на звание, то в третьем столбце его обязательно нужно указать.

Далее, если должность не изменилась, а поменялось лишь место работы, то в графе трудовой пишется фраза: «Переведен в такое то подразделение на такую то должность.». В случае, если ваша должность не изменилась, вы просто переписываете название старой, если же название поменялось – пишите наименование новой точно также как указано в приказе.

Перевод директора

В случае, если перевод касается непосредственно директора, то этот факт также должен найти свое отражение в его трудовой книжке.

Если до этого гражданин занимал другую должность на предприятии, то необходимо отступить от записи о ней одну строку и, не упоминая еще раз название организации, написать в строке трудовой следующее: «Переведен на должность директора».

Не стоит забывать о том, что подобной записи обязательно должен предшествовать приказ о соответствующем переводе, который также необходимо вписать в соответствующее место в трудовой.

Запись о временном переводе

Представим ситуацию. Один из сотрудников отправился в двухмесячный отпуск или же сотрудница ушла в декрет. Эти люди прекрасно исполняли свои обязанности, но во время их отсутствия их обязанности должен кто то выполнять. Решение о переводе приходит не сразу.

Для начала, одному из сотрудников предлагают взять на себя оставшуюся без внимания работу за определенную плату, так как вакансия закрыта не будет.

Но в случае, если сотрудник не желает осуществлять трут только за деньги, работодателем может быть оформлен перевод, но только в случае, если временная должность предпочтительнее той, на которой раньше работал работник. Внесение в книжку информации о том, что данная должность является временной – обязательна.

С временной на постоянную работу

Перевод со временной работы на постоянную также оформляется соответствующей записью в трудовой. На вопрос, почему очень легко ответить.

Дело в том, что теперь работник, можно сказать, приобретает новую, постоянную должность, а значит, имеет полное право на подтверждение данного факта в трудовой. Запись делается также по аналогии с изданным приказом по организации.

В записи упоминается все та же должность, но без слова временно и перевод. Таким образом, новая запись выглядит точно также как и обычная запись о приеме на работу: «Принята на такую-то должность на постоянной основе».

Перевод из совместителей в постоянные работники

Перевод с совместительства в постоянные работники также осуществляется посредством издания приказа и внесения записи в бланк трудовой.

От предыдущей записи отступается ровно одна строка и делается запись, аналогичная той, что была озвучена предыдущем пункте.

Конечно, можно было бы и не писать ничего вовсе, ведь работник и так работает на данной должности, но на самом деле упоминание о том, что должность стала постоянной нужда работнику в случае, если он будет осуществлять трудовую функцию у другого работодателя.

Постоянное место работы в прошлом намного престижнее временного.

При получении образования в процессе работы, о нём также делается соответствующая запись в трудовой. Об этом читайте тут.

Размеры и форма

Книжки имеют стандартные размеры и чёткую прямоугольную форму. В силу этого опытный работодатель определит подлинную трудовую с первого взгляда.

Тем не менее, нужно учитывать, что стандартные ходовые имеют несущественные отличия уже в обложке. Она может быть картонной серого цвета, а может иметь тёмно-синий или тёмно-зелёный цвет. При этом не все из них сделаны из одинакового материала. Причина в том, что книжки бывают двух типов, в частности (в сантимертах):

ТК выпуска 1977 года — 10х14 см;
ТК выпуска 2003 года — 8,8х12,5 см.

Во избежание подделок этого продукта, каждый лист обеспечен защитой:

ТК старого образца имеют змеевидные водяные знаки, которые легко просматриваются на просвет.
Книжки нового образца на просвет позволяют рассмотреть водяные знаки в виде букв ТК по всему формату листа. Кроме этого они обеспечены решётчатым рисунком, плавно изменяющим цвет к середине листа.

Знайте, сколько страниц в трудовой книжке. Их количество в старых — 40, а в новых – 46. Новые образцы обеспечены голограммой.

Изредка встречаются трудовые книжки старого образца, в которых отсутствует даже печать на титульном листе.

Эти довоенные экземпляры также действительны при подсчёте трудового стажа. Уже практически не встретишь работника, который пришёл бы к работодателю с подобной книжкой, но иметь в виду их наличие, нужно.

Как она выглядит, вы сможете посмотреть чуть ниже.

Инструкция по заполнению

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.

Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.
Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.
Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.
Дата рождения прописывается только арабскими цифрами, никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги, а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется трудовая книжка для ИП. Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Разделы в ТК

Книжка, как подобает документу подобного рода, начинается с титульного листа, на котором указаны личные данные работника. К ним относятся фамилия, имя, отчество, сведения об образовании и квалификации.

Как титульный лист, так и остальные разделы должны оформляться грамотно и аккуратно. Внутри она обеспечена разделами:

сведения о работе;
сведения о поощрениях и награждениях.

В сведениях о работе указываются:

Порядковые номера вносимых записей, соответствующие приёму на работу граждан, их увольнению с работы. Также нумеруются записи о переименовании организации, о внутренних кадровых перемещениях, производимых в адрес владельца книжки.
Дата приёма или увольнения, а также перевода, повышения (понижения) в должности, переименования предприятия.
Записи о правовых процедурах, связанных с трудовой деятельностью лица. С указанием правового основания произведённой записи, извлечённой из Трудового кодекса РФ.
Приказ, на основании которого произведена запись.

Допущенные при заполнении ошибки исправляются особым образом, в соответствии с регламентом.

Образец трудовой книжки вы можете посмотреть ниже:

Приказ

Любая запись, которая вносится в трудовую, будь то прием на работу, увольнение сотрудника, награждение или перевод, должна сопровождаться приказом от работодателя. Отметка должна появиться не позже семи дней с момента написания приказа, а когда происходит увольнение работника, запись в трудовой книжке должна появиться день в день.

Недопустимы сокращения, что часто делают некоторые кадровые работники. К примеру, нельзя написать «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», разрешено – «пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса».

В четвертой графе записывается документ-основание: номер приказа, дата его издания.

Зачем и для чего нужна трудовая книжка: её назначение

При поступлении гражданина на работу, уже при собеседовании могут затребовать трудовую, которая в своём роде характеризует его деловые качества и отражает представление о нём как компетентном и дисциплинированном работнике и наоборот. Все эти сведения легко получить, так как специфика увольнения по дисциплинарному взысканию отражена в сведениях о работе соответствующей записью.

Несмотря на то, что некоторые виды работ не предусматривают внесение сведений о приёме и увольнении, по желанию работника такая запись должна быть сделана. Работодатель не имеет права отказать заявителю во внесении записи в ТК.

Пока гражданин работает в организации, её руководитель, кадровик или уполномоченное лицо отвечают за хранение этого документа. При этом вероятны ситуации, в которых ТК потребуется.

В этом случае, чтобы избежать ответственности за её утерю, на основании трудовой книжки выдают копию книжки. Она полностьюотражает все сведения, копирует их. Если затребованы не все имеющиеся в ТК сведения, а лишь их часть – работодатель предоставляет выписку.

Если работающее лицо решит пройти собеседование в другой организации, оно вправе воспользоваться выпиской. Выписка нужна для подтверждения текущего места работы гражданина и выборочных сведений.

По завершении трудовой деятельности и выходе на пенсию, работник не обязан увольняться тот час. Но подлинник трудовой потребуется предъявить в пенсионный страховой фонд для начисления пенсии. То есть, без предъявления ТК не будет предоставлено пенсионное свидетельство.

При получении загранпаспорта также требуется пакет документов, в котором содержится копия трудовой. Её предъявляют при условии официального трудоустройства гражданина, актуального на текущий момент.

По трудовой книжке, уполномоченные организации определяют – имел ли выезжающий за границу гражданин допуск к секретной информации, что может сыграть роль при посещении некоторых (или всех) стран. Если лицо официально не трудоустроено, к нему могут вменить санкции, заподозрив, что нужные сведения скрываются. А проведение проверки на их действительность потребует немалого времени.

Для того, чтобы заполнить и завести трудовую книжку, работодатель обязан затребовать документы:

паспорт;
диплом о высшем или среднем образовании;
свидетельства, сертификаты, дипломы о повышении квалификации;
для отслуживших в рядах ВС – военный билет.

Сменившие фамилию замужние женщины предоставляют свидетельство о браке.

Различные причины

Поводов для увольнения достаточно много. Рассмотрим основные из них:

Выход на пенсию. В данном случае отметка в трудовой сопровождается увольнением по собственному желанию.
Перевод в другую компанию. Здесь в трудовой следует указать, как происходит перевод: по инициативе работника или с его согласия.
Смерть гражданина. В данном случае в записи нужно делать отметку о прекращении трудового соглашения.
Сокращение.
Инициатива сотрудника. Самая распространенная причина увольнения и частая запись в трудовой — увольнение по собственному желанию.
Соглашение сторон.
Окончание срока действия договора.
Ликвидация организации.
Увольнение по состоянию здоровья. В данном случае нужно рассматривать, на основании чего может быть расторгнут трудовой договор. Причин может быть несколько:
отказ сотрудника переводиться на другую должность в связи с медпоказаниями;
назначение пенсии по инвалидности (по собственному желанию).

В статье ниже представлен образец записи в трудовой «Увольнение по собственному желанию».

Срок действия

На каждом предприятии, где трудится гражданин, его трудовая книжка участвует в кадровом делопроизводстве с момента заполнения трудового договора. По регламенту запись об устройстве на работу должна быть сделана не позднее 5 дня работы. В противном случае работодателя ожидают правовые последствия.

В последнее время предоставление ТК стало обязательным, в том числе для ИП. Обязательно внесение записей в ТК, в том числе – для руководителей предприятий, учредителей ООО. Процедура оформления трудовой несколько сложнее, но полномочия шире. В принципе, руководитель в праве сделать запись в ТК самостоятельно.

После увольнения документ должен быть выдан по требованию лица в день внесения записи в книжку. Если этого не произошло, не позднее 3-х дней с момента внесения записи, работодателю надлежит предоставить работнику ТК по собственной инициативе. При его отсутствии на рабочем месте и отказе контактировать – требуется выслать уведомление заказным письмом.

То есть срок действия начинается с момента начала работы, а завершается – в день увольнения. Книжка уволенного работника на предыдущем месте работы утрачивает свою юридическую силу.

Если книжка закончилась, её срок действия не истекает. В неё требуется вшить вкладыш. Впоследствии вкладыш станет частью трудовой, где продолжится внесение записей.

Общие обязательные правила внесения записей

Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском. В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае, если работодатель располагается на территории данной республики.
Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа.
Сведения вносятся в соответствии с текстом приказов.
Запись об увольнении должна быть оформлена в день увольнения.
Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.

Последовательность внесения сведений работе

Первоначально в третью графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам — уставу, учредительному договору или положению.

На практике, для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации. В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи. Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если наименование организации включает в себя большое количество символов.

Все последующие записи должны производиться только от руки.

Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи. Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило, это запись об увольнении.

Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении), при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер —} 28.

После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата приема на работу сотрудника.

Внесение даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе. Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 № 555).

В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.

Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа, который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).

Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно строго соответствовать штатному расписанию.

Со скольки лет выдается

Документ может заводиться с того возраста, когда подросток вправе устраиваться на постоянное (или иное) место работы, где проработал более 5 дней, в соответствии с положениями ст. 63 ТК РФ.

По Трудовому законодательству таким возрастом определено достижение 14 лет, когда наступает частичная дееспособность граждан. Но при устройстве на работу несовершеннолетнего потребуется заявление от родителей о том, что они не возражают по поводу его трудовой деятельности, которая может осуществляться в свободное от учёбы время.

В этом случае работодатель разделяет с ними свою ответственность, а также родители компенсируют расходы на бланки трудовой, которые потребуются для достойного оформления подростка на работу. С 15 лет несовершеннолетний может трудоустроиться самостоятельно, но только для выполнения лёгкой работы.

С 16 лет он вправе заключать трудовой договор и получать трудовую книжку. Опытные работодатели и кадровики во всех случаях приёма на работу лиц, не достигших 18 лет, требуют заявления от родителей. Это позволяет им избежать придирок со стороны инспекторов ГИТ, а также получить подстраховку на случай непредвиденных обстоятельств.

Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника

Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».

Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.

Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.

Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.

Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.

Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.

Первым из них является знание о том, что вся информация, которая вписывается в трудовую книжку должна иметь свое закрепление в виде локального нормативного акта, проще говоря, приказа. В отсутствие приказа о перемещении или переводе, кадровик просто не имеет право вносить данные в трудовую книжку.

Возвращаясь к приказу, кадровик должен внимательнейшим образом ознакомиться с тексом документа. Именно на основании написанного в приказе, будет делаться скомпонованная и сжатая запись в трудовой.

Даты, проставленные в документе должны по общему правилу соответствовать арабским цифрам. Заполнение трудовой книжки римскими цифрами запрещено.

Также запрещено изъяснение, в каком либо языке кроме русского. Аннулировать запись в трудовой книжке не так то просто, а неправильный образец записи в трудовой книжке о военной службе аннулируется в судовом порядке. Будьте внимательны.

Почерк должен быть по возможности опрятным, аккуратным и понятным.

Сокращение слов в записи в трудовой просто недопустимо и хотя многие работники отдела кадров позволяют себе подобную вольность – это грубое нарушение инструкции по ведению и хранению трудовых книжек.

Если гражданин, осуществляющий работу на территории России, является гражданином другой республики, которая входит в состав Федерации, то допускается ведение записей в трудовой книжке на двух языках.

Нормативно-правовые документы

Все действия с ТК регламентируются законодательными нормами правилами. В гл. 10, 11 Трудового кодекса рассмотрены положения кадрового делопроизводства. Регламент заполнения книжек, вкладышей и сопутствующей документации представлен:

Ст.66, ст.77, п.5, ст.83 ТК РФ.
Правилами ведения и хранения ТК, утверждёнными постановлением Правительства РФ 16.04.03, № 225.
Инструкциями по заполнению ТК, утвержденными Минтруда РФ 10.10.03, № 69.

В статье 66 отражается работа с трудовыми книжками. При составлении Инструкций (№ 69), основой стала именно эта законодательная база.

Здесь указаны все требования, которым надлежит следовать в порядке работы с ТК при приёме на работу, запись об увольнении в трудовой книжке, в том числе – запись в трудовой книжке о сокращении, а также регламентированы остальные позиции заполнения документа.

К ним относятся и пункты внесения сведений о поощрениях и награждениях. Статья оглашает, что при приёме на работу ТК должна быть заведена не позднее 5 дней. Запись в трудовой книжке о переводе должна быть сделана в тот же день.

Инструкции поясняют данные в ст.66 положения – расширенно. Здесь предписаны все действия и их алгоритм, который нужно соблюдать при правильном оформлении работника. До малейшей детали рассмотрены правила нумерации записей, внесения дат и сведений о приёме и увольнении.

Прописаны правила постановки печатей на титульном листе и при внесении записей. Даны готовые формулировки, которые можно использовать в разнообразных ситуациях приёма и увольнения работников. Даются стандарты использования символов, чернил, а также – готовые матричные образцы записей.

Обращается внимание на такие факты, как переименование организации, которые вносятся наряду с прочими записями, но в особом формате.

Постановление (№ 225) отражает все правила организационной работы с ТК и вкладышами трудовых книжек. Оно определяет нормы их приобретения, хранения. Указывает, как вести учёт в журнале, а также правила его опломбировки и подготовки к работе. Эти важнейшие аспекты деятельности с книжками должны полностью совпадать с установленным в документе регламентом.

Реестр трудовых книжек — образец.

Постановление правительства о трудовых книжках.

П.5, ст.83 ТК РФ применяется в тех случаях, когда работник увольняется в силу непредвиденных обстоятельств. К таковым зачастую относятся случаи, когда гражданин получает пенсию по инвалидности или иным образом не имеет возможности продолжать трудовую деятельность.

Этот момент позволяет сделать запись при отсутствии работника, а на основании документов, которые отражают необходимость увольнения.

Ст. 77 ТК РФ полностью отражает правила и причины расторжения трудового договора, к числу которых могут относиться:

договорённость сторон;
истечение срока договора;
по инициативе работника;
по инициативе работодателя и т.п.

Здесь не упущено ни одного момента, который может быть полезен руководителю или кадровику при увольнении работающих на предприятии граждан.

Частные случаи

Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.

Постоянный перевод имеет следующие виды:

Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.

В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.

Временный перевод

При кадровом переводе запись в трудовую книжку возможна при замещении заболевшего или уволившегося сотрудника. Даже временный перевод с гарантией возврата на первоначальную должность считается внутренним. В процессе заполнения трудовой книжки следует учесть все правила, прописанные нормативными актами. В трудовом документе имеется графа со сведениями о работе, где обязательно должно быть дописано слово «временно». Предполагается следующий текст при временном переводе с записью в трудовую книжку: «переведен на должность…временно».

Внутренний и внешний

Если человека переводят на другую должность, это характеризует повышение или понижение в карьерной лестнице. Этот вид изменения деятельности также относится к внутреннему по причине того, что работника перемещают по должностям в пределах предприятия.

Важно знать! В трудовой книжке не упоминается при изменении новой должности наименование организации. Эти сведения будут и так указаны в строке выше. Акцент делается на наименовании новой должности сотрудника. При наличии ошибки в указании должности, следует перечеркнуть неверную информацию, а ниже прописать правильную.

Если человека переводят за пределы организации в подразделение или филиал, такой вид смены деятельности будет внешним. Характер информации в трудовой книжке также меняется. Если учреждение имеет другое название, его прописывают в отдельный третий столбик. Если работник остался на той же должности, но изменилась только география, будет уточнена такая информация: «Переведен на подразделение…на должность…». В любом случае должность прописывается.

Увольнение в связи с переводом

Правила внесения записей о смене места работы или должности будет регулироваться 6.1 Инструкции, которая характеризует понятие перевода.

Этот процесс должен сопровождаться записями в графе третьего раздела с рабочими сведениями. Также следует уточнить в записи, на каком основании произошел перевод: по согласию сторон или по просьбе. Пример: если сокращение по переводу происходит по согласию сторон, записано это следующим образом: «прекращение трудового договора произошло в связи с переводом сотрудника по его согласию на рабочее место к другому работодателю». Это правило регулируется пунктом 5 частью первой статьи 77 ТК РФ.

Перевод на постоянную работу

Если лицо будет переведено с временного рабочего места на постоянное, проводится также оформление соответствующей записью в трудовом документе. Это объясняется тем, что работникам приобретается новая постоянная должность, что должно подтверждаться документально. Этот вид внутреннего перевода, влияющего на рабочий период лица. Записи будут происходить аналогично изданному приказу в учреждении. Запись должна содержать наименование должности, но без упоминания «временный» и «перевод». В письменном виде это выглядит следующим образом: «Принята на должность… на постоянной основе».

Перевод совместителя

Если происходят изменения в виде смещения с совместительства на постоянную должность, выдается соответствующий приказ и вносятся записи в бланк трудовой книжки. Между новой и предыдущей записью имеется одна строка, а далее делается запись об обычном взятии на новое рабочее место.

Внимание! Законодательно не устанавливается обязанность в этом случае прописывать новые сведения, так как лицо уже трудоустроено. Но упоминания относительно того, что был совершен переход к постоянной должности нужны работнику при дальнейшем переводе к другому работодателю.

Где находится архив трудовых книжек?

Каждое предприятие по правилам текущего делопроизводства имеет архивный отдел. Если такового не предусмотрено, архив находится в вышестоящей организации. Индивидуальным предпринимателям требуется иметь несгораемый шкаф, в котором хранится архивная документация.

Все не полученные работниками трудовые хранятся вместе с остальными ТК в течение з лет до передачи в архив.

В случае смерти работника участь ТК следующая:

Её могут забрать родственники умершего, представив свидетельство о смерти владельца.
Она может остаться на рабочем месте.

Если документы никто не затребовал, трудовая книжка покойного (и иного лица) сдаётся в архив. В архиве книжки должны храниться не менее 75 лет.

Если книжка на двух языках

ТК старого образца (1977 года) могут быть двуязычными. Такая социокультурная политика проводилась в Советском Союзе – граждане республик имели документы на двух языках. По принципу применения они ничем не отличаются от тех, которыми пользовались граждане РФ в этот период.

Во многих случаях кадровики, не знавшие языка национальной республики, не вносили записей в ту часть, которая предполагала наличие соответствующих записей.

Работодатель при работе с такими ТК должен пользоваться тем же алгоритмом, что и при работе с обычными экземплярами. Записи на втором языке нужно просто игнорировать, так как в случае их наличия – они в точности дублируют те, которые имеются на русском языке. А в случае их отсутствия – никаких потерь сведений не происходит. Эти трудовые имеют надлежащее качество.

Факт принадлежности

Книжка не является самостоятельным документом. Для её применения обязателен паспорт, в крайнем случае – документ, удостоверяющий личность владельца. Соответственно, все внесённые на титульный лист сведения должны соответствовать паспортным данным лица.

При условии совпадения сведений во всех документах, что свойственно гражданам мужского пола, работодатель оформляет книжку или вносит в неё соответствующую запись. Для женщин, которым свойственно при вступлении в брак менять фамилию, приходится прилагать небольшие дополнительные усилия.

Установление факта принадлежности ТК в этом случае должно осуществляться на основании предоставления свидетельства о браке или иного документа, который стал причиной смены фамилии (имени, отчества). Лицо пишет заявление на имя руководителя, в котором указывает причину произведённых в документации изменений. К заявлению об установлении факта принадлежности трудовой книжки прилагают обозначенные документы и просят:

идентифицировать ТК;
внести в трудовую книжку соответствующие изменения.

В некоторых особо сложных ситуациях, граждане собирают документы и подтверждения с предшествующего места работы. А также могут обратиться в трудовую инспекцию, если трудовая книжка была утеряна несколько лет назад, но её целесообразно восстановить.

Нюансы заполнения трудовой книжки

Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе.

Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом.

Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой.

Если нашлась утерянная ТК

Нередки случаи, когда вместо утерянной книжки работнику заводят дубликат. Если после этого трудовую книжку найдут – она может:

Не использоваться, если в дубликате отражены все сведения о работе.
Использоваться, если в дубликате нет всех сведений и в книжку легче внести записи с последнего места работы, чем добрать справки за дубликат.

Ни в одном документе не прописаны санкции против наличия двух (и более ТК). Но при получении пенсии и подсчёта стажа, будет принята только одна книжка, а остальные полностью утратят смысл.

Если найденная трудовая логично восстанавливает утраченный и не восстановленный в дубликате период, то при начислении пенсии нужно добиваться, чтобы его включили на основании первой ТК.

Электронная

Пока идёт обсуждение целесообразности внедрения в кадровое делопроизводство электронных трудовых книжек, многие граждане уже пользуются ими. К таковым относятся лица, которые трудоустраиваются через Федеральный центр и некоторые региональные центры занятости.

Подобные сведения на электронных носителях имеют пенсионные фонды. Однако в них отсутствует информация о стаже лица в советский и перестроечный периоды.

В текущий момент это аналог обычной книжки, но используемой только на электронном носителе. При этом не упраздняется её бумажный экземпляр. М

нение в отношении электронных книжек не однозначно, но планирование поэтапного перехода исключительно на электронные образцы уже происходит.

Основная загвоздка в этом вопросе – наличие единой регистрационной базы работающих граждан, к которой должен иметь доступ каждый работодатель, включая ИП. Такое глобальное объединение может осуществиться лишь при соответствующей программе, обеспечивающей информационную безопасность.