Порядок и нюансы оформления обходного листа при увольнении. Образец документа

Зачем нужен обходной лист

Роль обходного листа довольно проста: он удостоверяет тот факт, что работник сдал все ценности, документы, пароли, шифры, секретные материалы и сведения, находившиеся ранее в его ведении и распоряжении и на момент ухода с работы ничего своему работодателю не должен. Кроме того, он косвенно фиксирует то, что все сданное имущество находится в целости, сохранности и надлежащем качестве.

Таким образом, работодатель обеспечивает себе гарантию того, что его имущество или особо ценные активы не попадут в руки злоумышленников и способствует сохранению своей материально-технической базы.

Кто должен подписывать документ

Обходной лист включает в себя список основных подразделений компании, сотрудники которых заведуют материально-технической, документальной и финансовой частями. Как правило, в нем значатся:

• отдел бухгалтерии,
• отдел кадров,
• административно-хозяйственная служба,
• отдел материального обеспечения,
• отдел, в котором непосредственно трудился увольняющийся и т.д.

Начальник каждого из этих подразделений должен поставить в обходном листе свой автограф, свидетельствуя тем самым, что увольняемый сдал все имущество и активы компании и претензии к нему отсутствуют.

Порядок оформления обходного листа

Обычно форма документа имеется в отделе кадров, куда и должен обратиться увольняющийся.

1. После того, как он получит бланк документа на руки, ему следует сдать все оставшиеся у него материально-технические ценности, документы и пр. и последовательно обойти все подразделения, которые внесены в обходной лист, чтобы получить автографы их руководителей.
2. Далее обходной лист вместе с заявлением об увольнении направляется руководителю предприятия, который также должен удостоверить их своей подписью.
3. И только после этого работник может получить на руки все документы и причитающиеся денежные средства, в том числе выходное пособие и дополнительные выплаты, прописанные в трудовом договоре.

Правила прохождения и образец

Тем не менее это вовсе не означает, что работник не должен погашать свои долги, если таковые имеются перед предприятием, другое дело, что они должны быть четко прописаны в соответствующих актах, чтобы в дальнейшем не возникало путаницы и от увольняющегося не требовалось ничего лишнего. Речь идет об актах приема-передачи какого-то ценного оборудования или инвентаря, которые без подписи сотрудника считаются недействительными.

Особенности документа

В качестве примера можно привести довольно распространенную ситуацию, когда работнику выдается личный ноутбук, который он должен вернуть предприятию в обязательном порядке перед увольнением. А для того чтобы упростить кадровую работу, используется обходной листок при увольнении, бланк которого включает в себя всю информацию про погашение текущих задолжностей, включая приведенный в примере ноутбук.
Ответив на вопрос о том, зачем нужен обходной, следует указать, что такие формы предприятия по большей мере используют не столько для увольняющихся сотрудников, сколько для тех, кто остается на производстве. Имеется в виду психологическая подоплека, которая помогает стимулировать ответственность трудящихся за инвентарь, выделяющийся им для временного пользования.

Что же касается ответа на вопрос о том, законен ли обходной лист при увольнении, то любой юрист ответит на него отрицательно, так как ни в одной статье Трудового Кодекса РФ нет отсылки на этот формальный документ.

Тем не менее практика показывает, что оформление обходного в значительной мере упрощает и ускоряет процесс расчета, поэтому лучше не создавать себе, отделу кадров и бухгалтерии дополнительные проблемы, отказываясь от его прохождения.

Бланк обходного листа

Обычно на каждом предприятии предусмотрен свой образец обходного, так как правила и порядок оформления этого формального документа не прописаны ни в одном правовом акте ТК РФ. Тем не менее в бланках такого типа обязательно должны указываться определенные данные как о самом предприятии, так и о трудящемся. К ним относят Ф.И.О., должность и подразделение/отдел, номер приказа на увольнение и его дата, а также подробный перечень инвентаря, который выдавался работнику при приеме, переводе или переходе. Сам бланк может иметь такой вид:

При этом каждый прописанный в нем инвентарь, за который увольняющееся лицо несет материальную ответственность, должен быть подтвержден актом приема-передачи (запросить его можно в техническом отделе, бухгалтерии или отделе кадров предприятия). Отсутствие такого акта автоматически снимает с работника всю ответственность за имущество предприятия.

И хотя это не исключает неприятностей при расчете, обходной лист при увольнении, правомерность 2017-2018 гг которого не подтверждена Трудовым Кодексом, можно не предоставлять, ссылаясь на отсутствие документов, свидетельствующих о том, что работник получал какой-то ценный инвентарь от предприятия.

Алгоритм действий

Если же трудящийся все-таки использовал спецодежду, инструменты, сейф, ценное оборудование или любые другие материальные ценности, подписывая акт приема, то ему все-таки лучше пройти обходной, дабы избежать неприятностей не только при увольнении, но и при получении расчетных выплат. Эта процедура предполагает следующий порядок действий, которые в значительной мере упростят расчет сотрудника с должности:

1. В отделе кадров работник пишет заявление на увольнение, запрашивая обходной листок, который фактически будет подтверждать сдачу ценного инвентаря или дел;
2. После получения листа необходимо сдать оборудование, форму, дела, банковские карты в соответствующих отделах, подразделениях или отделениях банков, где заключался договор на обслуживание;
3. Сдача каждого наименования обязательно должна подтверждаться соответствующим актом с подписями сдающего и принимающего, датой и мокрыми печатями;
4. В каждой графе проставляется отметка о том, что материальные ценности были приняты предприятием с указанием даты и подписью принимающего;
5. Заполненный обходной бланк увольняющийся приносит в отдел кадров, после чего завершается процедура увольнения.

Отсутствие заполненной формы или подтверждения сдачи какого-то инвентаря в ней не является поводом для отказа сотруднику в увольнении. И уж тем более руководство не имеет права отказать ему в выдаче трудовой книжки после завершения процедуры расчета. Другое дело, что эта правовая норма не должна расцениваться увольняющимся как повод для ухода от материальной ответственности, ведь в случае отсутствия или порчи ценного имущества предприятие имеет полное право взыскать с него стопроцентную компенсацию.

Что делать если сотрудник при увольнении не хочет подписывать обходной лист

Обходной лист не значится в перечне документов, которые обязан подписывать работник при своем увольнении. Иными словами, если он не хочет этого делать, работодатель не вправе его заставлять.

Следует отметить, что довольно часто работодатели шантажируют своих бывших сотрудников тем, что без подписания данного документа они не выдадут им на руки их личные документы, например, трудовую или санитарную книжку. Это абсолютно неправомерно и при установлении подобных фактов трудовой инспекцией, предприятию и ответственным лицам грозит административное наказание в виде штрафа.

Единственное исключение: работодатель вполне законно может лишить строптивого работника (уже бывшего) причитающейся ему при увольнении дополнительной выплаты, прописанный в трудовом договоре (но не оговорено в законодательстве РФ).

Как быть, если обходной лист отказываются подписывать?

Ст. 84.1 ТК РФ гласит, что в день ухода наниматель обязан выдать уволенному трудовую и выплатить все положенные средства. Обязывать заполнять «бегунок» и затягивать из-за этого процесс увольнения наниматель не вправе. Договор расторгается независимо от факта передачи материальных и финансовых ценностей.

Если работодатель не организовал или не успел произвести инвентаризацию – это его проблема, поскольку заявление об уходе подается за 2 недели. Если наниматель задерживает расчет, следует подать жалобу в инспекцию по труду и прокуратуру в 2 экземплярах. Принимающая сторона должна расписаться на копии заявления. Если показать копию обращения нанимателю, трудовую сразу вернут и выдадут положенные средства.

Для справки! Если работник отказался заполнять отчетный документ, предусмотренный внутренним нормативным актом, то наниматель может поручить его оформление сотруднику кадровой службы. Специалист обойдет все подразделения, соберет подписи и приложит бланк к личному делу уволенного.

За несвоевременный расчет с сотрудником закон предусматривает выплату нанимателем денежной компенсации. В случае отказа предоставить трудовую на него налагается штраф.

При уходе по собственному желанию

Статья 80 ТК РФ.

Возникает вопрос, обязательно ли подписывать «бегунок» в случае прекращения договора по личной инициативе, и можно ли без него забрать трудовую и получить расчет? В ст. 80 ТК сказано, что по окончанию срока предупреждения об уходе сотрудник вправе не выходить работу. Можно отказаться обходить подразделения, и это не повлияет на процесс увольнения. В последний рабочий день администрация обязана выдать трудовую, справку 2-НДФЛ, а также выплатить остаток зарплаты и компенсировать неиспользованный отпуск.

Что делать, если в процессе подписания обходного листа обнаружилась недостача

Такие ситуации нечасто, но иногда все же случаются. В результате работодатель может пойти разными путями:

• взыскать с бывшего подчиненного стоимость утраченных материально-технических ценностей (особенно это актуально, если сотрудник был материально-ответственным лицом),
• попросить написать объяснительную и назначить дисциплинарное взыскание (с внесением соответствующей записи в трудовую книжку),
• простить сотруднику исчезнувшее имущество.

В некоторых случаях разбирательства доходят до судебной инстанции – еще и поэтому к заполнению обходного листа следует относиться особенно внимательно.

Правила написания документа

Единой унифицированной формы обходного листа не существует, так что организации вправе каждый раз писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри компании и утвержденный в ее учетной политике. В любом случае, данный документ должен содержать в себе ряд необходимых сведений:

• наименование организации,
• дату составления,
• должность и ФИО работника,
• список подразделений, по которым он должен пройтись.

Следует отметить, что в разных компаниях перечень отделов, которые обязан обойти увольняющийся, может существенно различаться.

Как оформляется обходной лист в конкретных случаях

Обходной лист при увольнении физических лиц оформляется в соответствии с внутренними нормами организации, после чего выдаётся увольняемому сотруднику в отделе кадров. Затем идёт процесс подписания данного документа – выставляются все необходимые отметки должностных лиц и подписи начальства. Подписи ставятся для того, чтобы установить наличие или отсутствие материальных либо финансовых задолженностей работника перед компанией. Что касается срока хранения обходного листа, то он может варьироваться от одного до трёх лет (один экземпляр остаётся в отделе кадров, а другой у сотрудника).

В последнее время участились случаи, когда работодатель требует обязательного подписания обходного листа при увольнении сотрудников нижнего и среднего звена. Такой поступок может квалифицироваться, как административное правонарушение, особенно если оформление «бегунка» не является обязательным требованием согласно внутреннему уставу компании.

В такой ситуации на работодателя могут быть наложены следующие виды ответственности:

1. Штраф для предприятий в размере от тридцати до пятидесяти тысяч рублей либо взыскание с должностного лица порядка пяти тысяч рублей;
2. Приостановление хозяйственной деятельности компании сроком от одного до трёх месяцев в зависимости от конкретного случая.

Нормативные акты федерального и регионального значения не предусматривают обязательное оформление работником обходного листа. Таким образом, требование начальства оформить данный документ является неправомерным и может относиться к категории «нарушение трудового законодательства». Исключения составляют различные государственные структуры, в которых применение практики обходных листов регламентировано особыми законодательными поправками.

Форма обходного листа при увольнении

Общей формы обходного листа не существует, но в большинстве случаев это лист формата А4 с пометками должностных лиц коммерческой организации. В этом документе также содержатся обязательные реквизиты, указанные в уставе компании.

Форма обходного листа при увольнении, образец которой вы можете увидеть ниже, должна включить в себя следующие данные:

• ФИО увольняемого работника;
• должность физического лица, с которым расторгается трудовой договор;
• полное наименование юридического лица (предприятия);
• дата подписания приказа об увольнении и дата последнего рабочего дня;
• перечень отметок о выполнении работы сотрудником, передаче материальных ценностей, техники компании (то есть указание на отсутствие задолженностей перед данной организацией);
• отметка о выдаче трудовой книжки и подпись непосредственного руководителя увольняемого сотрудника.

Важно: если при подписании обходного листа была доказана финансовая или материальная задолженность увольняемого, то он обязан устранить её до последнего рабочего дня. Только в таком случае он получит все причитающиеся ему по закону выплаты.

Образец оформления обходного листа при увольнении: необходимые отметки

Как показывает практика, обходной лист является важным и нужным документом как для работодателя, так и для сотрудника данной организации. Это обусловлено главной задачей «бегунка» — подтверждение отсутствий претензий одной стороны к другой.

При оформлении обходного листа его должны подписать следующие должные лица:

1. Непосредственный руководитель сотрудника ставит отметку о выполнении рабочего плана, возложенного на конкретное физическое лицо, и о передаче текущих дел работником в полном размере.
2. Обязательной также считается пометка инспектора отдела кадров, который устанавливает факт сдачи сотрудником всех необходимых документов.
3. Бухгалтер делает отметку в обходном листе о передаче работником материальных ценностей уполномоченному лицу.
4. В некоторых случаях может понадобиться пометка сотрудника отдела снабжения о передаче ему оборудования, числящегося за увольняемым.
5. Руководитель отдела информационных технологий указывает в обходном листе, что работник передал оргтехнику в хорошем состоянии.

Так как форма обходного листа при увольнении может варьироваться в зависимости от желания начальства компании, то и перечень обязательных пометок в «бегунке» может быть разным в той или иной коммерческой организации. Руководитель вправе вносить в форму обходного лица любую необходимую ему информацию, главное, чтобы эти положения были указаны в локальных нормативных актах юридического лица.

Правила оформления обходного листа

Документ может быть составлен на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке организации, при этом он может быть создан как в рукописном, так и в печатном виде.

Обходной лист составляется обычно в одном экземпляре и после подписания сдается на хранение в архив предприятия, но при желании работник может потребовать себе его копию. Эта мера позволит ему избежать в дальнейшем необоснованных материальных претензий со стороны работодателя, если к таковым возникнут предпосылки.

Обходной лист при увольнении: правомерность

Представители администрации коммерческих предприятий часто акцентируют внимание увольняемых сотрудников на том, что обходной лист (образец должен выдаваться накануне издания приказа об увольнении) является обязательным условием для начала процедуры окончательного расчета. Свою позицию руководители объясняют необходимостью выявлять долги сотрудников перед предприятием.

Нужно ли подписывать обходной лист при увольнении, решает сам сотрудник. Трудовое законодательство не предусматривает обязательства работников по сбору подписей у начальников отделов. То есть предлагаемый для заполнения документ не наделяется юридической силой. Если бывший работник откажется заполнять бланк, юридическое лицо не сможет применить к нему меры дисциплинарного наказания.

Обходной лист при увольнении правомерность приобретает только в отношении служащих, которые прекращают трудовую деятельность в:

• центральном аппарате ФМС;
• министерстве туризма и спорта, молодежной политики;
• службе по тарифной политике;
• федеральной службе военно-технического сотрудничества.

Локальными документами предприятия обходной лист, бланк которого при увольнении выдается сотруднику, закрепляется в качестве обязательного элемента процедуры прекращения трудовых отношений. Но производить удержания задолженности из выходного пособия или компенсации за неиспользованный отпуск этот документ не разрешает. Основанием для погашения долгов увольняемого перед предприятием может быть письменное заявление самого работника или судебное решение.

Образец составления обходного листа

С точки зрения стандартного делопроизводства, документ имеет вполне обычную структуру.

1. В начале, посередине строки, в нем пишется полное наименование организации, затем чуть ниже название документа.
2. Далее указывается должность, фамилия и инициалы увольняющегося сотрудника, а также дата его увольнения.
3. После этого, в бланк вносятся все структурные подразделения, которые должен обойти работник. Напротив каждого из них соответствующий руководитель должен поставить свою подпись с расшифровкой.
4. Далее обходной лист подписывает руководитель компании и затем он передается на подпись увольняющемуся для того, чтобы он удостоверил факт того, что получил на руки свою трудовую книжку.
5. В завершение документ необходимо датировать.

Чьи подписи должны стоять на обходном листе

Суть оформления листа заключается в «обходе» имеющихся в нем представителей различных структурных подразделений организации, которые обязаны поставить на бумаге собственную подпись. Наличие соответствующих отметок показывает работодателю факт отсутствия претензий у принимающих ценности лиц к увольняющемуся работнику, что означает успешную передачу вверенного имущества и снятие с трудящегося ответственности за дальнейшую его сохранность.

Количество сотрудников, подписи от которых должно собрать увольняющееся лицо, зависит от размера организации. В маленьких компаниях, как правило, обходной лист оформляется в течение часа, так как отметки об отсутствии претензий необходимо получить лишь от специалистов кадрового отдела и бухгалтерии, а также заведующего хоз. деятельностью и, собственно, начальника. Что касается оформления обходного листа в крупный организациях, то сотруднику стоит уделить на это мероприятие довольно много времени, так как получить подписи необходимо будет от:

1. Непосредственного начальника лица, решившего покинуть компанию;
2. Руководителя Службы безопасности предприятия;
3. Ответственного по складу;
4. Заведующего по хоз. деятельности в компании;
5. Сотрудника отдела информационных технологий;
6. Руководителя бухгалтерии;
7. Специалиста кадрового отдела;
8. Руководителя организации, чья подпись ставится последней по списку.

В том случае, если один из вышеперечисленных принимающих лиц не желает ставить собственную роспись на обходном листе гражданина, при наличии определенных причин, то этот факт нельзя сразу использовать против работника, обвиняя его в недостаче или утрате коммерческих ценностей. Кроме того, отсутствие отметки того или иного должностного лица не является поводом для взыскания с подчиненного штрафа или отказа в выдаче трудовой книжки.

Если была выявлена недостача или факт поломки коммерческого имущества, вследствие чего один из руководителей или представителей структурного подразделения имеет к лицу претензии, работодателю предстоит доказать виновность в этом инциденте. Для этого проводятся различные расследования, осуществляется опрос коллег-очевидцев работника, на основании чего оформляются документы и делается заключение о причастности или же непричастности увольняющегося лица к утраченным предметам трудовой деятельности.