Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Как проводится сверка по расчётам
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские. Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерия
В наш век информационных технологий гораздо проще составить акт взаиморасчетов при помощи программы «1С:Бухгалтерия». Для этого нужно соблюдать определенный порядок действий.
- Для начала зайти в один из разделов «Покупка» или «Продажа» (в зависимости от цели сверки).
- Выберите пункт «Расчёты с контрагентами», после чего подпункт «Акт сверки».
- В открывшемся журнале нажмите «Создать». После этого на вкладке «Акт сверки с контрагентами» можно выбрать два способа заполнения этого документа: ручной и автоматический, выберите удобный для себя способ.
- После этого, нужно произвести определенный порядок действий. Выбираются по порядку пункты: «По данным организации», «Заполнить», «Заполнить по данным бухучета».
Если сделать всё правильно на экране появится список всех операций, которые были проведены. При необходимости их можно разбить по договорам, для этого нужно поставить галочку в соответствующем чекбоксе. В конце выбирается пункт «Дополнительно», где указываются ответственные лица. Остаётся только поставить подпись и отправить контрагенту.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2020 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Что такое акт сверки в бухгалтерии и для чего он нужен?
Любое коммерческое предприятие ведет учет своих платежей поставщикам и получения платежей от контрагентов.
В ходе хозяйственной деятельности возможны различные неточности либо даже ошибки, избавляться от которых можно в ходе периодического проведения сверки бухгалтерской документации. Результаты проверок оформляются специальным актом сверки расчетов.
Что представляет собой акт сверки?
Сверка взаимных расчетов отображается специальным документом, называемым актом сверки, в котором фиксируется:
— передача контрагентам продукции в виде товаров или оказанных услуг, а также денежных сумм в течение некоторого периода;
— суммы образовавшейся за этот период задолженности по расчетам за поставки либо отсутствие задолженности.
Акт сверки не подтверждает самого факта получения оплаты за оказанные услуги или отпущенные товары. Проведение сверки не является обязательным и носит исключительно добровольный характер.
Это документ технического характера, который позволяет избежать накопления ошибок и неточностей о взаиморасчетах с постоянными партнерами и контрагентами.
Когда необходимо использовать акт сверки?
Акты сверки расчетов рекомендуется составлять при:
— длительном сотрудничестве с компанией либо организацией, заключающемся в регулярных товарных поставках либо оказании услуг;
— действующих нескольких контрактах с одним партнером либо наличии допсоглашений к уже имеющимся договорам;
— получении дебитором отсрочек по платежам;
— получении крупных авансовых сумм при регулярных поставках;
— операциях с дорогостоящими товарами;
— поставках широкого ассортимента продукции.
Во всех этих случаях достаточно велика возможность появления ошибок, поэтому время от времени необходимо проводить сверки документов для уточнения реального положения дел. Помимо того, сверки проводятся во время инвентаризации расчетов, которая может быть как плановой, раз в год, так и ситуационной.
Проведение сверки не является обязательным, кроме случаев, зафиксированных в договоре. Результаты сверки компания не обязана рассылать контрагентам, как не может и требовать от них проведения сверки.
Поэтому необходимость и периодичность проведения сверок, а также санкции за уклонение от их проведения, желательно зафиксировать при заключении договора с контрагентом.
Как составляется акт сверки?
Оформление акта сверки берет на себя любой участник заключенного договора. Право подписи акта сверки, согласно законодательству, может быть предоставлено:
— зарегистрированному ИП;
— руководителю (директору, гендиректору, президенту и т.д.);
— работнику, на имя которого оформлена доверенность.
Вторая подпись на акте обычно принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Если сверка делается только для внутреннего пользования, достаточно одной подписи главбуха, но в таком случае акт не может быть использован для разрешения спорных ситуаций между контрагентами. Помимо подписей, акт скрепляется официальной печатью предприятия.
Акт сверки содержит данные о фактическом состоянии взаиморасчетов, которые получены из бухгалтерских документов предприятия на дату, указанную в документе. Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых может быть отправлен контрагенту.
В случае отправки вторая сторона сверяет свою бухгалтерскую документацию с полученным актом и, в свою очередь, отправляет акт обратно, поставив на него свою печать и подписи руководителя и главбуха. Если в данных обнаружены расхождения, они вписываются в этот же акт либо оформляются отдельным приложением.
Контрагент не обязан подписывать акт сверки, если эта обязанность не зафиксирована в договоре. Однако в случае взаимных претензий отсутствие подписи на акте может трактоваться как отказ признавать задолженность.
Роль акта сверки в судебном споре
Если возникает судебное дело по задолженности в оплате поставок, документ по сверке может использоваться как аргумент одной из сторон. В то же время существующая практика судебных споров показывает, что суд может принимать разные решения, когда ему предоставляется акт сверки.
Он может быть признан документом, подтверждающим состояние текущих расчетов, но не подтверждающим признание долга дебитором. Суд может признать в акте сверки косвенное доказательство задолженности, если акт подписан дебитором, либо свидетельство отказа признавать наличие долга, если акт остался не подписан должником.
Несмотря на различия в решениях судов, все же лучше запастись актом сверки, особенно в случае, когда деловые отношения носят сложный многоплановый характер. Кроме того, напоминание дебитору о его задолженности никогда не бывает лишним в коммерческих взаимоотношениях.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Для чего он нужен
Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:
- движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
- наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт – это не первичный документ, потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.
Его рекомендуют использовать в таких ситуациях:
- долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
- заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
- предоставление поставщиком отсрочки платежа;
- перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
- очень высокая стоимость товара;
- предметом договора является продукция широкого ассортимента.
Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.
Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.
Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.
Если вас интересует, как составить график сменности, ознакомьтесь с этим материалом. Зачем нужен и как заключается договор на возмездное оказание услуг с физическим лицом – читайте здесь.
Инструкция по заполнению акта сверки
В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.
В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.
Когда документ бесполезен
Выше мы рассмотрели, что такое акт сверки и зачем он нужен. Далее давайте рассмотрим, в каких случаях от этой бумаги не будет толку. Суд не примет ее к рассмотрению, если:
- В нем не указаны основания, по которым возникла задолженность. Например, если в документе не указан номер договора, по которому совершалась сделка, то должник якобы признает наличие задолженности, но непонятно, по какому делу.
- Акт является единственным документом, который подтверждает наличие задолженности, то его не рассмотрят. В комплекте с ним должны идти другие первичные документы, например, счета на оплату, накладные и прочее.
- В документе стороны не сошлись в суммах и имеется расхождение. Также если одна из сторон не подписала бумагу, то она считается недействительной.
- Акт подписан лицами, которые не имели права этого делать. Например, если бумагу подписал бухгалтер, не имеющий право это делать.
Предприниматели должны понимать, что сверочный акт является одним из весомых инструментов защиты стороны, предоставляющей рассрочку или кредит, по действующему договору. Поэтому периодически оформляйте эти документы с учетом срока исковой давности и ведения операционной деятельности.
Внимание:
рекомендуем вписывать положение о составлении актов в текст договора. Указывайте в договоре не только то, что документ нужно составлять, но и периодичность его составления, например, раз в месяц.
Заявление на акт сверки с налоговой
В случае проведения сверки с инспекцией Федеральной налоговой службы (ИФНС) также требуется предоставление запроса о направлении акта сверки. При соответствии содержания акта сверки бухгалтерским данным предприятия налоговый орган обязан выслать акт в течение 10 дней. Зачастую же акт сверки с ИФНС организация получает в течение суток по коммуникационным каналам связи. Если имеются расхождения по налогам сборам, пеням и штрафам, то акт сверки оформляется в течение 15 рабочих дней с пометкой «Согласовано с разногласиями».
Кто отвечает за акт сверки расчетов с контрагентами
Любая из сторон может выступать инициатором осуществления сверки задолженности с контрагентом. Законодательство РФ не обязывает организации проводить сверку с партнерами, но дает им такое право. Соответственно, регулировать процесс проведения сверки и устанавливать периодичность ее проведения целесообразно в договорах между контрагентами.
Обязанность по составлению АС расчетов и направлению их контрагентам не всегда ложится на сотрудников бухгалтерского отдела организации. Руководитель может делегировать эти полномочия другим сотрудникам, например тем, кто непосредственно работает с партнерами фирмы.
Зачастую БУ в компаниях ведется с помощью специализированных программ. В них расчеты с контрагентами учитываются на отдельных субсчетах ─ карточках. Если все операции внесены в программу вовремя, то выгрузка оборотов по каждой карточке не представляет труда. Соответственно, вопрос о том, кто должен составлять АС расчетов, не вызывает споров.
