Образец резюме секретаря-делопроизводителя, как составить

Обязанности делопроизводителя

В целом, все операции с документами — это и есть обязанности делопроизводителя. Для резюме же, как правило, выделяют более четкие должностные обязанности. В них входит:

• прием, регистрация и учет корреспонденции, ее передача адресатам. Входящую корреспонденцию он должен зарегистрировать в установленном порядке, передать на исполнение, а затем сохранить в подходящем разделе архива;
• оформление карточек регистрации для поступающей корреспонденции;
• направление адресатам исполненной документации;
• сбор и хранение текущего архива документации;
• обеспечение сохранности документов.

Такой специалист, в целом, должен делать все для того, чтобы документация была доставлена по адресу, вовремя исполнена, затем передана обратно и сохранена. Ведение архива также входит в обязанности делопроизводителя, а значит, он гарантирует, что любой документ до истечения срока давности будет быстро найден.

В отличие от секретаря, этот специалист, как правило, не контактирует напрямую с сотрудниками компании или ее клиентами. Он занимается исключительно документами.

В крупных компаниях делопроизводитель может заниматься также переводом корреспонденции и документов на другие языки.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

• грамотная внятная речь, умение ясно излагать свои мысли;
• воспитанность, аккуратность, внимание к деталям;
• доброжелательность, толерантность, приятный внешний вид;
• знание делового этикета и этикета межличностного общения.

Советуем прочесть: Эффективное резюме начальника отдела снабжения

Требования к делопроизводителю

Такой специалист должен иметь начальное профессиональное образование либо пройти спецподготовку. Некоторые навыки делопроизводителя для резюме особенно важны. Среди них:

• знание важных положений Единой госсистемы делопроизводства;
• умение работать с офисной техникой;
• знание основ охраны труда;
• знание ключевых положений трудового законодательства РФ.

Для делопроизводителя важна внимательность, пунктуальность, отличная память. Специалист должен наизусть знать нормы работы с документами, а также хорошо ориентироваться в структуре компании, например знать, кто в чьем подчинении находится, какие отделы есть и как они взаимодействуют между собой. Ему предстоит направлять руководству и сотрудникам массу документов, и знание состава компании поможет сделать это быстро. Делопроизводитель часто имеет доступ к коммерческой тайне, поэтому руководство заинтересовано в честных сотрудниках.

Основные критерии оценки резюме работодателями

Как правило, рассмотрев резюме соискателя, работодатель может сделать предварительный вывод о том, подходит ли его автор для замещения вакантной должности. Конечно, этот вывод основан на субъективном впечатлении, которое производит резюме кандидата. Тем не менее, ответ на вопрос, будет ли получено приглашение для прохождения личного собеседования – во многом зависит от мнения рекрутера, проводящего первичный отбор кандидатов. Чтобы избежать негативного отношения к резюме, нужно помнить об общих критериях, по которым будет производиться его оценка:

1. объем документа (не более 2-х страниц);
2. оформление (в данном случае учитывается формат файла, шрифт, использование подзаголовков, выделение в тексте важной информации различными способами, и т.д.);
3. читабельность (четкое, лаконичное изложение информации, грамотность построения фраз и письменной речи, разделение информации на тематические блоки);
4. структурированность (наличие разделов и информационных блоков, расположенных в определенной последовательности).

Советуем прочесть: Специфика составления резюме бухгалтера

Важным показателем, влияющим на впечатление рекрутера о кандидате, возникающее в процессе изучения его резюме, становится структура документа. При больших объемах работы по подбору персонала, неструктурированное резюме внимательно изучаться работниками кадровой службы не будет, поскольку важная информация окажется не на своих местах и увеличит время на ее обработку. Именно поэтому принято придерживаться традиционного порядка расположения разделов документа.

Образец резюме

В каждой сфере есть высокооплачиваемые вакансии. Чтобы претендовать на подобное место, кандидату нужно составить правильное резюме на работу, образец 2020. Делопроизводитель в отклике на вакансию предоставляет работодателю возможность оценить не только свой опыт работы и квалификацию, но и аккуратность, внимательность.

В хорошем образце обязательно присутствуют полные контактные данные, важно указать желаемый уровень оплаты труда. Обязательными являются и сведения об образовании, предыдущих местах работы, приобретенных навыках, важных для работы.

Опыт работы в резюме секретаря-делопроизводителя

Этот блок должен содержать информацию обо всех местах работы по специальности с указанием времени работы и должностных обязанностей, которые вы исполняли. Все, что вы делали, записывайте в зависимости от приоритета.

Не повторяйте автоматически чужие списки обязанностей, опишите свои направления работы кратко, но понятно.

Пример заполнения раздела об опыте работы:

• Период:
  08.2015 — 10.2016
• Организация:

  «Альфалинк Трейдинг»

• Должность:

  Секретарь-делопроизводитель

  Читайте также:  Сезонный и межсезонный заработок — бизнес на производстве и установке теплиц и парников из сотового поликарбоната
• Обязанности:

  — Делопроизводство — Составление графиков, управление процессами — Организация и ведение переговоров — 1С и Sharepoint документооборот — Организация командировок.

Такой подход даст преимущество перед претендентами начального уровня подготовки, выпускниками учебных заведений.

Что делать, если опыта работы нет

Если конкретным стажем работы вы не обладаете, не отчаивайтесь. Внесите в резюме сведения об образовании. Так вы покажете свою целеустремленность и заинтересованность в профессии.

Упомяните факты деятельности, имеющие косвенное отношение к обязанностям секретаря.

Предположим, вы имели опыт работы в кафе, и в ваши обязанности входила запись данных о встречах, организация собраний персонала, проведение переговоров с поставщиками и клиентами, организация банкетов. Это хорошие навыки, которые будут полезны для секретарской работы.

Избегайте прямого утверждения об отсутствии опыта. Не пишите о том, что вы хотите. Делайте акцент на требованиях работодателя.

Образование

2002 – 2007гг. Башкирский государственный университет. Специальность «Менеджмент предприятий».

Дополнительное образование:

2007 г. Курсы для специалистов по делопроизводству «Электронный документооборот». Центр подготовки специалистов.

2007 г. Курсы для специалистов по делопроизводству «Электронный архив»

2008 г. Курс по специальности «Архивное дело».

2009г. Углубленный курс английского языка для бизнеса.

2010г. Тренинг 1С «Предприятие».

Блок об образовании претендента

Если у вас есть высшее образование, это большой плюс. В разделе необходимо подробно описать все учебные заведения, где вы учились или учитесь до сих пор. В образце автор указывает ВУЗ и дополняет картину специальными курсами, которые позволили освоить профессию.

Пример описания полученного образования:

• Высшее:
  Московский Государственный Университет
• Факультет:

  Менеджмента

• Специальность:

  Хозяйственно-экономическая деятельность

• Год окончания:

  2015

Перечисление начинайте с наиболее значимого образования, подкрепляя впечатление дополнительным обучением по специальности. Отсутствие образования усложняет задачу, поскольку этот раздел имеет большое влияние на принятие положительного решения. Для убедительности подробнее описывайте пройденные курсы, полученные квалификационные сертификаты. Для повышения своей компетенции и получения достойного места можно в период поиска работы записаться на курсы повышения квалификации и указать их в резюме.

Курсы повышения квалификации:

• Год окончания:
  2018
• Название:

  Организация управления бизнесом

• Проводившая организация:

  Академия менеджмента

• Год окончания:

  2016

• Название:

  Делопроизводство

• Проводившая организация:

  Центр профессиональной подготовки

Образец (пример) готового резюме Делопроизводителя

ФИО: Резюменаторов Резюменатор Резюменаторович Дата рождения: 00.00.0000 Номер телефона: +0(000)0000000 E-mail Семейное положение: не женат Гражданство: Россия

Цель

Замещение должности делопроизводителя.

Образование

сентябрь 20ХХ г. – июнь 20ХХ г. Московский государственный гуманитарный институт, факультет делопроизводства,, специальность «архивариус», диплом специалиста (заочное отделение).

Дополнительное образование

апрель 20ХХ г. – август 20ХХ г. Курсы по изучению компьютера и компьютерной техники.

Опыт работы

Архиватор Октябрь 20ХХ г. – февраль 20ХХ г. ООО «Маяк», г. Санкт-Петербург. Функциональные обязанности: — приём документов для хранения; — регистрация документов; — учёт выдачи и контроль возвращения документов из архива; — подготовка отчётов.

Секретарь март 20ХХ г. – октябрь 20ХХ г. Городская больница №3, г. Санкт-Петербург. Функциональные обязанности: — приём звонков; — ведение входящей-исходящей корреспонденции; — оформление больничных листов; — запись пациентов на приём; — выполнение поручений главврача.

Делопроизводитель январь 20ХХ г. – август 20ХХ г. КБ Финанс-груп г. Санкт-Петербург. Функциональные обязанности: — работа с корреспонденцией (приём-отправка); — систематизация и хранение документов; — ведение учёта документов; — регистрация и ведение внутренней документации; — подготовка документов для передачи в архив.

Профессиональные навыки

— Отличное знание ПК и офисных программ; — Владение офисной техникой; — Грамотность речи и письма; — Знание принципов документооборота; — Владение языками: русский свободно; английский – базовый (разговорный).

***

Как написать резюме без опыта работы, но с большими достижениями

Резюме без опыта работы студентам необходимо, даже несмотря на то, что информации в нем гораздо меньше, чем в обычном варианте. Работодатели не могут не признать, что есть по-настоящему талантливая молодежь. Обучающийся в вузе — это не всегда ленивый, безответственный и бестолковый. И доказать свою пригодность для серьезного дела лучше всего можно через личные достижения.

ВАЖНО!

Пример резюме студента без опыта работы, но выигравшего конкурс начинающих специалистов, смотрится достаточно убедительно. Программисты, дизайнеры, журналисты нередко проявляют себя таким образом. И если талант юного, но подающего надежды признан строгим жюри, придется его признать и рекрутеру.

Поэтому обязательно упоминайте:

• участие и особенно призовые места в профильных конкурсах;
• доклады на конференциях;
• победы на олимпиадах;
• благодарности от ведомств.

Главное, чтобы они пересекались с желаемой вакансией. Потенциальный помощник юриста может похвастаться победой на олимпиаде по праву, дизайнер — благодарностью за оформление зала.

В остальном можно ориентироваться на обычный подход: правильно сформулировать свои личные качества, избегать штампов (коммуникабельный, ответственный, стрессоустойчивый и т. п.), составлять отдельный документ под каждую вакансию.