Как назначить встречу клиенту: уговорить или напроситься

переговоры увеличение продаж

31.03.2020

Автор: Academy-of-capital.ru

Добавить комментарий

Рейтинг:

(Голосов: 12, Рейтинг: 4.92)

Из этого материала вы узнаете:

Зачем нужна личная встреча с клиентом
Как договориться о личной встрече с клиентом по телефону
Возможные трудности при попытке назначить клиенту встречу
Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече
Как подготовиться к проведению первой встречи с клиентом
Как одеться на деловую встречу с клиентом
Что нужно взять с собой на встречу с клиентом
7 основных этапов встречи с клиентом
Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом
Как составляется протокол встречи с клиентом
Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней

Некоторые предприниматели считают, что личная встреча с клиентом в принципе ни к чему. Зачем тратить время, если с потенциальным покупателем можно договориться по телефону или с помощью интернет-мессенджеров? Ведь время, как известно, – деньги. Однако специалисты утверждают, что именно личные встречи с клиентами приносят бизнесу наибольшую выгоду.

Правда, просто прийти и с ходу заключить сделку в большинстве случаев не получится. К подобным мероприятиям необходимо тщательно готовиться. Следует собрать информацию о возможном покупателе, правильно организовать встречу, выбрать определенный стиль поведения – и так далее и тому подобное. Только если верно учесть все возможные нюансы, можно надеяться на успех.

Зачем нужна личная встреча с клиентом

Давайте разберемся, почему для получения хорошего дохода не обойтись без индивидуальных встреч с потенциальным покупателем. Согласитесь, гораздо проще воспользоваться телефоном или интернетом, чтобы позвонить клиенту либо отправить рекламное письмо. Затем спокойно ждать ответных действий, которых, кстати, может не произойти! Все знают, что почтовые рассылки часто попадают в папку «Спам», а многие адресаты их просто игнорируют.

Поэтому любые виды удаленного общения с потребителем на самом деле не форсируют процессы сбыта. Причем во время переписки всегда есть шанс упустить важные сведения. Почему встреча с клиентом играет большую роль в прямых продажах? На расстоянии продавец не чувствует настроя собеседника, а тот не доверяет продавцу. Без персонального подхода к человеку невозможно показать, как он важен для компании. Если молодожены лично приглашают вас на свадьбу, согласитесь, это приятнее, чем открытка в почтовом ящике.

Конечно, при полной занятости не каждый хочет тратить время на визиты. Зато в личной беседе влияние на человека сложно переоценить. Здесь важно все – ваша уверенность, внешний вид, открытый взгляд, улыбка, теплое рукопожатие и образцы продукции. Клиент имеет шанс увидеть и пощупать ваш товар. Все это невозможно ощутить на расстоянии – по телефону и по электронной почте.

На индивидуальной презентации человек не будет отклонять звонок и вешать трубку. Разумеется, ничто не помешает ему уйти, однако это будет крайний вариант. Ведь он потратил время и пришел на вашу встречу.

Встреча с клиентом в продажах позволяет продавцу узнать запросы человека и его проблемы, почувствовать реакцию на предложение, увидеть мимику и жесты, чтобы подстроиться под данный психотип. Если в телефонном разговоре потенциальный покупатель не выказывал повышенного интереса к вашему товару, то в живой беседе есть шанс склонить его к покупке.

Правила встречи с покупателем

Психологи уверены, что большая часть поступающей информации принимается неосознанно. Из этого следует, что покупатель может принять итоговое решение о покупке руководствуясь неприятными ощущениями. И хорошо проработанный план диалога с покупателем работает хорошо не всегда.

Для тог чтобы сделать встречи эффективнее есть определенные правила:

Не задерживайтесь. Клиент не должен платить за ожидание, оправданий быть не может.
Будьте вежливыми и тактичными.
Исключите лишних. На Вашей встрече не должно быть посторонних, на клиента должны оказывать влияние только умения убеждать.
Покупатель свободен в своем выборе. Если не получилось заключить сделку, нужно спокойно отнестись к этому. Не переходите границы профессиональной этики. Может быть такое, что виноваты Вы, поэтому можно уточнить, где конкретно покупатель не согласен.
Подготовка к встрече с потенциальным клиентом. Менеджеры должны разбираться в вопросах, которые могут появиться в процессе работы, и уметь четко отвечать. Не стоит использовать слишком много шаблонных словосочетаний, многие клиенты отдают предпочтение более свободному общению.

Как договориться о личной встрече с клиентом по телефону

Те, кто давно работает в прямых продажах, знают, как сложно дается менеджеру первая встреча с клиентом. Психология собеседника такова, что основная масса абонентов не желает слушать, что им продают по телефону, и отказывается даже от выгодных предложений. Как же назначить встречу с покупателем? Вот поэтапная инструкция, которая поможет вам в работе.

Действуя по этим правилам, вы запросто договоритесь с любым клиентом.

Прежде чем звонить, присядьте и расслабьтесь, откинувшись на спинку офисного кресла. Запаситесь терпением, настройтесь на приветливость и улыбнитесь. Многие чувствуют улыбку даже по телефону. Итак, заряжайтесь позитивом и начинайте действовать уверенно.
Наберите номер и отрекомендуйтесь представителем компании. Озвучьте свою должность, имя и фамилию. Кратко опишите свой род деятельности.
Назовите цель звонка, чтобы собеседник понял, о чем речь. Не стоит открывать все козыри в начале разговора. Старайтесь вызвать интерес клиента, а все подробности пообещайте рассказать при индивидуальной встрече.
Упомяните крупные компании, которые являются вашими партнерами. Часто доверие известных фирм срабатывает в пользу продавца.
Самостоятельно определите день и начало встречи с клиентом. Он должен быть уверен, что сам назначил дату и время. Но вы-то знаете, что это был выбор без вариантов.
Вежливо попрощайтесь и выразите благодарность собеседнику за его внимание к вашей персоне.

Этап организации деятельности

Для того чтобы начать что-то планировать необходимо назначить с клиентом встречу, об удобном времени и месте можно уточнить по телефону. При этом день встречи должен назначить тот, кто предлагает встретиться. Если покупатель положительно ответил на Ваше предложение, то пора готовиться. Нужно хорошо обдумать, чем Вы будете пользоваться:

Блокнотом или тетрадью
Визитными карточками, с дизайном в едином стиле
Бланки договоров. Они пригодятся, если покупатель собирается заключить договор на этой встрече
Рекламные выкладки и проспекты. Это позволит отразить то, чем Вы занимаетесь, и увидеть отличия от конкурентов.

При подготовке к встрече с клиентом необходимо обратить внимание на то, как Вы одеты. При составлении плана тем для обсуждения с покупателем, нужно:

Найти подходящий костюм. Пиджак, рубашка. Можно надеть водолазку. Для женщинам можно выбрать строгий костюм. Лучше не надевать что-то вызывающее.
Привести в порядок маникюр и прическу ухоженными.
Лучше не носить подделки. Если Вам не по карману брендовые вещи, лучше не использовать подделки в своем образе.

Увидев человека, клиент составляет первое впечатление. Помните, что поза и жесты дополняют общую картину впечатления о вас.

Возможные трудности при попытке назначить клиенту встречу

Каждый работающий человек в своей профессиональной деятельности сталкивается с преодолением тех или иных проблем. В частности, торговые агенты и менеджеры по продажам обязаны понять настрой клиента, чтобы закрыть все возражения. Вот основные ситуации, которые вызывают сложности у продавца:

Сотрудник фирмы или секретарь отвечает, что нужный вам человек сейчас отсутствует. Возможно, это произносится не слишком уважительно. Вам следует спросить, когда удобнее перезвонить.
Человек на другом конце провода интересуется, какой вопрос у продавца. Отвечать нужно уклончиво, при этом заставляя собеседника понять, что ваш звонок был важным и забывать о нем нельзя. Примерно так: «Я по вопросу данных, которые оставил для меня Иван Иванович».
Клиент отказывается от встречи и предлагает передать ему каталог факсом или отправить на имейл. Агент по продажам соглашается, но поясняет, что расчеты очень сложные и если что-то упустить, картина будет не совсем понятной. «Вам выгоднее уделить мне пять минут для личной встречи, чем долго разбираться, что к чему».
Собеседник ссылается на занятость и не хочет продолжать беседу. В этом случае менеджер может ответить: «Я понимаю и готов перезвонить вам, когда скажете». В указанное время он вновь звонит, чтобы сделать предложение встречи клиенту.
Покупателя интересует стоимость продукции. Продавец говорит, что ассортимент компании широк и цены формируются с учетом выбранных позиций. Все это обсуждается при личной встрече.
Клиент отвечает, что он доволен своими поставщиками и менять их не планирует. Звонящий предлагает за пять минут убедить собеседника в обратном и доказать, что предложение его компании гораздо выгоднее, чем условия старых партнеров.
Абонент раздраженно обрывает менеджера фразой: «Нас не интересует ваше предложение». Тот не пытается продолжить диалог и спрашивает, можно ли перезвонить позднее, через 2-3 недели.

Коммуникационная стратегия

Интернет продвижение, перевод материалов,
Подготовка компании, продвижение на внешних рынках,
Организация встреч, сопровождение бизнес-миссий,
Индивидуальные бизнес-переговоры с партнерами,
Матчмейкинг и презентации в рамках бизнес форума
Консультационное сопровождение NIE Souzconsalt

Любая система продаж, «Воронка продаж» предусматривает встречи, знакомство с потенциальным заказчиком. Матчмейкинг удобная форма встречи и коммуникаций с клиентом, короткие презентации возможностей и потребностей, подготовка к договорной работе.

Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече

Существуют правила официальной переписки, которые необходимо соблюдать. В противном случае вы рискуете быть неверно понятым. Если текст письма написан с нарушениями делового этикета, его могут посчитать оскорблением. Чем безупречней ваше предложение о переговорах, тем вероятнее, что личной встрече быть.

Послание нужно составлять корректно и абсолютно грамотно, используя официально-деловой стиль речи. Оно должно быть приветливым и уважительным, независимо от ваших эмоций и реального отношения к адресату. Главная мысль письма – готовность к соблюдению общих интересов, а также обоюдовыгодному партнерству. И, безусловно, – встреча с клиентом.

Текст должен быть лаконичным и написан краткими предложениями, которые конкретно выражают основную мысль. Формат изложения предполагает визуальную разбивку на логические части. Нужно использовать в послании только привычные для адресата сочетания слов и синтаксические средства. Не следует писать намеки и фразы со скрытым смыслом.

Сегодня большинство переговоров (и особенно международные) ведутся в электронном виде через Интернет. Но для них тоже применимы все эти полезные советы.

Имея представление об основном принципе написания официальных писем, можно, используя шаблоны, самостоятельно составить любой текст. Была бы цель.

Если ваша задача – встреча клиентов в офисе, структура вашего послания будет такой:

Сведения о предприятии
Эти данные могут отражаться в шапке бланка или выноситься как отдельный текст. Их назначение – дать адресату возможность обратной связи с отправителем. В электронных письмах достаточно указать контактные телефоны в нижней части обращения.
Рекомендуем
«Отношения с клиентами: 10 главных принципов построения долгосрочных связей» Подробнее
Реквизиты
Исходящий номер документа очень важен, в дальнейшем его вносят в книгу регистрации поступающей корреспонденции. В некоторых случаях такая запись может доказать факт переписки двух компаний.
В верхней части письма (или внизу) ставится та дата, когда руководитель подписал послание. Без этой подписи ваш текст не будет подлинным.
Данные адресата
Сведения о получателе отправления находятся в верхнем углу справа. Чтобы ваше деловое письмо случайно не попало к другому человеку, нужно указывать все, что о нем известно (даже если этой информации очень мало): Ф. И. О., номер телефона, e-mail (почтовый ящик) или URL сайта. В идеальном варианте должен быть адрес местонахождения компании и остальные данные.
Обращение
С первых строк вашего послания клиент должен почувствовать учтивый тон. Можно добавить к имени-отчеству получателя прилагательное «уважаемый». Если вы направляете письмо, которым назначается встреча с клиентом, в организацию по месту его работы, следует обозначить должность, занимаемую этим специалистом.
Представление
По правилам делового общения отправитель письма должен представиться тому, кого он приглашает на переговоры. Если потребуется написать ответ на присланное обращение, адресату нужно знать, к кому и как он должен обращаться. Этот принцип актуален в ситуациях, когда стороны диалога незнакомы и ранее не контактировали посредством переписки.
Причина
Все письменные послания партнерам должны быть целевыми. Письмо, которым назначаются переговоры, как правило, содержит указание причин, ставших началом будущего диалога двух сторон. Здесь есть один нюанс. Прежде всего подумайте, как сформулировать свой повод, который должен быть серьезным и довольно убедительным.
Информация о встрече
Как назначить встречу клиенту? Чтобы письмо-приглашение мотивировало человека на какое-либо действие (в данном случае это беседа с глазу на глаз), менеджер должен обозначить время и место проведения переговоров. При этом выбор даты требует тактичного подхода. Какие варианты действий есть у автора письма?
Он может сделать следующее:
— Точно указать день и время.
— Выбрать дату с возможностью корректировки по желанию клиента или обоюдному соглашению сторон.
— Назначить день и установить временные рамки встречи (допустим 10.00–00) с учетом занятости адресата. Либо задать более широкий интервал в несколько дней (с 11.00 вторника до 17.00 среды). В любом случае даты лучше указать.
— Оставить выбор срока для беседы на усмотрение адресата.
Последний способ считают самым деликатным, но не совсем надежным. Поскольку деловая переписка рассчитана на мотивацию партнера, приглашенного на встречу, а здесь инициатором определения даты будет он сам.
Дополнения к посланию, которым назначается встреча с клиентом
Что еще могут содержать официальные письма в тех или иных случаях:
— Слова благодарности за предоставленную возможность отправить приглашение адресату.
— Список тех, кто будет принимать участие в переговорах.
— Порядок действий приглашенного, если тот не сможет явиться в назначенное время. Допустим, написать ответное письмо, дать свои предложения и т. д.
— Контакты человека, с которыми можно связываться и уточнять детали предстоящей встречи (если эти сведения не указаны в начале).
Как видим, деловые письма с приглашением клиента на беседу могут быть составлены в различной форме. Но все они должны удовлетворять общим требованиям официальной переписки.
.

Как подготовиться к проведению первой встречи с клиентом

Если вы хотите удачно провести свои дебютные переговоры, нужно серьезно подготовиться и учесть возможные нюансы. Не надейтесь на свою находчивость, которая вас выручит на месте. Будьте наготове, каким бы ни был ход беседы. Для этого потребуется план встречи с клиентом, где будут предусмотрены несколько сценариев происходящего. Разбейте подготовку на две части – сбор информации и организационные моменты.

1. Определение цели встречи с клиентом

Не обольщайтесь, что договоренность будет достигнута с первого раза. Такого не бывает. При благоприятном исходе знакомство с партнером позволит вам начать успешное взаимодействие, встречаться снова и сотрудничать на благо двух сторон.

Какие цели преследует менеджер на первой встрече с будущим клиентом:

увидеть перспективы и его стремление к бизнес-партнерству;
выяснить главные запросы покупателя;
узнать, какая именно продукция компании будет ему полезна и закроет нужды;
предложить пробные образцы, каталоги и тесты;
добиться обратной связи (отклика) от собеседника.

На этом шаге менеджер не продает товар, он презентует самого себя (производит приятное впечатление, вызывает интерес к компании, налаживает доверительные связи). Чтобы все прошло успешно, нужно предварительно обдумать все возможные сценарии беседы и быть во всеоружии, чтобы справиться с возникшей ситуацией. Не стоит полагаться на авось и личную находчивость.

2. Сбор информации о клиенте

Прежде чем составить скрипт встречи с клиентом (или план), нужно узнать о покупателе как можно больше. Как это сделать:

Найдите данные про род занятий потенциального партнера. Прочтите профильную публицистику, чтобы запомнить характерные определения, которые вам пригодятся в разговоре.
Просмотрите сайт компании клиента, ознакомьтесь с его структурой и самой важной информацией. Прочтите, кто руководит организацией, и сделайте нужные выводы.
Изучайте продукцию конкурентов, чтобы предложить возможному клиенту лучшие условия сделки.

Но главное – отлично знать товар своей компании. Менеджер должен быть в курсе всех нюансов того, что он советует клиенту. Если торговый представитель не в состоянии как следует презентовать продукт, с ним вряд ли кто-то будет контактировать в дальнейшем.

3. Организация встречи с клиентом

Данный этап нужно посвятить организации переговоров, которые вначале следует назначить. Свяжитесь с покупателем, чтобы уточнить время и место ожидаемой беседы. Условившись о встрече, конкретизируйте ее дату с учетом мнения клиента.

Где можно провести переговоры – несколько примеров:

В офисе клиента или другом месте, которое он выберет. Конечно, можно подготовиться к такой беседе, но зачастую нужно реагировать по ситуации.
На вашей территории (в собственном кабинете, в комнате для заседаний и т. д.). Не принимайте посетителя в людных местах, где вас обоих будут отвлекать. И никогда не приступайте к разговору на ходу или в проходах.
В нейтральной зоне. Для этого можно снять конференц-зал или зайти в спокойное кафе. Не стоит приглашать клиента в ресторан, там будет не совсем удобно. Вам обоим придется делать паузы на прием пищи. Запомните: встреча с клиентом и еда несовместимы.

Лучше, если помещение, выбранное для переговоров, будет тихим и малолюдным.

Пошаговая инструкция или скрипт встречи

Вам, как человеку, который хочет заполучить нового клиента необходимо понимать, что для удачных переговоров одной подготовки мало. Вы должны хорошо знать протокол встречи и основы делового этикета.

Мы составили для вас алгоритм действий, благодаря которому первая встреча с клиентом пройдет на высшем уровне, а о вас, как о специалисте, останутся самые хорошие впечатления.

Входите в кабинет. Если вы встречаетесь с клиентом у него в офисе, и о вашем приходе было доложено, входите в кабинет постучавшись. Спрашивать разрешения войти повторно не нужно.
Если встреча проходит на нейтральной территории, то явиться нужно за 5-10 минут до назначенного времени.
Поприветствуйте клиента. Поздоровайтесь, обращаясь по имени-отчеству.

На территории клиента первым руку для приветствия должен протянуть клиент. Если он этого не сделал, то рукопожатия не происходит.
На вашей территории вы обязаны протянуть руку первым.
В кофейне – мужчины протягивают руку женщинам, старшие младшим.

Обмениваетесь визитками. Визитную карточку необходимо передавать лично в руки. Если вам клиент предложит свою визитку, то ее обязательно нужно прочитать вслух. Нельзя положить ее в карман, не взглянув и не ознакомившись.
Садитесь на стул. Если переговоры проходят в офисе у клиента, то дождитесь, пока вам предложат присесть. Если предложения не поступает – спросите, куда вам можно сесть. Если встреча проходит на нейтральной территории, то дожидаться приглашения занять стул не нужно.
Начинаете разговор. Начать переговоры необходимо с отвлеченных тем. Лучше всего если вы скажете комплимент в адрес компании клиента. Только он должен быть искренним. Не затрагивайте темы связанные с религией, политикой, спортивными пристрастиями. Также лучше воздержаться от банальных тем о погоде и красивом интерьере офиса.
После разговора на общие темы, переходите к постановке ситуационных вопросов. Начинайте их задавать осторожно, «прощупывая почву».
Затем переходите к более серьезным проблемным вопросам и предлагайте пути решения обозначенных проблем. Составьте небольшой прогноз дальнейшего сотрудничества.
Если клиент изъявит желание, вы можете подписать договор о сотрудничестве. Но не настаивайте на этом. Очень часто человеку нужно «переварить» полученную информацию.
Завершить встречу лучше договором о дате и времени следующей встречи. Даже если оказалось, что клиент не заинтересовался, все равно попросите его еще раз встретиться с вами.
Попрощайтесь с собеседником, поблагодарите за уделенное вам время и покиньте помещение.
После проведенных переговоров, запишите в ежедневник самые важные моменты и детали встречи.

Как одеться на деловую встречу с клиентом

Согласно русской поговорке всех встречают по одеже, и внешность продавца очень важна для будущего партнера. Готовясь к проведению переговоров, вам нужно сделать следующее:

Извлечь из гардероба деловой костюм. Его можно надеть с рубашкой или водолазкой. И не забудьте галстук. Для женщин подойдет стандартный вариант – блузка с юбкой или брюки с пиджаком. В любом случае одежда должна быть удобной.
Не стоит выбирать сверхсовременный, креативный или смелый туалет.
Аккуратно уложить волосы, сделать маникюр. Макияж у женщин должен быть нейтральным и не отвлекать клиента.
Почистить обувь и привести ее в порядок.
Избегать дешевой бижутерии и принадлежностей, подделок знаменитых брендов. Обычно обеспеченные люди отлично знают, чем китайские часы и прочие аксессуары отличаются от настоящих. Если у вас нет денег на оригинальные предметы гардероба, не надевайте подделки вообще.

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Что нужно взять с собой на встречу с клиентом

Теперь подумайте о рекламных материалах и девайсах, которые понадобятся для переговоров. Что еще должно быть в вашем кейсе либо сумке:

Ежедневник (органайзер), куда вы будете писать все важные заметки.
Ручка.
Личные визитки, которые должны быть емкими и лаконичными.
Листы бумаги (пригодятся, если вы встречаетесь в кофейне, а собеседник не взял с собой блокнот).
Бланки договоров, заказов и анкет (потребуются для заключения сделки, если вы правильно презентовали свой продукт).
Рекламные буклеты и каталоги, чтобы наглядно показать клиенту то, о чем вы говорите и предлагаете приобрести.

Потребности клиента

После того, как контакт с покупателем установлен, продавец приступает к анализу потребителя. Он спрашивает клиента о том, что поможет сотруднику узнать о намерениях и предпочтениях покупателя. Эти знания помогут предложить подходящий продукт. После этого уже моно сформулировать примерную цель совместной работы.

Специальные вопросы помогают не только узнать об интересах человека, но и просто начать диалог. В случае если клиент с самого начала не верил в возможность хорошего сотрудничества с Вами, правильно проведенная беседа способна заинтересовать клиента.

Хорошая беседа получится, в процессе диалога клиент сам поймет, что только Вы способны справиться с его проблемой. Если этот этап пройден, то можно приступать к другому этапу обсуждения.

Существует простая последовательность шагов в подготовке к встрече с клиентом, на основе которой можно выстроить диалог.

Для начала нужно обратиться к покупателю так, как он представился, и обсудить цель. Далее важно представить себя, компанию и выпускаемый продукт. После этого, выслушав клиента и ответив на его претензии, нужно уточнить детали. На протяжении всего диалога нужно создавать приятную атмосферу, не допускать появления неприятных чувств и зажатости. Хорошо слушайте собеседника и вникайте в то, о чем он говорит. Это может помочь в будущем сотрудничестве.

ПРОГРАММА ТРЕНИНГА ПРОВЕДЕНИЯ ВСТРЕЧ С КЛИЕНТАМИ

Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом

Все торговые агенты, которые проводят личные переговоры с покупателем, время от времени совершают промахи. От них не застрахован даже самый опытный продавец. Вот самые распространенные ошибки:

Раньше времени презентовать продукт или услугу, минуя стадию налаживания контакта и выявления потребностей клиента. При этом человек понимает, что ему пытаются «впарить» бесполезную вещь и испытывает раздражение.
Не готовить план беседы, надеясь сориентироваться на месте. Если менеджер не захотел составить скрипт встречи с клиентом, диалог будет не конструктивным, с большими паузами на обдумывание вопросов. В итоге разговор затянется надолго.
Не видеть главную потребность собеседника и обсуждать второстепенные нужды, которые мелькнули в разговоре. Подобные беседы похожи на игру в испорченный телефон.
Не слушать говорящего и игнорировать его позицию. Таких людей воспринимают как самолюбивых и прессующих клиента, чтобы получить личную выгоду. Обычно покупатель избегает долгосрочного общения с подобными партнерами.
Не завершать переговоры должным образом. Многие менеджеры после беседы прощаются и всё. Они уверены, что дело сделано и следующий шаг – отправить клиенту УТП на свой продукт. В действительности, чтобы добиться результата, нужно обговаривать и контролировать все дальнейшие действия – встречи, звонки и заключение договоров.
Выказывать недовольство своему партнеру по поводу отказа, опоздания, того, что встреча с клиентом перенесена и т. п. Люди неохотно поддерживают деловые связи с «обвинителями» и теми, кто торопит их при первом же знакомстве.
Часто звонить для подтверждения переговоров (чтобы зря не выходить), навязчиво напоминать о встрече и др.
Опрометчиво предлагать собеседнику, готовому к покупке, льготные условия сделки (скидки, бонусы и т. п.). Часто неопытные продавцы переоценивают свои возможности и обещают золотые горы, лишь бы продажа состоялась, чем нарушают ценовую стратегию компании.

Проведение деловых встреч, приемов, переговоров

Обычно в практике деловых мероприятий используется несколько основных методов:

уравновешивания;
компромиссный (участники должны идти на взаимные уступки; при наличии противоречий нужно достигать согласия поэтапно);
интеграции (подразумевает убеждение партнеров в необходимости подходить к решению проблемы встречи с учетом имеющихся взаимосвязей и условий дальнейшего развития кооперации);
вариационный (применяется при сложных переговорах).

При этом каждый метод подразумевает использование ряда приемов и принципов, конкретизирующих действия на каждом этапе:

встреча участников и установление контакта между ними;
привлечение внимания (собственно начало переговоров);
обмен информацией;
аргументация предложений;
решение поставленной задачи.

Если деловая встреча достигла заявленной цели, завершающий этап требует обязательного суммирования результатов, краткого повтора основных положений, затронутых в ходе переговоров. Следует обязательно акцентировать внимание на удачных, результативных сторонах прошедшего мероприятия.

Как составляется протокол встречи с клиентом

Для повышения КПД бизнес-процессов в области продаж используется специальный документ, который заполняют менеджеры после встречи с клиентом. Это не договор, а вспомогательная форма, позволяющая оптимизировать формулировки важных соглашений. Она играет роль моста для взаимопонимания двух сторон переговоров. Практика показала, что протокол беседы с каждым из партнеров может улучшить эффективность менеджера.

Рассмотрим, как составить этот документ. Вверху листа располагается название формы, под ним указывают время проведения и место. Все эти записи должны быть очень точными.

Кроме этого, в верхней части протокола ставят дату подписи. Хорошо, если она одна, так как бывают случаи, когда документ визируют после консультаций и согласований с руководством предприятий. В итоге последняя дата отличается от первоначальной.

За вводной информацией перечисляются компании и все участники переговоров. Здесь обязательно указывать их должность и место, где работают все эти представители.

Если встреча с клиентом предполагает присутствие стороннего эксперта (консультанта, переводчика или технического специалиста), его участие отражают в виде сноски (примечания) в конце протокола.

После списка приглашенных кратко излагают все важные моменты, которые обсуждались на встрече. Стороны переговоров должны одобрить информацию. С этой целью нужно учесть финансовый потенциал и другие возможности участников мероприятия. В идеале нужно договориться о долгосрочном сотрудничестве, которое выгодно и продавцу, и покупателю.

Для удобства все темы в протоколе оформляются отдельным пунктом. Справа от каждого указывают принятые решения и ответственных исполнителей.

Также следует распределить обязанности между участниками встречи (председатель, секретарь, участник заседания, докладчик и др.), чтобы структурировать переговоры и работать плодотворно. Функция избранного секретаря – фиксировать принципиально важные моменты проходящей встречи.

Как еще можно оформить протокол, когда проводится встреча с клиентом? Таких форматов несколько, но можно выделить три основных:

Таблица, которая содержит многочисленные строки и столбцы.
Короткое резюме на каждого участника (кроме принимающей стороны).
Свободное изложение без выделения граф, но с подписью и указанием даты.

Обратите внимание! Как упоминалось выше, протокол переговоров не выполняет функцию договора о поставках товара или другого соглашения. Его единственное назначение (если документ составлен верно) – структурировать дальнейшие переговоры и консультации согласно назначенным датам.

Сразу после встречи с клиентом следует передать ему на согласование готовый протокол с перечислением достигнутых договоренностей. Чем быстрее это будет сделано, тем выгоднее сторонам переговоров. Некоторые организации даже ведут визуальное документирование в процессе проведения мероприятия. Достигнутое соглашение по интересам сторон тут же отмечают маркером на специальной доске либо действуют иным способом. Позднее подписанный протокол передается сторонам переговоров.