Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

Обязанности заместителя директора как управленца

Заместитель — первое лицо предприятия после его руководителя. Он несет определенную ответственность, зачастую немногим меньшую, чем руководитель. Генеральный директор может делегировать, то есть возложить ряд своих должностных обязанностей на заместителей.

Какие бывают заместители? Заместитель генерального директора может именоваться:

заместителем по социально-экономическим/экономическим вопросам;
финансовым директором,
коммерческим директором;
заместителем по административно-хозяйственной части;
заместителем генерального директора по общим вопросам;
более просто: первый заместитель, второй заместитель и т. д.

Некоторым заместителям генеральный директор может предоставить право подписи финансовых и отчетных документов, к примеру платежных поручений, на период своего отсутствия во время ежегодного или учебного отпуска, командировок, больничных листов. Данное право должно быть закреплено соответствующим приказом руководителя, а также подписанием документов для ряда сторонних организаций (к примеру, карточек образцов печати и подписей для банка).

Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому и должностные обязанности у него должны быть соответствующие:

Участие в разработке миссий компании, долгосрочных планов по развитию, в том числе в области бизнес-планирования.
Организация деятельности и эффективного взаимодействия доверенных ему направлений, структурных подразделений.
Координация и контроль за деятельностью подчиненных ему подразделений и их сотрудников.
Подготовка отчетных документов о результатах своей деятельности для высшего руководства.
Участие в разработке общей кадровой политики на предприятии.
Анализ финансово-экономических показателей деятельности организации.
Поиск внутренних резервов для повышения эффективности коммерческой деятельности компании.
Планирование и рациональное распределение финансовых ресурсов.
Издание распорядительной документации по вверенным ему направлениям.
Управление персоналом подчиненных ему подразделений и участков.
Разработка или участие в составлении внутренних локальных актов: положений о мотивации персонала, в том числе материальном поощрении, безопасности и охране труда, аттестации рабочих мест, оплате труда персонала, структурных подразделениях, внутреннем контроле, закупках товаров, работ и услуг; должностных инструкций работников и т. д.
Решение других стратегических и тактических задач.

Как и руководитель, его заместители могут быть отстранены от рабочего процесса, то есть уволены.

Увольнение управленцев отличается от обычного увольнения рядового персонала, поэтому на практике могут возникнуть определенные трудности. О том, как их решить, расскажет статья «Увольнение генерального директора по собственному желанию».

Вторая группа обязанностей специалиста

Должностная инструкция работника закрепляет также следующие основные функции:

организация качественной процедуры адаптации для каждого нового лица в организации; назначение в этих целях старост или наставников, которые помогли бы новым работникам как можно быстрее освоиться на рабочем месте.

Контроль над распределением обязанностей по работе с кадровой документацией.
Подготовка всех необходимых материалов и документов для представления определенных работников к наградам или поощрениям.
Поиск и оформление всех документов и материалов для наложения на работников, в случае необходимости, административной или дисциплинарной ответственности.

Обязанности заместителя директора по общим вопросам, таким образом, довольно обширны и сложны. Отдельно стоит выделить систему мер безопасности и методы переговоров с разного рода органами.

Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с учетом вверенных ему функций управления. Она включает стандартные для всех должностных инструкций разделы, но со своими особенностями. Рассмотрим подробнее каждый из них.

1. Общие положения.

В этом разделе обычно освещаются:

цели, которые преследует деятельность заместителя;
требования к потенциальным соискателям на руководящую должность;
место должности в организационной структуре компании.

2. Должностные обязанности.

Примерный перечень должностных обязанностей заместителя директора по общим вопросам был подробно рассмотрен нами в предыдущем разделе статьи. Добавим, что в данный раздел можно также включить пункт о предоставлении заместителем генерального директора отчетных документов, к примеру:

плана работы на текущий период (месяц, квартал, полугодие или год);
финансовых отчетов за месяц, квартал, полугодие, год;
отчет по результатам деятельности работы за месяц и др.

При этом график представления вышеперечисленных документов можно оформить в виде таблицы.

3. Права заместителя гендиректора по общим вопросам.

4. Ответственность заместителя генерального директора по общим вопросам.

Здесь указывается, какую ответственность несет заместитель в качестве руководящего сотрудника.

5. Условия работы.

Данный раздел содержит информацию о рабочем режиме заместителя. Можно использовать общепринятую фразу о том, что режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка. Разумеется, заместитель должен быть ознакомлен с ними под личную роспись.

Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и подписывается его заместителем. Такая отметка об ознакомлении обязательна.

Рекомендуем ознакомиться с порядком составления должностной инструкции для важной на каждом предприятии должности главного бухгалтера в статье «Должностная инструкция главного бухгалтера — образец 2015».

О рабочем месте в организации

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам содержит в себе пункты и о месте представленного работника в структуре организации. Что здесь можно выделить?

Во-первых, рассматриваемый специалист отнесен к группе управляющих лиц. Назначается он на должность или освобождается от нее только согласно приказу директора.

Во-вторых, согласно документу, работник является руководителем второго уровня. Так, у специалиста нет собственного персонала, если речь идет об оперативном подчинении. Однако во всем, что касается темы кадровой политики и безопасности, рабочий персонал должен подчиняться именно ему.

Итоги

Должностная инструкция заместителя генерального директора составляется с целью делегирования управленческих функций руководителя предприятия. Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому должностные обязанности определяются сферой его деятельности и ответственности в компании. Должностная инструкция составляется исходя из вверенных сотруднику функций управления.

Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и в обязательном порядке подписывается его заместителем.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Первая группа обязанностей специалиста

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам закрепляет требования и функции. Приведем наиболее распространенные из них:

Своевременная разработка, внедрение и корректировка бизнес-планов, связанных с безопасностью в организации (насколько часто подобные планы разрабатываются, зависит от самой организации; как правило, это происходит один раз в год).

Формирование организационной кадровой политики; составление ежегодного кадрового плана.
Разработка и внедрение системы проверки соискателей на свободные вакансии; организация качественной системы проверки кандидатов на рабочие места.
Организация постоянной и эффективной работы по подготовке кадрового резерва.
Организация эффективных конкурсов для привлечения на работу в организацию наиболее перспективных и грамотных специалистов.

Естественно, выше были представлена лишь часть функций, которые обязан исполнять специалист. Вторая группа трудовых обязанностей работника будет представлена далее.

Как составить

Начнем с того, что наличие инструкции значительно упрощает работу, так как каждый сотрудник четко знает, чем он должен заниматься и кому подчиняться. При приеме замдиректора на работу или назначении на эту должность же работающего в организации сотрудника он должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись.

В законодательстве не прописана стандартная форма составления должностных инструкций, поэтому данный документ составляется персонально для каждой организации. Однако в нем всегда присутствуют основные типовые разделы, в которых отражаются все положения деятельности сотрудника в организации.

Должность заместителя директора относится к числу руководящих, поэтому к составлению инструкции и ее соблюдению нужно относиться с особой ответственностью.

Обычно в инструкции обязательно присутствуют следующие разделы:

Раздел документа	Содержание
Общие положения инструкции.	Указывается, что замдиректора подчиняется непосредственно руководителю учреждения, только он может назначить его на должность или освободить от нее. Прописываются требования к сотруднику, а также перечень знаний, которыми он должен обладать. Также прописывается перечень документов, которыми руководствуется сотрудник: это Устав организации, ПВР (правила внутреннего распорядка), приказы директора и т.д.
Все должностные обязанности заместителя директора.	В этом разделе подробно прописывается, за что он отвечает, и какие функции должен выполнять.
Права работника.	Перечислите права, которыми обладает сотрудник: право получать информацию о деятельности фирмы, право руководить другими сотрудниками в пределах компетенции, право подписывать определенные документы и т.д.
Меры ответственности.	Сотрудник может быть привлечён к дисциплинарной, административной или даже уголовной ответственности, необходимо перечислить, за какие правонарушения она может наступить.

Чем руководствуется заместитель директора?

Нормативной документацией, правилами, регламентируемыми как законодательными актами, так и особенностями внутреннего распорядка.
Основным уставом предприятия, который был оформлен в самом начале его открытия.
Правилами и особенностями внутреннего распорядка, которые относятся непосредственно к осуществлению трудовой деятельности, особенностям ее правильного, грамотного и безопасного проведения.
Каждыми отдельными приказами и распоряжениями как в письменной, так и в устной форме, исходящими от директора компании.
Должностной инструкцией, которая прописана для заместителей директора любого профиля или узкой направленности.