Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Это важно знать: Монтер пути: должностные обязанности

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Для чего необходима инструкция

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

1. Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
2. Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
3. Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
4. Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Скорость и решительность

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

• Четко осознайте, чего вы на самом деле хотите
• Не делайте выбор только потому, что “от вас этого ждут
• Помните, что делать что-то лучше, чем не делать ничего
• Тренируйте свою решительность

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Разработка и разделы инструкции

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность

Это важно знать: Должностные обязанности водителя автобуса

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Топ-10 курсов

У каждого из нас свои критерии выбора, поэтому любой рейтинг носит субъективный характер. Я считаю, что лучшие курсы – это наиболее полные хорошо структурированные программы от опытных авторов с практикой, общением с преподавателем, ответами на вопросы, помощью в трудоустройстве. Также для многих из нас важен уровень учебного заведения, интенсивность занятий, время прохождения, сертификат или удостоверение в конце обучения.

Смотрите по своим задачам и выбирайте наилучший вариант.

Обучение личных помощников для онлайн-бизнеса – БизнесГаечка

Обучение личных помощников для онлайн-бизнеса – двухмесячная программа, разработанная специально для мам в декрете, фрилансеров и женщин, которые хотят поменять вид деятельности, найти основной или дополнительный источник дохода.

Базовая программа содержит такие темы:

• планирование дел;
• программы-помощники для удаленной работы;
• выбор потенциальных проектов для трудоустройства;
• технические основы создания инфопродуктов;
• подготовка вебинаров;
• создание лендингов, рассылок, блога на WordPress;
• продвижение во ВКонтакте;
• создание команды.

Преимущества:

1. Курсу более 4 лет, он регулярно обновляется и дополняется.
2. Более 600 человек прошли обучение у Натальи Сидоровой, это не курс-однодневка от никому не известного автора.
3. Практический опыт.
4. 72 % трудоустроенных девушек в течение 1–2 месяцев после обучения.

Самостоятельное обучение стоит 14 970 руб., с куратором – 29 970 руб., с личным наставником и консультацией по трудоустройству – 49 970 руб., с сопровождением Натальи Сидоровой до трудоустройства – 100 000 руб.

06.06.2016

2 887

Отзыв о курсе “Личный помощник инфобизнесмена” и история ученика школы Натальи Сидоровой “Бизнес Гаечка”

Привет! Меня зовут Светлана. В этой статье хочу поделиться с…

Помощник руководителя – Специалист.ru

Помощник руководителя – курс повышения квалификации для помощников менеджеров и предпринимателей. Чтобы получить официальный документ, нужно прислать копию диплома о среднем профессиональном или высшем образовании.

Чему учат:

• взаимодействовать с руководителем;
• организовывать работу офиса;
• формировать документооборот;
• вести деловую переписку и телефонные разговоры;
• организовывать переговоры, встречи, совещания;
• разрешать конфликты.

Преимущества:

1. Официальная программа повышения квалификации.
2. Опытный преподаватель.
3. Практика в группах, дискуссии, письменные упражнения.

Стоимость онлайн-обучения – 9 990 руб.

Профессия: личный помощник – Interra

На курсе Профессия: личный помощник вы за 4 месяца освоите навыки персонального ассистента руководителя онлайн-проекта.

Программа занятий:

1. Графический и видеоконтент.
2. Маркетинг в соцсетях.
3. Одностраничные сайты.
4. Работа с вебинарами.
5. Документация.
6. Работа в системе GetCourse.
7. Удаленная команда и т. д.

Преимущества:

• помощь в трудоустройстве от Центра развития карьеры;
• комплексная программа для работы онлайн;
• готовые шаблоны.

Варианты участия:

1. “Все сам(а)” – базовый комплект за 19 800 руб.
2. “Личный помощник” – дополнительно закрытый чат, участие в прямых эфирах и помощь в трудоустройстве за 29 800 руб.
3. “Администратор” – дополнительно план развития, готовые шаблоны и контакты проверенных подрядчиков за 39 800 руб.

Личный помощник – Альфа Академия

Личный помощник – комплексная программа из 12 модулей для работы помощником в онлайн-проектах. Рассчитана на 1,5 месяца обучения с домашними заданиями, их проверкой, помощью психолога и взаимной поддержкой в чате.

Основные темы:

• тайм-менеджмент, организация своего рабочего дня;
• планировщики, облачные хранилища и другие программы и сервисы;
• настройка канала и видеотрансляции на YouTube;
• площадки для курсов и вебинаров;
• ведение аккаунтов в соцсетях;
• создание лендинга;
• поиск сотрудников;
• трудоустройство.

Преимущества:

1. Стажировка во время обучения.
2. Доступ к материалам в течение 6 месяцев.
3. Домашние задания с проверкой для всех участников.
4. Консультации психолога и помощь в трудоустройстве.

Стоимость при оплате 1 платежом – 27 000 руб., в рассрочку – 30 000 руб.

Профессия удаленный ассистент руководителя – Remote team

Профессия удаленный ассистент руководителя – 3 месяца онлайн-обучения для всех, кто хочет сменить профессию.

В программе:

• оценка текущих навыков, знаний, сильных и слабых сторон;
• выбор ниши;
• постановка целей: личных и компании;
• взаимодействие с начальником и командой;
• менеджмент, маркетинг, продажи;
• личный бренд;
• продуктивность и управление стрессом.

Особенности:

1. Доступ к материалам на 3 месяца.
2. Комплексные знания + практика.
3. Уроки в записях, обучение в своем темпе.

Есть 3 пакета участия: без проверки домашних заданий, с проверкой и живыми вебинарами, с автором курса. Стоимость можно узнать, определившись с тарифом.

Личный помощник инфобизнесмена – Лилия Плешакова

На курсе Личный помощник инфобизнесмена вы за 8 недель освоите навыки личного помощника для работы с онлайн-проектами.

Программа курса:

1. Организация своего рабочего времени.
2. Роль ассистента в интернет-проектах.
3. Создание текстов.
4. Работа с графикой.
5. Создание лендингов.
6. Управление платформой GetCourse.
7. Продвижение себя в соцсетях и поиск работы.

Преимущества курса:

• автор – опытный практик;
• обучение в своем темпе;
• доступ к материалам – от 3 месяцев.

Есть 3 тарифа:

1. “Я сама” стоит 10 970 руб. и дает доступ к курсу на 3 месяца.
2. “Вместе мы сила” стоит 21 970 руб. и включает проверку заданий, 6 месяцев доступа к информации, чат для общения и отдельный чат с вакансиями, сертификат.
3. “ВИП” за 32 970 руб. включает, помимо всего описанного выше, обратную связь от автора и помощь в трудоустройстве.

Стоимость можно разделить на 2 платежа.

20.07.2020

2 259

Сколько зарабатывает личный помощник и от чего зависит его зарплата

Приветствую, уважаемые читатели. Сегодня я продолжаю предыдущую статью об интернет-профессии личный…

Личный помощник инфобизнесмена – Алена Довгаль

Личный помощник инфобизнесмена – курс для тех, кто готовится работать удаленно и получать от 20 000 руб. в месяц. Он подойдет всем желающим, но больше ориентирован на женщин, в том числе находящихся в декрете.

За 8 недель вы пройдете такие модули:

• организация работы, планирование задач;
• работа с сайтом на платформе WordPress;
• воронка продаж инфопродуктов;
• сервисы почтовых рассылок;
• создание лендинга;
• работа в соцсетях;
• поддержка тренингов и вебинаров;
• поиск работы, стажировка.

Преимущества:

1. Обучение с нуля.
2. Материалы постоянно обновляются, а доступ к информации остается навсегда.
3. Курс не новый, этой осенью стартует 24-й поток, а значит, материал уже “обкатан” и показал свою эффективность.
4. Информация в формате коротких видео, на сайте есть примеры уроков.

Есть 4 тарифа: доступ к материалам – 9 900 руб.; обучение с куратором и проверкой домашних заданий – 12 900 руб.; с поддержкой автора курса и доступом к вакансиям – 16 900 руб.; с дополнительными модулями – 25 900 руб.

Ассистент на миллион – Smart and Talented

Профессиональный курс Ассистент на миллион проводится очно и заочно. Дистанционная программа рассчитана на 8 недель, по 3 встречи в неделю.

Чему учат:

• личный бренд ассистента;
• выстраивание отношений с начальником по системе Гарвардской школы бизнеса;
• соционика для построения эффективных отношений, нетворкинг;
• тайм-менеджмент и делегирование;
• стрессоустойчивость и психология;
• деловой стиль общения и коммуникации, в том числе на английском языке;
• делопроизводство;
• программы-помощники и др.

Преимущества:

1. Обновление информации для эффективного обучения в современных реалиях.
2. 23 преподавателя, которые являются экспертами каждый в своем деле, а не 1 автор.
3. Интерактивные живые семинары + записи.
4. Можно приобрести отдельные уроки и изучить только их, 2 видеозаписи есть в доступе бесплатно.

Полная стоимость – 49 000 руб., можно в рассрочку.

Бизнес-ассистент руководителя 2.0 – Business Seminar

Бизнес-ассистент руководителя 2.0 – 72 академических часа лекций для работы помощником менеджера в офлайн и онлайн-проектах.

В программе:

• цели бизнеса, контроль доходов и расходов;
• анализ и моделирование бизнес-процессов;
• работа в CRM-системе;
• управление проектами;
• поиск и взаимодействие с подрядчиками;
• телефонные и письменные коммуникации;
• базовые инструменты интернет-маркетинга и т. д.

Преимущества:

1. Информация в разных форматах: видео, подкасты, чек-листы, статьи, упражнения, тесты.
2. Объемная программа позволяет включаться в различные процессы на предприятии.
3. Удостоверение о повышении квалификации.

Стоимость обучения – 11 520 руб.

Профессиональный ассистент-помощник руководителя – Профи Карьера

Профессиональный ассистент-помощник руководителя – обучающий курс, соответствующий профстандартам, подойдет тем, кто хочет работать в крупных компаниях.

В программе:

• работа с документами;
• личный и бизнес-ассистент: отличия и общие черты;
• планирование, управление временем, делегирование;
• организация и поддержка руководителя в командировках;
• полезные сервисы и программы;
• профессиональный имидж;
• деловой этикет;
• эффективные телефонные коммуникации.

Преимущества:

1. Обучение работе в больших компаниях по современным профстандартам.
2. 5 дней интенсивных занятий в формате тренинга дают быстрые результаты, погружают в профессию.
3. Опытные преподаватели-практики.

Пройти курс можно очно и дистанционно. Стоимость онлайн-обучения с живым участием – 29 500 руб., изучение материалов в записи – 12 800 руб.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.