Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- ГОСТ 6.10.5-87;
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
- Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
Основные вопросы темы. 1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста
1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста.
2. Прием документов и их предварительное рассмотрение.
3. Передача документа исполнителям.
1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Этапы документооборота:
• первичная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;
• исполнение документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.
Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.
Рациональная система документооборота должна соответствовать следующим принципам:
• исключать или ограничивать возвратное движение документов;
• обеспечивать однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
• обусловливать нахождение документа у конкретного должностного лица необходимостью обработки документа;
• предусматривать параллельное выполнение различных операций с документом для сокращения времени его движения и оперативности его исполнения;
• обеспечивать передачу в службу ДОУ учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов без возвратного движения самих документов;
• предусматривать все возможные варианты движения документов.
Основные управляемые параметры документопотока:
• содержание или функциональная принадлежность;
• структура потока;
• направление потока и его объем.
Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) в их документообороте выделяются документопотоки:
— поступающая документация (входящая);
— отправляемая документация (исходящая);
— внутренняя документация.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата к документам организации.
Режим документопотока – состояние, соответствующее цикличным изменениям, связанным с внутренним ритмом работы организации. Направление документопотока – специфика движения документов, зависящая от содержания конкретного технологического звена обработки документов.
Основные факторы роста объема документооборота:
• создание новых организаций, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции;
• рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его активности;
• внедрение технических средств;
• возрастание объемов использования документной информации.
Учет и анализ документооборота. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ и представляются руководителю организации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально- множительного бюро и определения численности персонала.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
2. Служба ДОУ принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Технология получения документа зависит от вида доставки документа. Так, при получении факсограммы необходимо убедиться в целостности принятого текста. Документ, полученный по электронной почте, требует распечатки и уведомления отправителя о получении сообщения.
В зависимости от особенности доставки получение документов удостоверяет (фиксирует) разносная книга, журнал или квитанции о приеме документов.
В процессе экспедиционной обработки документов, поступивших в организацию (входящих документов), на них проставляется регистрационный штамп. На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная о. То же с соответствующей пометкой осуществляется при повторном поступлении документов. Экспедиционная обработка входящих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Документы, поступившие в организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Необходимо сохранять конверт, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления.
Документы, поступившие с о, «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ – второй этап прохождения входящих документов, в процессе которого обеспечивается оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Работники службы ДОУ устанавливают компетенцию и ответственность, необходимые для решения поставленных в документе вопросов; затем отбирают те из них, к рассмотрению и определению порядка которых необходимо привлечь руководителя организации. Документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные структурные подразделения, передаются по назначению без рассмотрения руководителем.
На рассмотрение руководителя организации передаются документы, адресованные ему лично, а также документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Рассмотренные руководителем документы подлежат возвращению в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя организации, выражающая принятое им решение (управленческое) по данному документу.
После заполнения регистрационной формы документы передаются в структурные подразделения организации.
Согласно методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
3. Основные требования к исполнению документов:
• документы передаются исполнителю (с ведома руководителя структурного подразделения) в день регистрации;
• если на документе не указана дата исполнения или она не установлена действующим законодательством и организационно- распорядительными документами организации, то исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает их службе ДОУ;
• при решении вопросов без составления ответного документа (по телефону или лично) исполнитель делает соответствующую отметку на исполненном документе;
• если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа, который согласовывается с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями;
▪ все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов.
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
- входящие (которые фирма получает);
- исходящие (которые она отправляет);
- внутренние (не выходящие за ее пределы).
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
- Требования к бланкам и общие правила их оформления.
- Методика составления основных документов предприятия.
- Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
- Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
- Правила хранения.
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Виды электронных документов
Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.
Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
- Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
- Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
- Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
- Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Электронный документооборот
В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).
Для организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).
Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.
Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.
Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.
Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.
Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.
