Хранение первичной бухгалтерской документации

Какая бывает первичная документация

Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:

• распорядительная (платежные поручения, доверенности);
• исполнительная или оправдательная (акты, ведомости выплаты зарплаты).

По типу оформления первичка может быть:

• бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
• комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.

Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.

Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо). Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:

• внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
• внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).

Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.

Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.

Исчисление срока хранения

С периодами обеспечения сохранности первички определились. Теперь обозначим, с какого момента начинать этот срок высчитывать. Если неправильно определить отсчетную точку, можно нарваться на санкции от контролеров.

В соответствии с п. 2 ст. 21.1 закона № 127-ФЗ, срок хранения документации следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством.

Например, кассовый ордер был выписан в марте 2020 года. Следовательно, срок его хранения начинайте исчислять только с 1 января 2020 года. Храните кассовый ордер не менее 5 календарных лет. То есть уничтожить документ можно будет не ранее 1 января 2025 года. Но только при условии, что по отчетному периоду 2020 года была проведена ревизия. Если проверки не было, рекомендуем сохранять документацию дольше.

Состав первичной документации

Существует перечень первичных документов, обязательных к использованию в бухгалтерском учете:

Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации. Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами

• Постановление Госкомстата РФ №1 от 05 января 2004г. (учет операций по оплате труда);
• Постановление Госкомстата РФ № 7 от 21 января 2003г. (учет основных производственных фондов);
• Постановление Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. (кассовые операции);
• Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998г. (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
• Постановление Госкомстата № 71-а от 30 октября 1997г. в редакции от 21.01.2003г. (учет труда) и т.д.

Информационное письмо Министерства Финансов РФ № ПЗ-10/2012 «Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации. Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.

Немного об оформлении первички

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

• наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
• дата составления;
• все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
• расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Хранение документов после закрытия ИП

В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Какую первичную документацию оформляет ИП на ЕНВД

Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы. Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности). Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.

Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам. Формы первички в этом случае будут следующие:

• табеля учета рабочего времени;
• заказы-наряды при сдельной оплате труда;
• платежные ведомости;
• листы нетрудоспособности и т.д.

Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Первичная документация на ОСНО

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2020г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности. Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

• акты оказанных услуг;
• накладные на продукцию;
• расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• платежные поручения;
• ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе. Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме. Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Согласно п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.