Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2020 году:

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Форма актов

Акт о выделении документации к уничтожению

Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

• наименование документа;
• наименование организации;
• дату составления;
• наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
• перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
• Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

• «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
• Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
• Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
• Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
• Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Правила и время хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения финансовой документации бухгалтерии

Правила хранения бухгалтерской документации от момента ее выпуска до уничтожения регулируются нормативами различных законно-правовых сфер. В законодательной базе относительно этого вопроса выделяют следующие правоустанавливающие документы:

• Положение о документах и документообороте в бухучете, установленное Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 года № 105 (ниже по тексту – Положение).
• Правила деятельности архивов предприятия, принятые коллегиальным решением Госархива от 6 февраля 2002 года (ниже по тексту – Правила).
• ФЗ от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ниже по тексту – Закон);
• Перечень типовых организационных архивных документов, создаваемых в ходе работы государственных и негосударственных предприятий с уточнением сроков их архивации, установленный приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 (ниже по тексту – Перечень).

Получать первичную информацию о том, какие нормы времени хранения установлены законом для того или иного бухгалтерского документа, нужно в Перечне. На данный момент он обновлен и отражает правила и сроки хранения документации всех видов учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовой формы. Для удобства пользователей документы в Перечне сгруппированы по управленческим функциям. Так, четвертый раздел Перечня «Учет и отчетность» разделен на подгруппы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», что помогает сориентироваться и найти правила хранения и уничтожения именно интересующих документов.

Как устанавливает Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу 1 января 2013 года, вся финансовая и бухгалтерская, документация должна храниться у хозяйствующих субъектов столько времени сколько установлено Правилами организации государственного архивного дела. Согласно статье 29 этого же Закона «О бухгалтерском учете» порядок уничтожения бухгалтерских документов должен применяться для документации, хранившейся не менее пяти лет. Это же правило дублируется пунктом 98 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н.

Если изучать налогово-правовую законодательную базу РФ, можно заметить, что для налоговых агентов порядок хранения финансовых бумаг со сведениями о бухучете или бухгалтерской отчетности предполагает четырехлетний срок хранения. Следовательно, уничтожение документа, подтверждающего финансовую операцию, до истечения срока хранения запрещено (регламентировано подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Для действующих и недействующих акционерных обществ порядок архивации и ликвидации организационных документов регламентирован Положением о порядке и сроках сохранения документации АО, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года № 03-33/пс.

Для юридических лиц организационно-правовой формы ООО требования по хранению бумажных информационных носителей перед их уничтожением представлены в статье 50 Закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Читайте материал по теме: Бухгалтерское обслуживание компаний

Способы хранения бухгалтерских документов

Для обеспечения сохранения пригодности документов предприятия часто прибегают к организации внутреннего архива. Право создавать архив является законно установленной нормой для организаций, занимающихся коммерческой и некоммерческой деятельностью, и разъяснено в Законе 125-ФЗ. В ходе хранения документации предприятия вправе самостоятельно выбирать вид хранения бухгалтерских документов до их уничтожения (во внутреннем архиве или силами привлеченной специализированной компании).

1. Организация внутреннего архива предприятия

Порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует правильное их хранение. Так, если руководитель компании решает создать архив для сохранения пригодности документации, то это должна быть отдельная комната, оборудованная специальными полками, стеллажами и другими средствами для хранения бумажных и иных информационных носителей. Помимо этого, в помещении должны быть установлены системы контроля климата, влажности и безопасности.

Порядок организации внутреннего архива подразумевает следующие рекомендации:

• порядок хранения бумажных документов требует сохранения их в полной пригодности до уничтожения. Поэтому комната-архив должна быть максимально защищена от прямых солнечных лучей, что достигается простым занавешиванием окон;
• до уничтожения документ должен тщательно охраняться. Поэтому в случае размещения архивов компании на первых или цокольных этажах проемы окон должны быть оборудованы решетками, а вход – металлической дверью;
• документация, хранящаяся в архиве, должна быть систематизирована по отдельным группам или спискам. Данная процедура не только приведет в порядок содержание финансовых бумаг в хранилище, но и облегчит поиск необходимых материалов сотрудникам. Оригинальный список предназначается для хранения руководителю, а копия – для внутреннего архива предприятия;
• доступ к бухгалтерским бумагам должен осуществляться в строгом порядке и под контролем. К примеру, документы из бухгалтерии не могут получать работники иных подразделений. Исключением может быть предоставление доступа при получении письменного разрешения от директора или главбуха.

2. Внеофисная архивация экономических документов

Для обеспечения сохранности бухгалтерских и других документов до их уничтожения некоторые современные компании прибегают к помощи специализированных помощников – сервисов по внеофисной архивации документации. Подобные компании-помощники предлагают разместить информационные носители в помещениях, специально оборудованных для этих целей и полностью отвечающих установленным законом нормам. Данная услуга пользуется особой популярностью у малых компаний, которым содержать собственное хранилище затратно и по финансам, и по времени. Помимо этого, хранение документов у третьих лиц высвобождает в офисах дополнительное пространство, что в последующем еще более снижает расходы малого предприятия.

Применяемый порядок внеофисной архивации удобен не только для самой фирмы, но и для ее главбуха: отсутствует дополнительная нагрузка по созданию хранилища, номенклатурного списка документов, по предоставлению доступа, поиску и т.д.

Читайте материал по теме: Как осуществить восстановление бухучета

Ответственность за отступление от порядка хранения бухгалтерских документов перед их уничтожением

Руководству предприятия всегда стоит помнить о том, что порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует их правильная архивация, за нарушение норм которой полагается наложение ответственности. Так, если в ходе проверки архива или приезда налоговиков выявлены дальнейшая непригодность бухгалтерского документа или его несвоевременное уничтожение, руководителю и главному бухгалтеру компании грозит административная ответственность в виде:

• наложения штрафа в сумме 300 – 500 рублей – назначается уполномоченному лицу за нарушение порядка хранения документации (статья 13.20 КоАП РФ);
• наложения штрафа в сумме 2 – 3 тысячи рублей – назначается за грубое нарушение порядка осуществления учетно-отчетного контроля и правил архивации бухгалтерских документов, среди которых отсутствие 1/10 доли общего количества документов, отражающих данные бухгалтерской отчетности (статья 15.11 КоАП РФ);
• наложения штрафа в сумме 10 – 30 тысяч рублей – назначается организации, которая потеряла документы налоговой отчетности (например, счета-фактуры или регистры бухучета). Эта норма применяется в соответствии со статьей 120 НК РФ за грубое несоблюдение требований по учету доходов/расходов предприятия.

При потере первичной бухгалтерской документации предприятия его директор обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию доказательства потери (пункт 6.8 Положения).

Если исчезновение бухгалтерских документов стало следствием непредвиденных ситуаций или незаконных деяний злоумышленников, это необходимо подтвердить справкой свидетельствующих госслужб. К примеру, уничтожение документации пожаром доказывается заключением пожарно-контрольной службы, а их кража – документом, выданным полицейским участком.

Читайте материал по теме: Виды налоговых проверок и их особенности

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению

Рассмотрим образец акта о выделении документов к уничтожению:

• документ составляем на фирменном бланке предприятия;
• в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
• в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
• перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
• в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
• в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
• в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.

.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2020, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. О означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

• в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
• ниже пишется название документа;
• также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
• перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
• ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
• под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
• после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Зачем уничтожать бухгалтерские документы

Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.

Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.

Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.

После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.

Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.

Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.

Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.

В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.

Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.

В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.

Что делать, если срок хранения документов неизвестен

В процессе работы в организации появляются бумаги, срок хранения которых определить невозможно, так как такого документа нет в упомянутом нами перечне. В этом случае можно воспользоваться более узкими перечнями, созданными для некоторых отраслей или организаций. Например, Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, согласованный центральной ЭПК Росархива 23.11.1994; Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс) и пр.

Если и этот вариант не принес результата, экспертная комиссия организации для минимизации рисков при уничтожении документов может обратиться за разъяснениями к специалистам подразделения архивного учреждения.