Что такое справка о доходах: образец свободной и банковской формы

Год документа: 2019

Группа документа: Справки

Вид документа: Справка

Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

Бухгалтерская справка о заработной плате – образец документации, который используется для подтверждения доходов отдельного гражданина. В зависимости от места требования и шаблона, рассчитывается средний заработок или дается помесячное значение суммы дохода с учетом налогов и без.

Подробнее поговорим об установленных формах справки о доходах, что отражается в документах, как написать образец о заработной плате для разных структур, какие законодательные нормы регулируют справку.

Дочитайте статью: в конце поговорим о типовых ошибках.

Скачать необходимые бланки справок о заработной плате можно будет бесплатно.

Для чего нужна справка

Удостоверить заработную плату на бумаге гражданину может понадобиться во многих случаях. Основные:

1. В составе пакета документов на открытие визы при обращении в консульства. Зачастую образец справки делается в свободной форме с учетом требования консульства. Указываются значения зарплаты за последние три-шесть месяцев с учетом налогов и без них. В самой форме также прописывается должность заявителя визы и дата, с которой он официально трудоустроен в компании.
2. Для кредитования в банках и других финансовых компаниях. Справка о заработной плате – один из обязательных документов, который доказывает платежеспособность и финансовую стабильность заемщика. Может требоваться в трех формах: стандартной 2-НДФЛ для частных лиц (для ИП образцом справки по заработной плате будет 3-НДФЛ), по банковскому образцу (такой, к примеру, есть в Сбербанке) и по образцу компании-нанимателя (запрашивается реже всего).
3. Для обращения в Центр занятости (ЦЗН). Документ делается по рекомендательному бланку Минтруда, однако разрешаются и другие шаблоны с исполнением требований законодательства. Поэтому зачастую используется справка на фирменном бланке работодателя (все документы можно бесплатно скачать в интернете). Чтобы зарегистрироваться на бирже труда, справка о зарплате не обязательна. Сведения о прошлых доходах безработного понадобятся для корректного расчета денежных выплат от ЦЗН состоящему на бирже. Поэтому в интересах самого человека запросить справку о предыдущих доходах, чтобы не получать минимальное пособие.
4. Справка о фактически полученном заработке за последние два года. Бумага передается по месту требования для расчета необходимых выплат у нового нанимателя. Образец о заработной плате выдается в день увольнения у предыдущего нанимателя по унифицированной форме 182н.
5. Для рассмотрения судебных дел. К примеру, при назначении алиментных платежей. Подойдет справка от нанимателя по его форме, но с обязательным указанием реквизитов и печатей.
6. Для расчета субсидий. В зависимости от общего дохода семьи можно получить льготы на оплату коммунальных и арендных платежей. Чтобы подтвердить общий доход, нужно принести бумаги о доходах всех членов семьи.
7. Справки о зарплате с места работы для получения рассрочки на покупку товаров, оформление товарных кредитов. Используются образцы бумаг от работодателя, рассчитывается фактически полученная зарплата за последние три или шесть месяцев.

Сроки выдачи и действия

После того, как сотрудник подаст заявление, руководство должно отдать заполненный бланк максимум через три дня. В заявлении надо подробно описать следующие характеристики:

1. Вид оформления.
2. Какое количество экземпляров?
3. Ссылки на статьи законодательства по труду, налогам. Там же можно найти разъяснение по поводу того, что такое справка по форме 2НДФЛ.

Получатель также должен указать, с какой целью он просит выдать информацию о выплаченных ему средствах. А срок действия определяется в зависимости от назначения и того, куда именно ее направляют:

• Для посольств. Здесь все зависит от законодательства страны, где осуществляется процедура. Во многих случаях хватает актуальных выписок с информацией по счетам в банках. Обычно сроки действия находятся в пределах 10-30 дней. Но без исключений тоже не обходится. Например, для путешествия во Францию требуется документ о прибыли минимум на протяжении последних шести месяцев. Лучше заранее обратиться к сотрудникам посольства для уточнения данного вопроса. Тогда будет больше вероятность избежать недоразумений и можно будет точно узнать, по каким правилам заполнять справку о доходах.
• В налоговую службу. В этом случае срока действия просто нет. Здесь принимают даже сведения за предыдущие годы. Срочный характер у документа отсутствует.
• Если обращаются к сотрудникам банка. Там подробно рассказывают о том, как заполнять справки о доходах.

Это интересно! Что такое закладная на квартиру при ипотеке?

При оформлении кредита выписки действуют всего на протяжении месяца. Срок привязывается к дате, когда была подана заявка. Ведь кредитор должен получить максимально достоверную информацию по поводу того, какие средства были получены клиентом за последнее время. Но не обходится без исключений. Например, некоторые организации говорят о том, что сведения действительны только на протяжении 10 дней.

Обратите внимание! Образец для соцзащиты и других органов в большинстве случаев остается стандартным.

За какой период заполняется документ

Период заполнения зависит от формы и требований учреждения, которому готовится справка.

Обычно, зарплата в образце справки указывается за три или шесть последних месяцев работы. Таких сведений хватит:

• для кредиторов (банков, финансовых компаний);
• для получения шенгенской визы, обращения в иностранные консульства;
• для регистрации на бирже по безработных.

Более продолжительный период указывается в справке 182н – два полных года до увольнения. Если сотрудник уволился 18 июля 2020 г., то в справку попадут сведения о заработанных средствах за январь-июль 2020 г. и предыдущие два года: полный 2020 и 2017 г.

Также в документах могут указываться различные значения заработной платы. Опять же, зависит от требований места, куда представляется справка.

Или это перечисление сумм доходов гражданина за последние несколько месяцев, или расчет усредненного заработка. Последний используется для подачи формы справки в Центр Занятости. В 2019 используется образец, рекомендованный Минтрудом, или форма с фирменным обозначением.

Что говорит закон

Регулирование правоотношений между работником и нанимателем осуществляется Трудовым кодексом РФ (ТК). Там же, к примеру, устанавливается, что образец справки о среднемесячной заработной плате готовится только три дня. По истечению этого срока, бумагу должны отдать заявителю.

Ответственность за не выдачу документов или представление недостоверных сведений – Кодексом об Административных правонарушениях.

Отдельные нормативные акты устанавливают определенные формы, требования к их заполнению и оформлению.

На самом деле, в Законодательстве очень много нормативных актов, которые прямо или косвенно регулируют процесс выдачи, оформления справок.

Для чего она нужна

Она создается, чтобы контролирующие организации могли вовремя получать сведения относительно заработков гражданина. Это важно, к примеру, для системы налогообложения.

Такие документы на территории нашей страны имеют специальную форму, которая обозначается как 2НДФЛ. Она составляется на основе информации, связанной с прибылью, полученной тем или иным лицом. Достать бланк такой формы не составит труда.

Документы в стандартной ситуации выдаются со стороны работодателей, как только от сотрудников поступает соответствующий запрос. Информация о зарплате должна подтверждаться печатью организации и подписью главного бухгалтера. Если этот специалист отсутствует на рабочем месте, то такую же функцию выполняет работодатель. Он же выдает бланк справки о доходах и образец заполнения.

Требования к документу

Вне зависимости от образца заполнения, в любой справке о заработной плате или среднем заработке указываются:

• реквизиты компании-нанимателя. Обязательно: полное название, юрадрес, код налогоплательщика и код экономической деятельности;
• идентификация гражданина, чьи доходы указываются в справке. Здесь достаточно ФИО, даты рождения, может понадобиться указание ИНН, в редких случаях – данные паспорта, гражданство (в форме 2-НДФЛ, к примеру);
• указание доходов. Для обычных справок можно представить информацию в табличном варианте: перечисление зарплаты за каждый месяц начисленной, сумму налога и доход без учета подоходного;
• подписание справки главбухом и руководителем. В образце свободной формы еще указываются данные исполнителя по бумаге.

Конкретные требования нужно уточнять в нормативных документах и непосредственно в учреждениях, для которых готовится справка.

Инструкция по заполнению справки о зарплате

Заполнением справки зачастую занимается бухгалтер по зарплате в компании. Поэтому за то, как правильно написать справку о заработной плате, отвечает ответственный исполнитель.

Образец справки по заработной плате заполняется в следующем порядке.

Указание реквизитов компании, номера налогоплательщика. Информация о работодателе прописывается в шапке справки, зачастую хватает полного наименования, организационно-правовой формы, кода экономической деятельности (без расшифровки).

Указание ФИО сотрудника, на которого составляется справка. Если это предусмотрено формой справки или требованиями – прописываются также данные паспорта и сведения о гражданстве.

Обязательно прописывается период работы сотрудника и дата, от которой с ним подписали трудовой договор или контракт. Так, в рекомендательном образце справки от Минтруда, где указывается зарплата за последние 3 месяца, нужно еще прописать, сколько полных недель отработано сотрудником за последний год.

В информационном блоке о зарплате прописываются данные о доходах сотрудника: одна сумма, если для расчета используется сложившийся средний заработок, 3 или 6 сумм, если нужно указание дохода за последние 3-6 месяцев.

Если справка о зарплате составляется по рекомендательному образцу Минтруда для ЦЗН, в конце справки прописываются периоды, которые не включаются в расчет.

Документ визируется руководителем и главным бухгалтером. Ставится телефон для справок. Если у бухгалтера возникают вопросы, он может воспользоваться образцом заполнения справки о заработной плате.

Оформление данных для отчетности

Подобные сведения нередко оформляются в целом по предприятию, для того чтобы отчитаться перед налоговой службой.

• По всем физическим лицам, которые получили прибыль на протяжении того или иного отчетного периода.
• По каждому гражданину, с зарплаты которого удерживались по стандартной схеме налоги. Тогда обязательно оформляется справка о доходах за 6 месяцев, образец которой найти не составит труда.

В данном случае заполнение предполагает использование следующей информации:

1. Полный доход на протяжении периода отчетности, а также суммарные данные по сборам в бюджет и прибыли.
2. Размер вычетов по налогам.
3. Ежемесячные доходы. Учитывается время, пока с прибыли списываются сборы в бюджет государства.
4. Сведения о лице, которому предоставляется справка о доходах ИП.
5. Общие данные относительно предприятия.

При выдаче таких документов в качестве законодательной базы используют только Трудовой и Налоговый кодексы.

В любом случае главным основанием остается письменное заявление сотрудника. Допустимо использование свободной формы при составлении заявлений, справок о доходах, образцы это подтвердят.

Официальные бумаги выдаются либо лично в руки адресату, либо по почте, при указании адреса, по которому проживает тот или иной гражданин.

Экземпляры, на которых отсутствует подпись уполномоченного лица, признаются недействительными.

Это интересно! Как вернуть страховку по кредиту после погашения или при досрочной выплате

Типичные ошибки при заполнении

Типичные ошибки в образцах справок о размере зарплаты связаны с человеческим фактором:

• опечатки;
• орфографические и прочие ошибки;
• путаница с ИНН: зачастую исполнитель путает код нанимателя с кодом сотрудника;
• отсутствие указания кода экономической деятельности или неправильное его указание;
• неверный расчет начисленной заработной платы, среднего заработка;
• использование неправильного образца справки (вместо 2-НДФЛ исполнитель сделал заявителю стандартную информацию на фирменном бланке);
• заполнение не всех обязательных реквизитов;
• отсутствие подписей ответственных лиц от нанимателя.

Справку могут не принять, если на документе есть исправления и поправки, дефекты печати (если бумага составлена в печатном варианте), нечитаемые данные (если бумага заполнялась вручную).

Вы можете бесплатно скачать справку: бланк для ЦЗН о заработной плате за 3 месяца, стандарт 2-НДФЛ, форму 182н. Используйте шаблоны для разных жизненных ситуациях.

Статья закончилась, а вопросы остались? Задайте их нашему дежурному юристу в чате.

Ответственность за уклонение

Всего существует две позиции для ситуаций, когда организация нарочно уклоняется от выдачи документации:

1. Административные штрафы для ответственных лиц, а также для администрации. Либо деятельность предприятия замораживают на срок три месяца и более.
2. Только административный штраф у должностного лица, в размере 1-3 тысяч рублей. Справка по форме банка требует соблюдения несколько иных правил.

Недостоверность поданной информации может стать причиной увольнения. Но такие последствия появляются далеко не всегда.

Помимо других мер дисциплинарного взыскания руководство может вполне ограничиться выговором, предупреждением в связи с отсутствием справки о зарплате в свободной формы, образца на предприятии.

Если виновен руководитель, то подобные меры применяются на практике только после того, как пройдет соответствующая проверка на месте.

Ее организует орган-учредитель предприятия. Основанием для проверки становится информация, которая может быть представлена:

• через средства массовой информации,
• службами органов власти, которые отвечают за профилактику коррупционных и иных правонарушений,
• органами правоохранения и другими учреждениями. Ими иногда проверяется и справка по форме банка.

На практике все же встречаются случаи, когда именно руководители увольняются из-за того, что были представлены недостоверные сведения.

Как правильно заполнить справку о доходах