Что должен знать и уметь бухгалтер в наше время

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Бесплатный аудит бизнеса

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2020 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2020 года).
5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных , «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Отражаем НДС при покупке активов

Для осуществления своей деятельности компании необходимо приобретать работы, продукцию, услуги и сырье (ГСМ, коммунальные услуги, строительные материалы, хозяйственные товары и прочее). В стоимость некоторых материальных ценностей уже включены налоговые обязательства по ДС, следовательно, чтобы избежать многократного налогообложения товаров, покупатель вправе принять НДС к вычету, проводкой отразив операцию в бухучете.

Типовые бухгалтерские записи:

Отметим, что случаи, в которых следует восстанавливать НДС, строго регламентированы в п. 1-4, 6 пункта 3 статьи 170 НК РФ. Оговорок, исключений законодательство не предусматривает.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

• Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
• Допуски СРО (для строительных компаний);
• Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
• Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
• Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учет материально-производственных запасов (ПБУ 5/01)

При ведении «упрощенного» бухучета меняется порядок признания расходов:

• на приобретение МПЗ, в том числе для производственных нужд;
• в виде стоимости сырья, материалов, товаров, других затрат на производство и подготовку к продаже продукции и товаров;
• при снижении стоимости МПЗ.

Независимо от вида деятельности организации при «упрощенном» бухучете можно оценивать приобретенные МПЗ по цене поставщика, а иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ, включать в расходы по обычным видам деятельности в полной сумме в том периоде, в котором они были понесены (п. 13.1 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

По общим правилам по мере отпуска материалов в производство они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Новый порядок допускает для микропредприятия признавать стоимость сырья, материалов, товаров, других затрат на производство и подготовку к продаже продукции и товаров в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их приобретения или осуществления (п. 13.2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Этот упрощенный способ ведения бухгалтерского учета не предполагает формирование в бухгалтерском учете и отражение в его бухгалтерской отчетности остатков МПЗ (сырья, материалов, покупных товаров, незавершенного производства, готовой продукции).

В аналогичном порядке могут списывать субъекты, не относящиеся к микропредприятиям, но при условии, что характер их деятельности не предполагает наличие существенных остатков МПЗ.

Существенными считаются такие остатки МПЗ, информация о наличии которых в бухгалтерской отчетности способна повлиять на решения пользователей этой отчетности. Критерий существенности организация устанавливает самостоятельно (п. 11 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н, письмо Минфина России от 24 января 2011 г. № 07-02-18/01).

Таким образом, при применении данного упрощенного способа ведения бухгалтерского учета стоимость сырья, материалов, товаров, другие затраты на производство и подготовку к продаже продукции и товаров отражаются по дебету счета 20 «Основное производство» (по дебету других счетов учета затрат на производство – при использовании таких счетов) в корреспонденции со счетами учета расчетов с поставщиками, иными контрагентами, персоналом по оплате труда и т. д. в полной сумме по мере приобретения сырья, материалов, товаров и осуществления других затрат на производство и подготовку к продаже продукции, товаров. Делается проводка:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 60 (70, 71, 76…)

— отражена стоимость приобретенных МПЗ.

Общая сумма затрат, учтенных на счете 20 (на других счетах учета затрат на производство – при использовании таких счетов), списывается в конце отчетного периода в дебет счета 99 «Прибыли или убытки» (в дебет счета 90 «Продажи» – при использовании такого счета).

В аналогичном порядке можно вести учет МПЗ, предназначенных для управленческих нужд. Теперь малые предприятия могут признавать расходы на приобретение МПЗ, предназначенных для управленческих нужд, в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их приобретения (п. 13.3 ПБУ 5/01). Данный упрощенный способ ведения бухгалтерского учета не предполагает формирование в учете и отражение в отчетности остатка таких МПЗ.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

• Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
• Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
• Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• Учетная политика;
• Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

• Налоговые декларации;
• Книги учета доходов и расходов;
• Счета-фактуры;
• Книги покупок и книги продаж;
• Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
• Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

• Кассовые документы и книги;
• Банковские документы;
• Ордера, табели;
• Накладные;
• Авансовые отчеты;
• Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
• Акты о списании ТМЦ;
• Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

• Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
• Протоколы разногласий по договорам;
• Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
• Паспорт сделки;
• Договоры о материальной ответственности;
• Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
• Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

• Паспорт кассового аппарата;
• Карточка регистрации ККТ;
• Журнал кассира операциониста;
• Договор на обслуживание с ЦТО;
• Использованные контрольные ленты;
• Накопители фискальной памяти и др.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

1. Правила внутреннего распорядка
2. Положение о защите персональных данных работников
3. Штатное расписание
4. Трудовой договор с каждым работником
5. Личная карточка работника (форма Т-2)
6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
12. График отпусков
13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
19. График сменности (при наличии сменной работы)
20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
22. Документы об охране труда
23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

НДС для начинающих

НДС — налог на добавленную стоимость. Это и является основным принципом его работы. В очень простом примере его база совпадает с базой налога на прибыль (ведь и прибыль и добавленная стоимость понятия синонимы), но уточнения писались по разныму и в итоге почти ничего общего в учете нет.

Пример: Собрались продавать выращенные своим трудом 10 яблок по 3руб = 30 руб. Сверху перед продажей начисли НДС 10% 30*10%=3руб. Итого продали за 33руб. в т.ч.НДС. 3руб. Себе за работу взяли 30руб. — это наш доход. 3руб отложили и уплатили НДС.

Суммы начисленного НДС не являются нашим доходом и не учитыватся при расчете налога на прибыль. Получается в данном примере суммы дохода для обложения налогом на прибыль и НДС совпадает.

Вообще НДС это отдельная широкая река вливающаяся в учет и выходящяя из него и не смещивающаяся с остальным учетом.

Кроме того что НДС — это налог на добавленную стоимость, это налог который всегда платит последний покупатель и им может оказаться и наша организация.

Законодатели пытаются вернуть первоначальный смысл налога, когда предприимчивые люди находят пути обхода. И по моему мнению именно эта борьба и породило из махонькой формулы монстра подробное описание которого не помещается в одну книгу. На мой взгляд правильность применения этот налога легко для себя проверить, просто сравнив как мы его используем и первоначальный смысл.

Передем к книжной формуле налога: НДС к уплате = НДС отгруженный — НДС принятый.

Первичным документом для учета налога является Счет-фактура (очень строгий документ). Исходящие (реализация) Счет-Фактуры регистрируются в КнигеПродаж, а входящие в КнигеПокупок. Разница между КнигойПродаж и КнигойПокупок — НДС к уплате. Эти документы являются основой ведения Налогового учета по НДС. А отражение проводками это уже бухгалтерия.

НДС отгруженный — КнигаПродаж, Кт68.02 (увеличение задолженности по уплате НДС)

НДС принятый — КнигаПокупок, приобретая товар мы с ним приобретаем и налог, и отражаем Дт19_НДС_принятый Кт60_Поставщик.

Соответственно: (НДС отгруженный — НДС принятый) проводка Дт68.02_НДС_отгруженный («-«уменьшение задолженности по уплате НДС) Кт19_НДС_принятый («-«уменьшение активов по принятому НДС). А остаток на Кт68.02 — НДС к уплате в бюджет.

Данноя формула как раз и отражает принципы, и что НДС платит последний покупатель, и что это налог на Добавленную стоимость.

Добавим немного подробностей.

Начисление налога происходит в момент продажи. Бухгалтера считают моментом продажи выписку документов (Акт, Накладная, Счет-фактура), так как бухучет очень оптимистичен и полюбому оплатят. В связи с этим некоторые попробовали перечислять деньги авансом (нет счет-фактуры нет и налога), на что законодатели отреагировали требованием выписывать счет-фактуру и при получении аванса. Продолжением стало желанием зачесть НДС как покупку при перечислении аванса, что было разрешено при соблюдении определенных условий, главным из которых является включение в Книгу продаж сумм получателем аванса (НДС он ведь как эстафетная палочка, главное чтобы не упала).

В «1С:Бухгалтерия 8» для учета полученного аванса есть отдельный счет 76.АВ. Это счет перевалочная база для проводк Дт90.03 (НДС в себестоимости товара) Кт 68.02(НДС к уплате), получается 90.03-76.АВ-68.02 (это «временное содержание» часто встречается в проводках, когда операции растянуты во времни). Опустим пока проводки и посмотрим что происходит с документами (какие собственно операции нам нужно зарегистировать). При получении аванса мы сами себе выписываем Счет-фактуру и отражаем её в Книге Продаж. Спустя некоторое время мы производим отгрузку и формируем реальные документы включая Счет-фактуру. Получается дубль, и аванс и продажа (или частичный дубль если аванс частичный). Для устранения мы должны убрать Счет-фактуру на аванс, и по правилам ведения налогового учета НДС мы внесим строчку в КнигуПокупок по закрытию аванса. Например: мы получили аванс 100руб и включили его в КнигуПродаж Дт76.АВ Кт68.02, через неделю мы отгрузили товар на сумму 150руб и включили его в КнигуПродаж Дт90.03 Кт68.02, одновременно мы закрыли аванс включив его в КнигуПокупок 100руб Дт68.02 Кт76.АВ. НДС к уплате (150)= КнигаПродаж (100+150) — КнигаПокупок(100).

Аналогично происходит работа с выданными авансами. А давным давно когда были неплатежи и НДС считался по оплате был еще 76.Н и на нем временно хранились суммы дожидаясь оплаты, прежде чем попасть на 68.02.

Тонкости учета есть, не забываем проверять законодальство, особенно в случае зачета (включение в книгу покупок) того что «съели» сами.

На этом пока все.