Как насчитывается отпуск по Трудовому кодексу: условия, правила предоставления, примеры расчета

Разновидности выплат

Перед тем как углубляться в вопрос касательно того, что такое отпускные, необходимо уделить немного внимания «классификации» отдыха. Ведь люди уходят не только в ежегодный основной отпуск. Помимо него, может быть оформлен дополнительный отдых, декретный (в связи с родами и беременностью), а также в связи с временной нетрудоспособностью.

Однако в любом случае расчёт отпускных в 2016/2017 происходит с учётом положений, прописанных в соответствующем законодательстве и во внутренних нормативных актах. Каждый работник должен знать, что все особенности, связанные с предоставлением отпуска и денежных выплат, обозначены в Коллективном договоре. Минимальная длительность ежегодного отпуска равна 28 календарным дням, но в данном документе может быть указан и больший период. Но не меньший. Иначе это будет считаться нарушением прав работника и условием, ухудшающим его положение.

Как предоставляется отпуск и в какие сроки

По общему правилу продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней за полный отработанный год. Работнику также может быть предоставлен дополнительный отпуск, к примеру, за особые условия труда, за продолжительный трудовой стаж. Именно поэтому продолжительность отпуска у некоторых сотрудников может составлять до 45 дней.

Тот факт, что основной отпуск предоставляется за полный календарный год, не означает, что сотрудник должен год непрерывно работать без права на отдых. Законодательно установлено, что ежегодный оплачиваемый отпуск впервые может быть предоставлен сотруднику уже через 6 месяцев его работы.

Соответственно, если по общему правилу за полный календарный год сотруднику положено 28 дней отдыха, через полгода он может использовать уже не менее 14 дней. Однако, по договоренности с работодателем, полный отпуск может быть предоставлен авансом, то есть до истечения календарного года, законодателем это не запрещено.

В этом случае есть один нюанс, и работнику и работодателю нужно понимать, что предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сопровождается выплатой отпускных. И если работник уволится, не отработав полного года, при этом использовав весь период отпуска и получив отпускные в полном объеме, между работником и работодателем может возникнуть сложная ситуация по возврату излишне уплаченной суммы.

Итак, как же правильно посчитать период для отпуска? С какого дня начинается расчетный период?

Как происходит расчет?

Итак, что такое отпускные – ясно. Теперь пару слов о том, как они высчитываются.

Каждый человек может самостоятельно вычислить сумму, причитающуюся ему за законный труд. Для этого необходимо сложить всю свою зарплату, полученную за прошедший год. А потом разделить цифру на количество отработанных дней, но только без учёта праздников. Итоговый результат и является суммой, положенной человеку за сутки его законного отдыха.

Стоит привести наглядный пример, и в этом поможет калькулятор расчета отпускных. Допустим, за год человеку было выплачено 440 000 рублей. При этом он отработал 320 дней. Вот, что получается: 440 000 / 320 = 1 375. Итоговую цифру нужно умножить на 28 – это отпускные дни человека, в течение которых он будет отсутствовать на своём рабочем месте. Получается, за этот период ему должны выплатить 38 500 рублей.

При расчете среднего заработка какие периоды учитываются, а какие исключаются

В течение года заработная плата сотрудника может быть непостоянной, суммы могут значительно отличаться. По какому принципу тогда начислять оплату за период отпуска? Данная сумма рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника.

Данный средний заработок рассчитывается по следующему принципу: суммируется оплата труда за двенадцать месяцев, полученная сумма делится на 12, а затем делится на 28,4 (установленная средняя продолжительность рабочего месяца).

Если сотрудник отработал менее 12 месяцев, суммируется заработная плата за отработанный период, делится на количество месяцев в периоде, далее также делится на 28,4. Посредством данной формулы определяется средняя заработная плата за один день, для того чтобы рассчитать полную сумму, необходимо полученную цифру умножить на количество дней отпуска.

К примеру, если известно, что сотрудник отработал шесть месяцев. Заработная плата составила: январь – 10 000 рублей, февраль – 10 000 рублей, март – 10 000 рублей, апрель – 15 000 рублей, май – 15 000 рублей, июнь – 15 000 рублей. Общая сумма за отработанный период составила 75 000 рублей. Для расчета среднего заработка – 75 000/6/28,4 = 440,14. Полученная сумма представляет собой средний заработок за один день.

Если работнику предоставляется отпуск в количестве 14 дней, соответственно 440,14*14= 6 161.96. Данную сумму необходимо выплатить работнику за период его отпуска.

Осуществляя данные расчеты необходимо понимать, что в расчет среднего заработка включаются все суммы, полученные сотрудником, за исключением сумм материальной помощи, которая была назначена не за трудовые заслуги, к примеру, по рождению ребенка или к юбилейным датам.

Предоставление отдыха

Люди, впервые интересующиеся вопросом о том, что такое отпускные, также желают знать, когда у них появляется право отправиться на заслуженные оплачиваемые выходные. Обычно – через 6 месяцев. Но если человек захочет воспользоваться правом на отпуск спустя полгода, то ему будет выделено лишь 14 дней.

Впрочем, иногда работники уходят на длительные выходные и раньше, отработав на предприятии лишь несколько месяцев. Но это возможно лишь после составления письменного заявления и одобрения работодателя.

Кстати, нередко начальство настаивает на том, чтобы работники делили отпуск на две части – по 14 дней в разное время года. Так предприятие экономит человеческие ресурсы.

Отпуск совместителя

Помимо основной работы, у сотрудника может быть работа по совместительству. Как совмещать отпуска в данном случае? Для таких категорий работников законодатель установил определенную гарантию. Она заключается в том, что отпуск на работе по совместительству обязательно предоставляется сотруднику одновременно с отпуском по основному месту работы, вне зависимости от периода, который отработан совместителем.

То есть, в случае внешнего совместительства, работнику, претендующему на отпуск, вместе с заявлением необходимо предоставить справку с основного места работы о том, что в определенный период ему предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Если вопрос касается внутреннего совместительства, в данном случае все немного проще, работник пишет два заявления на отпуск (по каждой должности) на имя работодателя. Отказ в предоставлении отпуска совместителю в данной ситуации недопустим.

Подобного рода мера предусмотрена для того, что работник мог получить полноценный отдых, ведь невозможно находиться в отпуске на полставки.

Что учитывается при расчёте?

Важно упомянуть, что бухгалтеры, используя в процессе подсчёта калькулятор отпускных в 2016/2017, учитывают не только заработную плату сотрудника предприятия, но ещё и премии с надбавками. Они прибавляются к суммированной з/п за весь год.

Таким образом, учитываются ежемесячные и разовые премии за выполнение должностных обязанностей и особые результаты в работе, поощрительные выплаты за рационализаторские предложения и инициативу, надбавки за сверхурочную работу, вознаграждения за выслугу лет и т. д.

Однако пенсионные и налоговые отчисления бухгалтерия во внимание не принимает, как и взыскания, списываемые с зарплаты человека. Деньги, выданные человеку в качестве материальной помощи, тоже не учитываются.

Несколько отпусков подряд

Возможно ли такое? Вполне. Бывают случаи, когда человек просто не успел воспользоваться своим законным отдыхом по тем или иным причинам. В таких ситуациях законные 28 дней не сгорают, а просто переносятся на следующий год. И прибавляются к другому отпуску. Получается весьма приятная цифра – 56 дней отдыха. Их в очень редких случаях работник может отгулять подряд (экономия человеческих ресурсов).

Но выплаты рассчитываются по той же формуле. Хотя практикуется ещё один её вариант, более сложный. В некоторых случаях средний дневной заработок вычисляется методом деления общей суммы, выплаченной человеку за расчётный период, на 12 месяцев. Затем полученный результат ещё раз делится на 29,3. Это среднемесячное число календарных дней в каждом году.

Теперь можно высчитать отпускные, калькулятор в этом поможет. Допустим, в год человек зарабатывает 540 000 р. Получается следующее: 540 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня = 1 535 р. Если умножить итоговую цифру на 28 дней отпускных, выходит сумма в 42 980 р.

Как рассчитывается отпускной период

И если с расчетным периодом за полный календарный год ситуация понятна, то как же быть, если год отработан не полностью, по какому принципу исчисляется количество отпускных дней?

Как установил законодатель, расчет отпуска производится по следующему принципу: за каждый полный отработанный месяц работнику полагается 2,3 дня отдыха (основной отпуск).

Однако, может возникнуть ситуация, в которой работник отработает неполный месяц, как рассчитывать в данном случае? Если сотрудником отработано 14 и более дней в месяце, за такой месяц начисляется период отдыха 2,3 дня, если отработанный в месяце период составляет менее 14 дней, за такой месяц отпуск не назначается.

Как ранее было установлено, ежегодный оплачиваемый отпуск – это период законного отдыха сотрудника, за данный период должна быть сохранена заработная плата и выплачена работнику в виде отпускных. Как правильно рассчитать заработную плату за данный период?

В случае ухода с должности

Если в 2020 году человек по каким-либо причинам решает уволиться, но вспоминает о неиспользованном отпуске, то волноваться ему не стоит. В таких случаях работнику за все накопленные им дни для отдыха выплачивают денежную компенсацию. Это тоже своеобразные отпускные (2016). Калькулятор поможет просчитать точную их сумму. Нужно умножить количество накопленных дней к моменту увольнения на его средний дневной заработок. Впрочем, как и во всех ранее упомянутых случаях.

Нужно отметить, что ТК РФ не обозначает никакого порядка, по которому определяется количество накопленных увольняющимся человеком дней для отдыха. Поэтому приходится обращаться к положению Правил о дополнительных и очередных отпусках. Но вообще, человеку положена полная компенсация даже в том случае, если он проработал менее 11 месяцев, после которых люди обычно уходят на отдых.

Впрочем, пример лишним не будет. Допустим, увольняющийся сотрудник отработал на предприятии 7 месяцев. В таком случае 28 дней отпуска умножается на 7. После чего делится на 12 месяцев. И вот, что получается: (28 х 7) / 12 = 16,3. Итоговый результат – количество дней, которое человеку компенсируют деньгами.

Начисление отпускных выплат в 2020 году

Непосредственно процедура расчета и совершения выплат имеет такие особенности:

• до отправки в отпуск должны быть оформлены такие документы: график предоставления отпусков сотрудникам, заявления с подписями руководителя организации, а также соответствующий приказ;
• основа для совершения расчетов – ваш средний заработок за 1 день на протяжении последних 12 месяцев. Законодательство допускает возможность предоставления оплачиваемого отпуска по истечении полугода, однако на такой шаг идут далеко не все организации;
• расчет среднедневного заработка нужно проводить с учетом коэффициента индексации (повышения) окладов для сотрудников, если такая была проведена в году, предшествующем отпуску;
• отпускные выплаты точно также подвержены начислению страховых взносов и подоходного налога, как и другие виды доходов физлиц, поэтому вам придется уплатить фискальные и страховые сборы. Перечисление налоговых средств в бюджет происходит не в день начисления выплаты, а в последний день месяца, когда они были совершены;
• выдача денег отпускнику должна быть произведена до момента его ухода в отпуск – законодательные нормы устанавливают срок в три дня до начала отпускного периода.

Если расчет отпускных производится для работника, который не брал на протяжении года отгулов и не уходил на больничные, то начисления происходят по следующей формуле:

Сумма отпускных = ЗП / (12 * 29,3) * Чдо

Где:

• ЗП – оклад, полученный работником в предотпускном периоде;
• 12 – количество месяцев, которые влияют на сумму отпускных;
• 29,3 – среднее число рабочих дней в месяце;
• Чдо – число дней, которые назначены работнику в качестве отпуска.

Наши формулы позволят вам произвести самостоятельный подсчет отпускных
Таким образом, можно трактовать формулу проще – для вычисления суммы отпускных нужно умножить значение среднего дневного заработка на число отпускных дней. Не стоит забывать и про исключения – если работник уходит на отдых по истечении 6 или 10 месяцев, то в формуле просто меняется соответствующий множитель. Если есть дни, в которые сотрудник не работал, то их нужно вычесть из периода расчетов. Российское законодательство относит к таким дням:

• организованные забастовки;
• стачки;
• неоплачиваемые отпуска;
• декретные отпуска и отпуск по уходу за ребенком;
• простои по вине работника;
• дни, выпавшие на государственные праздники.

Например, если работник желает оформить отпуск в период с 27.04.2019 по 13.05.2019, то 01.05.2019 и 09.05.2019 (т.е. дни общегосударственных праздников) в расчетах не учитываются.

При увольнении не по собственному желанию

Каждый хоть раз слышал о таком явлении, как сокращение штата. Его в наше время редким не назовёшь. Оно подразумевает полное исключение из штатного расписания определенных должностей. И, соответственно, без увольнений не обходится. Малоприятно, но на защиту работников становится 140 статья ТК РФ. В ней сказано, что все компенсации, в том числе и за неиспользованный отпуск, должны быть выплачены по первому требованию сотрудника.

Помимо этого, человеку выдаётся выходное пособие, размер которого идентичен ежемесячной заработной плате. Оно может выплачиваться в течение последующих трёх месяцев, если сокращённый работник столкнётся с проблемами, связанными с трудоустройством.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

Если предприятие работает непрерывно, для работников, как правило, устанавливают суммированный учет рабочего времени. Тогда для каждого работника учитывают количество часов отработанных за месяц, квартал, полугодие и год.

При суммированном учете рабочего времени отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают в соответствии со статьей 139 ТК РФ.

Для начала определяют средний часовой заработок, а затем рассчитывают средний заработок для расчета отпускных.

Формула расчета среднего часового заработка при суммированном учете рабочего времени

Формула расчета среднего заработка при суммированном учете рабочего времени

Налоговый вычет

Рассказывая про отпускные, нельзя не отметить вниманием и тот факт, что даже с вознаграждений данного типа удерживается НДФЛ. С наступлением 2020 года многих взволновал вопрос о том, в течение какого времени нужно перечислять этот налог. Неудивительно, ведь раньше людей обязывали производить выплату сразу же, в тот день, когда на их счета начислялось вознаграждение.

Но сейчас всё стало проще. Выплаты НДФЛ с отпускных «терпят» вплоть до окончания месяца. Об этом написано в 226-ой статье НК РФ. Однако не в случае с увольнением. Если компенсацию человек получил за неизрасходованный отпуск, то НДФЛ он должен выплатить не позднее дня, который следует за его уходом с должности.

Какова сумма налога, выплачиваемого человеком с отпускных? Её нужно высчитывать в индивидуальном порядке. К стандартному 13-процентному НДФЛ необходимо прибавить отчисления на страхование от профессиональных заболеваний и несчастных случаев, а также на пенсионный, социальный и медицинский полис. Кстати, значение выплат в честь отпуска, которые причитаются сотруднику, уменьшается на сумму инвестиционных, профессиональных, стандартных, налоговых, имущественных и социальных вычетов. Всё это указано в HK РФ, в статьях с 218 по 221.

Кстати, а что касательно сроков, в течение которых отпускные должны быть выплачены сотруднику? Тут всё тоже довольно строго. В соответствии с 136 статьёй ТК РФ, работодатель обязан начислить вознаграждение работнику за три дня до начала его законного отдыха.

Как правильно рассчитать — пошаговая методика

Каждый отпускной день оплачивается в размере среднедневного заработка, который посчитан за временной срок, называемый расчетным.

Особенности расчетом и установления расчетного периода прописаны в Положении к Постановлению Правительства РФ №922 от 24.12.2007 в ред. от 10.12.2016.

Пошаговая инструкция по расчету отпускных:

⇓

⇓

⇓

⇓

⇓

⇓

Ниже даны пояснения по каждому шагу данной инструкции. Вся информация базируется на Постановлении №922.

Количество дней ежегодного отпуска

Число дней отпуска для оплаты прописывается в приказе руководителя. За каждый день начисляется среднедневной заработок, который бухгалтер должен рассчитать за расчетный период.

Количество положенных дней отпуска также можно рассчитать. Для этого нужно знать годовую продолжительность отдыха сотрудника – минимум 28 дней.

Далее считается количество трудовых месяцев с даты трудоустройства (так называемый, отпускной стаж), за каждый полный месяц назначается 2,33 дня отдыха (при отпуске 28 дней).

В расчете отпускного стажа также существуют свои особенности и правила – подробности здесь.

Онлайн калькулятор отпускного стажа можно найти здесь.

Важно знать, столько всего полных месяцев отработал человек, сколько дней отдыха он уже использовал, далее остается рассчитать неиспользованный остаток, который может быть взят работником на текущую дату.

Данный расчеты проводит кадровик, который ведет учет отработанного времени и предоставленного основного отдыха персоналу.

Начисление отпускных уже проводит бухгалтер на основе приказа директора, где указано количество дней отдыха, а также дата его начала.

Расчетный период

В целях исчисления отпускных за расчетный берется период, равный 12-ти календарных месяцам (п.4 Положения о среднем заработке). Текущий месяц, в котором начинается отпуск, в расчет не берется.

Правила определения расчетного периода.

Пример:

Сотрудник идет отдыхать с 10 декабря 2020 года. Значит, начисление следует проводить за время с 01.12.2018 по 30.11.2019.

Хорошо, если работник трудится в организации больше года, тогда проблем с определением расчетного периода не возникает.

Возможны отклонения:

1. Человек работал меньше 1 года, но больше 1 месяца – расчет проводится за время, равное периоду с дату приема на работу по день, предшествующий месяцу начала отпуска (пример: отдых начинается с 10 ноября 2020, прием на работу – с 8 февраля 2020, значит, расчет проводится за время с 08.02.2019 по 31.10.2019).
2. Человек работал меньше 1 месяца – расчет проводится за текущий месяца (пример: дата приема на работу – 01.10.2019, дата начала отпуска – 25.10.2019, значит, расчетный период – с 01.10.2019 по 24.10.2019).
3. Предыдущий год полностью состоит из исключаемого период, например, декрета – расчет проводится за 12 мес., предшествующих исключаемому событию (пример: дата начала декрета – 01.03.2018, дата начала отпуска – 10.02.2020, значит расчетный период – 01.03.2017 – 29.02.2018).

Неполностью отработанные месяцы

Некоторые дни трудовой деятельности работника не включаются в расчетный период:

• больничный;
• отпуск ежегодный, учебный — как влияют;
• декрет по беременности и по уходу за ребенком;
• командировки;
• простои;
• отсутствие деятельности в связи с забастовкой;
• выходные для ухода за инвалидами;
• освобождение от работы согласно ТК РФ.

Если в каком-то расчетном месяце были подобные события, то он считается не полностью отработанным.

Выплаты, полученные за такие дни в расчет отпускных не принимаются.

Какие доходы учитываются при начислении?

Согласно п.2 Положения в расчет среднего заработка для отпускных входят:

• зарплата, согласно системы оплаты труда (оклад, тарифы, расценки);
• премии (годовые, квартальные, месячные, разовые, если он включены в систему оплаты труда);
• надбавки и доплаты госслужащим за профессиональность, выслугу лет, классность.

Рекомендуем прочитать:

— как учитывать годовые премии;

— как учитывать разовые премии;

— нужно ли включать материальную помощь.

Любая выплата, связанная с оплатой труда сотрудника, подлежит учету в среднем заработке.

Не учитываются следующие виды доходов работника:

• больничные пособия;
• отпускные;
• декретные;
• командировочные;
• материальная помощь;
• компенсации жилья, еды, дороги, телефона, интернета;
• прочие виды выплат за дни, исключаемые из расчетного периода.

Формулы для расчета среднего заработка

Расчет отпускных проводится по следующей формуле:

Отпускные = Ср.дн.зар. * Дни отпуска.

Формула для расчета среднедневного заработка:

Ср.дн.зар. = Доход / Отработанные дни.

Доход составляют все те выплаты, которые подлежат учету в соответствии с п.2 Положения.

Отработанные дни нужно рассчитать отдельно. Для полного месяца берется 29,3 – среднемесячное количество дней.

Для неполного месяца нужно провести отдельный расчет, поделив отработанные дни на количество календарных дней месяца, результат деления умножается на 29,3.

Указанные формулы справедливы для случая, когда основной отпуск предоставляется в календарных днях – это происходит практически всегда, за исключением двух случаев:

1. с сотрудником заключен срочный трудовой договор до двух месяцев;
2. с сотрудником заключен срочный трудовой договор на время сезона.

В перечисленных случаях работника полагается отдых в рабочих днях – 2 дня за каждый трудовой месяц.

Налогообложение

Начисленная сумма отпускных подлежит обязательному налогообложению:

• удерживаются 13% подоходного налога (работник получает выплату, уменьшенную на удержанный НДФЛ);
• начисляются 30% страховых взносов (расходы работодателя).

НДФЛ и взносы платятся в налоговый орган в следующий срок:

• НДФЛ – не позднее последнего числа месяца, в котором производится выплата за отпуск (п.6 ст.226 НК РФ);
• страховые взносы – не позднее 15-го числа следующего месяца за месяцев выплаты отпускных (п.3 ст.431 НК РФ) .