Зачем вести финансовые отчеты
В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.
У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом или дефицитом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.
Практика бизнес-анализа на QlikView, Qlik Sense, Tableau
Слишком часто финансовые отчеты представляют собой нечто среднее между электронными таблицами и информационными панелями, наполненными плохо обозначенными и непригодными для восприятия графиками, 3D-эффектами и спидометрами, которые просто не передают информации лицам, принимающим решения.
Хотя последние тенденции визуализации данных улучшили ситуацию, основные проблемы в финансовой отчетности еще не решены. Бесчисленные отчеты и презентации создаются ежедневно в организациях, в разных форматах, длинах, формах и цветах, в зависимости от личных предпочтений человека, который их готовит. Результат? Менеджеры не получают представление из предоставленных им данных, теряют время впустую, а заинтересованные стороны не принимают важных решений.
Решение? Международные стандарты деловой коммуникации (IBCS) последовательно определяют формы и цвета фактических данных и бюджетов, отклонения, различные ключевые показатели эффективности и т. д. IBCS представляет собой набор рекомендаций и передовых методов, которые стали вирусными в Европе, и решили проблемы с деловыми связями во многих компаниях, таких как как Coca-Cola, SAP, Bayer, Roche, Swarovski, Lufthansa, Philips и т. д.
Мне нравится называть их «дорожные знаки для руководства».
Я объясню, почему, но сначала давайте взглянем, как выглядят отчеты по прибыли и убыткам в вышеупомянутых компаниях:
Надеюсь, вы согласитесь, что они чисты, понятны, точны, интуитивны и выразительны.
Они тщательно структурированы и предназначены для преднамеренного направления внимания читателя на важнейшие бизнес-ценности. В FP&A это часто означает разницу с бюджетом, или с предыдущим годом, или и то, и другое.
Их легко воспринимать визуально, но, прежде всего, они чрезвычайно последовательны.
Позвольте мне повторить следующее: последовательные.
Одинаковые цвета и одинаковые формы всегда означают одно и то же. Терминология является последовательной. Даже значки и шрифты используются последовательно.
Нужен ли нам стандарт для делового общения???
Да, стандарты в нашей повседневной жизни очень практичны. Они упрощают наши решения, позволяют нам работать более эффективно и в большинстве случаев улучшать нашу жизнь.
Если вы видите этот красный знак (кирпич) при езде на автомобиле, вы сразу же знаете, что делать. Даже если вы поедете в Канаду или решите арендовать автомобиль в Европе, все равно вы будете знать, что означает этот знак.
Подумайте об этом. Вы видите знак, и вы принимаете меры … Вы видите определенную форму и цвет, и вы принимаете свое решение. Почему? Потому что это всегда одно и то же! Вы усвоили его на всю жизнь. Это в глубине вашего сознания, поэтому вы не думаете о нем. Вы не тратите свое драгоценное время на его расшифровку, вы просто действуете.
Теперь представьте, что каждая страна, каждое государство или даже каждый город используют свой собственный набор дорожных знаков. Возможно, используют любимый цвет мэра (camelia pink? Bermuda turquoise?), строго овальной формы, чтобы удовлетворить чужое личное предпочтение или узор в горошек с рисунком, чтобы следовать последней моде.
Или, возможно, в соседнем городе есть совсем другие технологии для создания знаков, при этом получают совершенно разные объекты.
Это звучит комично, но это именно то, что мы делаем в деловом общении:
- Сегодня мы используем синие столбчатые диаграммы для продаж, завтра это разноцветная круговая диаграмма.
- Если бухгалтер готовит финансовый отчет, скорее всего, это массивная электронная таблица со всеми цифрами, отображаемыми с двумя десятичными знаками. Размер шрифта – 8! Если вам повезет…
- Если документ делает отдел маркетинга, то он разрабатывают его строго в корпоративных цветах, с огромным логотипом наверху. Как можно больше. Определенно много круговых диаграмм.
- Фрэнки пишет «Продажи на миллион долларов США», в то время как Джонни использует «Чистый доход в $1 млн». Д-р Джекил пишет «Октябрь с начала года», но г-н Сэйт предпочитает «2017/1/1 — 2017/10/31». Конечно, все они отправляют свои анализы одному и тому же человеку (своему боссу). Бедный парень.
- Если вы используете Excel, ваш отчет выглядит как несметное количество чисел, просто отправленных в тюрьму. Если вы пользователь QlikView, я уверен, что он заполнен фантастическими спидометрами. 3D, если это возможно.
Если это недостаточно убедительно, просто введите слово «информационная панель» в поисковую систему и посмотрите, что вам покажет Google.
Чувствуете себя везунчиком? Вуаля!
Красивое зрелище, не так ли?
У нас есть стандарты в движении, музыке, картах, электричестве, технике и т. д. Практически везде, кроме бизнеса.
Мне всегда приходило в голову, что дизайнеры отчетов просто не чувствуют боли своих читателей.
Это – то руководство, о котором мы говорим. Давайте окажем им немного сочувствия. Давайте перестанем тратить их время!
Способ представления финансовых показателей важен и может иметь огромное значение. «Расстояние действия» может быть сокращено колоссально. Люди действительно начнут читать отчеты, которые они получают. И, прежде всего, они будут понимать работу бизнеса гораздо более подробно.
Как и дорожные знаки, финансовые отчеты должны иметь стандартизованный дизайн.
Вот почему, как и дорожные знаки, финансовые отчеты должны быть стандартизированы. Я вижу дорожный знак, думаю, и принимаю решение. Я вижу бизнес-диаграмму, анализирую и принимаю бизнес-решение.
Стандарты международного делового общения доктора Хикерта
Это было в 90-х годах, когда доктор Рольф Хихерт, известный немецкий профессор, постарался стандартизировать то, как аналитики представляют данные в своих отчетах, информационных панелях и презентациях. Его чрезвычайно успешная работа завершилась в 2013 году публичным выпуском Международных стандартов делового общения (IBCS), первого в мире практического предложения по стандартизированному дизайну делового общения.
Итак, как работает IBCS?
Начнем с простого примера:
Это – типичная группированная или «кластерная» диаграмма столбцов, представляющая фактические и бюджетные показатели продаж. Целью этой визуализации является сравнение продаж и бюджета.
Оно эффективно?
Во-первых, нам нужно понять, что синие столбцы представляют фактические значения, и красные – бюджет. Почему синий? Почему красный? Назначение цвета является полностью произвольным, возможно, просто случайным по умолчанию программным инструментом. Во-вторых, трудно оценить отклонения от бюджета. Вышли ли мы за пределы бюджета, или недовыполнили бюджет за конкретный месяц? На сколько?
Теперь давайте рассмотрим тот же набор данных, который представлен в IBCS.
Фактические данные изображаются как темно-серые полные столбцы, а бюджет – контур. Мы называем это сценарием: бюджет – это пустой кадр, который в конечном итоге будет заполнен действиями. Он очень интуитивно понятен и сохраняет цвета, поэтому мы можем применять их к более важным категориям данных.
Затем дисперсии явно вычисляются и визуализируются. Положительная дисперсия – зеленая, отрицательная дисперсия – красная. Внимание пользователя направлено на отклонения, которые в этом случае являются ключом к пониманию эффективности продаж.
На диаграмме все тексты стандартизированы, точны, коротки и отображаются горизонтально. Название КПЭ всегда содержит блок.
Обязательные правила IBCS
IBCS включает обширные правила и рекомендации для разработки бизнес-коммуникации, которые помогают
- Организовать свой контент, используя соответствующую сюжетную линию (Концептуальные правила),
- Представить свой контент, используя соответствующий визуальный дизайн (правила восприятия)
- Стандартизировать контент, используя последовательную унифицированную нотацию (семантические правила).
Вот ключевая часть единой нотации в IBCS:
После того, как вы примените правила IBCS к своему стандартному отчету о дисперсии, он будет выглядеть примерно так, как показано на рисунке ниже.
Как вы могли заметить, этот отчет имеет несколько отличительных особенностей:
- Ключевое сообщение (заголовок) – вверху,
- Описание заголовка – под ключевым сообщением,
- Нет украшений (логотипов, изображений, корпоративных изображений, красочных фонов, границ и т. д.)
- Четкая структура столбцов (PY для предыдущего года слева, AC для фактического и BU для бюджета справа, всегда в таком порядке),
- Маркеры сценариев в заголовках столбцов (серый для PY, черный для AC и схема для BU),
- Отклонения визуализируются красными/зелеными диаграммами «плюс-минус» и встроены в таблицу,
- Абсолютные отклонения (ΔPY, ΔBU) отображаются в виде гистограмм, а относительные отклонения (ΔPY%, ΔBU%) отображаются в виде «pin»-диаграмм
- Семантическая ось в диаграммах: серая ось для дисперсии до PY (серый = предыдущий год), двустрочная ось для отклонения от бюджета (контур = бюджет)
- Нумерованные комментарии, которые должны быть написаны на той же странице отчета.
При этом мы достигли согласованной системы знаков – языка. Это – международный деловой язык, на котором профессионалы FP&A должны будут начать говорить, чтобы поднять эффективность их делового общения на новый уровень.
Источник: ibcs-a.org. Coca-Cola İçecek использует Zebra BI для внутренней отчетности IBCS в Excel.
Хорошо, мне нравится идея, с чего начать?
Стандарт IBCS предлагает две довольно смелые идеи:
- Отчеты должны выглядеть одинаково (или, по крайней мере, быть очень похожими) в любой компании независимо от отрасли и ее размера – от многонациональной фармацевтической корпорации до банка, консалтинговой компании среднего размера или стартапа.
- Отчеты должны выглядеть одинаково (или, по крайней мере, быть очень похожими) независимо от программных средств, с которыми работают пользователи.
Короче говоря, это относится к каждому отчету в любом типе компании, сделанному с помощью любого программного инструмента. Это подразумевает, что данный пункт, вероятно, относится и к вам, мой дорогой читатель!
