Сдача справки 2-НДФЛ для ИП — где ее получить и как заполнить

Должен ли ИП сдавать 2-НДФЛ

На каждого индивидуального предпринимателя, производящего выплаты физлицам, возлагается обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ. Именно в этом заключается суть статуса налогового агента. Кроме того, по истечении года такой ИП обязан заполнить декларацию формата 2-НДФЛ на каждого гражданина, которому сделал выплату. В нее вносятся уплаченные суммы, размеры удержанных налогов и предоставляемые вычеты. Декларация передается в ИФНС.

Важно! Все вышеперечисленное касается лиц, работающий на бизнесмена по трудовым соглашениям и получающим от него услуги по договорам гражданско-правовой формы.

В целом справка формата 2-НДФЛ необходима для подтверждения реального уровня заработка и перечисления с него установленной суммы налогов. Такой документ нужен, чтобы:

• взять займ в банке;
• оформить социальное пособие либо другой вид госпомощи;
• подтвердить свое право получать налоговый вычет;
• подать запрос на визу;
• усыновить ребенка;
• предъявить судебным приставам;
• устроиться на новую работу и подтвердить полученные доходы с примененными по закону вычетами с них.

Справка оформляется для предоставления в ИФНС либо по запросу физлица.

На УСН

Коммерсанты, работающие на упрощенке, выдают наемным сотрудникам справку в формате 2-НДФЛ. Такие ИП подают отчетность налоговикам в порядке, предусмотренном данной схемой налогообложения. 2 НДФЛ для самого бизнесмена в целях подтверждения его доходов на УСН не оформляется, для этого существует другая документация.

На ЕНВД

Бизнесмены на ЕНВД не ведут журналы для учета прибыли и расходов. Для оформления документа формата 2-НДФЛ им приходится предъявлять первичные документы либо кассовую книгу, заверенную печатью. Но ИП может оформить бумагу и самостоятельно по актуальному образцу.

Патентная система

Для ИП на патенте предусмотрена сдача форм 2-НДФЛ на работников ежегодно. Такие предприниматели удерживают НДФЛ за сотрудников в день выплаты зарплаты и перечисляют налог в течение одного дня.

ОСНО

На общей схеме налогообложения предприниматели подают отчетную документацию в установленном режиме за каждого сотрудника. В перечень бумаг входит и форма 2-НДФЛ. Собственную платежеспособность ИП может подтверждать выпиской со счета в банковской структуре либо из журнала финансовых поступлений, договорами и прочими документами.

Какие документы способны подтвердить доходы ИП?

Как правило, кредитные организации предлагают своим клиентам подтвердить уровень получаемых доходов с помощью одного из двух документов – справки по форме 2-НДФЛ или справки по форме банка.

Если ИП не имеет работы по совместительству, оформить первую разновидность справки он не может, потому как налоговым агентом является лишь по отношению к собственным сотрудникам.

Граждане, работающие на УСН, вправе обратиться в финансовую организацию или государственную инстанцию и уточнить, возможно ли вместо 2-НДФЛ предоставить справку в свободной форме либо по форме банка. Как правило, учреждения идут навстречу предпринимателям.

Кроме этого, ИП на УСН вправе использовать иные документы для подтверждения своей платёжеспособности, а именно:

• КУДиР;
• копии переданных в ФНС деклараций по форме 3-НДФЛ;
• первичную документацию (к примеру, договоры, банковские выписки со счёта);
• кассовую книгу.

Формально законодательство не содержит указаний о форме документа, способного удостоверить платёжеспособность частного предпринимателя.

При этом далеко не каждая организация или инстанция согласится на замену общепринятой 2-НДФЛ, поэтому рекомендуется заранее обсудить с представителями данных учреждений возможность оформления иного документа, подтверждающего уровень платёжеспособности ИП. В противном случае замена не будет принята.

Где получать и куда сдавать

ИП, совмещающие предпринимательство с работой по найму, могут получить бумагу у работодателя. Однако она будет содержать данные исключительно о «зарплатных» поступлениях, без учета собственного бизнеса коммерсанта.

Рассматривая вопрос, может ли ИП сделать себе справку 2-НДФЛ, следует учитывать, что такую бумагу вправе оформлять налоговые агенты. Бизнесмен является таковым только в отношении своих наемных работников. Соответственно, выписать бумагу на сам себе ему не разрешается. Если возникает необходимость в подобной документации, предприниматели подтверждают заработок другими способами.

Заполненная форма 2-НДФЛ подается вместе с пакетом отчетной документации в подразделение ФНС в установленные законом сроки. Налоговые агенты, которые отчитываются менее чем за 25 сотрудников, вправе сдавать документ на бумаге, остальные — исключительно в электронной форме.

Декларация для отдельных категорий физических лиц 3-НДФЛ

С 2010 года согласно приказу Минфина № ММВ-7-3/654 предусматривается представление особого вида налоговой декларации. Ответственность за подачу таковой возлагается непосредственно на граждан, попадающих под действие приказа.

30 апреля истекает срок подачи 3-НДФЛ для следующих категорий граждан:

• Физические лица, занимающиеся ведением бизнеса на основе предпринимательства (ПБОЮЛ), которые применяются общий порядок налогообложения;
• Нотариусы и другие лица, занимающиеся частной практикой;
• Служащие у работодателя, не являющегося налоговым агентом;
• Доходы, получаемые гражданами, которые не имеют отношения к работодателю, и с которых не было произведено удержание НДФЛ (от продажи или сдачи в аренду имущества, дивиденды и другие);

Согласно букве Закона предприниматели обязаны сдавать отчет 3 НДФЛ для ИП даже в случае отсутствия начисленных доходов. Среди бухгалтерских работников такой отчет называется «нулевым». Срок сдачи для него такой же, как и для 2-НДФЛ (30 апреля).

Одна из основных сложностей перехода на СЭД – в том, что система электронного документооборота требует определённых алгоритмов работы и навыков пользователя, не всегда имеющихся у рядового сотрудника типичной организации.

Для того чтобы использовать электронный обмен документами нужно в учетной политике предприятия на будущий год указать, что первичные документы могут составляться не только на бумаге, но и в электронном виде и заверяться ЭЦП. Подробности узнайте тут.

Случаи, в которых физические лица представляют декларацию 3-НДФЛ по собственному волеизъявлению:

• Желание получить стандартные налоговые вычеты, описанные в статье 218 Кодекса. Декларация подается в том случае, если таковые в течение календарного года (налогового периода) не предоставлялись или их размер был уменьшен по независящим от них причинам;
• Соискание на получение социального налогового вычета из НДФЛ при наличии документов, которые подтверждают оплату таких услуг, перечисления в благотворительные фонды или пополнение фонда добровольного пенсиона;
• Получение вычетов при реализации имущества или приобретения недвижимости (этот пункт чаще всего касается предпринимателей как физических лиц);
• Профессиональные вычеты (ИП не касаются).

Как заполнить справку

Заполнение документа подразумевает внесение информации о:

• персональных данных сотрудника;
• реквизитах работодателя;
• сумме заработка физлица по месяцам;
• применяемые налоговые вычеты с указанием кодов;
• подпись руководителя и главбуха (когда таковой имеется).

Когда в справке прописываются данные о доходах человека и НДФЛ, в разделе «Признак» ставится цифра 1. Когда удержание налогового сбора не производится, здесь же отмечается 2. В разделе «Номер корректировки» обычно нужно вписать 00.

Шапка документа должна содержать дату формирования, номер и год, за которых оформляется бумага. Сведения для внесения в поля кода ИФНС и ОКТМО следует уточнить у налоговиков либо на веб-сайте ФНС.

Когда налоговым агентом выступает организация, в первый раздел вносятся ее реквизиты: КПП, ИНН, название, контактные сведения. Предприниматели вместо КПП пишу свое ФИО.

В разделе о получателе прописываются:

• ФИО.
• Дата рождения.
• Статус (1 — для резидентов страны, 2 — для нерезидентов).
• ИНН.
• Гражданство (для россиян — 643).
• Адрес прописки.
• Паспортные реквизиты (в нужном поле прописывается 21).

Важно! Разрешается использовать адрес постоянной, но не временной прописки.

Для отображения ставки и суммы выплат по месяцам и кодам предназначен третий раздел. Все налоговые ставки должны соответствовать параметрам начислений. Суммы вписываются в рублях и копейках, но для размера налога действует правило округления. Значения ниже 50 копеек отбрасываются, выше — округляются до рубля.

Далее указываются:

• Месяц начисления выплаты (01, 02 и т. д.).
• Шифр выплаты (2000 для оплаты труда, 2012 для отпускных, 2300 для пособия по больничным, 2760 для материальной помощи).
• Размеры выплат.
• Шифр и размер вычета (при наличии).

Чаще всего указывается 503 — шифр необлагаемой материальной помощи, которая составляет 4 000 рублей в год.

В четвертом разделе расписываются все виды вычетов: инвестиционных, стандартного или социального типа. Для каждого обозначается код, сумма годового уменьшения. В этих целях используются коды 114 — для первого ребенка, 115 — для второго, 311 — для имущественного возврата. Все коды прописаны в соответствующем приказе ФНС. Для имущественных и социальных возмещений потребуется уведомление от налоговиков.

В пятом разделе содержатся сведения о совокупном размере оплаты, налоговой базе, а также налогах — исчисленных, удержанных, перечисленных. Если предусмотрены выплаты с различными ставками, для каждой такой ставки отдельно заполняются 3-5-ый разделы.

Период действия документа не ограничен законодательно. Однако ряд учреждений и организаций устанавливают свои сроки. Например, справка для банка будет действовать 10-30 дней.

Образец

Чтобы не ошибиться при заполнении справки и не терять время на внесение корректировок, стоит воспользоваться образцом такого документа. Стоит убедиться, что образец актуален, поскольку в законодательстве периодически происходят различные изменения.

PDF-файл

Где взять справку 2 НДФЛ, если я работаю?

Для ответа на вопрос где взять справку 2 НДФЛ, ознакомимся со сферой применения данного документа. Гражданам справка данной формы обычно необходима для:

• подтверждения трудового стажа в течение определенного периода, а также сумм полученного за данный период дохода;
• подача в налоговый орган с целью получить вычет по налогу, имуществу;
• отчета об уплате налога с дохода перед государственными органами в случае принадлежности (нахождения) в разных странах;
• подача документов на кредит в банк, что позволит получить более удобную процентную ставку по кредиту за счет минимизации рисков банка и подтверждения платежеспособности клиента;
• выезд за границу – в визовый центр для подтверждения платежеспособности;
• смена места работы – работодатель в пакете документов может запросить данную справку, необходимую для своевременного и точного отражения данных в учете;
• иные случаи.

Содержание справки отражает данные о нанимателе, работнике, контролирующем налоговом органе, полученных суммах дохода работника и налоговых и иных удержаниях из дохода.

Справка за себя и для работников

Все виды справок в формате 2-НДФЛ делятся на две группы. Первая — это документы, которые нужно брать ИП или его работникам для собственных нужд. Такая бумага необходима, например, для получения ипотеки в ВТБ или другой банковской структуре. Во вторую группу входит отчетность, которую предприниматель подает за сотрудников, с которыми у него заключены трудовые соглашения.

Справка для работников выдается по вышеуказанным правилам. Для себя ИП не может сделать аналогичный документ. Однако нередко бизнесмену нужно объяснить в определенных инстанциях, откуда он получает доход и в каком размере.

ИП, работающие на упрощенке либо ОСНО, могут заменить 2-НДФЛ на копии деклараций по упрощенному налогу либо 3-НДФЛ, поданных в ФНС. Распечатка квитанции о принятии сотрудником налоговой службы либо налоговая декларация с отметкой инспекции полностью заменяет справку о доходах.

Для бизнесменов таким подтверждением служит книга, в которой ведется учет финансовых поступлений и затрат. Можно сделать копии нужных страничек, но их придется заверить. Альтернативой считаются выписки со счетов в банке, договоры, приходные ордера.

Труднее всего подтверждать заработок коммерсантам, работающим на ЕНВД. В их отчетности нет конкретных указаний на сумму полученной прибыли, они не ведут книги поступлений и расходов. Такие люди подтверждают собственные доходы исключительно в вольной форме, например, предоставив кассовую книгу и первичную документацию. Как вариант допускается ведение регистра с фиксацией и систематизацией всех полученных документов.

XLS-файл

Налоговый вычет при покупке ИП квартиры

Одним из документов, который предоставляется при оформлении налогового вычета при покупке квартиры, является справка о доходах 2-НДФЛ. Приобрести квартиру предприниматель вправе в качестве ИП или как физлицо. Последний вариант будет наиболее оптимальным, так как в этом случае лицо получает следующие права:

• получить вычет с расходов на покупку квартиры;
• в случае продажи квартиры использовать к вычету расходы, затраченные на ее покупку, вне зависимости от налогового периода, в полном объеме.

Получить имущественный вычет при покупке квартиры предприниматель сможет в следующем случае:

1. Квартира приобретена за свой счет. Для покупки квартиры лицо должно использовать собственные доходы, в том числе и доход от предпринимательской деятельности. При этом не будет иметь значение на какой системе налогообложения находится ИП.
2. У физлица должны быть доходы, с которых удержан налог НДФЛ (13%). За счет этого ему будет предоставлен налоговый вычет. Доходы могут представляться как выручка от предпринимательской деятельности, если предприниматель применяет ОСН. Если он уплачивает налог по УСН и ЕНВД, то для потребуется уже наличие других доходов, облагаемых НДФЛ. К примеру, это может быть:

• заработная плата, помимо предпринимательской деятельности;
• выплаты по ГПД;
• доходы с выигрышей, сдачей имущества в аренду как физлицо.

Важно! Если доходов, облагаемых НДФЛ по ставке 13% нет, то вычетом при приобретаемому имуществу вправе воспользоваться жена предпринимателя.